Softwares gerenciadores de e-mail

Uma caixa de entrada desordenada pode prejudicar a produtividade, resultar em longos tempos de espera para os clientes e limitar insights valiosos para a gestão. Assim fica difícil escalar as comunicações por e-mail de forma eficaz. No entanto, com o software de gestão de e-mails certo, você pode otimizar as conversas, aumentar a eficiência e, consequentemente, a satisfação dos seus clientes.

Dada a função crítica do software de gerenciamento de e-mail no atendimento ao cliente, escolher a ferramenta certa é crucial. Este artigo traz diferentes ferramentas de gerenciamento de e-mail, os principais recursos a serem considerados e muito mais.

Mais informações neste guia:

• O que é gerenciamento de e-mails?
• O que é um software gerenciador de e-mail?
• Benefícios do software gerenciador de e-mail
• Recursos do software gerencidor de e-mail
• Os 13 melhores softwares gerenciadores de e-mail
• Como escolher a solução de gerenciador de e-mails correta
• Perguntas frequentes
• Experimente o software de gerenciamento de e-mail da Zendesk gratuitamente

O gerenciamento de e-mail é o processo sistemático de organizar, priorizar e responder a e-mails recebidos e enviados. Isso inclui tarefas como classificar e-mails em pastas, sinalizar mensagens importantes, programar ações de acompanhamento e arquivar as correspondências concluídas. Um gerenciamento de e-mail eficaz é crucial para manter a produtividade e evitar a sobrecarga de informações em qualquer empresa.

O que é um software gerenciador de e-mail?

Os produtos dessa categoria ajudam a gerenciar, priorizar, enviar, rastrear e organizar e-mails em massa. Essa ferramenta abrange uma variedade de soluções que podem atender a indivíduos, pequenas equipes até grandes organizações.

Os sistemas gerenciadores de e-mail podem se especializar em certos casos de uso, incluindo:

• Suporte ao cliente
• Atendimento ao colaborador
• Vendas
• Marketing
• Uso pessoal

As equipes de atendimento ao cliente precisam de um software gerenciador de e-mail que possa rastrear pesquisas, permitir a colaboração com outros colaboradores e automatizar o encaminhamento de e-mail. Por outro lado, os profissionais de marketing precisam de um software que possa sequenciar e automatizar campanhas de nutrição de leads, rastrear taxas de abertura e cliques e enviar e-mails em massa. É possível integrar muitos sistemas de gerenciamento de e-mail para simplificar os dados e proporcionar experiências do cliente mais personalizadas.

Depois de selecionar uma solução de software gerenciador de e-mail de atendimento ao cliente que atenda aos seus requisitos, você começará a experimentar toda a gama de benefícios. Aqui estão algumas das principais vantagens que sua empresa pode obter:

• Produtividade aprimorada: o software de gerenciamento de e-mail aumenta a produtividade da equipe simplificando processos e fluxos de trabalho. Por exemplo, a Liberty London, uma varejista do Reino Unido, usa a Zendesk AI para categorizar e encaminhar tickets automaticamente para os agentes apropriados, reduzindo de forma significativa a necessidade de triagem manual.
• Segurança mais rigorosa: vulnerabilidades de segurança podem existir sempre que informações são trocadas entre sua empresa e um sistema de terceiros. O e-mail não é exceção. Os sistemas gerenciadores de e-mail devem ter recursos de segurança para priorizar a privacidade de dados do cliente, como criptografia, para proteger informações sensíveis.
• Operações mais escaláveis: diferentemente de uma caixa de entrada compartilhada, as soluções de gerenciamento de e-mail permitem que você escale suas operações de e-mail de forma eficaz. Agentes de IA e ferramentas de autoatendimento capacitam as equipes de suporte para gerenciar volumes mais altos de pesquisas sem sobrecarregar os agentes, resultando em maior produtividade e custos de suporte menores.
• Maior satisfação do cliente: Recursos automatizados, como reconhecimentos de resposta automática e encaminhamento, garantem que os e-mails dos clientes sejam reconhecidos e rapidamente direcionados às equipes ou agentes apropriados. O software também permite que os agentes acessem perfeitamente as informações do cliente para fornecer atendimento ao cliente personalizado.

