Product backlog: o que é e qual a importância para a gestão e para a experiência do cliente?

Organizar as etapas de um projeto é sem dúvida um dos processos fundamentais para garantir bons resultados na execução de cada etapa de um trabalho e para garantir um resultado final satisfatório. O conceito por trás do que é product backlog está relacionado, exatamente, a essa organização.

Product backlog: o que é?  

Product backlog é um conceito usado dentro do escopo de gestão de projetos. Seu surgimento está muito relacionado ao avanço de projetos de TI e da necessidade, cada vez maior, de estabelecer um processo de gerenciamento de projetos que fosse ágil e se adequasse às demandas atuais de clientes, dentro do setor de TI.

Atualmente, o backlog não é um conceito apenas relacionado a TI, mas sem dúvidas, é fundamental para o conceito de metodologia ágil, fazendo parte do framework de desenvolvimento de projetos Scrum, ou projetos que usam as metodologias Scrum e/ou Kanban na gestão.

A metodologia ágil é um conjunto de técnicas utilizadas para gestão de projetos que visa aprimorar o seu processo de entrega de um produto ao cliente. 

Métodos ágeis ajudam a entregar mais valor ao cliente, em menos tempo, de maneira mais efetiva.

Uma das técnicas usadas dentro da metodologia ágil de gestão é o product backlog.

O backlog do produto é formado por tarefas associadas a um projeto. Por exemplo, se a sua empresa cria sites para outras empresas, a cada novo projeto é necessário criar um backlog que inclua atividades comuns no desenvolvimento de sites e também atividades específicas para o funcionamento do sistema conforme as necessidades do cliente. 

É criada uma lista com todos os recursos que precisarão ser desenvolvidos para que o projeto seja entregue ao cliente, a curto, médio e longo prazo. 

Dentro de uma metodologia Scrum, o product backlog deve ser criado pela equipe no início do projeto e aprovado pelo cliente, garantindo que todas as funcionalidades desejadas por ele estejam contempladas no backlog. 

Entretanto, o product backlog não é um organismos fixo, ao contrário, ele pode – e deve -s er constantemente atualizado, com novas:

• funcionalidades, 

• recursos,

• demandas,

• atividades.

Isso permite que, mesmo que não seja possível prever todas as atividades e recursos de um projeto, antes do início de sua execução, é possível atualizar, com facilidade, essas novas informações, incluindo novas tarefas ao product backlog. 

Com o andamento do projeto, as atividades “saem” do backlog e avançam para as etapas de execução. 

Quando falamos no método de gestão Scrum, as atividades saem do backlog a cada sprint, sendo definido quem é, dentro da equipe, o responsável por entregar a funcionalidade e dentro de quanto tempo. 

De fato, a sprint é o nome dado a uma faixa de tempo em que as atividades que vieram do backlog deverão ser executadas. É claro que algumas atividades mais complexas ficaram em execução por várias sprints, entretanto, é interessante que essas tarefas sejam “quebradas” sempre em atividades mais simples e executáveis. 

Ao fazer isso, cada etapa do projeto pode ser cumprida mais rapidamente e a empresa estará, constantemente, finalizando atividades na sprint e “puxando” outras do backlog. 

A criação do que é product backlog contribui para a listagem de tarefas e, consequente, para a priorização do desenvolvimento dos recursos de um projeto.

Dessa forma, em muitos casos, é possível entregar valor aos clientes em menos tempo, do que seria em uma gestão tradicional de projetos. 

Mesmo que o “produto” não tenha sido por completo finalizado, com a priorização de atividades é possível criar projetos iniciais, que vão se desenvolvendo ao longo de um determinado período. 

Por exemplo, se sua empresa precisa desenvolver um site de reservas de passagens e hotéis com cashback para os clientes, é possível entregar ao contratante um site comum, com um blog integrado para início de ações de SEO, por exemplo, e fortalecimento de marca. Após isso, é possível entregar a área de reserva de avião e depois a de hotel. Na última etapa a empresa entrega o sistema de cashback. 

Perceba que o cliente não precisa esperar até o final do projeto para perceber valor no trabalho da sua equipe.

Além disso, com as entregas organizadas dessa forma, é possível identificar funcionalidades e recursos necessários, que não haviam sido previstos no planejamento feito no papel, ou mesmo identificar funções supérfluas que podem ser excluídas. 

Ao criar um backlog é fundamental que a sua empresa tenha em mente que as principais características do backlog do produto são: 

• detalhamento apropriado,

• dinamicidade, para alterar atividades e receber novas tarefas,

• evoluir conforme o produto,

• estabelecimento do tempo estimado para cada tarefa,

• priorização das ações.

Importância do backlog de produto

Entender o que é product backlog vai contribuir para a gestão de projetos da sua empresa, oferecendo mais agilidade ao gerenciamento de tarefas e ao andamento do projeto como um todo. 

Isso sem contar na melhoria da experiência do cliente, que perceberá o avanço do projeto bem como terá maior percepção de valor, ao se relacionar com sua empresa.

Entretanto, a importância do que é product backlog vai além dessas questões, incluindo também: 

• possibilidade de priorização das tarefas de maneira mais eficiente,

• mais agilidade no andamento de cada etapa do projeto, 

• facilidade de visualização as etapas de um projeto,  

• capacidade de se adaptar mais facilmente a mudanças, 

• maior flexibilidade ao projeto, 

• identificação e redução de gargalos , 

• aprimoramento da comunicação interna e externa, entre membros da equipe e da empresa com clientes, e mais. 

Esperamos ter contribuído para sua compreensão sobre o que é product backlog e como usar esse métodos para gerenciar os projetos da sua empresa. 

Como você viu, essa metodologia de gerenciamento também têm resultados diretos na experiência do cliente com a empresa, estreitando a comunicação e permitindo uma melhor evolução do que está sendo desenvolvido. 

Enquanto o product backlog auxilia na experiência em relação ao avanço de um projeto, o software de suporte ao cliente da Zendesk contribui para uma melhor experiência de atendimento e relacionamento, entre empresa e cliente.

O sistema de atendimento ao cliente da Zendesk oferece uma lista de recursos e funcionalidades que incluem:

• soluções omnichannel,

• interface unificada para atendimento ao cliente,

• central de ajuda e um fórum da comunidade,

• automação e chatbots com IA,

• criação, gestão e disponibilização de uma base de conhecimento inteligente, 

• autoatendimento e mais. 

Gostou? Então que tal fazer uma avaliação grátis do software de atendimento ao cliente? Entre em contato com a Zendesk e descubra o que podemos fazer para te ajudar a melhorar a experiência do cliente por meio de um atendimento ágil.