Será que dá para reverter a baixa produtividade de sua equipe?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Última atualização em 13 dezembro 2022

Como anda a produtividade na sua empresa? Para muitos gestores essa é uma pergunta delicada e que nem sempre é seguida de respostas positivas. 

A baixa produtividade representa um déficit para muitos negócios que buscam por soluções inovadoras para aumentar o desempenho dos seus colaboradores e consequentemente melhorar os resultados dos negócios.

O fato é que o Brasil ocupa um lugar distante de muitos outros países, apontando uma baixa produtividade impactante na realidade nacional. 

De acordo com o relatório de 2019 do Índice de Competitividade Global, desenvolvido pelo Fórum Econômico Mundial, o Brasil ocupa o 71º lugar no ranking entre 141 países listados.

Esse relatório utiliza dados e fatores em um conjunto de instituições para determinar o nível de produtividade de um país, levando em consideração pontos como o número de habitantes, o desenvolvimento socioeconômico de sua população, entre outros.

A realidade é que para alcançarmos posições melhores neste ranking, precisamos resolver uma série de problemas nas mais diversas áreas e buscar novas medidas para fatores que colaboram para essa baixa produtividade nacional.

A seguir, vamos entender um pouco mais sobre os pontos fracos que precisamos corrigir, e os fortes que podemos destacar para melhorar os nossos resultados e desempenhos, sejam eles individuais ou coletivos.

O que é produtividade no trabalho?

Antes mesmo de falarmos sobre baixa produtividade e índices de desempenho, precisamos compreender exatamente o que é produtividade no trabalho e de que forma ele nos afeta, seja em curto, médio ou longo prazo.

A produtividade no trabalho tem total relação com a capacidade de entregar o máximo possível, em um nível esperado – em muitos casos até além dele – utilizando-se do mínimo de recursos para tal resultado.

Esse desempenho também se relaciona com a troca de informações e com o nível de conhecimento que você aplica em seus projetos, o que contribui para resultados melhores e mais rápidos, otimizando tempo e custos.

Nem sempre esse tema tem relação apenas com a quantidade de entregas realizadas, mas com a qualidade e otimização que esse desempenho pode proporcionar à empresa.

Em uma era na qual  a saúde mental nem sempre é uma prioridade, as empresas precisam começar a pensar além do volume e focar mais na humanidade e na experiência, não só do usuário, mas do colaborador também.

Como medir a produtividade?

Seja por meio da tecnologia, acompanhamento de indicadores ou avaliação de grupos isolados, existem diversas maneiras de conseguir medir o desempenho da sua equipe e identificar a baixa produtividade que possa interferir.

Procure utilizar pilares que estejam alinhados não só com o crescimento da empresa, mas com a evolução e desenvolvimento do colaborador. Para isso, adote uma metodologia que tenha em vista 5 importantes pilares: motivação da equipe, planejamento dos projetos, acompanhamento das atividades, engajamento e foco na evolução individual e coletiva.

Possíveis causas para a baixa produtividade

Depois de medir a produtividade de sua empresa e dos colaboradores, você provavelmente notou diversos pontos de atenção que estão lhe passando despercebido. Uns têm relação com a motivação da equipe, outros com a manutenção dos equipamentos, além daqueles causados pela gestão desorganizada de projetos e do time de modo geral.

Se você ainda não identificou a falha que está interferindo nos seus resultados, temos uma lista que pode te ajudar a compreender melhor esse cenário.

Desmotivação da equipe

A baixa produtividade no trabalho pode estar relacionada a motivação e satisfação dos seus funcionários com relação a rotina de trabalho, valorização, limitação do crescimento profissional, problemas pessoais, entre outros.

É preciso estar atento a cada colaborador e identificar possíveis gatilhos para essa desmotivação. Segundo um estudo realizado pela McKinsey – empresa de consultoria empresarial americana – a nota média de motivação dos brasileiros é de 45, em uma escala de 0 a 100. Um resultado inferior a 55, a média mundial.

Além disso, muitos profissionais se sentem insatisfeitos com suas carreiras atuais, representando um número de 56% dos trabalhadores formais brasileiros, um grupo que está buscando a realização profissional e a felicidade no trabalho, de acordo com a pesquisa feita pelo Instituto Locomotiva.

