Planejamento diário: como fazer na sua equipe? Passo a passo

Os dias de trabalho na empresa passam e sua equipe acumula cada vez mais atividades? A produtividade parece em queda, mas ninguém pára de trabalhar um segundo? Atrasos são cada vez mais frequentes e o retrabalho parece uma constante? Esse cenário é muito comum dentro das empresas. A boa notícia é que um planejamento diário pode ser a solução.

Se a sua meta é realizar todas as atividades que são importantes e urgentes para o negócio dentro do deadline estabelecido inicialmente, é preciso criar um plano para que isso aconteça. 

Como você verá ao longo deste artigo, isso pode ser mais fácil do que você pensa. 

Basta um pouco de organização, priorização e uma ferramenta eficiente e acessível que vai colocar tudo em ordem. 

Afinal, quando falamos sobre planejamento diário para as empresas, contar com a tecnologia, geralmente, significa encontrar uma forma mais rápida de fazer as coisas acontecerem. 

E se você está em um artigo sobre planejamento diário, é provável que o tempo seja algo que você não pode desperdiçar, não é mesmo? 

Ferramentas e modelos de planejamento diário

A seguir, listamos algumas opções de modelos de planejamento diário. Enquanto apresentamos essas metodologias, aproveitamos para indicar ferramentas gratuitas que ajudam na aplicação e na distribuição da estratégia para o restante da equipe. Curtiu? Então continue lendo!

Matriz de Eisenhower (matriz de priorização)

A Matriz de Eisenhower é ideal para a priorização das atividades que precisam ser realizadas por você e por seu time. 

Já sentiu como se não soubesse por onde começar? Afinal, o que é mais importante? O que é mais urgente?

Essas são duas perguntas que esse modelo de planejamento diário vai te ajudar a responder.  

Separando um pedaço de papel em quatro áreas você vai precisar distribuir as suas atividades em:

• importante e urgente: tudo o que for posto aí deve ser realizado imediatamente. Essas são as prioridades do seu dia;
• importante e não urgente: são atividades que devem ser programadas para um futuro próximo, porque oferecem um impacto positivo para a empresa. Tenha apenas atenção para que elas não sejam adiadas eternamente por causa das atividades importantes e urgentes. Ao programar uma tarefa como essa, garanta seu cumprimento no dia combinado;
• não importante, mas urgente: quantas atividades que você realiza, poderiam ser feitas por outra pessoa do seu time ou por um profissional terceirizado, por exemplo? Saiba identificá-las e delegue essas funções;  
• não importante e não urgente: elimine. Simples assim! Afinal, porque alguém deveria perder tempo com uma tarefa com essas características? 

Mas, afinal, qual é a diferença entre importante e urgente? 

Importante é tudo o que resulta em resultados que direcionam a sua empresa para alcançar seus objetivos, especialmente, os estabelecidos em planejamento estratégico.

Já o conceito de urgência está relacionado ao tempo em que a ação precisa ser feita. Geralmente, uma tarefa urgente que não é realizada, traz problemas para a empresa. 

Resumindo, ações importantes, quando realizadas, fazem bem para a organização. Já as atividades urgentes, quando não realizadas, fazem mal para o negócio.

Aplicativo app 1-3-5 List

Existe um aplicativo que te ajuda a organizar suas tarefas conforme sua importância e urgência: o app 1-3-5 List.

Com ele você só pode definir nove afazeres para o dia:

• 1 atividade será de alta prioridade;
• 3 tarefas terão prioridade média;
• 5 ações possuem prioridade baixa.

Essa divisão se dá pelo fato de que atividades importantes e urgentes, geralmente, demandam mais tempo para serem realizadas e nem sempre são concluídas pelo gestor em si. 

Nem todos os profissionais, entretanto, se adaptam a “apenas” nove atividades. Se você faz parte desse grupo fique atento, entretanto, para não colocar um número de atividades que não é compatível com a sua carga horária.

Além de não dar tempo de fazer tudo, você pode se sentir desmotivado e frustrado.