  Esses benefícios garantem que a solução certa transforme o gerenciamento de e-mail de um desafio diário em uma vantagem comercial estratégica.

A combinação certa de recursos do sistema gerencidor de e-mail dependerá do seu tipo de uso. Mas se você estiver procurando um software para gerenciar e-mails de atendimento ao cliente, aqui estão alguns recursos a considerar:

• Sistema de tickets omnichannel: uma interface unificada que permite que os agentes acessem e respondam com eficiência às perguntas dos clientes em todos os canais de suporte..
• Suporte com IA para agentes: a IA pode resumir tickets, transmitir a intenção e as emoções dos clientes e ajustar o tom do agente para ser mais amigável ou formal, melhorando a comunicação geral. Por exemplo, o agente copiloto da Zendesk atua como um assistente inteligente, oferecendo sugestões e respostas contextualmente relevantes com base nas interações com o cliente.
• Agentes de IA: Esses assistentes inteligentes podem classificar e categorizar e-mails automaticamente, priorizar mensagens importantes e até mesmo responder a e-mails de forma independente.
• Fluxos de trabalho automatizados: como qualquer agente de atendimento ao cliente ou gerente sabe, o gerenciamento de e-mails em grande escala envolve muitos processos repetitivos. Um sistema de tickets automatizado permite que sua equipe marque, priorize e encaminhe solicitações de e-mail com mão de obra reduzida após definir as regras. Avanços recentes na tecnologia de IA tornaram a automação de fluxos de trabalho ainda mais eficaz.
• Rastreamento e relatórios: ferramentas robustas de relatórios são essenciais para avaliar a eficácia das suas operações de e-mail. Por exemplo, as equipes de suporte por e-mail exigem um software de rastreamento de problemas para mensurar as indicadores de atendimento ao cliente. Além disso, as ferramentas de e-mail equipadas com soluções de gerenciamento da força de trabalho oferecem insights sobre as principais métricas de desempenho das equipes, incluindo a aderência aos cronogramas.

Aqui está um resumo abrangente de softwares gerenciadores de e-mail para diferentes tipos de uso, desde atendimento ao cliente e marketing até suporte aos funcionários.

• Zendesk: melhor para experiência do cliente e atendimento ao funcionário
• Brevo: melhor para envio de mensagens em massa
• SaneBox: melhor para gerenciamento de caixas de entrada pessoais
• HubSpot: melhor para ferramentas de e-mail gratuitas
• Mailchimp: melhor para campanhas de marketing por e-mail
• Hiver: melhor para integração com o Gmail
• LiveAgent: melhor para comunicação baseada em vídeo
• Help Scout: melhor para ferramentas de autoatendimento
• Microsoft Outlook: melhor para empresas que usam o Microsoft Dynamics 365
• Gmail: melhor para empresas que usam o Google Workspace
• Klaviyo: ideal para profissionais de marketing com baixos volumes de e-mail
• Missive: melhor para equipes de marketing que colaboram em e-mails
• Front: melhor para segmentar conversas com clientes

1. Zendesk

Melhor para experiência do cliente e atendimento ao colaborador

A Zendesk oferece a solução completa de atendimento ao cliente na era da inteligência artificial. É segura, rápida de implantar e fácil de usar, permitindo que você comece imediatamente. A solução torna os agentes mais rápidos, escala as experiências personalizadas do cliente e ajuda os administradores a otimizarem os fluxos de trabalho com mais eficiência.

Diferente das soluções tradicionais de caixa de entrada compartilhada, o nosso software de gerenciamento de e-mail foi desenvolvido para alta escalabilidade e pode adaptar-se a diversos usos, como suporte de RH. O sistema de tickets líder do setor consolida pesquisas em todos os canais de suporte, permitindo que os agentes respondam de forma contínua a partir de uma interface unificada. Integrada à Zendesk AI, nossa solução omnichannel aprimora toda a experiência de atendimento, de clientes a agentes e administradores.

