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O que é automação de processos?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 12 março 2021
Última atualização em 12 março 2021

Automação de processos consiste no uso da tecnologia para realizar tarefas, até então, feitas manualmente.

É importante ressaltar que isso não significa substituir a atuação dos profissionais. Bem ao contrário disso, a ideia é utilizar esse recurso para otimizar e facilitar as atividades realizadas diariamente.

O que é automação de processos?

Automação de processos é transformar atividades manuais em atividades realizadas de maneira automatizada com a ajuda da tecnologia.

É, por exemplo, enviar e-mails a vários clientes utilizando, para isso, uma ferramenta própria para essa tarefa, ao invés de enviar os e-mails um a um.

Por que automatizar processos?

Além de fazer parte do processo de transformação digital pelo qual as empresas estão passando, automatizar processos traz inúmeras vantagens para o dia a dia de um negócio.

Entre os que mais se destacam estão:

  • Otimização do tempo
  • Aumento da produtividade
  • Padronização dos processos
  • Diminuição das chances de erros
  • Redução de custos
  • Aumento do poder competitivo
  • Escalabilidade

Otimização do tempo

Uma das primeiras vantagens que se percebe ao automatizar processos é a otimização do tempo para realização das tarefas.

Por exemplo, um relatório de vendas, ou um relatório de produtividade, ao invés de ser feito manualmente e exigir a atenção de um profissional (ou até mais) exclusivamente para isso, pode ser elaborado facilmente com o software adequado.

Aumento da produtividade

Consequentemente, o seu time ganha em produtividade. Afinal, o tempo que estaria sendo empregado para determinada tarefa pode ser direcionado para outra.

Com isso, os seus clientes internos, ou seja, os seus colaboradores, também se sentirão mais satisfeitos, especialmente se eliminarem da sua rotina atividades repetitivas que impactam no resultado a ser apresentado no final do dia.

Padronização dos processos

A automação também contribui para padronizar os processos da sua empresa. A partir do momento que passam a ser realizadas com a ajuda de softwares e outras ferramentas de tecnologia, evita-se que cada colaborador realize determinada tarefa de uma forma.

Com isso, consegue-se também estabelecer um padrão de qualidade aos seus processos e mantê-lo com mais eficiência.

Diminuição das chances de erros

Outro motivo pelo qual a automação de processos vale a pena diz respeito à diminuição dos erros.

Por exemplo, em tarefas repetitivas que requerem digitação ou análise de dados, não são raros os casos de falha humana, por mais que o profissional se atente à sua função.

Ao automatizar esse processo, quem vai realizar essa tarefa é uma máquina. Ainda que possa, eventualmente, acontecer algum erro, as chances são consideravelmente menores comparadas com a atuação de um humano.

Redução de custos

Reduzir custos também é uma maneira de aumentar os lucros, e processos automatizados contribuem para isso.

Além de diminuir o tempo total de execução de alguma tarefa, a automação de processos também contribui para reduzir a necessidade de vários profissionais para exercerem uma mesma atividade.

Dessa forma, você tem a chance de direcionar esses colaboradores para outras funções que contribuirão para o crescimento da empresa.

Aumento do poder competitivo

Quanto mais processos conseguir executar em menos tempo, mais competitiva a sua empresa se torna.

A automação de processos pode contribuir, por exemplo, para entrega de produtos aos clientes em prazos menores, para solução de tickets de atendimento de maneira mais rápida, entre outras possibilidades. 

Dica de leitura: “O que é um sistema de tickets e por que ter um em sua empresa?

Escalabilidade

Por fim, a automação de processos também ajuda a escalar o seu negócio. Isso quer dizer que é possível crescer sem contrair mais gastos ou fazer novos investimentos para isso.

Apesar de ser necessário, inicialmente, o investimento em alguma solução, em longo prazo, basta replicar os processos e promover a escalabilidade da sua empresa.

O que é automação robótica de processos?

Automação robótica de processos, ou RPA, consiste no uso de robôs digitais, os chamados bots, para realizar tarefas repetitivas que antes eram executadas por pessoas.

Por exemplo, é usar um chatbot para o atendimento ao cliente que resolva questões como esclarecimento de dúvidas recorrentes, emissão de boletos de pagamento, acompanhamento de status de pedido, agendamento de serviços etc.

Sobre essa solução, não deixe de ler “O que é chatbot: guia definitivo e completo sobre essa novidade tecnológica

Como automatizar um processo?

Para automatizar um processo é indicado que você:

  • Entenda qual é a necessidade da sua empresa com essa automação
  • Mapeie detalhadamente todas as etapas do processo a ser automatizado
  • Identifique pontos de melhoria na execução desse processo
  • Mantenha o cliente e a sua satisfação como foco da automação de processos 
  • Escolha as soluções que atendem aos pontos anteriores
  • Determine um cronograma para implementação dessa mudança
  • Treine a sua equipe quanto ao uso das novas soluções
  • Acompanhe os resultados obtidos com a automação do processo
  • Faça ajustes sempre que identificar a necessidade de melhorias

Quais são os benefícios da automatização?

A automação de processos é benéfica, principalmente, por otimizar as tarefas executadas diariamente por uma empresa.

Uma vez que as suas atividades são realizadas de forma mais dinâmica, precisa, e em menos tempo, o nível de satisfação dos seus funcionários também aumenta. Esse sentimento, inclusive, tende a refletir diretamente no atendimento prestado ao público

Ainda sobre os clientes, processos mais ágeis, entregas e respostas mais rápidas, diminuição de erros, entre outras vantagens promovidas pela automação de processo, ajudam a elevar o seu nível de satisfação com a marca.

Quais as vantagens e desvantagens da automação de processos?

A principal vantagem da automação de processos é transformar tarefas repetitivas em tarefas automatizadas.

Se há alguma desvantagem quanto a isso, pode ser a compreensão dos colaboradores que não se trata de uma estratégia que vai substituí-los. Na verdade, a ideia é justamente otimizar o dia a dia.

No que diz respeito ao atendimento ao cliente, é bem importante que a empresa não deixe que o atendimento robotizado prevaleça sobre o atendimento humanizado

Assim, a dica é usar soluções que automatizam os seus processos de atendimento, mas que permitam ao cliente falar facilmente com o agente se assim preferir.

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