Como fazer uma ata de reunião empresarial? Siga 4 passos

Você sabe como fazer uma ata de reunião? Esse é um documento importante para a comunicação interna, mas pode gerar dúvida sobre o que colocar nele ou como escrevê-la do dia a dia corrido de quem gerencia uma empresa.

Caso você se encontre nessa situação, não precisa se preocupar, porque esse tipo de arquivo costuma ser curto e segue um padrão bem simples. Logo, é algo bem fácil de se redigir.

Quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue lendo o artigo que contém quatro dicas de ouro para elaborar uma ata. Em paralelo, você verá o que é o documento, o que deve ter em uma ata de reunião completa e, ainda, verá um exemplo para se inspirar.

Confira!

Primeiramente, o que é uma ata de reunião?

Antes de aprender como fazer uma ata de reunião, é preciso entender o que é e para que serve esse arquivo. Afinal, é necessário determinar qual é a importância dele para uma empresa.

Dito isso, uma ata de reunião é algo que serve como um registro formal de um encontro organizacional. Nela, ficam documentadas todas as ações que foram discutidas e decididas no momento. 

Na ata, também é possível encontrar informações gerais sobre a reunião realizada para que as pessoas que não estavam presentes possam saber o que foi feito. E, claro, quais são os próximos passos.

Cabe destacar que esse é um documento útil para qualquer tipo de empresa, desde as micro até as de grande porte. Isso porque ele ajuda a armazenar e rastrear tudo o que é necessário para a saúde do negócio. 

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Exemplo de ata de reunião

Para entender melhor o que é e como fazer uma ata de reunião, confira o modelo a seguir:

Título (pode ser o assunto discutido no dia ou o número da reunião)

Participantes (nome de todos os presentes)

Às XX horas, do dia XX, do mês de XX, do ano de XX, o time de XX da empresa XX se reuniu para discutir (inserir a pauta da reunião). No encontro, foi discutido (inserir todos os assuntos falados no dia).

Os participantes aprovaram (adicionar todas as ações definidas e, se possível, o nome dos responsáveis por elas) para que sejam executadas até o dia XX, do mês XX, do ano de XX.

A reunião foi presidida por XX (pode ser mais de uma pessoa). 

Assinaturas dos presentes,

Viu, bem simples, não é? Daqui em diante, aprenda como fazer a ata de reunião da prática e se prepare para colocar a mão na massa!

O que deve ter na ata de reunião?

Agora que você já sabe o que é uma ata de reunião, a dica é se atentar às informações que devem estar contidas nesse documento. 

Isso é fundamental tanto para que ela seja arquivada da maneira correta, quanto para que todos que tenham acesso possam saber a qual encontro o registro se refere. 

Sendo assim, o que deve ter na ata de reunião é:

• o tema principal, isto é, a pauta que reflete o que foi discutido no encontro; 
• data, horário e local; 
• quem foram os participantes; 
• o que foi discutido, incluindo todos os assuntos abordados; 
• o que foi definido, ou seja, as ações que serão tomadas e os prazos para a realização delas.

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Como fazer uma ata de reunião? 4 passos simples

A seguir, você aprenderá como fazer uma ata de reunião em 4 passos bem simples e fáceis de seguir. E lembre-se: o documento não precisa ser extenso e nem é trabalhoso de redigir. Porém, isso não significa que ele não seja de extrema importância para a gestão da empresa.

Dito isso, o passo a passo para fazer uma ata de reunião é:

1. Defina o assunto, a data e os participantes do encontro

A primeira dica de como fazer uma ata de reunião é reunir os dados necessários para ela. Isso inclui:

• o assunto discutido; 
• a data e o horário; 
• os nomes de todos os participantes.

Esse processo serve para deixar tudo documentado em um local de fácil acesso e com menos risco de se perder. Esses dados funcionam ainda como uma identificação para que a ata não se misture com os papéis de outros encontros, por exemplo. 

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2. Escreva um esboço ainda durante a reunião

Enquanto estiver participando da reunião, vá escrevendo um esboço com os principais pontos que estão sendo discutidos. Isso serve para que você não se esqueça de nada importante e tenha algo no que se basear na hora de redigir o documento final. 

Esse esboço pode conter elementos que foram aceitos, recusados ou alterados, inclusive os que foram discutidos em encontros anteriores. Outros pontos são: data da reunião seguinte, decisões que foram tomadas etc. 

3. Revisar os dados e adicionar as notas adicionais

O ideal é revisar o esboço e finalizar a ata assim que a reunião se encerrar, pois estará com as informações ainda frescas na cabeça. Sendo assim, adicione alguns detalhes que ficaram de fora no rascunho, a decisão final da discussão e, se necessário, a explicação de alguns pontos. 

Lembre-se de manter a escrita objetiva e sem um grau tão alto de formalidade. Isso porque ela deve ser de fácil entendimento para todos, principalmente nos casos em que a ata de reunião será compartilhada com mais pessoas da companhia.

4. Estabeleça os prazos para o cumprimento das tarefas

Por último, não se esqueça de adicionar as metas e os prazos de cumprimento de cada uma delas ao fazer a ata de reunião. Essa etapa é essencial quando o encontro foi voltado para decidir estratégias de negócio.

Caso seja possível, adicione quem serão os responsáveis por cada tarefa e a quem eles responderão. Isso garante uma comunicação interna clara entre todos e a execução correta de tudo o que foi pedido.

Até aqui, você aprendeu como fazer uma ata de reunião de maneira prática e rápida, certo? Para ir além, saiba que um bom software de atendimento, como o Zendesk Service, também pode te ajudar com esse e outros documentos. 

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