O copiloto IA da Zendesk oferece contexto aos agentes de forma proativa e sugere ações, acelerando a resolução de problemas. Ferramentas avançadas de automação dos fluxos de trabalho encaminham e-mails de forma inteligente, automatizam as classificações das solicitações e simplificam escalonamentos. Além disso, os agentes AI da Zendesk — bots sofisticados voltados para o cliente — trabalham por chat e e-mail para resolver solicitações de forma autônoma usando IA generativa, o que aumenta a eficiência.

A Zendesk também conta com um software de relatórios e análises robusto para ajudar a identificar áreas de melhoria e otimizar as operações. Desde a programação até o tempo de resolução, as soluções de engajamento da força de trabalho da Zendesk fornecem insights sobre o desempenho das equipes, permitindo medidas para lidar com o churn de clientes e melhorar a qualidade do serviço como um todo.

Recursos

• Sistema de tickets omnichannel
• Assistência IA para agentes
• Agentes de IA
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços Planos a partir de US$ 19 por agente/mês, cobrados anualmente. Uma avaliação gratuita de 14 dias está disponível.

Conheça mais planos da Zendesk.

2. Brevo

Melhor para envio de mensagens em massa

O Brevo, antigo Sendinblue, começou como um serviço de newsletter, mas agora inclui recursos de vendas e atendimento ao cliente. A plataforma de marketing do Brevo oferece e-mails transacionais e um criador de e-mails drag and drop para criar campanhas personalizadas. Seus servidores ajudam os e-mails a chegar a caixas de entrada em vez de pastas de spam, tornando-o adequado para empresas que enviam e-mails em massa.

Seu remetente de e-mail preditivo usa IA para analisar o comportamento e as preferências do destinatário de modo a agendar e-mails adequadamente. Os desenvolvedores podem optar pela API de Mensagens. Esse plano também inclui rastreamento e análise de e-mail, bem como modelos dinâmicos. Os usuários podem atualizar para um plano pago se excederem o limite diário de e-mails.

Recursos

• Assistência IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos pagos a partir de US$ 8,08 por mês, cobrados anualmente. Um plano gratuito está disponível.

3. SaneBox

Melhor para gerenciamento de caixas de entrada pessoais

O SaneBox opera em uma estrutura de pastas simples para ajudar os usuários a priorizar a correspondência por e-mail. O software pode classificar automaticamente caixas de entrada pessoais e organizar e-mails em pastas. O SaneBox coloca seus e-mails não acionáveis em pastas separadas para mais tarde. Assim, os usuários podem se concentrar em seus e-mails mais urgentes.

O software é capaz de identificar e-mails de newsletter e classificá-los em uma pasta dedicada a essa categoria. Ele também pode encontrar todos os e-mails em que copiaram você e classificá-los em uma pasta separada. Os usuários também podem treinar o software de e-mail SaneBox para personalizar seu desempenho.

Recursos

• Assistência de IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados

Preços: Planos a partir de US$ 59 por ano, cobrados anualmente. Uma avaliação gratuita de 14 dias está disponível.

4. HubSpot Marketing Hub

Melhor para ferramentas de e-mail gratuitas

O HubSpot Marketing Hub é uma plataforma para as empresas atraírem clientes e e interagirem com eles. Seu nível gratuito oferece ferramentas básicas de marketing por e-mail, incluindo modelos de e-mail, fluxos de trabalho de automação e análises. As empresas também podem criar formulários para capturar leads e coletar informações.

Para necessidades de marketing mais avançadas, os planos pagos do HubSpot desbloqueiam recursos como gerenciamento de campanhas, pontuação de lead e relatórios personalizados. Com o gerenciamento de campanhas, os profissionais de marketing podem planejar, executar e rastrear campanhas em vários canais. A pontuação de lead ajuda a priorizar leads com base no nível de engajamento e valor potencial.

