Gestão de telecomunicações: o que é e como implementar?

Fazer uma boa gestão de telecomunicações é essencial para manter o funcionamento eficaz de uma empresa.

Um dos motivos é que, como mostrou o Relatório de Tendências no Atendimento ao Cliente da Zendesk, o número de tickets de ligações telefônicas apresentou um aumento de 24% entre 2020 e 2021. 

Diante disso, as companhias devem ser capazes de manejar seus processos de comunicação, sejam eles internos ou externos, para dar conta da demanda. 

Por isso, vamos mostrar não apenas o que é a gestão de telecom, mas algumas dicas de como implementá-la no seu negócio e os benefícios dessa estratégia.

O que é gestão de comunicações?

Gestão de telecomunicações, ou simplesmente gestão de telecom, é uma técnica de gerenciamento dos meios e serviços de telecomunicação usados por uma firma. 

O objetivo é garantir o uso correto dos recursos disponíveis, para reduzir os gastos e poupar o tempo de todos os colaboradores.

>>>> Veja mais: a importância da gestão de processos nas empresas + 5 dicas

Quais as vantagens de fazer a gestão das contas de telecom?

Até aqui, deu pra perceber qual a importância da gestão de serviços dentro da empresa? Pois saiba que essa prática contribui para melhorar o funcionamento do seu negócio. 

Algumas das principais vantagens são:

• reduzir os gastos com equipamentos e planos; 
• agilizar os procedimentos de auditoria de despesas; 
• centralizar informações sobre o uso dos dispositivos e contas; 
• identificar aparelhos defasados ou fora de uso; 
• aumentar a produtividade dos colaboradores; 
• prevenir a queda dos serviços essenciais de comunicação. 

Olhando por esse lado, fica fácil entender porque há cada vez mais empreendimentos que estão investindo nesse tipo de sistema, não é mesmo? 

>>>> Leia mais: gestão dos processos organizacionais – o que é, importância e como fazer

5 dicas para implementar uma gestão de telecom eficiente 

A gestão de telecom do seu negócio não precisa ser um bicho de sete cabeças. Sim, é verdade que esse é um processo trabalhoso, porém, nem de longe é impossível de ser feito. 

Para mostrar isso a você, separamos a seguir algumas dicas de como implementar a tecnologia em gestão de telecomunicações na sua companhia. Confira!

1. Identifique seus gastos 

O primeiro passo para fazer a gestão de contas de telecom de maneira eficiente é identificar e revisar todos os gastos da sua empresa com telecomunicação. 

A relevância disso vem do fato de que, para garantir o gerenciamento das contas disponíveis, é necessário saber os valores das faturas mensais. 

A partir disso, você consegue descobrir se o valor pago é condizente com o ritmo de uso e abre margem para negociar melhores condições com seu provedor. 

Essa etapa ajuda até mesmo a identificar erros que causam um aumento nos preços cobrados e, assim, corrigi-los. 

2. Faça um inventário dos seus ativos 

Após descobrir quanto você gasta, a dica é elaborar um inventário dos seus ativos. Isto é, identificar todos os dispositivos e linhas que são usados. Além disso, tente detectar a frequência com que cada um deles é utilizado no dia a dia. 

Essas duas ações permitirão que você faça um mapeamento geral, a fim de guiar as decisões futuras. Por exemplo, as linhas que podem ser descontinuadas, os serviços que demandam um upgrade e muito mais. 

3. Entenda a estratégia da sua concorrência  

Uma maneira de saber se você está no caminho certo na gestão de contas de telecom é analisar o que seus concorrentes fazem. Tanto aqueles que têm sucesso, quanto os que deram errado, para conferir o que evitar. 

Essa prática ainda é bastante útil para encontrar provedores melhores por preços mais em conta. 

>>>> Leia também: análise de concorrência – 5 atalhos + 7 ferramentas para aprender na prática

4. Treine seus colaboradores

De nada adianta investir tempo e dinheiro em um plano de gestão de telecom, se seus colaboradores não estiverem alinhados com todas as práticas estabelecidas. 

Por esse motivo, é imprescindível oferecer treinamento. Essa atitude serve para alinhar as políticas de uso dos equipamentos e planos, o que é esperado de cada um e como utilizar os recursos disponíveis de maneira consciente. 

Um dos benefícios dessa estratégia é a redução de gastos. No fim das contas, ter um guia claro do que fazer ajuda a evitar erros que danificam todo o sistema. 

5. Escolha a ferramenta certa 

Por último, o uso da tecnologia em gestão de telecomunicações é algo que veio para ajudar e agilizar todo o processo. Por isso, é fundamental escolher uma boa ferramenta para mediar todas as ações. 

E isso não envolve apenas investir em equipamentos para uso diário. Aqui, a dica de ouro é adotar um bom software para monitorar o funcionamento dos dispositivos, assim como coletar dados de uso e garantir que o serviço esteja sempre funcionando. 

Tenha o controle da sua empresa em um só lugar 

Como falamos, a tecnologia é uma grande aliada da gestão de telecomunicações. Com o software correto, você otimiza seu negócio de dentro para fora, melhorando a experiência dos clientes e colaboradores.

A ferramenta certa te ajuda a se conectar melhor com o público e oferecer um contato personalizado, acessível, integrado e disponível 24 horas, todos os dias da semana. 

Um exemplo é o Zendesk Service, o software de atendimento ao cliente da Zendesk, que entrega tudo o que você precisa para facilitar o dia a dia. Teste grátis e confira na prática o que ele pode fazer pela sua empresa.