Técnicas de gerenciamento de projetos: 9 opções e como funcionam

Adotar técnicas de gerenciamento de projetos é essencial para estruturar adequadamente quais devem ser as ações tomadas para alcançar o resultado desejado com essa iniciativa.

Os diferentes tipos de metodologia de projetos que podem ser adotados por uma empresa ajudam não apenas na estruturação do planejamento, mas também na execução, no monitoramento e no controle.

Entre as principais técnicas de gerenciamento de projetos que podem ser utilizadas para essa finalidade estão:

• Gráfico de Gantt; 

• PMBOK;

• Scrum;

• PRINCE2;

• PERT;

• Extreme Programming;

• Kanban;

• Método do Caminho Crítico (CPM);

• Diagrama de Ishikawa.

Cada uma dessas metodologias de gestão de projetos têm a sua própria estrutura de organização e técnicas para iniciar, acompanhar, otimizar e entregar um projeto com qualidade. 

Seja para a criação de um produto, o lançamento de uma campanha ou a execução de um serviço, é fundamental que esse gerenciamento aconteça. Afinal, essa abordagem é a responsável por juntar todas as partes de um planejamento e, com isso, contribuir para um resultado de qualidade. 

Mas entre tantas ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos, qual a mais adequada para o seu planejamento?

Neste artigo, você vai conferir detalhes sobre cada um dos tipos de metodologia de projetos que citamos e, com isso, ter base para escolher o mais indicado para o seu propósito.

Dica de leitura: “10 melhores livros de gestão de projetos”

9 técnicas de gerenciamento de projetos

1. Gráfico de Gantt 

O Gráfico ou Diagrama de Gantt permite que o gestor separe um projeto em várias etapas, defina quantos dias cada uma vai durar e quando uma atividade deve ser iniciada tendo como base a anterior.

Na prática, essa técnica de gerenciamento de projetos permite acompanhar e controlar, de maneira visual, o cronograma de um planejamento em gráficos criados em sistemas, tais como o MS Project ou o Excel. 

Para usar essa ferramenta é importante definir a data de início e a data de fim de um projeto. Também é fundamental “quebrar” o planejamento em atividades realizáveis e distribuí-las no período de execução, de acordo com o número de dias que cada etapa precisa. 

Nesse gráfico, é possível organizar as fases que podem ser executadas paralelamente e as que devem começar quando outra acabar. 

Uma das grandes vantagens, é que essa técnica permite uma visão por etapas e também uma visão macro de cada projeto.

2. PMBOK

O PMBOK é uma das técnicas de gerenciamento de projetos mais usadas atualmente por empresas que contam com projetos longos e com muitas fases a serem cumpridas. 

Lançado pelo Project Management Institute (PMI), o Guia PMBOK reúne um amplo volume de informações sobre gestão de projetos. Sendo uma das principais referências na área. 

De maneira geral, as técnicas apresentadas no guia apresentam 5 etapas que, segundo o guia, são cruciais para a execução ideal da gestão de projetos. São elas:

• Iniciação

• Planejamento

• Execução

• Monitoramento e Controle

• Encerramento

O PMBOK apresenta 10 áreas do conhecimento e 49 processos diferentes, separados entre cada uma das etapas anteriores, que contemplam todos os stakeholders, área de recursos humanos, comunicação, gestão de tempo, custos e muito mais. 

Devido a sua robustez, o PMBOK se adapta melhor a gestão de projetos de longo prazo, que tem dezenas de etapas e profissionais envolvidos. 

Entre as áreas abordadas e geridas pelo modelo de PMBOK estão: 

• Gerenciamento de aquisições do projeto, 

• Gerenciamento da qualidade do projeto, 

• Gerenciamento de riscos do projeto, 

• Gerenciamento do escopo do projeto, 

• Gerenciamento de custos do projeto, 

• Gerenciamento de integração do projeto, 

• Gerenciamento das comunicações do projeto, 

• Gerenciamento de recursos humanos do projeto,

• Gerenciamento de tempo do projeto, 

• Gerenciamento das partes interessadas.

3. Scrum

Cada vez mais empresas adotam a metodologia ágil, ou Agile, para a gestão de projetos. Isso acontece porque esse modelo ajuda na organização de projetos mais curtos e, principalmente, com diversas etapas de curta duração. 

A gestão de projetos de TI, por exemplo, pode se dar muito bem com a metodologia Agile. 

O Scrum é um método ágil para gestão de projetos que divide um projeto completo em vários microprojetos, micro entregas, ciclos ou fases.

Esses “pacotes” de entrega são denominados sprints, que podem durar uma semana, por exemplo. 

Com a entrega desses “pacotes”, as partes interessadas, como os clientes ou mesmo um determinado setor da empresa, podem analisar o que foi desenvolvido e apontar as alterações necessárias naquela pequena entrega. 

Isso evita que seja preciso desenvolver todo o projeto para, apenas no final, observar alguma necessidade de alteração. 

Sugestão de leitura: “O que é metodologia ágil? Para que serve?”

Como o próprio nome sugere, estamos tratando de uma metodologia dinâmica que permite entrega e alteração ágil no projeto. 

Por ser flexível, é uma metodologia de gestão de projetos que se adapta perfeitamente a projetos dinâmicos, como os realizados em agências de marketing, startups, empresas de TI, criação de softwares e mais. 

A cada período são definidos os processos que devem ser entregues ao final das sprints que, geralmente, ocorrem dentro de um período de 1 a 3 semanas. 

