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Artigo 7 min read

5 principais técnicas de gestão do tempo e produtividade

Por Zendesk

Última atualização em 16 Mai 2023

O quão bem você gerencia o seu tempo? Por exemplo, você consegue fazer todas as tarefas que precisa no trabalho dentro do prazo? Ou acaba levando algumas para casa e se estressa por não ter tempo livre e de descanso?

Mesmo quando falamos de gestão de tempo em home office, ainda vemos um enorme desafio sobre o assunto, com muitos profissionais tendo dificuldade em separar o trabalho das atividades pessoais.

Um levantamento feito pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA-USP) e pela Fundação Instituto de Administração (FIA) mostrou que a intenção dos brasileiros é continuar trabalhando em casa mesmo após o fim da pandemia.

No entanto, ao mesmo tempo, relatam excesso de trabalho e jornadas muito maiores do que o combinado. Dos entrevistados, 45% estão trabalhando acima de 45 horas, o que pode levar ao esgotamento, conhecido também como burnout.

A gestão de tempo e produtividade surgem como formas de lidar com esses problemas, a fim de tornar o trabalho mais eficiente e inteligente para produzir mais em menos tempo.

O que é gestão do tempo e produtividade?

A gestão do tempo e a produtividade são conceitos que andam lado a lado quando o assunto é organização, planejamento e eficiência na realização de tarefas e atividades diárias.

O objetivo é administrar o tempo da melhor forma possível para melhorar o desempenho e os resultados, seja no trabalho, nos estudos ou mesmo na vida pessoal.

Quanto mais trabalho alguém realiza durante determinado período, mais produtiva essa pessoa é. E, para fazer mais e aumentar a produtividade no trabalho, habilidades de gestão de tempo são essenciais. 

Criar uma estratégia de gerenciamento de tempo e produtividade que funcione requer que você se conheça muito bem, entenda sua personalidade, além de se atente para o quanto você prioriza e organiza a sua vida. A autodisciplina é uma das melhores habilidades de pessoas produtivas! 

Também é necessário ter uma ideia geral sobre quais métodos de organização funcionam melhor ou com quais você se acostuma. Por isso, separamos algumas das principais dicas e técnicas de gestão de tempo e produtividade abaixo!

Leia também: 6 dicas sobre como melhorar a produtividade (e a competitividade

5 dicas de gestão do tempo

1. Identifique os momentos de maior produtividade

Embora possamos criar hábitos que ajudem a ser produtivo em certos períodos, todo mundo tem um horário mais produtivo durante o dia. Esse momento costuma ser determinado por um relógio interno que dita quando você executa melhor diferentes tarefas.

Ao seguir e se manter nesse ciclo, a pessoa se torna mais produtiva no trabalho porque o faz durante o período em que está mais alerta, focada e cheia de energia. 

Acordar cedo e trabalhar de manhã costuma ser o melhor horário para ser produtivo. Porém, antes de decidir quais são seus picos de produtividade, considere seus hábitos atuais.

Se mesmo se esforçando para trabalhar logo pela manhã, sente dificuldades de se concentrar e passa horas procrastinando, então pode não ser o melhor momento para o seu trabalho mais importante.

Para encontrar o seu horário mais produtivo, acompanhe o tempo que você gasta nas mesmas atividades em diferentes momentos do dia com um aplicativo de gerenciamento de tempo.

2. Priorize tarefas 

Não são todas as tarefas que são igualmente importantes. Por isso, você deve saber como gerir melhor o tempo com base nas suas prioridades do dia, semana ou mês.

Priorizar tarefas é uma técnica de gestão de tempo bem simples e funcional, na qual você deve criar listas diárias e preenchê-las com todas as atividades para o dia seguinte. Assim, você já não perde tempo pensando no que precisa fazer antes de iniciar seu dia de trabalho.

Sempre anote as tarefas em ordem de importância, colocando as atividades fundamentais no topo da sua lista e as menos relevantes em seguida.

A prioridade também deve estar presente no momento da ação. Ponha toda a sua energia em uma tarefa específica ao invés de trabalhar em diversas tarefas ao mesmo tempo.

