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Qual a importância da gestão de processos nas empresas: tudo o que você precisa saber

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 17 Dezembro 2020
Última atualização em 17 Dezembro 2020

Segundo uma pesquisa da Euax, 97% das empresas que usam gestão de processos fazem isso com o objetivo de melhorar sua performance. Outro estudo, da ABPMP (Association Business Process Management Professionals) mostrar os principais motivos do uso da gestão de processos nas organizações:

  • 67% das empresas apontam a melhoria da produtividade e a percepção de valor pelos clientes
  • 58% buscam a eficiência produtiva
  • 41% visam melhorar a qualidade de seus produtos

Assim, fica claro o quanto as empresas acreditam que a gestão de processos organizacionais pode ser benéfica para seus negócios.

Mas e você? O que você sabe sobre gestão de processos organizacionais?

Uma empresa tende a atingir resultados mais expressivos e competitivos quando ela possui fluxos de trabalho bem desenhados e faz o acompanhamento constante da execução de suas tarefas cotidianas.

Se essa é uma temática que você ainda não domina muito bem, fica tranquilo que vamos te ajudar.

Nas próximas linhas, você vai entender melhor o que é e qual a importância da gestão de processos nas empresas.

Convidamos você a continuar a leitura deste conteúdo para conferir também 5 dicas fundamentais de como promover uma eficiente gestão de processos organizacionais na sua empresa:

  1. Mapeie os seus processos atuais;
  2. Identifique quem são os envolvidos e suas responsabilidades;
  3. Faça a modelagem dos seus processos;
  4. Teste o processo que você redesenhou;
  5. Não deixe de monitorar seus processos.

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O que é gestão de processos de negócios?

Em linhas gerais, processos são formados por um conjunto de atividades que são executadas sequencialmente com o intuito de transformar entradas em saídas de maneira ordenada.

Tendo isso em vista, podemos definir o que é gestão de processos como uma forma de organizar a execução dessas atividades a fim de garantir o correto uso de recursos e a otimização dos resultados.

A gestão de processos organizacionais busca mapear o fluxo de atividades e promover o aperfeiçoamento contínuo a partir da identificação de pontos de melhoria.

Qual a importância da gestão de processos nas empresas?

A importância da gestão de processos nas empresas reside principalmente no fato de que essa é uma prática que influencia o nível de competitividade do negócio no mercado.

Uma empresa capaz de organizar seus processos consegue identificar oportunidades de melhoria mais facilmente e torná-los mais eficientes.

Com uma boa gestão de processos, é possível reduzir custos e distribuir os recursos disponíveis de maneira mais eficaz.

Além disso, a produtividade dos colaboradores também melhora consideravelmente quando a empresa tem plena consciência e controle sobre o funcionamento de seus processos.

Vale a pena ressaltar também que a importância da gestão de processos nas empresas pode ser observada na qualidade das saídas e na percepção de valor por parte dos clientes.

A empresa que se atenta a esse importante aspecto do negócio consegue otimizar seus fluxos de trabalho, potencializar seus ganhos financeiros e tomar decisões mais ágeis e assertivas.

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5 dicas para promover uma eficiente gestão de processos na sua empresa

Agora que você já sabe o que é gestão de processos e sua importância para o bom desempenho dos negócios, confira a seguir 5 dicas essenciais de como promover uma gestão de processos mais eficiente na sua empresa.

1. Mapeie os seus processos atuais

A primeira dica para uma boa gestão de processos consiste em fazer um mapeamento de atividades.

É de extrema importância que você entenda como seus processos ocorrem hoje para, a partir disso, identificar os pontos que podem ser melhoradas e aqueles que devem ser mantidos como estão.

2. Identifique quem são os envolvidos e suas responsabilidades

Procure identificar quem são os colaboradores envolvidos no processo analisado e suas respectivas responsabilidades. 

Avalie o desempenho desses profissionais e veja se há necessidade de realizar troca de funções.

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3. Faça a modelagem dos seus processos

A modelagem é uma representação de todas as etapas do processo, das entradas até as saídas. Após o mapeamento, é interessante que você redesenhe os fluxos de trabalho, buscando estancar gargalos e efetuar as melhorias necessárias.

4. Teste o processo que você redesenhou

É importante que você realize testes após remodelar o processo em questão. A intenção é garantir que as mudanças feitas realmente trazem efeitos positivos. 

Procure sempre promover a melhoria constante de acordo com o que for sendo observado durante a execução do processo.

Em outras palavras: se o processo não atinge as metas, precisa ser melhorado!

5. Não deixe de monitorar seus processos

É de extrema importância que você monitore constantemente os seus processos. Por meio de indicadores de desempenho, é possível saber se os fluxos estão ocorrendo conforme o esperado e se há ajustes a serem feitos.

Dessa forma, você consegue mensurar os resultados e fazer o controle de qualidade.

Ficou claro qual a importância da gestão de processos nas empresas?

Dedique-se a esse importante aspecto e alavanque os resultados do seu modelo de negócio.

Como você viu, para a correta gestão de processos empresariais é muito importante que você tenha dados e informações para avaliar os pontos que precisam ser otimizados nos processos. Por isso, se você quer melhorar seus processos de atendimento e de relacionamento com clientes, conte com um conjunto de ferramentas integradas e que fornecem todos dados que você precisa, conte com a Zendesk!