Autoatendimento escolar: como ele pode agilizar seu trabalho?

Última atualização em 13 dezembro 2022

Você já parou para pensar sobre a possibilidade de implementar o autoatendimento escolar na sua instituição de ensino? A compatibilidade entre os termos “autoatendimento” e “escola” pode parecer baixa, mas a verdade é que o novo consumidor anseia por caminhos para simplificar sua jornada de compra.. 

Este infográfico mostra que, nos dias de hoje, 67% dos clientes preferem o autoatendimento a falar com um representante de uma empresa, seja ela de qual segmento for. 

Pensando em te ajudar a abrir a mente para a possibilidade, preparamos este artigo. Vamos conversar sobre o autoatendimento escolar e sua aplicação como caminho para viabilizar um atendimento disponível, autônomo e ainda mais efetivo.

Boa leitura! 

O que é autoatendimento?

Autoatendimento é o nome dado a uma automatização do atendimento que possibilita, ao cliente, solucionar suas demandas de forma autônoma. Dessa maneira, ele não precisa acessar operadores humanos para encontrar as respostas que procura. No caso da escola,  funcionários da administração ou da secretaria.

Mas como isso funciona na prática? Bom, você certamente vai se lembrar de já ter utilizado alguns dos canais abaixo. Todos eles são exemplos de autoatendimento e podem ser adaptados para o ambiente educacional. Confira: 

  • Página de FAQ (Perguntas frequentes) no site da empresa;
  • Chat online 24 horas conduzido por automações (chatbots de inteligência artificial); 
  • Bases de conhecimento (manuais digitais ou outros materiais com orientações sobre diferentes processos); 
  • Vídeos explicativos disponibilizados em canais como YouTube e Vimeo;
  • etc. 

Antes de seguir em frente, veja, no vídeo abaixo, como o autoatendimento pode simplificar processos na jornada de compra: 
Você já parou para pensar sobre a possibilidade de implementar o autoatendimento escolar na sua instituição de ensino? A compatibilidade entre os termos “autoatendimento” e “escola” pode parecer baixa, mas a verdade é que o novo consumidor anseia por caminhos para simplificar sua jornada de compra.. 

Este infográfico mostra que, nos dias de hoje, 67% dos clientes preferem o autoatendimento a falar com um representante de uma empresa, seja ela de qual segmento for. 

Pensando em te ajudar a abrir a mente para a possibilidade, preparamos este artigo. Vamos conversar sobre o autoatendimento escolar e sua aplicação como caminho para viabilizar um atendimento disponível, autônomo e ainda mais efetivo.

Boa leitura! 

O que é autoatendimento?

Autoatendimento é o nome dado a uma automatização do atendimento que possibilita, ao cliente, solucionar suas demandas de forma autônoma. Dessa maneira, ele não precisa acessar operadores humanos para encontrar as respostas que procura. No caso da escola,  funcionários da administração ou da secretaria.

Mas como isso funciona na prática? Bom, você certamente vai se lembrar de já ter utilizado alguns dos canais abaixo. Todos eles são exemplos de autoatendimento e podem ser adaptados para o ambiente educacional. Confira: 

  • Página de FAQ (Perguntas frequentes) no site da empresa;
  • Chat online 24 horas conduzido por automações (chatbots de inteligência artificial); 
  • Bases de conhecimento (manuais digitais ou outros materiais com orientações sobre diferentes processos); 
  • Vídeos explicativos disponibilizados em canais como YouTube e Vimeo;
  • etc. 

Antes de seguir em frente, veja, no vídeo abaixo, como o autoatendimento pode simplificar processos na jornada de compra: 

 

Por que usar autoatendimento escolar? 

Agilidade e autonomia na busca por soluções são duas grandes demandas do consumidor. 

O autoatendimento surge como um caminho para solucionar ambos os desejos. Na medida em que oferece soluções de maneira rápida, encurtando o tempo necessário para que o cliente sane sua dúvida, ele possibilita que todo o processo seja feito de forma autônoma. 

Que tal um exemplo para te ajudar a entender como isso funcionaria na prática?

Suponhamos a existência de um potencial cliente, interessado em matricular seu filho na escola. Com o autoatendimento, ele conseguiria encontrar respostas a todas as suas dúvidas sobre o processo educacional com uma simples busca na internet.

Os canais oficiais da escola (site, redes sociais, canal no YouTube) estariam munidos de informações estratégicas sobre dúvidas populares dos pais e responsáveis. Além disso, ofereceriam todos os dados pesquisados de forma rápida, sem que o interessado precisasse sequer buscar o número de telefone da secretaria escolar. 