Falta de comunicação assertiva

A comunicação interna de uma empresa precisa estar muito bem alinhada com sua cultura e com as necessidades dos seus colaboradores, mas muitas vezes acaba sendo a causa para a baixa produtividade.

Ruídos na comunicação e no repasse de tarefas ou atribuições, desacordos entre gestores e funcionários, falta de atenção às necessidades da equipe, fatores que acabam desgastando a rotina de trabalho e as relações. Esses são elementos de uma equipe improdutiva que afeta a rotina de trabalho, o crescimento da empresa e seus colaboradores.

Uma comunicação assertiva precisa de uma troca entre ambos, uma abertura por parte dos gestores para novas possibilidades e uma transformação geral, seja em métodos de trabalho ou na própria comunicação interna.

As relações de confiança melhoram a entrega e as expectativas da equipe, além de resolver grande parte dos seus problemas com baixa produtividade.

Desorganização do processos

Não há nada pior para o desempenho de um negócio, do que a desorganização dos processos! Acredite, uma empresa organizada consegue avançar com mais confiança e clareza em busca de seus objetivos e crescimento.

Se você já sabe como resolver a falta de comunicação na empresa e já percebeu que a motivação é um fator de risco para sua equipe, precisa depositar atenção especial na organização, porque muito provavelmente este é o seu problema da vez.

E quando falamos de organização, nos referimos a ela de modo geral, ou seja, tanto no ambiente físico quanto na organização de processos e projetos. A desorganização desmotiva, estressa e gera atrasos em entregas e no cumprimento de metas, resultando em uma equipe improdutiva.

Como resolver a baixa produtividade no trabalho?

Para resolver este problema você precisa planejar muito bem suas ações, traçando uma metodologia estratégica capaz de organizar, comunicar, motivar e transformar a realidade das baixas entregas na sua empresa.

Para te ajudar com essa missão, elencamos alguns passos importantes neste processo:

  • determine metas e objetivos a curto, médio e longo prazo;
  • melhore sua comunicação interna;
  • opte pela automação de processos para otimizar rotinas desgastantes;
  • identifique pontos de fraqueza em sua empresa;
  • organize momentos de trocas entre os colaboradores para feedback;
  • proporcione capacitação e manutenção de habilidades e equipamentos;
  • analise as métricas e reformule a estratégia se for preciso;
  • desenvolva campanhas de incentivo.

Dicas infalíveis para resolver a baixa produtividade no trabalho

Será que realmente dá para se tornar um profissional altamente produtivo, em uma sociedade hiperconectada e que constantemente exige evoluções e entregas extremas?

Podemos te ajudar com algumas dicas importantes e que podem mudar sua forma de se relacionar com o trabalho de uma vez.

Fragmente as suas tarefas a cumprir

Dividir uma tarefa maior em outras menores pode facilitar muito a sua produtividade, afinal além de serem mais fáceis de cumprir, ainda proporcionam aquela sensação boa de “feito” na check list.

Essa é uma forma interessante também, de dividir a sua rotina de forma a visualizar com mais clareza quais as atividades que ainda devem ser cumpridas e aquelas que já foram finalizadas.

Realize apenas uma tarefa de cada vez

Diferente do que muitas pessoas possam pensar, ser multitarefa não é realmente a melhor alternativa, principalmente se você já tem um problema com a baixa produtividade. Por mais que você acredite que esse hábito te ajuda a cumprir mais tarefas, essa não é a realidade, afinal neste sentido a qualidade do trabalho pode ficar comprometida.

Utilize diferentes metodologias

Existem diversas metodologias espalhadas pelo mundo, umas mais populares do que outras. Não há como elencar as mais eficientes, pois cada indivíduo se adapta e adota aquelas que mais estão alinhadas com suas necessidades e com os seus objetivos ao longo dos dias.

Podemos pontuar algumas aqui, que tem um alto histórico de eficácia com outros profissionais de diversos segmentos.

Pomodoro

A Técnica de Pomodoro é baseada em um cronômetro que basicamente contabiliza o tempo em porções de trabalho e de descanso. São 25 minutos para estar 100% dedicado ao trabalho e 5 minutos para relaxar, assistindo a um vídeo, lendo, ouvindo música, ou qualquer que seja a sua atividade de lazer para os momentos de intervalo.