Recursos

• Sistema de tickets omnichannel
• Assistência de IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos pagos a partir de US$ 15 por mês, cobrados anualmente. Um plano gratuito com recursos limitados está disponível.

5. Mailchimp

Melhor para campanhas de marketing por e-mail

O Mailchimp é um serviço de gerenciamento de e-mail especializado em campanhas de marketing. As empresas podem criar e-mails direcionados usando ferramentas de segmentação e programar mensagens de acompanhamento automáticas. As ferramentas de análises do Mailchimp fornecem dados sobre o desempenho da campanha e sugerem possíveis melhorias.

As empresas podem usar testes A/B para determinar os tipos de e-mails que obtêm os melhores resultados e o momento ideal para enviá-los aos clientes. Os modelos de e-mail estão prontos para uso e as equipes podem combiná-los com a marca da empresa. O Mailchimp Creative Assistant é capaz de aprender os detalhes da sua marca e criar novos designs usando suas cores, logotipos e imagens.

Recursos

• Assistência de IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos a partir de US$ 20 por mês. Um plano gratuito e uma avaliação gratuita de 14 dias estão disponíveis.

Saiba mais: Descubra como o Mailchimp se integra ao Zendesk.

6. Hiver

Melhor para integração com o Gmail

O Hiver é um aplicativo de gerenciamento de e-mail no painel do Gmail que permite que as empresas usem o Google Workspace como uma central de suporte. Dependendo de suas necessidades, as empresas podem escolher entre quatro pacotes de produtos: suporte ao cliente, operações financeiras, operações de recursos humanos e ITSM.

O software apoia a colaboração entre colegas de trabalho, mesmo que eles não tenham acesso à caixa de entrada compartilhada, enviando a eles um link de convite para a conversa. O plano Pro inclui automações de software, permitindo que os usuários atribuam e-mails com base em condições especificadas. As empresas que exigem controles avançados podem usar o plano Elite para personalizar o acesso a e-mails e relatórios de análises.

Recursos

• Sistema de tickets omnichannel
• Assistência de IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos pagos a partir de US$ 19 por usuário/mês, cobrados anualmente. Um plano gratuito e uma avaliação gratuita de sete dias estão disponíveis.

7. LiveAgent

Melhor para comunicação baseada em vídeo

O LiveAgent é uma solução de central de suporte que inclui um software de gerenciamento de e-mail para atendimento ao cliente. As ferramentas do LiveAgent combinam e-mails, chamadas, mensagens de redes sociais e chats em tempo real em uma caixa de entrada universal. Administradores e agentes podem configurar fluxos de trabalho de automação e integrações para criar um sistema de gerenciamento de e-mail personalizado.

Como o LiveAgent é principalmente uma central de suporte, os usuários também obtêm recursos que não são de e-mail, como uma base de conhecimento, chat em tempo real e um portal do cliente. Quando a comunicação baseada em texto não é suficiente, os agentes podem transferir uma mensagem para uma chamada de vídeo, fazendo uma reunião em tempo real em seu navegador.

Recursos

• Sistema de tickets omnichannel
• Assistência de IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos a partir de US$ 15 por agente/mês, cobrados anualmente. Avaliações gratuitas de 14 e 30 dias estão disponíveis.

Saiba mais: Veja a comparação entre o Zendesk e o LiveAgent.

8. Help Scout

Melhor para ferramentas de autoatendimento

O Help Scout oferece uma central de suporte com ferramentas para gerenciar e-mails. Os usuários podem trabalhar juntos em mensagens de clientes por meio de uma caixa de entrada compartilhada. Os gerentes podem designar e-mails para pessoas ou equipes específicas. Os colaboradores podem adicionar anotações internas para encontrar soluções. Além disso, as equipes podem armazenar respostas comuns em uma biblioteca pesquisável para uso em conversas futuras.

