Canal de comunicação interna: 9 opções, como e quando usar cada um?

Toda empresa precisa de comunicação interna. O repasse de informações é indispensável para o andamento das atividades que devem ser executadas por cada colaborador, para a entrega das demandas aos clientes, execução correta de processos e integração entre a equipe. 

Diante dessa realidade, definir o canal de comunicação interna que irá centralizar e distribuir as informações deve ser uma preocupação central da organização. 

Talvez você não priorize ou não se preocupe muito com a comunicação interna. Seu horário de trabalho está dedicado a se relacionar com seus clientes e a executar uma lista de atividades diárias que exigem seu tempo e o da sua equipe. 

O que talvez você não saiba é que com um canal de comunicação interna eficiente sua empresa pode:

• reduzir o tempo que gasta com retrabalhos, 
• ampliar a qualidade do que oferece para o comprador, 
• gerar melhores índices de satisfação dos clientes com as entregas realizadas,
• ampliar a produtividade da sua equipe e a sua própria, 
• reduzir atrasos, 
• ter uma organização mais eficiente da agenda de seus colaboradores e mais. 

Todos esses resultados são conquistados com uma estratégia de comunicação interna eficaz e simples. 

Basta algumas ferramentas e uma cultura organizacional que compreenda a importância do uso delas, para conquistar todos os benefícios listados acima. 

Uma simples falha na comunicação interna é responsável por uma sequência de problemas que poderiam ser evitados com o uso das ferramentas adequadas. 

Quando não há comunicação entre vendas, atendimento e o setor de produção, por exemplo, é comum que as entregas para os clientes não sejam alinhadas completamente ao que foi solicitado por eles. 

Isso gera retrabalho, atraso na entrega e, claro, insatisfação por parte do consumidor, que não recebe o que pediu e ainda precisa lidar com o prazo extra exigido para refazer o que já deveria ter sido entregue e finalizado. 

Isso ocupa tempo e recursos, financeiros e humanos, da empresa. Além de prejudicar a imagem dela junto ao consumidor e reduzir a qualidade da experiência do cliente. 

Esses são apenas alguns exemplos do que as ferramentas de comunicação interna nas empresas podem causar e de como elas impactam nos resultados gerais, e também no seu dia a dia. 

Talvez, agora a sua preocupação em relação aos canais de comunicação interna que a sua empresa utiliza, tenha aumentado. Por isso, te convidamos a continuar a ler este artigo. 

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O que é comunicação interna?

A comunicação interna é uma estratégia que visa compartilhar mensagens e informações relevantes com os profissionais que fazem parte dos processos organizacionais. Existem muitos objetivos que são alcançados por uma boa estratégia de comunicação interna, como:

• transparência na gestão, 
• alinhamento da equipe com as metas da organização, bem como sua missão, visão e valores, 
• contribuir para maior produtividade de todas as áreas, 
• reduzir o tempo gasto com retrabalho, 
• maior integração entre a equipe, 
• gerar motivação e engajamento junto aos colaboradores, 
• ampliar o desempenho de todas as áreas, 
• informar sobre necessidades, problemas, mudanças, objetivos e outras questões.

Na prática, a comunicação interna permite à empresa executar todas as suas atividades, com impacto interno ou externo, de maneira mais eficiente.

Agora, a dúvida que fica é: qual canal de comunicação interna usar? 

Aproveite este momento para dar o play no vídeo abaixo e assistir à palestra de Luiz Fernando Dabul Garcia  sobre comunicação em ambientes complexos:

O impacto de uma boa comunicação interna nas empresas 

Como vimos no tópico anterior, a comunicação interna cumpre diversos papéis estratégicos nas empresas. 

De alinhar diretrizes a comunicar mudanças estratégicas, passando por fomentar o bom clima corporativo, a ferramenta funciona como uma espécie de “fio condutor” dos processos das corporações. 