Princípio de Pareto

De acordo com o Princípio ou Diagrama de Pareto, 80% dos resultados são responsáveis por 20% do trabalho desempenhado. O que isso significa na prática?

A ideia aqui é priorizar as atividades mais importantes para iniciar a sua rotina de trabalho, tornando essa prática um verdadeiro hábito. Para facilitar esse processo, analise o impacto que essas atividades exercem sobre a sua vida e no seu trabalho, aquelas com maior efeito sobre sua rotina devem ser as mais importantes e portanto as primeiras no seu dia.

Utilize ferramentas de gerenciamento de tarefas

Existe uma porção de ferramentas incríveis que facilitam e muito a rotina de trabalho, seja para gerenciar tarefas, para melhorar a comunicação da equipe ou para delegar e repassar projetos e atividades.

Nunca utilizou ferramentas para monitorar e eliminar seus problemas de baixa produtividade? Então aqui vai uma lista de algumas que você vai gostar de conhecer.

  • Trello;
  • Notion;
  • Google Agenda
  • Notas autoadesivas;
  • Slack;
  • Google Docs.

Termine uma atividade todos os dias

Foque em terminar ao menos uma tarefa todos os dias. Essa dica vale não só para a produtividade em si, mas também para a sua autoestima, afinal é muito motivador sentir que conseguir finalizar uma atividade sem problemas, não é?

Evite entrar em reuniões desnecessárias

Sabe aquelas reuniões que poderiam facilmente se tornar um e-mail e obter uma resolução rápida, sem a necessidade de interromper o fluxo de trabalho da equipe? Pois é, elas atrapalham demais a produtividade e comprometem uma parte importante do seu dia, atrasando a entregas importantes.

O ideal antes de planejar uma reunião é definir exatamente o que deve ser tratado em tópicos para agilizar a comunicação e a troca. Além disso, evite alongar o tempo da reunião, caso ela não possa se tornar um e-mail. Trinta minutos são suficientes para feedbacks, repasses e outros assuntos.

Acorde cedo e evite processos complexos

Acordar cedo garante algumas horas de produtividade, conseguindo melhorar a organização dos processos com calma, sem atrasos ou interrupções, o restante do dia se manterá muito mais fluído e eficiente, evitando a indesejada baixa produtividade.

O hábito de acordar cedo aumenta não só a produtividade na vida profissional e nas tarefas pessoais ao longo do dia, esse costume atípico de diversos profissionais, melhora a qualidade de vida do indivíduo de forma comprovada.

Causas e soluções para a baixa produtividade

A produtividade pode se tornar um hábito, se implementada da forma certa e utilizando-se de metas reais e possíveis para sua empresa. Não deixe de testar mudanças e melhorias nos processos e recorrer a metodologias que foquem em como resolver falhas de comunicação na empresa e a desmotivação dos seus funcionários.

Ser produtivo não pode se tornar uma obrigação ou uma ordem, precisa ser um exercício comum as rotinas e para isso você pode usufruir de ferramentas, softwares, metodologias e práticas para facilitar a rotina e melhorar o desempenho e crescimento de sua empresa e de seus colaboradores.

Gostou do artigo? A baixa produtividade é um fator de risco para muitas empresas e profissionais, que buscam constantemente novas formas de melhorar seu desempenho e obter resultados incríveis, sem precisar se desgastar, atuando na estratégia de vendas da sua empresa e elevando o desempenho geral.

E pensando em melhorar ainda mais os seus resultados, a Zendesk tem uma solução especial para você quando o assunto é desempenho e atendimento ao cliente. Um software na medida certa para as suas necessidades e que acompanha o crescimento da sua empresa. 

O software de Atendimento ao Cliente Zendesk atua com clientes e colaboradores, entregando verdadeiras experiências, melhorando o atendimento e sua assertividade, a relação entre a empresa e seus clientes, além de munir e preparar a sua equipe para um fluxo de trabalho mais otimizado, com as funcionalidades que seu time precisa.

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O software de suporte ao cliente da Zendesk é fácil de usar e oferece uma melhor experiência de atendimento.

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