Qual a importância da gestão da produtividade para o seu negócio?

Empresas de todos os ramos vivem hoje a busca pela produtividade. Para alcançar esse objetivo idealizado pela própria organização, líderes de todos os níveis hierárquicos recorrem a ferramentas para conferir, aprimorar e gerir as entregas dos processos produtivos e criativos de seus colaboradores.

A função da gestão da produtividade é justamente identificar e alinhar os comportamentos para que o fluxo de trabalho corra de forma eficiente, além de tentar engajar e motivar o máximo possível as equipes de funcionários.

Com o avanço tecnológico, muitas foram as mudanças que ocorreram no ambiente de trabalho e no mundo corporativo como um todo. Além, é claro, do impacto causado também pela recente pandemia de COVID-19. Esses fatores exigiram que o conjunto de técnicas utilizado para gerir a produtividade de uma equipe fosse adaptado a um novo contexto.

Agora, a importância da produtividade no trabalho mudou um pouco de perspectiva. Não é exigido somente uma alta produtividade, mas também a garantia do bem-estar dos trabalhadores. 

Afinal, bons resultados não significam somente quantidade de tarefas realizadas, mas também a qualidade delas e, principalmente, a satisfação e a saúde de todas as pessoas envolvidas no processo produtivo.

Dito isso, é possível afirmar que a gestão da produtividade ocupa hoje uma posição conciliatória dentro das organizações. Suas análises vão de encontro ao equilíbrio entre o nível de produtividade almejado pela empresa e as capacidades e habilidades dos colaboradores, sem que haja nenhum nível de sobrecarga.

O objetivo principal desse novo conceito é auxiliar as organizações a encontrarem o ponto perfeito de um modelo que promova uma produtividade competitiva, porém saudável para todos.

Mas será que você realmente sabe o que é produtividade e os fatores que a influenciam negativa ou positivamente? Para saber a resposta dessa pergunta, continue a leitura até o final!

O que é produtividade?

O conceito de produtividade está diretamente relacionado à alta performance organizacional e à eficiência na entrega de resultados. Mas, mais do que isso, relaciona-se também com a quantidade e a qualidade das entregas em um determinado período.

Produtividade tem também a ver com controle e gestão de tempo. Mas é importante reforçar: há uma diferença entre produzir e ser produtivo.

Produtividade envolve saber priorizar tarefas, que devem ser executadas pelo seu grau de urgência e não por ordem de complexidade, respeitando todos os prazos acordados.

É saber ter um bom planejamento antes de começar a realizar de fato as atividades.

Dando um giro no conceito ao longo da história, vemos que ele mudou e se adaptou ao longo do tempo. Hoje, vivenciamos um momento em que a tecnologia, por meio de aplicativos e softwares de gestão, traz uma série de benefícios para o funcionamento das empresas.

Ao mesmo tempo em que os recursos tecnológicos trouxeram mais oportunidades para alcançar os indicadores de qualidade e produtividade, a pressão pelos resultados impactou diretamente a saúde dos colaboradores.

E o problema está justamente na ausência da gestão da produtividade nas empresas. Segundo estudo realizado pela Ahgora, 59% das organizações não contam com nenhum método de controle de produtividade ou de gestão de ponto no home office.

O número é ainda mais alarmante se formos considerar as empresas que não gerenciam a entrega de tarefas e o cumprimento da jornada de trabalho. 71% das organizações não têm controle sobre isso.

Sem esse acompanhamento de perto, as cobranças e expectativas se tornam utópicas, o que impacta diretamente – de maneira negativa – o bem-estar e a motivação dos membros das equipes. E é justamente por isso que a gestão da produtividade se faz tão necessária nas organizações. Mas, afinal de contas, o que é essa gestão da produtividade?

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O que é gestão da produtividade? 

De maneira sucinta, podemos dizer que a gestão da produtividade é um conjunto de práticas elaboradas com o intuito de gerir e acompanhar de perto os pontos que influenciam na produtividade dentro das organizações. Isso inclui: 

• as metas criadas no planejamento estratégico;
• gestão de tarefas;
• fluxo de trabalho;
• gestão de equipes. 

Esse monitoramento existe para acompanhar quais ações estão funcionando e gerando resultados positivos e quais precisam ser acompanhados de perto e melhorados.

A gestão da produtividade é dividida em quatro aspectos principais. São eles: 

1 – Mensuração

A primeira etapa é a mensuração dos indicadores, uma análise feita com base nos KPIs (Key Performance Indicators) definidos pela organização ou em algum outro padrão medido por meio da comparação. 

Para você não ter dúvidas na hora de escolher o melhor KPI de produtividade, trouxemos alguns exemplos de indicadores de eficiência para você escolher qual se adequa melhor a realidade do seu negócio: 

• Produção por período: calcula o quanto foi produzido em um determinado período de tempo 

• Tempo máximo de resposta: mede o tempo de resposta e te ajuda a visualizar se o SLA está sendo cumprido.

• Capacidade de produção: te ajuda a entender o nível em que está a sua produção e como você pode evoluí-la.

• Entregas no prazo: as entregas feitas dentro do lead time mostram a capacidade da sua equipe de cumprir prazos e evidencia se todos os processos estão – ou não – funcionando. 

2 – Análise

Após definir o KPI de produtividade que será estudado, é hora de transformar os dados em informações relevantes para, aí sim, ser possível ter uma visão geral do cenário da sua empresa e começar a compreendê-la.

Essa análise deve ser sempre baseada em dados e métricas, comparando as informações de forma objetiva para medir se o KPI em questão cresceu ou reduziu.

3 – Planejamento 

A partir das conclusões obtidas pela análise dos KPIs, chegou a hora de avaliar quais ações de melhoria devem ser tomadas com base nas informações trazidas no relatório.

É o momento de repensar estratégias e deixar toda a organização alinhada ao mesmo propósito, baseado em dados e métricas reais.

4 – Mão na massa

A última etapa é a hora de colocar a mão na massa. Tirar do papel as propostas e ideias pensadas em conjunto na etapa anterior e partir para a ação.

Essas novas metas e objetivos definidos vão demandar que os indicadores passem por uma reformulação, para que o acompanhamento seja contínuo e a empresa consiga notar se a estratégia surtiu os efeitos esperados na produtividade da empresa – seja no desempenho e na saúde dos colaboradores, seja na quantidade de entregas.

Gestão de produtividade em um só lugar

Se você busca, por exemplo, melhorar a produtividade da sua equipe de atendimento ao cliente, é indispensável que sua empresa adote o uso do software de CRM da Zendesk.

Com ele, você não só potencializa a produtividade como a satisfação da sua equipe, ao oferecer um sistema em que é possível otimizar tarefas, coletar e analisar dados, gerenciar todo o processo de atendimento em um só lugar e muito mais!