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Sabe como evitar ruídos na comunicação? Aprenda com essas 4 dicas!

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 3 Agosto 2021
Última atualização em 3 Agosto 2021

Fazer-se entender é um desafio em vários momentos da nossa vida – principalmente quando falamos das relações de trabalho. Diante disso, como evitar ruídos na comunicação, que só atrapalham o dia a dia corporativo?

É o que você saberá ao ler esta matéria!

Em um mundo com cada vez mais necessidade de conversas entre empresas e consumidores – e entre equipes de uma mesma organização –, manter a comunicação em dia é fundamental.

Afinal de contas, não basta simplesmente fornecer um atendimento rápido e amigável – é preciso entregar valor. 

E quando os problemas de diálogo ocorrem, eles impactam não apenas os colaboradores (e os processos internos), mas também o resultado da experiência do cliente.

Se você tem interesse no assunto, continue com a gente! Reunimos os principais ruídos de comunicação e 4 dicas que podem ajudar a eliminá-los.

Boa leitura!

O que são ruídos da comunicação?

São interferências que prejudicam o entendimento de mensagens, alinhamentos e regras, ou mesmo solicitações mais corriqueiras. 

Isso pode ocorrer de diferentes formas e em diversos canais de comunicação – de simples mensagens no WhatsApp (por texto ou áudio) até uma reunião corporativa em que os objetivos deveriam ter sido alinhados.

Por consequência, esses ruídos resultam em erros, problemas de relacionamento e refações (e, consequentemente, a queda de produtividade). Tudo isso, em conjunto, pode gerar prejuízos financeiros – já que tempo é dinheiro, para sua empresa e para o cliente.

A seguir, mostraremos alguns exemplos de ruídos na comunicação – que, com certeza, já atrapalharam sua rotina em algum momento.

Como evitar ruídos na comunicação? 3 exemplos do dia a dia 

A escolha imprecisa do vocabulário

Sabe quando, numa conversa, a pessoa usa palavras supercomplexas e cheias de pompa e o “receptor” do lado de lá não entende nada? 

Essa situação é mais comum do que você possa imaginar – e é um dos tipos de ruído na comunicação que mais prejudicam a assimilação da mensagem.

Por isso, falar a língua do receptor da mensagem é, talvez, o passo mais importante para evitar ruídos em um bate-papo organizacional.

O telefone sem fio

O diz-que-me-disse é outro dos problemas mais frequentes relacionados às falhas de comunicação: um fala para outro A+B e o outro fala para um C+D.

Isso acontece por falhas nos canais de comunicação – ou mesmo devido à falta de processos estruturados. Se não há um histórico do que foi conversado, a mensagem (falada ou escrita) acaba se perdendo no meio do caminho. 

E o que vem depois? Ruídos, dores de cabeça, discussões e, claro, perda de tempo.

O alinhamento no momento errado

Todos nós já passamos por uma ocasião em que falaram conosco e estávamos muito ocupados – tanto que, no fim, a mensagem entrou por um ouvido e saiu pelo outro. 

É, a distração é uma das principais barreiras na comunicação organizacional. Por isso, escolher o momento certo para dialogar é primordial!

Bom, agora que já entendemos algumas causas de confusão no ambiente de trabalho, como evitar ruídos na comunicação, definitivamente?

Confira na sequência!

Como evitar ruídos na comunicação? 4 dicas essenciais!

1. Conheça bem quem vai receber a mensagem

Colocar-se no lugar do outro é fundamental em muitas ocasiões do trabalho – e, quando falamos em comunicação, não é diferente.

Afinal, ela não existe de um lado só: tão importante quanto quem fala é quem ouve – o que define se a mensagem é de fato assimilada.

Por isso, procure conhecer a pessoa (ou o grupo) que receberá a informação. Assim você consegue definir a melhor abordagem, as palavras, o momento e, ainda, o tom de voz. 

Por exemplo, o modo como você fala com uma pessoa da sua equipe, com quem você tem bastante contato (e até uma relação mais leve), é diferente de um novo funcionário, que está chegando e ainda não te conhece bem (nem a empresa).

O mesmo vale na hora de lidar com fornecedores e clientes. Como será que eles gostariam de receber a mensagem? Esse exercício constante de se colocar no lugar do outro se chama empatia!

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2. Fale, mas também ouça bastante

Certo, depois de planejar o que, para quem e como falar, é preciso entender mais uma coisa: ouvir é essencial em uma conversa.

A outra pessoa pode ter opiniões e visões diferentes – e se abrir aos feedbacks pode levar a caminhos que você ainda nem sabia que existiam. É a partir da troca de ideias que a inovação começa!

Portanto, a fim de evitar ruídos na comunicação, procure escutar o outro com atenção (e humildade), para fazer com que ele se sinta mais confiante – e também confie em você.

Ah, e evite interromper as falas dele. A paciência é uma virtude, e as conversas são feitas disso!

3. Faça o follow-up

Como evitar ruídos na comunicação e se certificar de que a mensagem foi entendida? É importantíssimo adotar o famoso follow-up – que é perguntar para a pessoa se ela compreendeu o que foi acordado.

Esse “reforço” ajuda a organizar os próximos passos e contribui para o seu crescimento e o da própria pessoa. Se toda hora ela identificar que não entendeu a ideia, algo está errado.

Pode ser tanto com o seu jeito de se comunicar, como também por conta da falta de atenção da pessoa. Com essa consciência, fica mais fácil evoluir!

4. Use a tecnologia a seu favor

Nas relações com clientes e fornecedores, ou mesmo entre colegas de trabalho, definir o canal por onde a comunicação será feita é outra dica imprescindível.

E sabia que é possível manter a eficiência também por múltiplos canais? É o chamado atendimento omnichannel, que integra várias fontes de comunicação em um único lugar. 

Por exemplo, se você iniciou um chamado com a pessoa por e-mail, é possível migrar para o WhatsApp ou para as redes sociais, com muito mais facilidade e controle.

E esse é um modelo muito adotado mundo afora. É o que mostra nosso relatório de tendências de 2021no qual fica claro que 50% das empresas altamente eficientes usam esse tipo de comunicação.

Ou seja, as plataformas omnichannel disponibilizam um Espaço de Trabalho do Agente, que mantém o histórico de toda a comunicação – simplificando as consultas e evitando muitos dos problemas que vimos aqui.

Software de suporte ao cliente

O software de suporte ao cliente da Zendesk é fácil de usar e oferece uma melhor experiência de atendimento.