3 maneiras de automatizar processos na sua empresa

Automatizar processos é um passo importante para empresas que desejam expandir seus negócios, afinal a prática impacta positivamente na rotina de trabalho de uma empresa.

De acordo com um levantamento feito pela Zendesk CX Trends 2022, 61% dos clientes estão dispostos a irem embora depois de apenas uma experiência ruim. 72% dos brasileiros acreditam que a qualidade do atendimento ao cliente deve ser melhorada.

Sobre atendimentos feitos com robôs, 51% ficam frustrados por não terem a opção de serem atendidos por um ser humano em vez de por um bot logo ao início do atendimento.

Diante de dados como esse, 57% dos líderes de negócio planejam aumentar o orçamento em tecnologias como inteligência artificial para proporcionar um melhor atendimento ao cliente.

Antes de conhecer as 3 maneiras de automatizar processos na sua empresa, vamos entender o que é atendimento automatizado e a importância da automação no contexto empresarial.

O que é atendimento automatizado?

O atendimento automatizado é quando o atendimento de uma empresa passa a ser otimizado por meio de tecnologias, que permitem que ações automáticas ocorram, facilitando o processo e diminuindo o tempo de atendimento.

Isso pode acontecer de inúmeras formas, como por exemplo:

• chatbots em sites, WhatsApp ou redes sociais;
• menu eletrônico, na telefonia;
• e-mails automáticos.

Para entender o que é atendimento automatizado, é importante destacar, que esse atendimento não é, necessariamente, 100% eletrônico, ele pode iniciar com a automação e depois passar para um atendente humano.

Um bom exemplo, é o suporte via e-mail feito com atendimento automatizado: quando o cliente faz o primeiro contato, ele recebe um e-mail automático onde é gerado um ticket de atendimento, que é encaminhado a uma pessoa que seja capaz de prestar o suporte adequado.

Existem também, alguns casos, em que o cliente consegue rapidamente resolver um problema por meio de um chatbot com inteligência artificial, sem precisar falar com uma pessoas, como por exemplo, solicitar a segunda via de uma conta.

Agora que você já sabe o que é atendimento automatizado, vamos entender porque é importante automatizar processos na sua empresa!

Por que automatizar processos?

Automatizar processos é uma escolha para os gestores que querem: mais agilidade, melhoria na qualidade dos processos, menores custos e maior produtividade.

Se os atendimentos da sua empresa estão espalhados por aí, em planilhas, sem nenhum controle ou gestão, isso é um sinal ruim. Uma das maiores características da automação, é poder centralizar os dados, então porque automatizar processos e porque isso é benéfico?

• Organização: todos encontram o que precisam, em poucos cliques.
• Agilidade: menos atividades manuais, as informações estão sempre à mão, centralizadas.
• Melhor atendimento: o atendente consegue, por meio do sistema, acompanhar o histórico do cliente, programar e fazer follow-ups. O cliente não fica esquecido.
• Menos erros: é uma consequência natural da centralização de dados e da redução do trabalho manual.
• Maior produtividade: com tarefas automatizadas, a equipe foca no que realmente importa, atender mais e muito bem.
• Mais resultados: devido a mudança da relação com seus clientes, além da agilidade e produtividade alcançadas.

Agora você já sabe porque automatizar processos é tão importante para a saúde de uma empresa que deseja crescer, sempre mantendo uma excelente relação com seus clientes!

Automação de força de vendas

Antes de entender o que é automação da força de vendas, vamos falar sobre os erros que esse tipo de prática visa evitar:

• a informalidade: pedidos feitos em papel, por e-mail ou até com fotos via WhatsApp.
• os erros e retrabalho: pedidos feitos fora de um sistema podem gerar inúmeros erros para todos os departamentos envolvidos.
• falta de previsibilidade: como prever bem a demanda de um estoque em que os pedidos e o controle são feitos via papel?

Com a automação da força de vendas é possível por meios de processos eletrônicos e atividades automatizadas por software, munir o time de vendas para vender com maior qualidade e receber mais sim’s. 

Basicamente, são eliminadas tarefas repetitivas e são adicionados o controle e a organização, dessa forma os vendedores têm mais tempo para aprimorar o processo de vendas.

Assim como em outras áreas, a automação de força de vendas pode fazer toda a diferença em um negócio. Por falar nisso, veja agora, algumas formas de automatizar processos na sua empresa.

3 formas de automatizar processos na sua empresa

1. Autoatendimento

Em muitos casos, é possível que a pessoa que está entrando em contato com a sua empresa, queira resolver um problema simples e rápido, como saber uma informação específica, por exemplo.

Quando esse é o caso, é importante dispor de algumas ferramentas que irão ajudar o cliente a resolver sozinho aquilo que ele precisa, como:

• FAQ: uma sessão de perguntas frequentes, onde ele pode tirar dúvidas.
• Chatbot: um robô com inteligência artificial que consegue prestar informações e enviar documentos, como segunda via de faturas.

Leia também:

• Como o atendimento via chat online e os chatbots podem ajudar nos negócios?

2. Marketing e vendas

Muito se fala em sistema de automação de vendas, mas antes disso, devemos falar do marketing, pois uma boa opção é integrar de forma automática esses dois setores tão importantes da empresa.

Uma das formas que isso pode ocorrer é fazer com que leads qualificados cheguem diretamente para o time de vendas. Isso pode ocorrer por meio de ferramentas de e-mail marketing, páginas de captura, chatbots, anúncios, etc.

Esses leads capturados podem ser integrados diretamente com um software para automação da força de vendas, como o Zendesk Sell.

3. Atendimento personalizado

Mesmo em grande escala é possível oferecer um atendimento personalizado ao seu cliente ao automatizar processos na hora de atender. Com o Zendesk Service é possível:

• prestar atendimento no melhor canal para o cliente;
• usar automações para direcionar os clientes;
• oferecer um atendimento personalizado, de forma que o cliente não precise repetir constantemente.

Quer ver como isso é possível? Veja o case da Buscapé Company que facilitou o fluxo de trabalho da sua equipe e passou a garantir qualidade de atendimento!