Caso haja alguma tarefa em sua lista que não seja tão urgente ou importante, delegue-a para outras pessoas, se possível, ou a desconsidere completamente.

Funcionários engajados e colaboração: como as centrais de suporte internas são importantes

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3. Elimine e evite as distrações

Distrações surgem de todas as formas e é essencial pensar em como você irá evitá-las. Redes sociais, internet, telefone, interrupções e barulhos são grandes vilões da gestão de tempo e produtividade.

No caso dos sites, a melhor maneira de eliminar as tentações durante o horário de trabalho é recorrer a um bloqueador.

Existem várias opções tanto para celulares quanto para computadores, mas a maioria funciona com o mesmo princípio: você adiciona os links de sites que mais distraem você a uma lista e define o tempo que não poderá acessá-los. 

O mesmo vale para aplicativos que podem bloquear Instagram, Facebook, Twitter e outras redes.

Se o problema com distrações for o próprio telefone em si e você não o usar para trabalhar, procure deixá-lo em algum lugar fora do alcance, mesmo que seja apenas em uma sala diferente.

Já ao trabalhar em um lugar com muitos barulhos, você pode usar fones de ouvido para abafar o som e escolher músicas ou white noises (ruídos brancos) de fundo. 

Na gestão de tempo em home office, essa dica é ainda mais relevante se outras pessoas moram com você e há muitas interrupções ao seu redor. O fone pode funcionar como um sinal de que está em seu horário de trabalho.

Afinal, o objetivo é se comprometer com as atividades e manter o foco total, sem que algo atrapalhe sua concentração.

Dica de leitura: o que é e como o método ZTD pode ajudar a organizar seu fluxo de trabalho?

4. Saiba quando fazer intervalos

Colocar intervalos como uma dica ou técnica de gestão de tempo pode parecer contraprodutivo, mas na verdade eles ajudam você a se concentrar, pois pode recarregar as energias quando se sentir cansado e sem foco.

Se você trabalha incansavelmente até terminar uma tarefa, corre o risco de esgotamento causado pelo excesso de trabalho. Além disso, às vezes, apressar uma atividade ou projeto resulta em retrabalhos e revisões demoradas mais tarde.

Uma pesquisa da Universidade Estadual da Flórida afirma que podemos ser produtivos por apenas 90 minutos de cada vez, e depois devemos fazer um intervalo antes de continuar.

5. Use ferramentas de produtividade

Por fim, mesmo que essa dica entre em conflito com a de número 3, usar ferramentas de produtividade e gerenciamento de tempo podem ser de muita ajuda. Os próprios bloqueadores de aplicativos são considerados ferramentas desse tipo, então você pode deixar disponíveis apenas os apps que você realmente necessita.

Além disso, pode escolher um aplicativo que acompanha como você gasta o seu tempo ao longo do dia no trabalho. 

Por exemplo, você sabe quanto demora para concluir uma tarefa? E se certas tarefas demoram mais para serem concluídas do que o esperado?

Logo, é possível visualizar as horas dedicadas para cada um dos projetos e tarefas do dia a dia, da semana e do mês.

Também existem ferramentas que ajudam a seguir métodos de gestão do tempo comprovados, como a criação de listas de tarefas, anotações, calendários, comunicação interna e a famosa técnica de Pomodoro.

Não deixe de ler: quais são os indicadores de produtividade mais importantes?

Aumente a produtividade de seus agentes

Como gerir melhor o tempo dos seus agentes de atendimento? 

Saber onde e como melhorar a eficiência do seu time de suporte pode ser um desafio. Você precisa ter visibilidade sobre seus dados de suporte de uma forma significante e relevante, além de ter a certeza que as mudanças que você implementar vão ter o impacto desejado. 

A Zendesk Service oferece todas as informações que você procura em um lugar só. Para facilitar a sua vida na hora de reunir os dados, há um aplicativo de Time Tracking (controle de tempo) para fazer o gerenciamento das suas operações de suporte ainda mais fácil.

Sem quase nenhum esforço, você pode coletar os dados que você precisa e saber quanto tempo seu time gasta com tarefas e com gerenciamento de conversas.

Faça um teste gratuito e aproveite as ferramentas da Zendesk para ajudar os seus agentes de atendimento e sua força de vendas!

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