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Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho e aumentar o engajamento

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 8 julho 2021
Última atualização em 8 julho 2021

As falhas na comunicação interna de uma empresa podem ser comuns, especialmente com o trabalho remoto. Mas para evitar prejuízos e garantir que a empresa esteja alinhada, é importante saber como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.

A comunicação interna é essencial para que todos desempenhem as atividades corretamente, de maneira produtiva. Para que o trabalho em equipe funcione, é preciso que a comunicação flua.

Ela é responsável por ajudar a resolver insatisfações, atritos e também por criar um canal entre líderes e funcionários.

Saiba como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho entre funcionários e liderança da empresa na prática!

Qual é a importância da comunicação interna para a empresa?

A comunicação interna abrange todo o fluxo e troca de informações entre funcionários e lideranças da empresa.

Ela é responsável pela circulação de informações relevantes e por alinhar expectativas dos funcionários. Por meio dela, a empresa explica tudo isso em mensagens claras e eficientes.

Além disso, também é responsável por garantir que o trabalho seja feito de maneira harmoniosa, evitar o desentendimento entre equipes e contribuir para a eficiência dos setores.

Uma comunicação interna ineficiente pode gerar estresse, intrigas, brigas, dificuldades de relacionamento e até mesmo levar uma pessoa a se demitir ou ser dispensada.

Quando a empresa está se comunicando com os funcionários, esse processo é chamado de endomarketing, ou marketing interno. Entre os canais e ferramentas que uma empresa pode utilizar para isso estão:

  • newsletter;
  • site;
  • intranet;
  • mídias sociais corporativas;
  • chats.

Agora que você já entendeu a importância do fluxo de informações dentro da empresa saiba como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.

5 dicas de como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho

Saber como melhorar a comunicação do ambiente de trabalho deve ser o foco da área de recursos humanos em conjunto com todos os setores da empresa. Isso porque um negócio desalinhado corre o risco de aumentar o retrabalho e perder a lucratividade por não ter as diferentes equipes em sintonia.

Entre as dicas para uma boa comunicação no trabalho estão usar ferramentas adequadas, realizar reuniões eficientes, integrar as diferentes áreas da empresa, entre outros. Confira os detalhes de cada uma abaixo.

1 - Realizar reuniões eficientes

As reuniões devem ser um espaço de troca de informações, diálogo e ideias que ocorram de maneira organizada e assertiva.

Durante as reuniões, é importante haver um espaço organizado para a fala das pessoas e incentivar que elas se escutem ativamente. É essencial que todos saibam e sejam estimulados a escutar e a compreender quando falar durante o encontro.

Outra dica é delimitar um período de duração para uma reunião, com horário para início e fim. Assim a sua organização evita encontros que já perderam o propósito e se arrastam por horas.

Além disso, é crucial ter reuniões mais informais com os funcionários, com o intuito de entender quais estão sendo as dificuldades e como a sua empresa pode auxiliá-los na sua rotina de trabalho.

2 - Integrar as diferentes áreas da empresa

Um dos principais objetivos de entender como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho é colocar em prática a integração entre as diferentes áreas do negócio.

Para isso, é fundamental incentivar o diálogo entre os colegas de um mesmo setor e também de áreas distintas, para que todos conheçam as atividades essenciais dentro da empresa.

Assim, cada pessoa vai entender as particularidades dos diferentes setores, compreender os problemas existentes e favorecer o crescimento de uma cultura mais colaborativa.

Uma maneira de colocar isso em prática é incentivando a transparência dos setores e a divulgação e compartilhamento de informações relevantes por meio de ferramentas de comunicação interna.

Além disso, a sua empresa pode incentivar o diálogo entre os funcionários por meio de reuniões mais informais.

3 - Ouvir os funcionários

Saber ouvir os funcionários e valorizar a opinião deles é fundamental para o crescimento do negócio, para melhorar a comunicação interna e aumentar a satisfação do cliente interno.

Assim, a sua empresa demonstrará que está disposta a transformar o que precisa ser modificado e que está atenta às demandas dos colaboradores.

Por meio da escuta ativa, a sua companhia construirá, de fato, um diálogo com os funcionários, e não estará apenas impondo uma comunicação. Isso é importante porque demonstra empatia por parte das lideranças do negócio.

4 - Estabelecer uma cultura de feedbacks

Assim como a sua empresa precisa saber escutar os funcionários, também é importante estabelecer uma cultura de feedbacks.

Isso irá ajudar a:

  • melhorar os pontos fracos dos processos da empresa;
  • saber quais são os principais gargalos nos processos;
  • entender quais são os pontos fortes do negócio;
  • compreender como anda o desempenho da empresa.

Lembre-se que os feedbacks dados e recebidos pelos funcionários devem ser sempre construtivos. Portanto, é importante tornar isso parte da cultura organizacional e já explicar aos novos funcionários da empresa durante o processo de onboarding.

Se você quer entender melhor sobre o assunto, leia também: “Feedback negativo e positivo: entenda a importância para sua equipe de atendimento”.

5 - Usar ferramentas adequadas

A tecnologia é uma excelente aliada da comunicação interna. Por meio do uso de softwares e ferramentas digitais que integrem as diferentes equipes da sua empresa, os seus funcionários são capazes de:

  • trocar mensagens em tempo real;
  • fazer reuniões via videochamadas;
  • compartilhar arquivos relevantes para o trabalho;
  • acessar as principais informações sobre a rotina de trabalho atualizadas.

Assim, nenhuma informação relevante é perdida e todos sabem como está o andamento dos trabalhos. Com tudo registrado e alinhado, a produtividade aumenta.

Entre as ferramentas de produtividade que podem ser utilizadas estão as de comunicação interna, de gestão de vendas e de marketing.

Quais são os principais benefícios de melhorar a comunicação no ambiente de trabalho?

As vantagens de entender como melhorar a comunicação no ambiente do trabalho envolvem diretamente o crescimento da empresa e o melhoramento de processos internos. Entre elas estão:

  1. estimular um relacionamento mais positivo entre os profissionais;
  2. ter uma participação efetiva dos funcionários;
  3. aumentar a troca de experiências entre os setores;
  4. disseminar os conhecimentos entre as áreas;
  5. aumentar a produtividade;
  6. reter talentos e diminuir as taxas de turnover;
  7. melhorar a saúde mental dos colaboradores.

Tudo isso traz ótimos resultados a longo prazo. Lembre-se de que a comunicação interna é essencial para o engajamento e alinhamento das equipes.