Gestão de processos organizacionais: o que é, por que é importante e 5 dicas de como fazer corretamente na sua empresa

A gestão de processos organizacionais trata da organização dos recursos necessários para fazer funcionar os processos de geração de valor de uma empresa, além de seu monitoramento, controle e melhoria contínua.

E como anda a gestão de processos organizacionais no seu negócio?

Esse é um aspecto determinante para garantir vantagem competitiva e conseguir se destacar no mercado.

Gerenciar corretamente os processos de negócio contribui para elevar o nível dos resultados, melhorar a qualidade das entregas, otimizar os recursos disponíveis, reduzir significativamente os custos operacionais e aumentar a satisfação dos clientes.

Tendo isso em vista, elaboramos este conteúdo para explicar o que é e qual a importância da gestão de processos organizacionais, além de trazer 5 dicas de como torná-la mais eficiente:

1. Faça um mapeamento de atividades
2. Adote indicadores-chave de desempenho
3. Promova a melhoria constante
4. Ofereça treinamentos para os colaboradores
5. Utilize a tecnologia como aliada

Continue a leitura para entender também quais são os grupos de processos de gerenciamento de projetos.

Leia também: Como melhorar processos internos da sua empresa? 7 dicas que vão turbinar o fluxo de trabalho das suas equipes!

O que é gestão de processos organizacionais?

Um processo organizacional se refere a um conjunto de tarefas e atividades que se relacionam entre si e que são esquematizadas de modo a transformar entradas em saídas. Estas, por sua vez, se transformam em entradas de um processo seguinte ou se destinam ao cliente final.

Logo, a gestão de processos de negócio é a atividade que organiza os recursos (humanos, tecnológicos, financeiros, de tempo etc.) necessários para viabilizar esses processos.

Além disso, gerenciar processos organizacionais é identificar, monitorar e exercer controle sobre cada etapa desses processos a fim de:

• Garantir a qualidade final das saídas;
• O alinhamento estratégico com os objetivos da organização;
• A participação efetiva de todos os envolvidos.

Os processos podem ser gerenciados de acordo com a hierarquia funcional deles dentro da empresa ou de maneira sistêmica. Esta última é a abordagem mais indicada, pois a gestão é feita considerando a influência que cada processo organizacional exerce um sobre o outro.

Processos de gerenciamento de projetos

Projetos são diferentes de processos.

Processos são sequências de atividades que se repetem continuamente, de forma padronizada, com o objetivo de gerar valor para um negócio. Assim, procesos não tem uma data de início e de término, eles são atividades continuadas.

Já um projeto tem um objetivo específico, data de início e de término e não se repete de forma idêntica, porque projetos são únicos.

No entanto, você pode usar processos para gerenciar projetos.

De acordo com a 6ª edição do guia PMBOK, há basicamente 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos.

1. Iniciação

Abrange os primeiros passos para realização um novo projeto ou de uma nova fase do projeto.

2. Planejamento

Refere-se à estruturação das fases do projeto.

3. Execução

Trata das ações que vão colocar em prática o que foi definido no planejamento a fim de garantir o cumprimento dos requisitos pré-estabelecidos.

4. Monitoramento

Acompanhamento e controle do desempenho das ações.

5. Encerramento

Abrange os processos para concluir uma fase ou o projeto como um todo um projeto. Registram-se as lições aprendidas para futuros projetos.

Leia também: Gestão de projetos de TI: entenda o que é, suas etapas + dicas de como fazer um gerenciamento eficaz

A importância da gestão de processos organizacionais

Promover uma gestão de processos organizacionais de qualidade é extremamente importante para a manutenção da vantagem competitiva do seu modelo de negócio.

Com a correta gestão de processos, você passa a conhecer melhor como as engrenagens da sua empresa funcionam. Dessa forma, é possível identificar gargalos, reduzir desperdícios e descobrir maneiras de tornar os processos mais eficazes e eficientes.

A gestão de processos ajuda a otimizar o tempo dos colaboradores, permitindo que eles se dediquem a tarefas que realmente geram valor para o negócio. Isso impacta positivamente na produtividade das equipes

Gerenciar os processos é importante também para reduzir ao máximo as falhas na execução e maximizar a qualidade final.

5 dicas de como fazer uma eficiente gestão de processos organizacionais

Bom, agora que você já sabe o que é e qual a importância da gestão de processos de negócio, veja a seguir 5 dicas fundamentais para executá-la corretamente.

1. Faça um mapeamento de atividades

O mapeamento das atividades consiste em conhecer quais são os seus processos de negócio e como eles funcionam atualmente.

Isso é essencial para promover uma gestão de qualidade, identificando e efetuando as melhorias necessárias.

2. Adote indicadores-chave de desempenho

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são ferramentas indispensáveis para que o gestor possa mensurar e monitorar o desempenho das equipes nos processos organizacionais.

Por meio de dados concretos, será possível enriquecer as análises e identificar com mais clareza os pontos fortes e fracos da gestão.

DICA: KPIs para call center: qual a importância de monitorar resultados?

3. Promova a melhoria constante

Com base nos resultados apresentados pelo KPIs, promova a melhoria constante dos processos. Para isso, conte com a colaboração de todos os envolvidos.

Analise os KPIs, veja em que etapas do processo eles nãos são atingidos e desenhe novos procedimentos para que essas etapas sejam melhoradas.

4. Ofereça treinamentos para os colaboradores

Ao definir os novos processos melhorados, é fundamental treinar os colaboradores para que exerçam suas atividades segundo os novos procedimentos.

Além disso, contar com equipes bem treinadas e capacitadas também é essencial. Nesse sentido, ofereça treinamentos e cursos de gestão de processos para os colaboradores.

5. Utilize a tecnologia como aliada

A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de processos organizacionais. Com um software especializado, você consegue gerenciar melhor os recursos disponíveis, os fluxos de trabalho e a comunicação interna.

E aí? Ficou claro o que é gestão de processos organizacionais? Coloque em prática as nossas dicas e eleve o desempenho da sua empresa.