Mas, afinal, como uma boa comunicação interna impacta nas empresas? Para te ajudar a entender a potência do setor, separamos algumas estatísticas que retratam a realidade comunicacional nas corporações: 

• Funcionários desengajados podem custar às organizações mais de US$ 450 bilhões por ano. Essa perda é sentida em gasto salarial, tempo de retreinamento, perda de lucro, perda de vendas e muito mais;
• 33% dos funcionários afirmam que a falta de comunicação aberta e honesta tem o pior impacto no engajamento do time; 
• Colaboradores melhor informados superam seus colegas em até 77%;
• 85% dos funcionários disseram que ficam mais motivados quando os gestores os atualizam com notícias da empresa; 
• A produtividade aumenta de 20 a 25% entre funcionários conectados com as informações da empresa. 

Entende como os seus esforços em se comunicar de forma transparente e frequente com o time podem ser rapidamente convertidos em melhores resultados? Esperamos que estes números tenham te inspirado. 

Siga em frente para descobrir quais as melhores estratégias de comunicação interna para este e os próximos anos. 

Tendências para comunicação interna: o que colocar em prática daqui para frente?

Nos últimos anos, sobretudo após a pandemia do coronavírus, nossa maneira de trabalhar se transformou por completo. Nesse sentido, é preciso que gestores de comunicação e demais lideranças mantenham em mente as novas demandas das empresas e de seus colaboradores. 

Em um modelo de trabalho essencialmente remoto ou híbrido, o que faz mais sentido: canais de comunicação digital ou o “bom e velho” mural de recados (falaremos a seguir sobre ambos os formatos!)?

O foco, diante deste novo cenário, é manter em mente aquilo que os colaboradores buscam como valores essenciais, e o que consideram fundamental para assegurar entregas de qualidade — e, consequentemente, promover satisfação e encantamento dos clientes.

Veja, a seguir, 7 tendências que podem te ajudar a utilizar o canal de comunicação interna da empresa com muito mais efetividade. 

1- Fortalecimento da cultura da empresa mesmo em ambientes remotos ou híbridos

Os últimos anos consolidaram, entre muitas empresas (sobretudo aquelas cujo foco é a venda de serviços), os modelos de trabalho remoto ou híbrido. Nesse sentido, tornou-se um desafio imediato para a comunicação interna manter a força de vendas e trabalho alinhada, engajada e motivada mesmo à distância. 

Por isso, investir em estratégias de engajamento virtual é uma das demandas para os próximos anos. 

Fornecer informações necessárias para o desempenho das tarefas cotidianas e, ao mesmo tempo, reforçar a cultura do negócio por meio dos canais de comunicação interna são dois desafios que não podem ser postos de lado. 

Clareza na comunicação, disponibilidade de múltiplos canais de contato (e, aqui, vale um parêntese para a importância da omnicanalidade mesmo no ambiente interno de um negócio) e mensagens positivas são alguns dos elementos-chave para a incorporação da tendência. 

2- Experiência do colaborador cada vez mais personalizada

A pluralidade vem, enfim, ganhando espaço na estratégia corporativa. Muitos líderes já compreenderam o quão importante é valorizar a diversidade para atingir a alta performance. 

Sendo assim a comunicação interna precisará ajustar canais e linguagens para atender às demandas dos colaboradores de maneira cada vez mais personalizada. 

Isso significa que não basta utilizar apenas um canal e um formato de mensagem. Modelos de comunicação descentralizados e focados no receptor são a tendência para os próximos anos. 

3- Foco na comunicação visual

Dinamismo, estresse, múltiplas demandas ao mesmo tempo. Estas são algumas das características da rotina corporativa, sobretudo comercial. Diante de um cenário como este, a comunicação interna precisa encontrar artifícios para simplificar a compreensão e aumentar a retenção da informação pelo colaborador. 

