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Gestão de projetos de TI: entenda o que é, suas etapas + dicas de como fazer um gerenciamento eficaz

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 6 Agosto 2020
Última modificação 6 Agosto 2020

Por que uma boa gestão de projetos de TI (tecnologia da informação) é tão importante? Bem, podemos começar ressaltando que essa é uma área que, cada dia mais, tem conquistado lugar de destaque nas empresas.

De acordo com a ABES, Associação Brasileira das Empresas de Software, o Brasil ocupa o 9º lugar no ranking mundial de investimentos em TI, chegando a US$ 47 bilhões em 2018. Com esse número é possível acreditar que as organizações estão realmente em busca de inovações tecnológicas. 

Além disso, uma gestão de projetos de TI adequada é fundamental para que o gestor tenha um controle melhor das etapas a serem realizadas, do desempenho da equipe e, com isso, consiga apresentar os resultados almejados.

Por isso, a função do gerente de projeto, profissional responsável por essa gestão, também contempla “desenhar” esse planejamento, além de definir todas as etapas necessárias para cumprimento das atividades que o envolve.

Mas como fazer isso? Existem técnicas e metodologias que podem ser aplicadas? Qual melhor caminho a ser seguido?

Mas o que é gestão de projetos de TI?

Gestão de projetos de TI é uma estratégia que visa organizar, programar e delegar tarefas, de modo que sua conclusão e resultados vá ao encontro dos objetivos do solicitante, que pode ser um cliente ou a própria empresa.

Para isso, são utilizadas ferramentas e habilidades com o objetivo de:

  • Identificar tudo o que é preciso para que o projeto “saia do papel” e se torne uma realidade;
  • Ajustar as expectativas e necessidades do solicitante à realidade do que o projeto consegue atender;
  • Fazer uma análise completa do orçamento necessário para execução, além dos recursos, riscos e estabelecimento de prazos.

Como é o ciclo de vida de uma gestão de projetos de TI? 

Todo projeto, seja ele de tecnologia da informação ou não, costuma ter um ciclo de vida. Essa primeira divisão é importante para que os objetivos, recursos, orçamento, prazos, entre outros pontos, sejam definidos.

Por isso, um bom gerenciamento de projetos costuma ser dividido em 5 etapas:

  • Iniciação
  • Planejamento
  • Execução
  • Monitoramento e controle
  • Encerramento

Iniciação

A primeira etapa da gestão de projetos de TI consiste na definição do seu propósito. Ou seja, em identificar para quê e porquê o projeto está sendo criado.

Planejamento

Na segunda etapa devem ser definidas quais estratégias serão utilizadas para que o projeto se inicie e alcance o objetivo proposto.

Aqui, também pode ser definida a equipe que participará do projeto e quais recursos são necessários para que seja criado.

Execução

É o início, propriamente dito, do projeto. Fase na qual os profissionais de TI colocarão em prática as ideias para que o projeto se torne realidade. 

Monitoramento e controle

Nessa etapa do gerenciamento de projetos é indicado que o gestor faça uma análise da evolução. Para isso, deve utilizar indicadores e parâmetros que o ajude a identificar se o andamento do projeto está de acordo com o programado.

Caso não esteja, é importante redefinir estratégias, de modo que consiga, juntamente com sua equipe, atingir as metas e objetivos propostos inicialmente.

Encerramento

Fase final da gestão de projetos. Isso indica que os testes foram satisfatórios e que já é possível entregar o produto final ao solicitante.

O que, e quais são, as áreas de gerenciamento de projetos?

Porém, além da divisão do ciclo de vida, existem as áreas de gerenciamento de projetos. Essa separação ajuda o gestor a gerenciar com mais eficácia e ter uma visão mais ampla e clara do que contempla cada etapa. 

Além disso, dividir a gestão de projetos de TI em partes ajuda a conduzir melhor a equipe, estipular e cumprir prazos, e a acompanhar a evolução do que está sendo desenvolvido.

