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Inteligência artificial na comunicação: como ela ajuda sua empresa?

Por Zendesk

Última atualização em 1 dezembro 2023

A aplicação da inteligência artificial na comunicação corporativa é uma abordagem interessante, que se aproveita das vantagens que essa tecnologia traz para o ramo empresarial e transforma a interação com  os colaboradores, investidores e demais membros de uma organização.

No que diz respeito ao consumidor, sabemos que as IAs permitem atender a demanda por experiências mais personalizadas e fluidas, afinal, 70% dos clientes gastam mais com marcas que entregam esse nível de excelência. 

Da mesma forma, é notável que os gestores pretendem aumentar o investimento nessas tecnologias para o próximo ano. Para 67% dos empresários, a previsão é um orçamento até 25% maior em 2024, em relação ao período anterior. Os dados são do Relatório Customer Experience Trends, da Zendesk.

E como isso influencia a comunicação corporativa? Na prática, as inteligências artificiais representam um recurso para superar desafios e aumentar a efetividade de uma estratégia. Assim como o consumidor pode ter sua experiência personalizada e construída com base em dados e insights gerados por IAs, o mesmo vale para o cliente interno.

O setor enfrenta muitos desafios no cenário atual, como baixo engajamento, problemas de gestão de tempo, pouca flexibilidade e alto risco relacionado à segurança da informação. No post, vamos mostrar como a tecnologia das IAs pode auxiliar a superar esses obstáculos. 

Continue lendo!

O que é IA?

O conceito de inteligência artificial, IA para os íntimos, pode ser definido como a capacidade de emular o raciocínio humano na execução de tarefas, incluindo o processamento de informações, criação automática de soluções, aprendizado e otimização contínua.

Diferente de um bot baseado em regras, por exemplo, que segue parâmetros limitados por informações pré-configuradas, regras fixas e inflexíveis, as IAs são autônomas. Elas usam algoritmos para superar essas limitações e expandir sua atuação.

É uma máquina que tenta reproduzir o comportamento de uma pessoa de verdade, normalmente com ganhos significativos devido a agilidade para coletar e analisar um grande volume de dados, em detrimento de fatores como aprendizado, experiência e, por falta de palavra melhor, humanidade.

Ainda estamos distantes de uma inteligência artificial perfeita, capaz de nos substituir. Porém, uma coisa é certa, a demanda por IAs que entregam experiências equivalentes em qualidade, mesmo que em interações mais simples, já existe e é um fator determinante para a evolução da tecnologia.

O que é comunicação corporativa?

A comunicação corporativa pode ser entendida como as práticas e estratégias para interagir e transmitir informações com clareza para diferentes setores internos de uma empresa, impactando públicos variados do quadro de membros, indo do colaborador mais simples até investidores que formam a diretoria.

Ela aproveita os mesmos princípios aplicados ao marketing voltado ao consumidor, com a diferença de que compartilha interesses únicos, como a postura e os valores de uma organização, políticas internas, cultura empresarial, entre outros.

É uma prática interessante para unificar as diferentes categorias hierárquicas, para que elas caminhem juntas, pelos mesmos propósitos, em relação a fatores diversos, como metas de faturamento, planejamento de estratégias, fluxo operacional, padrão de qualidade e força de marca.

Quais são os principais desafios da comunicação corporativa?

Os obstáculos que prejudicam a qualidade da comunicação corporativa passam por muitos fatores, entre os quais se destacam:

  • baixo nível de engajamento;
  • falta de acessibilidade;
  • falta de investimentos;
  • ferramentas ultrapassadas;
  • falta de identificação e sintonia.

Para começar, temos a baixa participação de lideranças estratégicas, o que consequentemente prejudica o engajamento geral. Um gestor que apenas repassa avisos está perdendo uma oportunidade de motivar seus funcionários e fazê-los compreender a importância de cada informação compartilhada.

Ao mesmo tempo, é preciso ser flexível e realista. Principalmente em equipes mistas ou completamente remotas, a falta de um ambiente integrado e de fácil acesso para todos os colaboradores pode aumentar essa distância e dificultar conversações mais proveitosas.

Em alguns casos, isto se deve pela falta de investimento adequado. Geralmente visto em organizações mais conservadoras, acontece quando o líder ou diretor não enxerga vantagens em motivar e alinhar as equipes internas. Na maioria dos casos, se justifica dizendo que isso não impacta diretamente o consumidor.