Explorar imagens, infográficos e vídeos pode ajudar a encurtar o caminho entre os times e as mensagens, como comprova esta pesquisa, que aponta que 67% dos funcionários concluem melhor as tarefas que aprenderam por meio de vídeo ou de uma combinação de texto e imagens.

4- Comunicação focada em dispositivos móveis

O futuro é mobile, e você provavelmente já sabe disso. Certifique-se de que a comunicação também acompanhe a tendência e adapte mensagens e informações a formatos de dispositivos móveis. 

Comunique de forma direta, simples e visual, sem que seja necessário descer barras de rolagem infinitamente ou tocar na tela muitas vezes. 

5- Influenciadores internos

Uma das tendências para a comunicação interna do futuro é o uso de influenciadores internos como porta-vozes da empresa. Colaboradores falam a língua dos colaboradores e conhecem como ninguém a realidade dos setores.

Por isso mesmo, identifique pessoas com forte senso de pertencimento, que atuam como referências de performance e engajamento em suas áreas de atuação, e torne-os parceiros da comunicação interna. 

6- Disponibilização de conteúdo sob demanda

Já imaginou ofertar conteúdo corporativo no estilo de plataformas de streaming? Esta é a lógica da informação on-demand, ou sob demanda. 

Crie uma base de conhecimento com treinamentos e informações-chave (como guias e manuais operacionais) em formatos inteligentes, como pílulas em vídeo ou infográficos animados, e disponibilize-os em plataformas para acesso contínuo nos canais de comunicação interna já adotados pela empresa, como a intranet ou o Slack. 

Dessa forma, a equipe terá autonomia para acessar os dados quando e como lhes for mais adequado. 

7- Forte envolvimento da liderança

Líderes são, por natureza, figuras inspiradoras. Que tal utilizar seus canais de comunicação para transbordar essa inspiração para os times internos? 

Crie oportunidades para que os membros da empresa ouçam diretamente de seus líderes seniores, seja por meio de um canal Slack dedicado, comunicações de vídeo ou até mesmo chamadas de Zoom em toda a empresa. O objetivo é que cada funcionário se sinta pessoalmente conectado à pessoa que lidera a organização.

Quer ficar por dentro das principais tendências em Experiência do Cliente para este ano? Então confira a mais recente edição do relatório CX Trends:

Canal de comunicação interna: qual usar na sua empresa?

A seguir, criamos uma lista de opções de canais que vão contribuir para atender as diferentes demandas dos variados tipos de comunicação interna que sua empresa pode precisar lidar. 

Entre os exemplos de canais de comunicação interna que sua empresa pode adotar estão: 

1. INTRANET
2. TV Corporativa
3. Videoconferência
4. Mural de recados
5. Rede social corporativa
6. E-mail
7. Softwares de gestão de projetos e processos
8. Aplicativo de mensagens instantâneas
9. Ferramentas de gestão e compartilhamento de informações de clientes

Confira mais sobre cada um, a seguir!

INTRANET

Essa é uma das opções mais clássicas quando o assunto é canal de comunicação interna. 

A intranet é uma rede de comunicação corporativa com acesso restrito aos colaboradores da organização. Geralmente, instalada por meio de um software. Também é possível encontrar opções em SaaS. 

É um canal de comunicação voltado para:

• compartilhamento de avisos e informações sobre a empresa, 
• centralização de processos, 
• gestão e envio de conteúdos internos e mais.

TV Corporativa

Um bom uso da TV corporativa para a comunicação interna é a sua instalação em ambientes de convívio entre os colaboradores como salas de descanso, cozinhas, e mais. 

O canal pode ser usado para relembrar informações sobre o dia a dia do trabalho, datas de eventos e outros conteúdos gerais. 

Não é indicado usar apenas a TV corporativa como canal de comunicação, mas sem dúvidas essa opção pode ser combinada com outras plataformas para reforçar recados, avisos e datas especiais. 