Uma das estratégias mais utilizadas para definir essas áreas é o PMBOK, sigla para Project Management Body of Knowledge, em português Conhecimento em Gerenciamento de Projetos.

Trata-se de uma espécie de guia de boas práticas de gestão que visa aumentar a eficácia das atividades a serem executadas. 

Regularmente revisado pelo Project Management Institute (PMI), instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos, a proposta do PMBOK é difundir práticas que foram testadas e consideradas eficientes por gerentes de projetos de todo o mundo.  

A ordem de aplicação do PMBOK deve ser compatível com a realidade da empresa e do projeto.

1. Gerenciamento de aquisições do projeto

Definição e aquisição das ferramentas necessárias para execução do projeto, bem como da equipe.

2. Gerenciamento da qualidade do projeto

O objetivo dessa parte da gestão de projetos de TI é minimizar a insatisfação das partes interessadas. Para isso, é importante analisar a qualidade do projeto e também do produto.

3. Gerenciamento de riscos do projeto

Análise e identificação dos possíveis riscos que podem impactar a conclusão do projeto. Essa parte do gerenciamento ajuda a definir quais ações devem ser tomadas frente a cada problema.

4. Gerenciamento do escopo do projeto

Definição do objetivo, das tarefas necessárias para execução do projeto, incluindo o gerenciamento de escopo que compõe planejamento, coleta de requisitos, criação da estrutura analítica, validação e controle.

5. Gerenciamento de custos do projeto

Planejamento dos custos necessários para a conclusão do projeto de TI, incluindo estimativa, criação de orçamento e controle.

6. Gerenciamento de integração do projeto

O gerenciamento de integração tem por objetivo garantir que todas as partes envolvidas na sua conclusão se conectem e caminhem juntas, de modo que os prazos sejam cumpridos e o objetivo alcançado com o mínimo de atrito possível.

7. Gerenciamento das comunicações do projeto

Além da divisão de tarefas, é preciso que o gestor do projeto garanta a boa comunicação entre os membros da sua equipe. Dessa forma, as informações sobre o projeto circularão adequadamente entre todos, contribuindo para sua finalização.

8. Gerenciamento de recursos humanos do projeto

Dentro da gestão de projetos de TI é importante que a responsabilidade de cada profissional esteja bem definida. 

Para isso, cabe ao gestor trabalhar adequadamente os recursos humanos que tem disponível, atribuindo a cada um tarefas compatíveis com suas habilidades e experiências.

9. Gerenciamento de tempo do projeto

Também chamado de gerenciamento de cronograma, consiste em fazer uma boa gestão de tempo. Para isso, devem ser criados cronogramas que estipulem prazos, fazer estimativas de conclusão de cada fase e definir em qual momento cada etapa deve ser iniciada.

10. Gerenciamento das partes interessadas

Também cabe ao gerente de projetos manter as expectativas das partes interessadas alinhadas à evolução do projeto.

Para isso, é importante que mantenha contato constante com todos os envolvidos, a fim de mantê-los atualizados sobre o andamento e resultados.

Como implementar uma boa gestão de projetos de TI?

Parece muita coisa, não é? Mas a ideia de separar a gestão de projetos de TI em partes é justamente essa: facilitar o trabalho do gestor e contribuir para que a equipe desenvolva suas atividades da melhor maneira possível.

Mas além disso, há outras ações que um gerente de projeto pode colocar em prática para alcançar bons resultados, tais como:

  • Definir prioridades;
  • Fazer uma análise de riscos aprofundada;
  • Trabalhar com prazos realistas;
  • Documentar todas as etapas;
  • Reportar a evolução aos envolvidos;
  • Colaborar para manter a equipe motivada;
  • Manter o time atualizado sobre a evolução do projeto;
  • Utilizar métodos e metodologias de gerenciamento de projetos, como o PMBOK ou Scrum; 
  • Utilizar ferramentas de gestão de projetos, por exemplo, um CRM, Customer Relationship Management.

Quer saber mais sobre essa solução? Então leia o nosso artigo “Cinco perguntas que todos os líderes de TI devem fazer sobre suas plataformas de CRM

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