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Qual é o impacto do CRM para as universidades? Conheça 10 benefícios

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Última atualização em 13 dezembro 2022

Os CRM para universidades são aplicativos de software usados ​​para automatizar e gerenciar as comunicações com alunos, funcionários e ex-alunos. 

As informações do cliente, como nome do lead/cliente, sexo, formação educacional, telefone, e-mail, materiais de marketing, mídias sociais e qualquer dado relevante  são armazenadas em um único local. 

Essa integração permite personalizar as mensagens e os canais usados ​​para entregar a mensagem ao aluno no tempo correto.

Neste artigo, você conhecerá mais detalhes sobre a ferramenta. Para isso, cobrimos os seguintes tópicos.

  • O que é um CRM educacional? 

  • Quais são os benefícios do CRM para universidades? 

  • Como funciona um CRM para universidades? 

  • Vale a pena investir em um CRM para escolas e universidades? 

  • Como escolher um CRM para escolas? 

Leia até o final e tire todas as suas dúvidas. 

O que é um CRM educacional? 

O CRM educacional busca criar um relacionamento mais próximo com os clientes. Ele ajuda uma instituição a manter conexões com seus alunos atuais e descobrir clientes em potenciais

Não importa se a sua escola é grande ou pequena, privada ou pública, voltada para as artes ou pesquisas. Todas as instituições podem se beneficiar dessa tecnologia. 

Leia mais também em:

Quais são os benefícios do CRM para universidades? 

Imagine um software de administração escolar no qual muitas instituições confiam. Esse tipo de tecnologia opera em um contexto simples em que rastreiam as seguintes atividades: 

  • O aluno está matriculado ou não?

  • A mensalidade é paga ou não?

  • Os estudantes assistem às aulas ou não?  

Por outro lado, um CRM para universidades atua em um contexto mais amplo e ajuda as escolas nas seguintes áreas:

  • Atrai novos alunos;

  • Melhora as relações com os ex-alunos;

  • Contribui para a experiência do aluno;

  • Automatiza o processo de admissão;

  • Oferece informações valiosas sobre processos organizacionais;

  • Garante Segurança e proteção de dados.

1- Decisões baseadas em dados 

Em um passado não muito distante, as instituições de ensino buscavam informações sobre seus processos organizacionais e anotavam os detalhes em papel e caneta ou planilhas complicadas. Os dados eram redundantes ou desatualizados. 

Hoje, graças às plataformas CMS, coletar dados é bastante simples. Esses CMSs têm recursos integrados de relatórios e análises que permitem adicionar, gerenciar e acessar as informações com praticidade. 

Foi-se o tempo em que as decisões eram tomadas com base no “achismo”. Agora, com um CRM, elas são definidas por meio de dados e são cada vez mais alinhadas com as necessidades dos alunos. 

2- Automatização de tarefas complicadas 

A vida de um representante em uma instituição não é tarefa fácil. Ele precisa lidar com várias conversas ao mesmo tempo. 

Um CRM ajudará o colaborador a se concentrar no aluno e não em tarefas manuais, como: eliminar leads duplicados, manter dezenas de planilhas atualizadas, e configurar lembretes nos celulares. 

A sua ferramenta deve ser flexível o suficiente para se adequar ao processo da empresa, e não o contrário. 

Uma característica importante da implementação do CRM é que o usuário não precisa recorrer à equipe de TI a todo o momento, uma vez que os recursos são bastante práticos. 

5- Segurança de dados 

A tecnologia terá informações pessoais, como nomes de candidatos e alunos, data de nascimento, endereço de e-mail, números de telefone, entre outros dados. 

Felizmente, os melhores sistemas de CRM contam com uma variedade de recursos de segurança, incluindo autenticação de usuário, autorização, criptografia, filtros de segurança de dados, entre outros recursos. 

6- Comunicação em escala 

Este é provavelmente um dos benefícios mais importantes do CRM educacional – a capacidade de se comunicar em escala. Ele atua como um assistente virtual que ajuda a responder clientes com agilidade e eficiência. 

7- Rapidez nas inscrições 

Os CRMs agilizam todo o processo de admissão, desde lead, candidato, aluno, inscrições e pagamento. 

Você pode acompanhar o momento atual dos leads e identificar quais são os processos que precisam de mais investimento com base em relatórios detalhados. 

Além disso, os sistemas de CRM oferecem um recurso integrado de gerenciamento de documentos para upload, visualização e impressão da documentação do aluno, como parte do processo de admissão.

8- Mais oportunidades de negócio 

O software de CRM ajuda as empresas a oferecer suporte ao cliente. Além disso, eles identificam oportunidades de upselling e cross-selling por meio da segmentação de clientes e leads. 

A ferramenta também cria ciclos de feedback que levam consistentemente a ofertas aprimoradas e liberam o tempo dos membros de sua equipe para interagir com os clientes com mais consistência. 

No final, esses benefícios levam a experiências incríveis, garantindo um diferencial competitivo para a sua marca. 

9- Previsões de vendas

Um CRM oferece às empresas essa capacidade por meio de previsões de vendas . Os relatórios instantâneos revelam se você provavelmente atingirá ou excederá as metas de vendas. 

10- Integração de sistemas 

Ter um site é fundamental para as estratégias de captação de alunos. Nele, o cliente em potencial encontra informações relevantes sobre o curso, conecta-se com a instituição e visualiza fotos da sede. 

