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Como fazer relatório de vendas em 3 passos simples, mas muito eficientes + 1 dica extra!

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 16 Setembro 2020
Última atualização em 16 Setembro 2020

Uma coisa é certa: toda empresa visa lucros! Mas para constatar se esse objetivo está realmente sendo alcançado, saber como fazer relatório de vendas é fundamental.

Esse documento deve trazer as informações mais importantes sobre as vendas de uma empresa, tais como receita obtida em determinado período, ticket médio, entre outras.

No entanto, na busca por apresentar o máximo de dados possível aos gestores, muitos vendedores inserem informações que não são necessárias, ou mesmo deixam de lado aquelas que fariam diferença nas tomadas de decisões.

Para que você não caia nesse erro, este artigo vai lhe explicar, em 3 passos simples, como fazer relatório de vendas que realmente apresente tudo o que é preciso e, dessa forma, ajudar para que a sua empresa cresça cada dia mais!

O que é um relatório de vendas e qual seu objetivo?

O relatório de vendas é um documento que reúne diversos dados pertinentes a esse setor. Por isso, ele é usado para apresentar informações como:

  • Total de vendas convertidas;
  • Vendas realizadas em cada canal;
  • Volume de vendas obtido em determinado período; 
  • Quais itens estão sendo mais adquiridos pelos clientes;
  • Receita adquirida de modo geral ou por determinado produto ou serviço etc.

No entanto, além de saber como fazer relatório de vendas, é importante que você tenha em mente que esse documento pode ser usado em diferentes situações, por exemplo:

  • Ser solicitado a cada vendedor para que o líder direto possa acompanhar sua performance;
  • Apresentado pelo gerente comercial aos diretores para apresentar a evolução do time;
  • Divulgado a investidores para comprovar o crescimento da empresa.

Ou seja, o relatório de vendas é uma ferramenta importante e bastante útil em diversas situações dentro de um negócio

De modo geral, o objetivo desse documento é ajudar a avaliar a situação comercial de uma empresa e, com base nas informações apresentadas, corrigir falhas e tomar decisões melhores e mais assertivas para maior lucratividade.

Como fazer relatório de vendas completo?

Mas para conseguir tudo isso é bem importante saber como fazer relatório de vendas que traga informações úteis, relevantes e possam realmente ser trabalhadas pelos gestores.

Para isso, você deve seguir esses 3 passos:

  1. Identifique o objetivo do seu relatório
  2. Escolha um formato de apresentação
  3. Colete e apresente as informações certas

1. Identifique o objetivo do seu relatório

Lembra que falamos que esse documento pode ser utilizado em diferentes situações? Por conta dessa flexibilidade, o primeiro passo para saber como fazer relatório de vendas é identificar o seu objetivo.

Esse detalhe é fundamental para que você apresente as informações certas. Por exemplo, se objetivo do relatório que lhe foi solicitado é mensurar o volume de vendas dos canais on-line, de nada vai adiantar apresentar dados sobre a produtividade de cada vendedor, concorda?

É preciso ter em mente que os gestores querem os dados o mais compilados possível. Ou seja, a ideia do relatório de vendas é também facilitar a gestão de uma empresa

Apresentar informações que precisam ser separadas ou interpretadas vai contra o objetivo desse documento, podendo gerar, inclusive, análises equivocadas que comprometam decisões futuras.

Por tudo isso, o relatório de vendas deve ser claro, direto, prático, fácil de ser entendido e que atenda ao propósito de sua apresentação.

2. Escolha um formato de apresentação

Se falarmos de uma forma bem simplória, o relatório de vendas é um documento cheio de números. 

Considerando isso, para que atenda aos requisitos que mencionamos anteriormente é preciso que tenha uma apresentação visual boa.

A escolha do formato da sua apresentação também vai depender do objetivo. Assim, ela pode ser feita de maneira simples e enviada por e-mail, ou em slides quando for divulgada para mais pessoas.

Em resumo, não há uma regra de qual formato deve ter um relatório de vendas, mesmo porque, cada empresa pode ter um padrão de documentos.

No entanto, na hora de definir o seu é bem importante que considere alguns pontos, tais como:

  • Qual configuração mais valoriza os dados que serão apresentados?
  • Gráficos ajudam na análise, ou somente tabelas são suficientes?
  • A apresentação escolhida responde as dúvidas levantadas de forma clara?

3. Colete e apresente as informações certas

Chegamos agora ao ponto mais importante do processo de como fazer relatório de vendas eficaz: quais informações devem ser apresentadas.

Considerando as principais características de um bom relatório, tais como praticidade e facilidade de interpretação, na hora de montá-lo é fundamental evitar dados que não sejam relevantes para o momento.

Mais uma vez, o objetivo do documento é que vai guiar quais informações você deve, ou não, apresentar. 

Mas para que tenha uma ideia, é interessante que saiba que os dados mais comuns apresentados em um relatório de vendas costumam ser:

  • Ticket médio de vendas
  • Custo de Aquisição do Cliente (CAC)
  • Retorno sobre Investimento (ROI)
  • Lifetime Value (LTV)
  • Taxas de retenção
  • Taxa de Churn Rate
  • Número de vendas e receita gerada em determinado período
  • Produtos ou serviços mais comercializados
  • Número de leads e número de conversões
  • Total de vendas geradas por cada vendedor
  • Total de vendas da equipe
  • Vendas por cliente ou setor 
  • Resultado da avaliação das métricas de vendas
  • Receita obtida com determinado produto ou serviço
  • Estimativa para períodos futuros.

Aqui, vale considerar outro detalhe bem importante que impacta diretamente em como fazer relatório de vendas preciso: os dados sazonais e as comparações realizadas com eles.

No caso dos dados sazonais — ou seja, de períodos de vendas específicos, como Natal, Dia das Mães etc — é indicado que não sejam comparados com ciclos comuns. Assim, essas informações só devem ser relacionadas com outras do mesmo período.

Por isso, dependendo do tipo de relatório que está sendo apresentado, é bastante válido considerar a apresentação dessas informações separadamente.

Dica extra de como fazer relatório de vendas

Nossa dica extra de como fazer relatório de vendas de sucesso é: tenha seus dados sempre atualizados.

Sim! Coletar as informações de vendas ao longo dos dias é uma forma bastante eficiente de gerar relatórios de maneira rápida, precisa e livre de falhas.

Imagine receber uma convocação de última hora para participar de reunião e ter que levantar todas as informações em poucos minutos. As chances de apresentar algum número errado são grandes, não acha?

Por isso, é importante que os profissionais dessa área reservem um tempo do seu dia para coletar as informações pertinentes às suas tarefas. 

Dessa forma, sempre que precisarem gerar um relatório de vendas, terão tudo à mão, atualizado e com risco mínimo de erros.

Você pode fazer isso em planilhas de Excel, por exemplo, ou utilizar um CRM de vendas

No caso dessa solução, se tem a facilidade de reunir todas as informações dos seus clientes em um único ambiente, o que melhora a produtividade e também ajuda a aumentar as vendas.

Quer entender mais sobre essa ferramenta? Então leia o nosso artigo “O que é CRM de vendas: definição e 9 motivos para investir em uma plataforma de Customer Relationship Management