Atendimento escolar: principais desafios

Neste artigo sobre atendimento escolar, pontuamos alguns dos desafios comuns à rotina de quem gerencia processos educacionais. Entre os principais, pontuamos:

  • democratização do acesso às informações sobre a gestão educacional, tornando o atendimento mais autônomo e transparente;
  • disponibilização de canais rápidos de atendimento, que agilizem a resposta às demandas de pais e responsáveis;  
  • centralização de informações sobre os alunos, agilizando o fornecimento de informações; 
  • padronização de scripts de atendimento entre os órgãos de contato com o potencial cliente, unificando o discurso sobre as potencialidades do ensino.

A lista anterior nos  ajuda a entender como a implementação do autoatendimento escolar é uma medida estratégica para solucionar, com uma só ferramenta, diferentes desafios da rotina, não é mesmo? 

Como oferecer atendimento em tempo integral com a ajuda do autoatendimento?

A disponibilidade no acesso a informações-chave para a decisão de compra é um desafio em todos os segmentos de venda de produtos e serviços. Na educação, não seria diferente. 

No contexto da digitalização, muitos interessados em conhecer uma instituição de ensino esperam que suas dúvidas sejam sanadas na hora em que realizam as buscas. E isso, em muitos casos, acontece em horários diferentes daqueles em que a equipe está disponível para prestar atendimento nos canais convencionais. 

A solução, neste caso, é apostar na automação e na autonomia para fornecer atendimento em tempo integral. 

Com um chatbot acoplado à estrutura do site oficial da empresa, perguntas sobre horário de funcionamento, valor da mensalidade, formação do corpo docente etc; podem ser facilmente imputadas no sistema. 

Dessa forma, ao digitar palavras-chave na caixa pesquisa do chat, os interessados ativam as respostas já cadastradas, que são fornecidas de forma automática e em tempo real.

Se, ainda assim, persistir alguma dúvida que demande atendimento humano, o próprio chatbot pode redirecionar o ticket para os funcionários da secretaria e administração, que darão continuidade ao atendimento oportunamente.

Interessante, não é? 

Dicas para implementar o autoatendimento na escola

Agora você já sabe o que é autoatendimento escolar e como ele pode transformar sua relação com potenciais interessados na instituição de ensino. Que tal entender como colocar a estratégia em prática? 

Aqui vão algumas dicas importantes. 

1. Entenda o perfil dos clientes

No tópico anterior, usamos o chatbot com um exemplo prático do uso do autoatendimento no ambiente escolar. Mas, tão importante quanto conhecer as ferramentas é conhecer as demandas do cliente.

Afinal, de que adiantaria programar um chatbot com uma gama de informações importantes se o seu cliente normalmente busca informações em outro canal? 

Pensando nisso, e para garantir a compatibilidade entre o cliente e a solução pensada:

  • estude o perfil do cliente;
  • conheça os hábitos e preferências da sua persona;
  • faça testes a/b para validar o sucesso da estratégia entre os consumidores. 

2. Mapeie a jornada do consumidor

Além de conhecer os hábitos e demandas individuais da persona, é importante pensar em sua jornada de compra. Dessa forma, você descobre os principais pontos de contato usados para contatar a empresa. 

A partir daí, fica mais fácil entender quais deles podem ser automatizados e transformados em canais de autoatendimento. 

3. Invista em uma ferramenta de autoatendimento inteligente

Por fim, lembre-se de que a tecnologia é uma grande aliada no processo de autoatendimento. Por isso, utilizar softwares e ferramentas que ajudem a receber, condensar e organizar os dados internos (referentes a processos e tickets) e externos (relacionados à jornada dos consumidores) pode fazer a diferença. 

Com um bom software de atendimento, por exemplo, fica muito mais fácil gerenciar as diferentes jornadas do consumidor. Nesse sentido, o Zendesk Service não só facilita o atendimento ao cliente, mas também prepara as equipes para o sucesso e mantém a empresa em sincronia. É uma solução completa em um pacote eficiente.

Que tal conhecer todas as funcionalidades do Service na prática e de forma gratuita? Preencha o formulário e faça um teste para entender como a nossa ferramenta pode transformar o seu atendimento escolar!
 

Por que usar autoatendimento escolar? 

Agilidade e autonomia na busca por soluções são duas grandes demandas do consumidor. 

O autoatendimento surge como um caminho para solucionar ambos os desejos. Na medida em que oferece soluções de maneira rápida, encurtando o tempo necessário para que o cliente sane sua dúvida, ele possibilita que todo o processo seja feito de forma autônoma. 

Que tal um exemplo para te ajudar a entender como isso funcionaria na prática?