As equipes de atendimento ao cliente também podem acessar as informações do cliente na barra lateral da caixa de entrada para ver atividades passadas. Além do gerenciamento básico de e-mail, as empresas são capazes de criar uma central de ajuda de autoatendimento, onde os clientes podem encontrar artigos de conhecimento e interagir com um agente de IA. As conversas também são direcionadas a uma única caixa de entrada, permitindo que os usuários alternem entre e-mails e chats em tempo real na mesma interface.

Recursos

• Sistema de tickets omnichannel
• Assistência de IA para agentes
• Agentes de IA
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos pagos a partir de US$ 50 por mês para 100 contatos, cobrados anualmente. Um plano gratuito e uma avaliação gratuita estão disponíveis.

Saiba mais: Veja a comparação entre o Zendesk e o Help Scout.

9. Microsoft Outlook

Melhor para empresas que usam o Microsoft Dynamics 365

O Microsoft Outlook é um sistema padrão de gerenciamento de e-mails. As empresas podem comprá-lo de forma independente ou como parte do pacote Microsoft 365. O Outlook oferece hospedagem de e-mail com 15 a 50 GB de armazenamento de caixa de correio, ferramentas de gerenciamento de calendário, proteção contra spam e malware e scripts personalizados.

Os usuários que compram o Microsoft 365 podem usar a ferramenta Copilot para priorizar e-mails, resumir mensagens longas e rascunhar respostas. Uma assinatura do Microsoft 365 permite que os usuários conversem, liguem ou se reúnam com até 300 participantes. A assinatura inclui acesso a outros aplicativos da Microsoft, incluindo Excel, Word, Teams, SharePoint, OneDrive e Exchange.

Recursos

• Assistência de IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos Business pagos a partir de US$ 6 por usuário/mês. Um plano gratuito e uma avaliação gratuita de 30 dias estão disponíveis.

Saiba mais: Descubra como o Microsoft Outlook se integra ao Zendesk e como a Zendesk se compara à Microsoft.

10. Gmail

Melhor para empresas que usam o Google Workspace

O Gmail é o sistema de gerenciamento de e-mails do Google. Assim como o Outlook, os usuários podem usar o Gmail como um único produto ou como parte do Google Workspace. Os indivíduos podem criar uma conta gratuita do Gmail e acessar os aplicativos de calendário, chat e vídeo. As empresas podem comprar o Google Workspace para desbloquear recursos premium.

Os planos do Google Workspace têm recursos focados nos negócios, como maior capacidade de armazenamento no Google Drive, suporte adicional e nomes de domínio personalizados. O Gmail também pode sugerir ações em um e-mail usando Resposta inteligente e Composição inteligente. As reuniões de vídeo podem receber 100 participantes no plano Business Starter e até 1.000 participantes no plano Enterprise.

Recursos

• Assistência de IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos Business a partir de US$ 6 por usuário/mês, cobrados anualmente. Um plano gratuito e uma avaliação gratuita de 14 dias estão disponíveis.

Saiba mais: Descubra como o Google Drive se integra ao Zendesk.

11. Klaviyo

Melhor para profissionais de marketing com baixos volumes de e-mail

O Klaviyo é uma ferramenta de gerenciamento de e-mail que as equipes de vendas e marketing podem usar para enviar campanhas de e-mail personalizadas. Os planos de e-mail do Klaviyo incluem segmentação, automação de arrastar e soltar, análises de dados, testes A/B e integrações pré-construídas. Os perfis de clientes em tempo real do Klaviyo fornecem dados sobre mensagens de clientes, interações e preferências conhecidas.

Pequenas empresas podem optar pelo plano gratuito que permite aos usuários enviar até 500 e-mails e 150 mensagens SMS/MMS mensalmente, mas os recursos são limitados. O preço do Klaviyo depende do número de e-mails que você envia e do número de contatos para os quais envia esses e-mails, aumentando entre US$ 10 e US$ 15 por mês em cada nível.