Videoconferência

Com o aumento do trabalho remoto, as videoconferências se tornaram uma das formas mais eficientes de manter a comunicação interna.

Mesmo com o uso de outros canais e ferramentas, para a comunicação contínua e diárias, realizar videoconferências é uma das formas de engajar e integrar equipes que trabalham em diferentes locais. 

Também é importante para alinhar informações e demandas de membros da equipe, compartilhar informações sobre projetos e processos, realizar cursos e mais. 

Mural de recados

Talvez esse seja o canal de comunicação interna mais antigo de todos os que estamos listando aqui. 

Mesmo sendo algo tão simples, o mural de recados é bastante eficiente para compartilhar informações, recados e lembretes.

Sem grandes investimentos, é uma forma de passar a informação de forma rápida para os colaboradores da empresa. 

Muito usado em setores em que os colaboradores não usam a internet diariamente, por exemplo, alguns departamentos de indústrias e fábricas. Entretanto, é um canal útil para todas as demais áreas da organização. 

Rede social corporativa

A rede social corporativa permite a integração entre os colaboradores e estimula uma comunicação mais fluida do que a permitida pela intranet, por exemplo. 

Na rede social corporativa é possível executar uma comunicação descentralizada, que pode partir de qualquer participante e que estimula a conversa entre os colaboradores. 

É um canal excelente para incentivo ao compartilhamento de conteúdos interessantes sobre o setor da empresa, por exemplo. 

Poder ser usada como um apoio para capacitação e treinamentos oferecidos pela empresa.

E-mail

É provável que você já utilize esse canal de comunicação interna, entretanto, nem sempre ele é o ideal para todas as situações. Isso porque no e-mail as mensagens podem ser perdidas e as falhas na comunicação interna podem acontecer com mais frequência. 

Entretanto, o canal é interessante para compartilhamento de algumas informações que funcionam como comunicados. Ou seja, é um bom canal quando uma mensagem precisa ser compartilhada com os colaboradores da empresa, mas sem que uma resposta seja necessária. Um exemplo do uso do e-mail para comunicação interna é o compartilhamento de informações sobre recessos.

O uso do e-mail também pode ser interessante para conversas individuais com um único colaborador e não com o grupo. Por exemplo, para informar sobre férias, atestados médicos, responder a pedidos de folga e mais. 

Sem dúvida, quando o assunto é a comunicação entre a empresa e os clientes, o e-mail é uma forma segura e muito simples de guiar a conversa. 

Entretanto, dentro das empresas, outros canais podem ser mais eficientes, entre eles os softwares de gestão ágil de projetos e processos e os aplicativos de mensagens instantâneas, canais sobre os quais falaremos a seguir. 

Softwares de gestão de projetos e processos

Um dos canais de comunicação interna mais atuais do mercado, os softwares de gestão de projetos e processos têm como objetivo centralizar a comunicação entre equipes e garantir a execução de todas as etapas de um projeto.

Por meio de uma ferramenta como essa, toda a equipe entende quando e o que deve ser feito por cada colaborador, para que o trabalho tenha andamento.

O canal também facilita o compartilhamento de arquivos e a comunicação sobre mudanças em projetos e novos deadlines. 

Entre as ferramentas que são exemplos de comunicação interna eficiente e atual, os softwares de gestão de projetos e processos permitem uma visão global e transparente da empresa, facilitando:

• a integração de colaboradores, 
• a distribuição de tarefas entre a equipe,
• o acompanhamento dos gestores sobre cada etapa de um projeto, 
• a concentração de explicações sobre cada atividade em um único local, 
• a redução de falhas na comunicação e mais.

Entre os exemplos de comunicação interna, o Trello é uma das ferramentas mais conhecidas de gestão de projetos. É gratuita e pode ser uma das formas de começar a tornar a sua empresa mais eficiente e moderna na gestão de projetos e na comunicação interna. 