Essa é uma visão ultrapassada, que não vê a importância do bem-estar do funcionário para o desempenho da organização. É um cenário tão negativo quanto a falta de ferramentas e tecnologias adequadas para a comunicação bem feita.

Os sistemas modernos de gestão de equipes costumam incluir recursos de comunicação e envio de notificações, para facilitar o compartilhamento de informações. Sem eles, além de não ter controle sobre o que é comunicado, não há clareza no que é passado de um setor para outro.

Vale destacar ainda que isso gera problemas para organizar o fluxo de informação, pois os colaboradores ficam sem saber a quem respondem. O resultado: falta de identificação e sintonia entre os membros de uma organização.

Assim, fica impossível ter colaboradores que vestem a camisa e buscam com afinco a conquista dos objetivos do negócio.

Como funciona a inteligência artificial na comunicação?

A aplicação da inteligência artificial na comunicação é feita para automatizar processos recorrentes, analisar e traduzir um grande volume de dados de maneira instantânea, aumento da capacidade preditiva e assertividade de testes, além de facilitar medidas relacionadas a segurança da informação, ganho de eficiência, aumento de produtividade e suporte para a tomada de decisões.

A análise de informações é feita em tempo recorde, mesmo considerando enormes quantidades de dados. Sem a necessidade de manipulação humana, relatórios obtidos dessa maneira são mais precisos, confiáveis e podem ser emitidos com menores intervalos, facilitando a visualização do status da empresa por todos os seus colaboradores.

A gestão ganha respaldo para promover ajustes, melhorias e lançar estratégias com base nos resultados de testes, aumentando a eficiência dos processos e diminuindo a atuação estritamente intuitiva.

O uso de inteligência artificial na comunicação também é visto em ferramentas de tradução automática, correção ortográfica e envio automático de notificações segmentadas. Esses recursos facilitam a rotina dos funcionários e permitem maior atenção nas questões realmente importantes, relacionadas ao planejamento estratégico do negócio.

Por fim, devemos apontar a função da tecnologia como aliada da experiência do cliente. 

Como ela é capaz de avaliar e destacar dados relevantes em meio a uma infinidade de registros nos databases empresariais, a IA agiliza a criação de soluções e propostas personalizadas ao público, diminuindo o tempo gasto com cada tarefa, aumentando a taxa de sucesso e mantendo a segurança de informações pessoais e sensíveis, uma medida essencial com base na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Principais tendências da IA na comunicação corporativa

Antes de citarmos os exemplos de inteligência artificial aplicados na comunicação corporativa, vamos apontar as principais tendências desse mercado, que serão vistas na abordagem prática dessas tecnologias. Confira!

Assistentes virtuais

Uma aplicação interessante das IAs na comunicação com o público é a adoção de chatbots para o atendimento ao cliente, possibilitando o oferecimento de suporte 24h, sem a necessidade imediata de acionar atendentes humanos.

O que muitos não percebem é que esses assistentes virtuais com IA também dão suporte aos seus colaboradores, seja para tirar dúvidas relacionadas aos processos internos ou  pesquisar soluções possíveis para os problemas apresentados pelo público.

Mesmo que tenham questões simples para resolver, uma parcela dos consumidores faz questão de ser atendido por um agente de suporte de verdade. Nesse caso, para encurtar o tempo de resposta e mitigar riscos por falta de conhecimento ou experiência do atendente, o assistente virtual contribui para a qualidade do serviço prestado.

Automação de processos

Muitas etapas do fluxo operacional das empresas podem ser automatizadas para ganhar tempo e evitar erros causados por desatenção, esquecimento ou falta de organização. 

Isso envolve o registro automático de informações relevantes, levantamento de dados de desempenho, geração de relatórios, envio de notificações ou lembretes sobre prazos correntes. Na prática, essas demandas agregam pouco valor quando executadas corretamente, porém, trazem muitos riscos quando ocorrem falhas.

Análise sentimental

Os líderes internos precisam se atentar às preocupações, necessidades e dores dos funcionários, a fim de manter a boa performance e até manter talentos de maior destaque. Porém, nem sempre é fácil acompanhar e traduzir o comportamento perceptível dessas pessoas, principalmente em grandes equipes.

Nesse ponto, uma tendência incrível para a utilização da inteligência artificial na comunicação é a capacidade da tecnologia de analisar e reconhecer os sentimentos das pessoas em relação a empresa ou uma estratégia específica.

