Produtividade no trabalho: 3 dicas e 4 ferramentas para manter a boa performance da sua empresa

Conseguir aumentar a produção das equipes da sua empresa, mantendo a qualidade dos serviços prestados e diminuindo o tempo para que isso seja feito pode parecer uma missão difícil para o seu negócio. Mas isso é possível se a sua organização investir no aumento da produtividade no trabalho, usando ferramentas e técnicas que incentivem os colaboradores e equipes.

A importância da produtividade no trabalho é que ela ajuda a reduzir os custos dos processos, a aumentar a satisfação dos clientes e faz com que a sua empresa se destaque no mercado pela qualidade dos seus produtos e serviços prestados.

Para aumentar a produtividade da sua empresa não é necessário o aumento da carga de trabalho das pessoas, mas sim investir no aprimoramento da eficiência dos times.

Mas então como colocar isso em prática? Confira nossas dicas e ferramentas indicadas para ajudar a sua empresa nessa missão.

O que é produtividade no trabalho?

Podemos definir produtividade como a capacidade de uma pessoa ou equipe fazer mais em menos tempo e com o menor número de recursos disponíveis, mantendo a alta qualidade dos produtos e serviços prestados.

Normalmente, a produtividade é avaliada com base na relação entre a quantidade de serviços ou produtos que precisam ser feitos e os recursos que foram utilizados para isso.

A produtividade pode ser percebida na eficiência dos processos de rotina das empresas. Um negócio que automatiza processos repetitivos, que evita retrabalhos e incentiva a organização e qualidade de vida no trabalho de cada colaborador percebe os seus processos fluindo de maneira mais orgânica e rápida.

Para ser colocada em prática, ela deve fazer parte da cultura da empresa, que precisa estar constantemente investindo na utilização de ferramentas de produtividade e na capacitação dos colaboradores.

Como melhorar a produtividade no trabalho? 3 dicas

Para melhorar a produtividade no trabalho, a sua empresa deve seguir as seguintes dicas:

1. Investir em ferramentas de produtividade de equipe e dos colaboradores
2. Investir em um melhor ambiente de trabalho (seja virtual ou presencial)
3. Avaliar constantemente a produtividade da equipe e identificar pontos que podem ser melhorados

A busca pela produtividade das equipes da sua empresa deve estar sempre aliada com a busca de uma maior qualidade de vida dos seus funcionários. Uma prova disso é essa pesquisa que mostrou que colaboradores motivados são 50% mais produtivos.

Um funcionário satisfeito produz muito mais e consequentemente traz mais resultados para a sua empresa. Investir em um ambiente de trabalho tranquilo e confortável aumenta a satisfação dos colaboradores, que se veem mais motivados a realizar o trabalho.

Caso a sua empresa esteja investindo mais no home office, é preciso buscar maneiras de melhorar esse aspecto do trabalho, seja com ferramentas virtuais, com comunicação cada vez mais transparente ou com incentivos específicos para esse tipo de trabalho.

Além disso, ao adotar rotinas eficientes e colocar a produtividade como parte da cultura da organização, a sua empresa incentiva que os colaboradores coloquem isso em prática constantemente.

Por fim, o uso de ferramentas adequadas e a avaliação da produção por meio de indicadores também fazem parte do processo de melhorar a produtividade no trabalho, dessa forma é possível mensurar constantemente se a sua empresa está conquistando os resultados desejados.

4 tipos de ferramentas de produtividade

De acordo com o Relatório de Tendências da Experiência do Cliente para 2021 da Zendesk, aproximadamente 35% dos agentes entrevistados acreditam que ter as melhores ferramentas de software é necessário para fazer bem o trabalho.

Além de melhorar a qualidade do trabalho, as ferramentas certas são capazes de aumentar a produtividade e eficiência das equipes da sua empresa.

As principais ferramentas que podem auxiliar nesse processo são as que:

1. Automatizam processos
2. Gerenciam o tempo gasto nos processos de trabalho
3. Melhoram a comunicação interna
4. Controlam as tarefas pessoais de cada colaborador

Confira os principais tipos de ferramenta para produtividade no trabalho:

Softwares para automatizar processos de marketing, vendas e finanças

Os softwares que automatizam processos de marketing, vendas ou finanças são de grande ajuda para as suas equipes.

Isso porque eles auxiliam a sua empresa a otimizar os fluxos de trabalho, dessa forma os colaboradores podem dedicar mais tempo para o planejamento e a avaliação dos processos.

Além disso, esses softwares automatizam trabalhos manuais e repetitivos que podem levar tempo e disponibilizam em um mesmo lugar os processos que podem ser compartilhados entre as equipes, além de gerarem relatórios que podem trazer insights.

Ferramentas de comunicação interna

As ferramentas de comunicação interna auxiliam muito as equipes a trocarem informações de maneira rápida e pontual, além de agilizar a tomada de decisões que precisam ser imediatas.

Um fluxo de comunicação que seja ágil é fundamental para alinhar o trabalho e manter os processos sem gargalos.

Entre as plataformas que auxiliam as equipes e empresas estão o Slack, espécie de bate-papo com diversas funções de canais e compartilhamento de arquivos, e o Google Workspace, que possibilita a criação, edição e arquivamento de planilhas, documentos e apresentações em um mesmo espaço compartilhado entre toda a empresa na nuvem.

Ferramentas de gestão de tempo

As ferramentas de gestão de tempo são de uso pessoal de cada colaborador, mas é muito importante que a sua empresa incentive esse uso.

Entre as principais opções disponíveis estão o Toggl, que auxilia a contar quanto tempo se leva em cada atividade e avaliar posteriormente esses números, e o TomatoTimer, que é baseado na técnica Pomodoro de trabalho: 25 minutos em uma atividade e 5 minutos de descanso.

Essas ferramentas vão ajudar os seus funcionários a otimizar o tempo utilizado em cada uma das atividades! Dessa forma, será possível observar melhor os gargalos e melhorar os processos realizados.

Ferramentas de produtividade pessoal

A sua empresa deve incentivar também o uso de ferramentas de produtividade pessoal, para que cada colaborador entenda melhor como administrar as próprias atividades, definindo prioridades e listas de atividades de cada dia.

Entre as principais estão o Evernote e o Todoist. Ambos permitem a organização das atividades diárias, a criação de checklists, lembretes e organização das tarefas.

Como medir a produtividade no trabalho?

Mensurar e avaliar a produtividade dos colaboradores individualmente e das equipes e empresa como um todo é um dos principais fatores de sucesso de um negócio ao colocar estratégias de produtividade em prática.

Para conseguir fazer isso, a sua empresa pode utilizar alguns dos seguintes indicadores:

1. Produção por hora
2. Entregas no prazo
3. Qualidade dos serviços ou produtos entregues
4. Número de vendas
5. Número de atendimentos ao cliente em determinado período de tempo

É preciso definir metas, objetivos e prazos, além de definir responsabilidades. Lembre-se que os indicadores de produtividade devem estar alinhados aos objetivos da sua empresa. Tudo deve ser avaliado estrategicamente pela gestão.

A sua empresa está buscando uma ferramenta de atendimento ao cliente para melhorar ainda mais a produtividade no trabalho da sua equipe? Conheça o software de suporte ao cliente da Zendesk. Com ele é possível automatizar processos que levam tempo da sua equipe e gerar relatórios que permitem a avaliação e o melhoramento constante dos processos da sua empresa!