Aplicativo de mensagens instantâneas

Você deve estar acostumado a usar aplicativos como o WhatsApp, pois bem, existem ferramentas similares, que funcionam como um chat interno para empresas. O Slack é um exemplo desse tipo de canal. 

Sem dúvida, a comunicação instantânea é indispensável para a agilidade das empresas, para a comunicação entre colaboradores e para garantir a fluidez do trabalho no dia a dia. 

Contar com um canal de mensagens instantâneas, como o Slack, garante essa facilidade na comunicação entre equipes que trabalham in loco ou realizam o trabalho remoto. 

Uma das vantagens de aplicativos como o Slack é que, além de permitir a comunicação em tempo real, ele também é um excelente canal de comunicação interna porque permite a integração com outras ferramentas como: Dropbox, Asana, e Zendesk. 

Com isso, você reduz ainda mais as chances de informações serem perdidas ao longo dos diferentes canais de comunicação usados pela empresa. 

De fato, segundo um levantamento do Slack, a ferramenta reduz em uma média de 32% o volume de e-mails e 27% das reuniões.

Sabe aquela frase, “mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail?”, você pode evoluí-la para “mais um e-mail que poderia ter sido uma mensagem no Slack!”.

Perceba como esse é mais um entre os exemplos dos benefícios da comunicação interna e da escolha correta de ferramentas relacionadas.

A redução de reuniões e de e-mails aumenta a agilidade e a produtividade da equipe.

Ferramentas de gestão e compartilhamento de informações de clientes

Como são tratados internamente os dados dos clientes da sua empresa? As informações externas dos clientes, quando precisam ser compartilhadas entre equipes, passam a ser conteúdos que precisam contar com canais de comunicação interna. 

A forma mais eficiente de fazer essa transição é usar, desde o primeiro contato com o prospect, ferramentas que permitem a integração de setores, como é o caso do CRM de vendas da Zendesk. 

O uso de um CRM de vendas contribui para reunir todas as informações e interações com seus clientes em um único lugar. 

Esse tipo de ferramenta permite a otimização de todas as tarefas que devem ser executadas pelo setor ao longo do pipeline de vendas e também após a conversão do lead em cliente e da passagem do cliente para outros setores como atendimento e customer success. 

Tudo isso de forma a garantir uma melhor experiência para o consumidor e maior produtividade para os setores da empresa.

IA da Zendesk: atendimento de alto nível

Agora que você já entende a importância de fortalecer a comunicação interna, saiba que um atendimento de qualidade é indispensável para um jornada satisfatória que resultará em mais vendas e na fidelização de mais clientes.

Um bom software de atendimento, como o Zendesk Service, permite que você atenda seus clientes onde eles estiverem, personalizando os processos e otimizando as tarefas dos seus agentes. 

Além disso, o sistema oferece recursos muito interessantes, como: 

• integração de diversos canais de atendimento, como mensagens, chat em tempo real, email ou voz.
• espaço de trabalho do agente unificado para facilitar o monitoramento, a priorização e as respostas aos clientes.
• central de ajuda e um fórum da comunidade integrados que podem ser criados para oferecer melhor atendimento ao cliente,
• ferramenta de colaboração, que conecta parceiros internos e externos, facilitando o trabalho dos atendentes,
• criação, gestão e disponibilização de uma base de conhecimento inteligente para melhorar o autoatendimento dos clientes e capacitar a equipe, e mais.  

Com nossa solução equipada com Inteligência Artificial, é possível oferecer suporte inteligente em grande escala com o uso de IA e bots; eles dão respostas instantâneas aos clientes, dobram a capacidade intelectual dos atendentes humanos e ainda elevam a produtividade da empresa.

Fica muito mais fácil para os clientes obterem as respostas de que precisam sobre seus produtos ou serviços.

Quer ver como tudo isso funciona na prática? Então faça um tour pelo Zendesk Service para conhecer todos os recursos e inicie o período de avaliação gratuita do nosso sistema.