É um modelo que se adapta muito bem à realidade mutável e imediatista do mundo em que vivemos atualmente. 

4. PRINCE2

O PRINCE2, ou Projetos em Ambientes Controlados, também é uma técnica de gerenciamento de projetos muito flexível. Seu objetivo é entregar projetos dentro do prazo e dentro do custo de produção ideal. 

Cada etapa tem um responsável que é definido no início do planejamento. Com as tarefas e expectativas determinadas e compartilhadas, o projeto é iniciado de maneira ágil e eficiente, com acompanhamento e apoio do gestor. 

Tudo isso deve ser realizado considerando os sete princípios, temas e processos que compõem o PRINCE2, que são:

5. PERT  

Tempo e custo para a conclusão do projeto são os principais critérios observados e medidos nessa técnica de gerenciamento de projetos, muito aplicada em fábricas e indústrias. 

PERT, Project Evaluation Review Technique, ou ainda, Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos, auxilia no agendamento e coordenação de tarefas durante um projeto e o tempo necessário para completá-las. 

Representa os marcos do projeto em um diagrama de rede, considerando os riscos e os tempos de conclusão de cada fase. 

6. Extreme Programming (XP)

Assim como Scrum, tem suas raízes na metodologia ágil de gestão de projetos. Suas principais preocupações são alcançar a excelência na qualidade do produto e ampliação da satisfação do cliente. 

Essa metodologia é prioritariamente voltada para a gestão de pequenas equipes e times de TI. 

Esse método está apresentado e explicado no livro Extreme Programming Explained de Kent Beck. Vale a pena conferir e entender como os princípios listados abaixo são postos em prática:

• Produzir todos os softwares em pares

• Iniciar projetos com um design simples

• Remover a complexidade desnecessária

• Colocar um sistema mínimo em produção ágil e mais. 

7. Kanban

O Kanban é uma abordagem mais visual para gerenciar o projeto, o tempo e o orçamento envolvido.

Foi desenvolvido pela Toyota na década de 1960, para gerenciar estoque e gestão de produção em linhas de montagem. 

O modelo prevê a entrega contínua, podendo ser combinada com a metodologia Scrum, organizando o que deve ser entregue, quando, com qual qualidade e quantidade.

Não deixe de ler: “Scrum vs Kanban: qual o melhor para seu projeto?”

8. Método do Caminho Crítico (CPM)

O CPM foi criado em 1950, e tem como principal objetivo evitar atrasos e folgas nos projetos.

Representado por um diagrama linear, o Método do Caminho Crítico é uma representação visual de todas as tarefas que precisam ser executadas, considerando uma linha sequencial temporal.

Esse é um dos tipos de metodologia de projetos que ajuda a identificar a interdependência entre as atividades, tendo como base o tempo de execução de cada uma.

Com isso, é possível priorizar tarefas, definir sequências, e finalizar o processo de maneira mais ágil e completa.

9. Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como “espinha de peixe”, o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual utilizada para gestão e controle de qualidade.

O principal objetivo dessa metodologia é identificar problemas e, com isso, analisar as suas possíveis causas. 

Essa metodologia é bastante utilizada para aprimorar processos de produção e manufatura. No entanto, é perfeitamente aplicável como técnica de gerenciamento de projetos, ajudando a identificar pontos de melhoria e quais etapas devem ser executadas primeiro para atingir os objetivos do planejamento.

Por que utilizar uma metodologia de gestão de projetos?

Depois de conhecer todas essas técnicas de gerenciamento de projetos, você ainda tem dúvidas de por quais motivos utilizá-las?

Então vamos salientar a por que utilizar a metodologia de gestão de projetos utilizando um exemplo.

Imagine uma empresa desenvolvedora de sites. Quando um projeto se inicia nessa organização, parte dele será desenvolvida pela equipe de design, outra pelos desenvolvedores, outra pelo time de sucesso do cliente e assim por diante.

Além disso, estarão envolvidos também profissionais de atendimento, da área comercial, de marketing, vendas, a equipe de Business Intelligence e, claro, o cliente, 

Integrar todas essas áreas e as tarefas que cada uma delas deve executar, garantir que tudo será feito no momento certo, de acordo com o fluxo do projeto, e sem perder o foco na qualidade da entrega, é responsabilidade do gestor de projetos. 

Para fazer tudo, ele precisa ter ao seu favor ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos. 

Esse profissional, com as metodologias de gestão de projetos, tem a missão de reunir as peças para que o planejamento seja entregue cumprindo todos os requisitos estabelecidos. 

Ou seja, a gerência de projetos funciona como um maestro que direciona uma orquestra. Entretanto, para que tudo funcione como o desejado, é fundamental a escolha de um tipo de metodologia de projetos certo. 

A importância de escolher as técnicas de gerenciamento de projetos certas 

É essa escolha que auxiliará o gestor a dividir o plano em partes (tarefas e atividades) e depois reunir essas partes novamente, seguindo o melhor fluxo possível para garantir a produtividade e excelência. 

Para isso, é essencial conhecer quais são as principais metodologias de gestão de projetos e definir qual delas é a mais indicada para o plano que preciso cuidar.

Por fim, lembre-se que parte da gestão de projetos está relacionada à gestão de relacionamento e experiência do cliente. 

Toda a experiência dos consumidores com uma marca deve ser acompanhada e otimizada antes, durante e depois do projeto ser entregue. 

Uma boa maneira de fazer isso é combinando técnicas de gerenciamento de projetos com sistemas de gestão de relacionamento com o cliente.