Ao integrar seu site com um sistema de CRM, você pode gerenciar rapidamente seus leads e convertê-los em alunos. As informações da página são encaminhadas para a ferramenta instantaneamente, atualizando em tempo real. 

A mesma funcionalidade se aplica aos seus canais de mídia social, que são essenciais para qualquer negócio. Nelas, há várias informações que sua equipe deve processar e gerenciar. 

Com a integração de seus canais de mídia social em seu CRM, você pode economizar horas de sua equipe analisando dados e respondendo a consultas dos clientes. 

Esse investimento oferece as ferramentas e o suporte certos para que sua equipe possa usar as mídias sociais com todo o potencial que ela oferece. 

Em outras palavras, agora você pode:

  • atingir o público certo, 

  • segmentar prospects com conteúdo personalizado

  • convidar alunos interessados ​​para eventos. 

Como um software CRM funciona? 

Para que você entenda melhor como funciona um CRM institucional, vamos pegar como exemplo o Sell, uma das plataformas mais completas do Brasil. 

Ele permite que a empresa maximize a produtividade, mantenha a visibilidade do pipeline e aumente a receita.

A ferramenta oferece tudo o que você precisa em uma simples plataforma — incluindo gerenciamento de contato e oportunidade, monitoramento de atividades e geração de leads

Além disso, você pode configurar disparadores e automatizar tarefas para que os representantes de vendas se concentrem na meta.

Confira, a seguir, as ferramentas de produtividade que são oferecidas pela plataforma.

  • Integração com e-mail: sincronize seu e-mail atual com o Sell e trabalhe de maneira mais eficiente com alertas, modelos e monitoramento automático;
  • Ferramentas de engajamento de vendas: faça listas de clientes potenciais direcionadas e crie sequências de e-mail personalizadas para o acompanhamento automático de leads;
  • Executor de tarefas: trabalhe sem interrupções por meio de atividades rotineiras de vendas, como alcance e acompanhamento, para otimizar seu dia.

A ferramenta também impacta na experiência do cliente.

  • Plataforma centralizada: gerencie seus leads, contatos e informação da conta em uma plataforma para obter total contexto do cliente antes de sua chamada ou reunião;
  • Visualização completa do cliente: integre o Zendesk Sell e Support para trocar dados e insights importantes entre suas equipes de vendas e de suporte.

A Visibilidade de pipeline agora ficou mais fácil com relatórios e análises.

  • Previsão precisa: antecipe o volume de oportunidades e preveja o crescimento de receita para melhorar sua estratégia de vendas, planejamento e gerenciamento de equipes;
  • Análise do pipeline: análise a progressão de leads e oportunidades e identifique rapidamente gargalos em cada etapa de seu pipeline;
  • Análises avançadas: obtenha insights úteis usando milhares de personalizações e visualize métricas de vendas prontamente com nossos painéis nativos.

Vale a pena investir em um CRM para escolas e universidades? 

Sim. De acordo com o relatório CX TRENDS 2022, 96% dos clientes afirmam que gastarão mais com empresas que não precisarão repetir as informações. Com um CRM, isso é possível, uma vez que todos os dados dos clientes ficam armazenados em uma única plataforma. 

Como escolher um CRM para escolas? 

Agora que você já sabe o que é um CRM educacional, vamos entender melhor como escolher a tecnologia mais adequada para as suas necessidades? 

Veja abaixo alguns elementos que ajudam a tomar uma decisão. 

  • praticidade: é o requisito mais importante na hora de escolher CRM. Sem usabilidade, a equipe da sua escola pode achar a ferramenta complicada, ignorando o sistema no dia a dia;
  • visão de 360 ​​graus de qualquer lead: com essa tecnologia, você pode ter uma visão de 360 ​​graus do cliente sobre seus pontos de contato, desejos, e fornecer uma experiência personalizada;
  • campos personalizados: uma boa ferramenta de CRM permite rastrear qualquer informação como geografia, interesses, entre outros;
  • suporte ao cliente: apesar de todos os benefícios de um CRM, ele pode ter algumas falhas no meio do caminho. Isso é normal em qualquer tipo de tecnologia. Prefira uma ferramenta que ofereça um suporte completo, personalizado e rápido.

Cada escola é diferente e tem seu processo único de admissão e geração de leads. 

No final, você precisa de um CRM que se adapte ao seu processo exclusivo sem burocracia

Implementar ou mesmo substituir um CRM é um exercício doloroso, mas se você mapeia os seus requisitos com antecedência e encontra o fornecedor de software certo, poderá quebrar seus recordes de inscrição.

Muitos softwares de CRM oferecem versões gratuitas ou avaliações que você pode avaliar a qualidade do sistema. Reúna comentários sobre a experiência do usuário e faça uma escolha com base nesse feedback.

Um artigo publicado na Forbes lista quais são as perguntas que a sua empresa deve fazer para coletar feedbacks:

  • Este CRM ajuda você a atingir seus principais objetivos?

  • Este CRM é intuitivo de usar?

  • Que mudanças você faria na experiência do usuário deste CRM?

  • Quais recursos você mais gosta neste CRM?

  • Quais recursos você sente que estão faltando neste CRM?

  • Você acha que este CRM é uma boa opção para as nossas necessidades de negócios? Por que ou por que não?

Quer conhecer mais detalhes sobre um CRM para universidades, antes de tomar uma decisão? Faça uma avaliação gratuita com Zendesk Sell e confira todos os recursos disponíveis para a sua instituição. 

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