Artigo

Otimize sua rotina e elimine os ruídos na comunicação empresarial

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 9 Setembro 2020
Última atualização em 9 Setembro 2020

Os resultados da equipe não estão de acordo com o esperado? Por mais que as metas sejam claras, a equipe não consegue alcançá-las? Marketing e vendas não estão conseguindo trabalhar de forma integrada para converter leads? Se sua empresa está passando por situações como essa, certamente você enfrenta um problema com ruídos na comunicação empresarial. 

De acordo com a Harvard Business Review, a realidade das empresas globais aponta para uma latente necessidade de rever processos comunicacionais. Isso porque 57% dos colaboradores afirmam não receber orientações claras sobre suas atribuições e, ao mesmo tempo, 69% dos gerentes não se sentem confortáveis em compartilhar informações com seus times. 

Se você passa por situações como essas, não se preocupe. Ao longo deste artigo, falaremos sobre os ruídos na comunicação empresarial e daremos dicas para encontrar sua origem e mitigá-los antes que impactem em seus resultados. 

Ruídos na comunicação empresarial: você certamente já passou por isso 

Ruídos na comunicação empresarial são interferências que atrapalham o fluxo das mensagens nas organizações. Os ruídos comunicacionais podem estar ligados à estratégia, à operação e até à transmissão de informações que dinamizam a rotina e mantém os colaboradores engajados e motivados em seu trabalho. 

O problema dos ruídos na comunicação empresarial é mais comum do que parece. De acordo com a IBM, 74% dos colaboradores dizem não ter um entendimento completo sobre a estratégia da empresa — um exemplo clássico de ruído na transmissão de informações. 

Como os ruídos impactam nos resultados? 

É de se esperar que uma falha no processo de comunicação das empresas tenha algum impacto na produtividade do time de colaboradores, certo? Sabemos o quão importante é compartilhar objetivos e diretrizes para garantir a assertividade da tomada de decisões nas rotinas (especialmente em rotinas dinâmicas e marcadas pela intensidade das relações, como a de vendas e atendimento ao cliente). 

O que você pode não ter notado ainda é que os ruídos na comunicação empresarial não impactam apenas na forma como os colaboradores realizam seus trabalhos. Eles tem influência também nos resultados alcançados pela empresa. E sim, estamos falando de receita. 

Para você ter uma ideia, esta matéria, da SHRM, fala sobre o custo de uma má comunicação nas empresas. Uma pesquisa com 400 organizações de grande porte apontou uma perda média por empresa de US$ 64,2 milhões ao ano, especificamente devido à comunicação inadequada entre colaboradores. Para empresas de menos de 100 colaboradores, esta perda pode chegar a US$420 mil ao ano

Se você não quer viver na pele uma situação como esta, basta seguir para o próximo tópico. Falaremos sobre as principais causas do bloqueio na comunicação, os tipos de ruídos mais populares e daremos dicas importantes para contornar este desafio e manter a equipe alinhada e orientada para resultados. 

O que causa bloqueio na comunicação?

Os ruídos na comunicação empresarial podem acontecer por uma série de fatores (isolados ou em conjunto). Ao notar que sua empresa passa por um problema de comunicação, é importante avaliar o problema sob diferentes perspectivas, mesmo que uma delas já aponte a causa do problema. Isso vai garantir que o ruído seja mitigado em todas as suas frentes, sendo verdadeiramente eliminado. 

5 principais tipos de ruídos na comunicação empresarial 

A seguir, você vê alguns exemplos de ruídos na comunicação empresarial, causados pelos 5 fatores mais populares. 

  1. Estrutura física: neste caso, falamos sobre objetos e estruturas que contribuem para dificultar a comunicação clara e a transmissão de informações. Móveis barulhentos, equipamentos disfuncionais, ambiente externo excessivamente movimentado etc;
  2. Fatores psicológicos: este causador de ruídos está ligado ao desempenho de cada colaborador ou equipe. Para contorná-lo, é preciso fazer uma análise do ponto de vista da gestão de pessoas, e trabalhar a saúde mental e a inteligência emocional dos indivíduos para que retomem a atenção e concentração na rotina; 
  3. Desvios técnicos: neste caso, o problema está ligado ao canal de comunicação ou técnica de transmissão de informação usada. Pode se tratar de uma solução ultrapassada, disfuncional ou inadequada aos hábitos dos colaboradores; 
  4. Dificuldades linguísticas: aqui, nos referimos à clássica incompatibilidade de linguagem. É comum vermos casos como estes em empresas hierarquizadas, que não entendem a relevância de comunicar em uma linguagem acessível a todos. 
  5. Impactos fisiológicos: assim como os psicológicos, os impactos fisiológicos estão ligados à condições dos colaboradores. Neste caso, porém, dizem respeito a condições físicas que impedem a absorção correta de informações, como doenças, deficiências e mal estares. 

