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O que é follow up de compras? Veja 5 dicas para fazer um

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 9 setembro 2021
Última atualização em 12 outubro 2021

Provavelmente, você já ouviu falar em follow up, mas você sabe o que é follow up de compras? Esse processo nada mais é do que o acompanhamento dos pedidos feitos pela empresa aos seus fornecedores

A gestão de um negócio tem uma série de etapas e nenhuma delas pode ser negligenciada, pois tudo impacta na percepção do cliente a respeito da marca. 

Por isso, é fundamental entender o que é follow up de compras e como fazer um. 

Continue lendo e saiba mais!

O que é follow up de compras e qual a sua importância?

Follow up é um termo em inglês que significa “acompanhar”. Quando se trata do follow up de compras, são as práticas para garantir o abastecimento da empresa, tanto para atender aos pedidos feitos pelos clientes, quanto para manter sua infraestrutura em pleno funcionamento.

Imagine o seguinte cenário: o time de vendas fecha um negócio promissor com um cliente e o pedido é repassado para o departamento de compras. Porém, ao dar andamento à solicitação, não há estoque para contemplar a solicitação e o cliente acaba recebendo o produto com atraso. 

O follow up de compras existe justamente para evitar que esse tipo de situação aconteça. Com o devido acompanhamento dos pedidos, as entregas são feitas dentro dos prazos previamente acordados

Por consequência, o consumidor tem uma experiência satisfatória com a marca e pode voltar a fazer negócios com a empresa.

Além disso, existe a questão do gerenciamento de expectativas. Se é informado que o pedido será entregue em até 10 dias úteis, por exemplo, então o cliente irá esperar por isso. Quando o acordo é quebrado, o consumidor fica frustrado e deixa de confiar na empresa.

E não se trata apenas de prazo: os pedidos também devem ser enviados corretamente, exatamente da forma como foram solicitados. Das requisições mais simples às mais complexas, o cliente sempre espera receber exatamente o que comprou.

Vale reforçar que saber o que é follow up de compras e como fazer um é importante não apenas para a satisfação dos clientes, mas também para manter o negócio funcionando. 

Um pedido atrasado pode comprometer toda a cadeia de suprimentos, seja a entrega de um pedido ao cliente ou o abastecimento do estoque da empresa.

Diferença de follow up de compras e follow up de vendas

Antes de mostrarmos como fazer um follow up de compras, vamos explicar qual a diferença dessa estratégia para o follow up de vendas

Enquanto o follow up de compras trata do acompanhamento dos pedidos feitos a fornecedores, o follow up de vendas é feito com prospects, leads e clientes durante a jornada de compra com a marca. 

Contudo, ambas as metodologias estão diretamente relacionadas. O follow up de vendas é feito para conduzir consumidores interessados ao longo do funil de vendas até que eles se tornem clientes. 

Depois da realização do pedido, entra em ação o follow up de compras para garantir que o produto chegue ao consumidor no prazo estipulado.

5 dicas sobre como fazer um follow up de compras

Até aqui você deve ter entendido o que é follow up de compras, mas como efetivamente colocá-lo em prática? Vamos te ajudar com isso também. 

Antes de mostrarmos as dicas, é vital ter claro que o follow up com fornecedores tem o objetivo de estar a par do que está acontecendo com eles. Então, atue com isso em mente, afinal, parceiros de qualidade são essenciais para o sucesso de qualquer negócio. 

Agora sim, veja como fazer um follow up de compras.

1. Faça follow up preventivo e corretivo

Existem dois tipos de follow up de compras:

  • Follow up preventivo: como o nome já diz, o objetivo é prevenir problemas e garantir que os prazos acordados serão mantidos. Por exemplo, ligar para o fornecedor para confirmar os status dos pedidos, verificar se está tudo certo, se as próximas entregas serão feitas dentro do previsto, etc.;
  • Follow up corretivo: são ações para impedir que problemas existentes se agravem, definir ações para resolvê-los e assegurar a entrega do pedido. Neste cenário, é necessário alinhar com o fornecedor novos prazos e enfatizar que os erros não podem se repetir. 

2. Crie uma rotina de acompanhamento

Follow up nada mais é do que acompanhamento, como explicamos no começo deste artigo. Então, é primordial estabelecer uma rotina de checagem dos pedidos em andamento

No mínimo, o ideal é fazer uma verificação diária, mas, dependendo do prazo de cada solicitação, quanto mais perto da data final, mais atenção é preciso ter. 

Entenda com o time o que funciona melhor na rotina dos colaboradores e defina a recorrência das validações.

Aproveite para conferir o vídeo do Sebrae sobre como fazer a gestão de compras e estoques:

3. Escolha fornecedores de qualidade

É possível dizer que essa etapa antecede o follow up de compras, mas, ainda assim, é preciso ressaltar a importância de ter bons parceiros comerciais. 

Com empresas sérias e competentes, atrasos são reduzidos e erros são mitigados, o que evita inúmeros problemas para o seu negócio. 

Após a escolha, é preciso manter um bom relacionamento com os fornecedores, seja por e-mail, telefone ou até mesmo visitas presenciais.

E, para preservar tudo em pleno funcionamento e em conformidade com o que sua empresa precisa, reveja os fornecedores anualmente. Faça um balanço das entregas do ano e analise quais devem ser mantidos ou substituídos.

4. Tenha atenção os KPIs de compras

A área de compras tem diversos KPIs que podem ser observados, dentre eles: 

  • indicador saving;
  • prazos das entregas;
  • evolução de custos;
  • performance dos fornecedores;
  • tempo de liberação do pedido;
  • qualidade das entregas.

Dentre tantos outros. Pesquise quais existem e opte por aqueles que vão refletir o desempenho do time e dos fornecedores.

5. Invista em tecnologia para automatizar processos

Nada de usar uma planilha de follow up de compras. Invista em tecnologia para automatizar processos e ganhar eficiência no acompanhamento dos pedidos feitos para os fornecedores. 

Com um CRM de vendas, por exemplo, é possível analisar as solicitações com mais agilidade, e integrar a área de compras e o time de vendas.

Uma sugestão é conhecer o Sell, o sistema de CRM da Zendesk criado para otimizar todo o processo de vendas. Outras ferramentas podem ser integradas a ele, e os agentes conseguem fazer chamadas, enviar e-mails e acompanhar históricos dos clientes em um só lugar. 

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