Suponhamos a existência de um potencial cliente, interessado em matricular seu filho na escola. Com o autoatendimento, ele conseguiria encontrar respostas a todas as suas dúvidas sobre o processo educacional com uma simples busca na internet.

Os canais oficiais da escola (site, redes sociais, canal no YouTube) estariam munidos de informações estratégicas sobre dúvidas populares dos pais e responsáveis. Além disso, ofereceriam todos os dados pesquisados de forma rápida, sem que o interessado precisasse sequer buscar o número de telefone da secretaria escolar. 

Atendimento escolar: principais desafios

Neste artigo sobre atendimento escolar, pontuamos alguns dos desafios comuns à rotina de quem gerencia processos educacionais. Entre os principais, pontuamos:

  • democratização do acesso às informações sobre a gestão educacional, tornando o atendimento mais autônomo e transparente;
  • disponibilização de canais rápidos de atendimento, que agilizem a resposta às demandas de pais e responsáveis;  
  • centralização de informações sobre os alunos, agilizando o fornecimento de informações; 
  • padronização de scripts de atendimento entre os órgãos de contato com o potencial cliente, unificando o discurso sobre as potencialidades do ensino.

A lista anterior nos  ajuda a entender como a implementação do autoatendimento escolar é uma medida estratégica para solucionar, com uma só ferramenta, diferentes desafios da rotina, não é mesmo? 

Como oferecer atendimento em tempo integral com a ajuda do autoatendimento?

A disponibilidade no acesso a informações-chave para a decisão de compra é um desafio em todos os segmentos de venda de produtos e serviços. Na educação, não seria diferente. 

No contexto da digitalização, muitos interessados em conhecer uma instituição de ensino esperam que suas dúvidas sejam sanadas na hora em que realizam as buscas. E isso, em muitos casos, acontece em horários diferentes daqueles em que a equipe está disponível para prestar atendimento nos canais convencionais. 

A solução, neste caso, é apostar na automação e na autonomia para fornecer atendimento em tempo integral. 

Com um chatbot acoplado à estrutura do site oficial da empresa, perguntas sobre horário de funcionamento, valor da mensalidade, formação do corpo docente etc; podem ser facilmente imputadas no sistema. 

Dessa forma, ao digitar palavras-chave na caixa pesquisa do chat, os interessados ativam as respostas já cadastradas, que são fornecidas de forma automática e em tempo real.

Se, ainda assim, persistir alguma dúvida que demande atendimento humano, o próprio chatbot pode redirecionar o ticket para os funcionários da secretaria e administração, que darão continuidade ao atendimento oportunamente.

Interessante, não é? 

Dicas para implementar o autoatendimento na escola

Agora você já sabe o que é autoatendimento escolar e como ele pode transformar sua relação com potenciais interessados na instituição de ensino. Que tal entender como colocar a estratégia em prática? 

Aqui vão algumas dicas importantes. 

1. Entenda o perfil dos clientes

No tópico anterior, usamos o chatbot com um exemplo prático do uso do autoatendimento no ambiente escolar. Mas, tão importante quanto conhecer as ferramentas é conhecer as demandas do cliente.

Afinal, de que adiantaria programar um chatbot com uma gama de informações importantes se o seu cliente normalmente busca informações em outro canal? 

Pensando nisso, e para garantir a compatibilidade entre o cliente e a solução pensada:

  • estude o perfil do cliente;
  • conheça os hábitos e preferências da sua persona;
  • faça testes a/b para validar o sucesso da estratégia entre os consumidores. 

2. Mapeie a jornada do consumidor

Além de conhecer os hábitos e demandas individuais da persona, é importante pensar em sua jornada de compra. Dessa forma, você descobre os principais pontos de contato usados para contatar a empresa. 

A partir daí, fica mais fácil entender quais deles podem ser automatizados e transformados em canais de autoatendimento. 

3. Invista em uma ferramenta de autoatendimento inteligente

Por fim, lembre-se de que a tecnologia é uma grande aliada no processo de autoatendimento. Por isso, utilizar softwares e ferramentas que ajudem a receber, condensar e organizar os dados internos (referentes a processos e tickets) e externos (relacionados à jornada dos consumidores) pode fazer a diferença. 

Com um bom software de atendimento, por exemplo, fica muito mais fácil gerenciar as diferentes jornadas do consumidor. Nesse sentido, o Zendesk Service não só facilita o atendimento ao cliente, mas também prepara as equipes para o sucesso e mantém a empresa em sincronia. É uma solução completa em um pacote eficiente.

Que tal conhecer todas as funcionalidades do Service na prática e de forma gratuita? Preencha o formulário e faça um teste para entender como a nossa ferramenta pode transformar o seu atendimento escolar!