Como contornar os ruídos na comunicação empresarial?

Entender onde estão os ruídos na comunicação empresarial, mesmo que em potencial, representa um importante passo rumo à mitigação dos problemas. Sempre que se deparar com uma situação que aponte para falhas na troca de mensagens, a recomendação é consultar, um a um, os âmbitos acima descritos, entendendo os motivos que interferem no contexto. 

A seguir, você também vai ver algumas medidas que ajudam a contornar os ruídos na comunicação empresarial e zelar por um ambiente de trabalho colaborativo e democrático. 

1. Integre setores

O primeiro passo para eliminar ruídos na comunicação empresarial é estimular a integração de setores e o trabalho coletivo. Ter uma força de vendas que trabalha coletivamente, por exemplo, reduz as possibilidades de ruídos e falhas na comunicação e na execução de processos contributivos (por exemplo, a captação e qualificação de leads pelo marketing e envio ao comercial para conversão). 

2. Invista em uma plataforma omnichannel para gerir canais de comunicação

Ter diversos canais de comunicação com o cliente é uma forma de enriquecer a estratégia de atendimento e fidelização de clientes. Porém, múltiplos canais mal geridos são uma fonte poderosa de ruídos na comunicação empresarial. 

Para garantir que sua estratégia omnichannel não se vire contra você, invista em uma plataforma capaz de unificar e gerir a rede de informações e o histórico de contato gerado por todos os canais. 

3. Democratize o acesso às informações com a ajuda de um software de CRM

Ter um software de CRM é uma maneira efetiva de realizar, de uma só vez, todas as sugestões dadas até aqui. 

O CRM é uma ferramenta de administração e gestão de vendas voltada exclusivamente para o relacionamento com o cliente e a criação de processos simplificados que contribuam para o alcance do objetivo final: satisfazer e encantar o consumidor. 

Para isso, a plataforma é capaz de integrar rotinas da força de vendas e disponibilizar históricos de contatos com o cliente em múltiplos canais de forma acessível e descomplicada. 

4. Analise e monitore resultados e dados

Ter uma plataforma que gere e gera dados atualizados sobre a gestão de vendas e relacionamento é um grande diferencial para reduzir ruídos na comunicação empresarial. Isso porque, com a análise de indicadores e o acompanhamento dos processos, é possível identificar de forma proativa potenciais desvios e trabalhar para corrigi-los antes mesmo que se tornem crises. 

5. Faça handoffs sempre que incorporar novas soluções à empresa

Toda vez que a empresa investir em novos sistemas e tecnologias, é fundamental apostar em uma estratégia de handoff que garanta a transmissão de informações e instruções entre as equipes envolvidas. 

Dessa forma, todas as boas práticas são compartilhadas e a chance de criar ruídos na comunicação é reduzida. Um bom exemplo de handoff é a automatização de processos. Com informações disponibilizadas por meio de formulários eletrônicos, a informação se torna padronizada e acessível em tempo real por quem vai usá-la.

6. Mantenha a base de conhecimento interna atualizada e acessível 

Por fim, não podemos deixar de mencionar o valor de uma base de conhecimento interna para aproveitar o potencial dos agentes e reduzir as possibilidades de ruídos na comunicação. 

A base de conhecimento funciona como uma grande biblioteca que reúne informações de diversos processos, produtos e soluções para problemas comumente encontrados. Por isso, mantê-la atualizada é uma forma de garantir a circulação das informações sem que haja ruídos. 

Se você se interessou pela nossa lista de ações para evitar ruídos na comunicação empresarial, que tal pensar em implantar um software de CRM para reunir todas elas em uma só plataforma? 

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