Cada empresa possui uma rotina e um tipo de trabalho, todavia, pesar o que é realizável é muito importante. 

Metodologia Scrum

A matriz de priorização não é o único modelo de planejamento diário que você vai encontrar neste guia. 

Uma outra forma de fazer o planejamento diário é por meio da metodologia Scrum, muito usada para a gestão de projetos. 

É uma metodologia ágil, criada inicialmente para fazer a gestão de projetos de desenvolvimento de softwares, mas que pode ser facilmente adaptada para diversas outras realidades.

O Scrum é executado em blocos curtos, chamados Sprints, que geralmente variam de 2 a 4 semanas. 

As atividades que precisam ser realizadas nesse período são distribuídas, a partir da definição de responsáveis, datas de entrega, prazo e outras informações que vão contribuir para a execução das funções. 

É uma forma de dividir as atividades urgentes e importantes e ter uma visão de médio a longo prazo, dando tempo para o gestor organizar as próximas sprints, sem deixar nenhum colaborador sem ter o que fazer. 

Afinal, quando uma ação é concluída, outra já está programada para ser feita em sequência. 

Sem dúvida, é uma forma de aumentar a produtividade e autonomia. 

Ao mesmo tempo, o modelo exige que diariamente sejam realizadas reuniões de até 15 minutos para que a equipe compartilhe dificuldades no cumprimento das atividades distribuídas e possam alinhar problemas, ideais e necessidades. 

O tempo também pode ser usado para verificar o status dos afazeres e reorganizar as agendas. 

Entre as ferramentas para a aplicação do Scrum estão:

• Jira Software: oferece a opção de criação de quadro Scrum com todos os recursos necessários para planejar e acompanhar a sprint. Além disso, disponibiliza múltiplos recursos, incluindo a possibilidade de desenvolver frameworks para atender a outros modelos de planejamento diário como o Kanban;
• ScrumHalf: é especializada na metodologia ágil, permitindo também planejar as sprints e agendar reuniões com toda a equipe. Permite a criação de um quadro para monitoramento de todas as atividades que estão sendo executadas.

Kanban

A metodologia Kanban é mais uma alternativa para fazer planejamento diário, a partir da organização das atividades que precisam ser executadas, de forma simples e visual.

As tarefas são distribuídas em um quadro, formado por colunas que estabelecem o status da atividade. 

Cada ação deve ocupar um card ou cartão que irá avançar pelas colunas até a última, que deve indicar a finalização do trabalho. 

Nos cards devem ser definidos os responsáveis pela execução e o prazo. Também podem ser incluídas informações adicionais para contribuir para o trabalho, anexos de documentos e muito mais. 

Outra opção, geralmente, oferecida pelas ferramentas de Kanban é a viabilização no modo calendário, o que facilita a identificação do que deve ser feito diariamente, facilitando o replanejamento, possíveis mudanças de prioridade e avaliando o que está atrasado, tudo isso com apenas alguns cliques. 

Entre as principais ferramentas que oferecem suporte para o uso do Kanban, o Trello é, provavelmente, a mais conhecida. 

O recurso é gratuito, apresentando pacotes pagos para casos especiais. 

Como fazer planejamento diário: dicas gerais

Além dos modelos de planejamento diário apresentados acima, outras dicas podem tornar a organização mais eficiente, evitando sobrecarga de trabalho, atrasos e outros problemas relacionados. Então continue lendo e aproveite nossas orientações. 

#1 Faça uma lista com as tarefas diárias 

Antes de começar a executar uma lista de atividades que chegam, organize o que precisa ser feito e use a Matriz de Eisenhower para estabelecer o que de fato será realizado por você imediatamente, o que será programado, o que será delegado e o que será eliminado da lista. 

Dedicar parte do seu tempo a essa organização é vital para que você tenha um dia a dia mais produtivo. 

Nossa sugestão é que separe de 30 minutos a uma hora no final do expediente para organizar as demandas do dia seguinte. 

