Ir para o conteúdo principal

Artigo 12 min read

Como enviar mensagem automática no WhatsApp Business? Passo a passo

Por Zendesk

Última atualização em 9 fevereiro 2024

O uso de mensagens automáticas, que vão responder ao seu cliente imediatamente após uma interação, tem um papel muito importante dentro da estratégia que visa gerar uma experiência de qualidade aos clientes. Entretanto, quando tocamos neste assunto, a pergunta que mais surge é: como enviar mensagem automática no WhatsApp? 

O próprio aplicativo oferece o serviço de criação de mensagens automáticas dentro da ferramenta criada para empresas. 

O WhatsApp Business é uma versão do aplicativo desenvolvida para oferecer recursos especiais a donos de negócios que desejam usar o canal para engajar, atender seus clientes e fazer vendas. 

Vale destacar que assim como a versão que usamos no nosso dia a dia, ele também é gratuito

Dentro do WhastApp Business é possível:

  • criar um perfil verificado para transmitir confiança aos clientes,
  • usar a opção Catálogos que funciona como uma vitrine virtual em que donos de empresas apresentam seus produtos, dentro do app, 
  • acessar relatórios com dados importantes sobre o engajamento dos clientes, como taxa de abertura;
  • enviar mensagem automáticas de Whatsapp para clientes.

É justamente essa última funcionalidade que permite mandar mensagens automáticas usando o Whatsapp Business. 

Mas, atenção, existem outras formas de automatizar atendimento no Whatsapp e também falaremos sobre elas ao longo deste artigo. 

Entretanto, antes de continuarmos, sugerimos que você aprenda mais sobre a diferença entre o WhatsApp que você usa para conversar com seus amigos e familiares e o WhatsApp ideal para gerir seu negócio. 

Para isso, leia o artigo: “O que é o WhatsApp Business? Entenda a diferença entre o WhatsApp e o WhatsApp Business”. Tivemos o cuidado de colocar tudo o que precisa saber sobre porque essa é a melhor opção para sua empresa. Então, vale a pena conferir. 

Como enviar mensagem automática no WhatsApp Business?

Começando pela forma mais tradicional, organizamos um passo a passo de como mandar mensagem automática no Whatsapp Business. Existem três opções para isso:

  • mensagem de saudação, 
  • mensagem de ausência, 
  • mensagem rápida. 

Conheça o passo a passo para cada uma delas, a seguir. 

Mensagens de saudação

As mensagens de saudação são enviadas imediatamente após uma interação de usuários com a sua empresa dentro do WhatsApp. 

Elas dão as boas vindas ao contato e colocam sua empresa a disposição daquela pessoa. 

Um bom exemplo são mensagens como: “Olá! Seja muito bem vindo! Como posso ajudar você?”. 

Mesmo que um profissional de atendimento não esteja vendo a mensagem no momento em que o cliente a enviou, com a mensagem automática você já estimula o usuário a falar e compartilhar sua necessidade, tornando o suporte mais ágil. 

Além disso, a mensagem deixa o usuário mais seguro de que aquele é um canal monitorado e que ele realmente receberá um retorno por ali. 

Para automatizar o atendimento por WhatsApp com mensagens de saudação o passo a passo é: 

  1. Faça o download do aplicativo do WhatsApp Business em seu smartphone. Para isso, acesse sua loja de aplicativos e pesquise por WhatsApp Business ou clique neste link e escolha entre Android e IOS;
  2. Confirme seu número de telefone comercial, insira o nome da sua empresa e configure seu perfil;
  3. Acesse novamente a área de configurações clicando nos três pontinhos do canto superior direito do app (como na imagem abaixo);
  4. Selecione “Ferramentas comerciais”;
  5. Clique em “Conversa”;
  6. Opte por “Mensagem de saudação”;
  7. Escreva o conteúdo;
  8. Na área de “destinatários” escolha quais pessoas receberão a mensagem que está sendo configurada. A opção “enviar para todos” é a mais indicada, com ela você garante que todo mundo que enviar uma mensagem para sua empresa receberá uma saudação. Também é possível optar por “Todos, exceto meus contatos” e “Somente…”, para enviar a mensagem de saudação somente aos clientes que você selecionar;
  9. Clique em “Salvar” e pronto! Sua mensagem de saudação estará criada e a automação já estará funcionando. 