Recursos

• Assistência de IA para agentes
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos pagos a partir de US$ 20 por mês para 251 a 500 e-mails mensais. Um plano gratuito está disponível.

Saiba mais: Descubra como o Klaviyo se integra ao Zendesk.

12. Missiva

Melhor para equipes de marketing que colaboram em e-mails

O software de gerenciamento de e-mail Missive fornece ferramentas para as equipes de marketing automatizarem e colaborarem nas mensagens. Os funcionários podem definir regras para gerenciar e-mails recebidos, como aplicar etiquetas automaticamente quando um cliente de uma empresa específica entra em contato com eles.

Os membros da equipe podem elaborar e-mails juntos, vendo os cursores uns dos outros e o texto destacado à medida que fazem alterações. Os gerentes podem controlar a distribuição de e-mails atribuindo-os aleatoriamente, com base na disponibilidade ou em forma de rodízio. Os usuários também podem impedir que os remetentes rastreiem suas atividades em e-mails, como taxas de abertura e cliques.

Recursos

• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos a partir de US$ 14 por usuário/mês, cobrados anualmente. Um plano gratuito está disponível.

13. Front

Melhor para segmentar conversas com clientes

O Front é uma plataforma de operações do cliente que fornece ferramentas de gerenciamento de caixa de entrada. As empresas podem criar fluxos de trabalho personalizados sem código para atribuir e transferir tickets. O Front também permite que os usuários segmentem longos threads de e-mail para que novos problemas dentro da mesma conversa sejam contados separadamente nos relatórios.

O Front também oferece comunicação multicanal. Ele compartilha perfis de clientes juntamente com mensagens, dando aos agentes acesso a interações passadas e informações da conta. Os gerentes podem usar as análises para acompanhar o desempenho da equipe e garantir que os agentes honrem os acordos de nível de serviço (SLAs).

Recursos

• Sistema de tickets omnichannel
• Assistência de IA para agentes
• Agentes de IA
• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento e relatórios

Preços: Planos a partir de US$ 19 por licença/mês, cobrados anualmente. Uma avaliação gratuita de 14 dias está disponível.

Sua equipe usará um gerenciador de e-mails diariamente, portanto, escolher o software certo tem efeitos de longo prazo. Saiba como se concentrar nos aspectos mais críticos ao fazer a sua escolha:

• Considere seu tipo de uso: o software que você escolher deve ter os recursos necessários para te ajudar a atingir seus objetivos. Por exemplo, se a sua meta principal é melhorar o atendimento ao cliente, você precisará de um software especializado em CX e que possa aumentar a eficiência dos agentes.
• Avalie o tempo de retorno (TTV) e a facilidade de uso: o TTV refere-se à velocidade com que o software oferece benefícios tangíveis, como o aumento da produtividade ou melhoria da comunicação. Uma interface fácil de usar com tempo mínimo de integração contribui para um TTV mais rápido.
• Priorize a IA e a automação: avanços de automação reduzem as tarefas manuais, melhoram o tempo de resposta e dão aos funcionários mais tempo para dedicarem-se a um trabalho mais estratégico. Procure ferramentas como classificação automatizada de e-mails, sugestões de respostas inteligentes e encaminhamento viabilizado por IA.
• Certifique-se de que tenha um baixo custo total de propriedade (TCO): embora o preço inicial possa parecer baixo, a contabilização das despesas contínuas fornecerá uma compreensão mais precisa do custo real do software. Isso inclui custos adicionais para recursos complementares essenciais, treinamento de funcionários para usar efetivamente o novo sistema e recursos de desenvolvimento potenciais para personalizar fluxos de trabalho.
• Escalabilidade: avalie a capacidade do software de lidar com o crescente volume de e-mails, base de usuários e necessidades comerciais em evolução. Uma solução escalável deve se adaptar perfeitamente para acomodar o aumento da atividade sem exigir membros adicionais na equipe.

Priorize esses critérios desde o início para escolher o software certo.