O relacionamento entre a organização e seus colaboradores exige uma abordagem cada vez mais humanizada, pois é exatamente isso que se espera para a experiência do cliente. Assim, para ter uma boa interação com o público, é importante valorizar o cliente interno antes.

Reconhecimento de voz

As tecnologias de reconhecimento de voz estão cada vez mais assertivas e podem auxiliar na comunicação e pesquisa de dados. 

Assim como se faz em casa, usando a Alexa, da Amazon, ou a Siri, do iPhone, esses assistentes facilitam a busca por informações e oferecem atalhos importantes para otimizar o tempo dos funcionários.

Personalização de conteúdos

Já que falamos sobre agir de forma humanizada e dedicada ao bem-estar das pessoas, vemos que é essencial reconhecer os funcionários como indivíduos, não apenas números. Uma forma de fazer isso é personalizando os comunicados, notificações, lembretes e mensagens corporativas.

É uma medida simples, facilmente gerenciada por IAs, mas que tem um grande impacto na experiência diária dos colaboradores.

Exemplos de Inteligência Artificial na comunicação 

O compartilhamento de informações não consiste apenas em dados concretos, linguagem e análises manuais, os prompts estão facilitando e revolucionando esse mercado. Confira os principais exemplos da Inteligência Artificial na comunicação corporativa.

Fireflies

Reuniões fazem parte da rotina e são ótimas para a comunicação corporativa, mas às vezes é difícil registrar tudo que foi falado, o que diminui a eficácia dessas conferências. Como alternativa, é possível usar a ferramenta Fireflies, que grava, transcreve e analisa as falas em tempo real, sem necessidade de etapas adicionais para captura de áudio e texto.

MurfAI

MurfAI é uma ferramenta que transforma textos em áudio, criando vozes realistas, com tom, ritmo e boa construção narrativa. É uma forma mais fácil e prática de gerar comunicados, apresentar resultados e até padronizar os avisos internos.

Wisecut

O Wisecut serve para transformar textos em vídeos interativos, práticos e compreensivos. A ferramenta faz todo trabalho de edição, alocando os textos, extraindo citações curtas, gerando legendas automáticas e até reconhecendo rostos.

É uma alternativa interessante para criar comunicados interessantes, acessíveis e fáceis de entender.

Beautiful.ai

Em treinamentos, apresentação de resultados, comunicação de objetivos e muitos outros cenários, é necessário contar com um recurso visual para ilustrar as informações e facilitar a compreensão de todos. 

Como alternativa artificialmente inteligente ao famoso PowerPoint, temos o Beautiful.ai, que é um criador automático de apresentações, que funciona totalmente on-line. Com ele, além de não perder tempo com a criação dos slides, a qualidade do produto final é excelente.

Para facilitar as coisas, é possível trabalhar sozinho ou junto de outros colegas para criar instruções para a IA de maneira colaborativa.

Benefícios da IA para a comunicação

Diante de tudo que foi apresentado no post, é hora de concluir nosso raciocínio, elencando os principais benefícios da IA para a comunicação, dentro e fora das empresas:

  • aumento da segurança da informação, sem riscos causados pela intervenção humana;
  • processamento de um enorme volume de dados em pouquíssimo tempo;
  • agilidade na pesquisa por informações;
  • versatilidade para buscar dados relevantes por voz ou texto;
  • automação de processos recorrentes e diminuição do risco de falhas.
  • análise sentimental e personalização de mensagens;
  • ferramentas para criar apresentações, capturar e transcrever áudios, gerar imagens, editar vídeos, montar relatórios e fazer traduções, tudo de maneira automática;
  • comunicação instantânea para notificações e lembretes;
  • otimização da organização interna, individual e coletiva;
  • monitoramento de performance em tempo real.

É hora de integrar as IAs na sua rotina

A comunicação dentro e fora das suas equipes tem muito a ganhar com a Inteligência Artificial. A Zendesk, por meio do software de gestão de atendimento, antecipa essa tendência da Customer Experience com a integração da tecnologia inteligente com os bots de atendimento e recursos disponíveis para agentes de suporte.

Assim, a colaboração é facilitada, com coleta de dados pessoais, geração de relatórios, análise de dados e monitoramento de performance, tudo automatizado, em tempo real e disponível na mesma plataforma.

Conheça os recursos completos com a demonstração completa ou solicite a versão de testes gratuita para ver como eles funcionam na prática. 

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