No início esse trabalho será mais complicado, mas depois o planejamento será facilitado pela organização prévia. 

Em relação às funções que serão delegadas, aproveite esse tempo para enviar as tarefas aos responsáveis.

Lembre-se de verificar quais atividades já estão previstas para seus colaboradores, evitando a sobrecarga deles. 

Alguns aplicativos te ajudam a fazer essa distribuição, entre eles:

• Todoist, 
• Remember the milk,
• Google Keep.

Tenha atenção para o número de atividades que você coloca na lista de tarefas. Evite colocar mais do que é possível realizar

Defina o que é prioridade

Além de listar seus deveres, lembre-se de priorizá-los. Com as atividades em mãos enumere-as, por exemplo, de um a cinco, ou seja, de mais importante apta a menos. 

Lembre-se de começar o dia com as ações mais relevantes da lista, assim, caso algum imprevisto aconteça, essa tarefa terá sido concluída, reduzindo o impacto de atrasos, por exemplo. 

Outra forma de organização é fazendo o que é mais difícil primeiro. Afinal, nas primeiras horas do dia você está mais descansado e com mais energia para se dedicar às suas atribuições. Isso significa que terá mais disposição para superar desafios e poderá trabalhar melhor sua criatividade. 

Além disso, é provável que faça o trabalho em menos tempo do que se deixar para fazê-lo nas últimas horas do expediente, em que o cansaço já começa a afetar o seu desempenho. 

Aprenda a dizer não

Esse é um desafio para colaboradores, gestores e, até mesmo, para o CEO da empresa. 

Entretanto, é importante que você aprenda. Somente assim você poderá cumprir as tarefas que estão em seu planejamento diário. 

Ao receber uma demanda, use a Matriz de Eisenhower para avaliar se ela realmente deve ocupar o seu tempo, ou não. 

Usando os critérios que já apresentamos, observe a urgência e importância antes de decidir se irá executar o que foi solicitado ou se será possível programar para alguns dias adiante ou delegar a ação.  

Você não deve ser inflexível com a sua agenda, mas precisa analisar o que vale e o que não vale o remanejamento de funções. 

Aumente a sua produtividade com tecnologia

O planejamento diário envolve a capacidade de organizar o seu tempo e se tornar mais produtivo. 

Como aliada dessa busca, a tecnologia se torna vital para que a sua atenção seja direcionada para questões que exigem sua capacidade técnica e intelectual 

Os recursos tecnológicos ajudam na execução mais rápida das atividades, fazendo com que sobre mais tempo para dedicar a outras atividades. 

Não acredita? Então imagine como seria o seu dia a dia sem computador, internet ou mesmo o smartphone. 

Provavelmente, você demoraria muito mais tempo para cumprir suas atribuições, o que não contribui em nada para o seu planejamento diário, não é mesmo? 

Atualmente, a tecnologia disponível para as empresas vai muito além da internet e do computador. 

Acelerando ainda mais o cumprimento de atividades e a execução dos fluxos de trabalho.

Entre esses recursos, o CRM é um software que acelera o ciclo de vendas, aumenta a produtividade e auxilia na automação de diversas práticas do processo comercial. 

Uma plataforma de Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, ou CRM permite:

• cadastrar prospects, leads e oportunidades;
• gerenciar o pipeline de vendas, etapa a etapa, com uma visualização simples e eficaz;
• acompanhar avanços os prospects a cada estágio;
• identificar as oportunidades que precisam ser priorizadas;
• centralizar todos os dados, interações e o histórico dos clientes;
• realizar a automação de vendas, 
• otimizar o fluxo de informações fornecidas;
• registrar instantaneamente todas as chamadas feitas ou recebidas
• integrar diferentes departamentos, por exemplo, vendas, marketing e atendimento;
• acessar relatórios prontos para o uso que analisam métricas importantes.

Ficou curioso e quer entender na prática como o CRM funciona? A Zendesk oferece um sistema de CRM para equipe de vendas completo, que pode ser usado antes, durante e após a conclusão de um negócio.

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