Mensagem de ausência

As mensagens de ausência estão muito relacionadas ao horário de atendimento da sua empresa. 

Mesmo em uma estratégia omnichannel, nem sempre é possível oferecer atendimento 24 horas, mas isso não impede que você interaja com seu cliente e não deixe ele esperando sem nenhuma resposta.

Nesse caso, você pode usar o atendimento via WhatsApp para enviar uma resposta automática sempre que a função “mensagem de ausência” estiver ativada, dentro dos horários pré-definidos por você. Para isso, o passo a passo é:

  • Faça o download e configure seu app do WhatsApp Business;
  • Clique nos três pontinhos no canto superior direito do app e selecione “Configurações” e em seguida “Ferramentas comerciais”;
  • Clique na opção “Mensagem de ausência”;
  • Ative a opção “Enviar mensagem de ausência”;
  • Edite a mensagem;
  • Clique em Salvar;
  • Toque em “Horário” e programe o período de ausência em que a mensagem deve ser enviada automaticamente. Ao fazer isso é recomendado que você opte pela opção “Horário programado”, com ela a mensagem será enviada a todos que interagirem com seu número, dentro da faixa de horário definido, por exemplo, de segunda a sábado, de 18h às 09h. Além dessa opção também é possível optar por “Enviar sempre” ou “Fora do horário de atendimento”;
  • Selecione “Destinatários” para definir quem receberá a mensagem;
  • Salve todas as informações preenchidas. 

Mensagem Rápida

Diferente das opções anteriores, as mensagens rápidas devem ser enviadas por um atendente que está interagindo com o usuário, usando o WhatsApp. 

Entretanto, elas podem ser programadas dentro da ferramenta para serem acionadas sempre que necessário, garantindo agilidade no atendimento. 

Quem realiza suporte sabe que as perguntas feitas pelos clientes se repetem, então porque não utilizar essas respostas já criando opções padrões, que ficam salvas no seu site, e podem ser enviadas com apenas um clique?

Isso evita que seja necessário escrever uma resposta do zero, toda vez que a pergunta for realizada pelos clientes. 

Esse tempo economizado é muito importante para que você possa aumentar a produtividade do setor, reduzir o tempo médio de resposta e o tempo médio de espera. Afinal, quanto mais rápido você responde um cliente, mais rápido poderá passar para outro.

Vale lembrar que isso é feito sem reduzir a qualidade do atendimento

Crie mensagens claras, que respondam a pergunta do cliente diretamente. Ao mesmo tempo, garanta que ela não se pareça com uma mensagem padrão. Use termos comuns usados em uma conversa natural. 

Agora sim, confira o passo a passo de como criar mensagens rápidas no WhatsApp:

  1. Abra o aplicativo do WhatsApp Business;
  2. Clique nos três pontinhos no canto superior direito do app para acessar as configurações;  
  3. Selecione “Ferramentas comerciais” > “Conversa”;
  4. Clique em “Respostas rápidas”;
  5. Escreva uma resposta rápida e selecione um atalho;
  6. Clique em salvar.

Ao automatizar atendimento pelo WhatsApp, você pode ter até 50 mensagens rápidas configuradas. 

Com essas configurações você vai tornar sua estratégia de vendas pelo WhatsApp muito mais eficiente e também, claro, otimizar a qualidade do suporte que oferece aos seus clientes.

Leia também: O que é experiência do cliente e qual seu papel nas empresas?

Como enviar mensagem automática no WhatsApp pessoal?

Sim, é possível enviar mensagem automática pelo Whatsapp pessoal. Entretanto, aqui vale um lembrete: se você tem um negócio, a melhor opção para atender aos seus clientes é por meio do app Business. 

Como apresentamos acima, ele oferece funcionalidades muito interessantes para a estratégia de vendas pelo Whatsapp.

Se você deseja enviar mensagens automáticas pelo WhatsApp para clientes no método tradicional, isso é possível, mas será necessário fazer o download de outros aplicativos, porque a ferramenta não oferece esse recurso nativo.   

AutoResponder

O AutoResponder é um aplicativo para mensagem automática no Whatsapp gratuitamente, mas que também oferece uma versão premium que disponibiliza alguns recursos especiais para automatizar atendimento na plataforma. 

É possível baixar em celulares Android e permite a resposta automática para WhatsApp tradicional ou Business.

Por meio dessa ferramenta é possível:

  • criar mensagens que serão enviadas automaticamente a quem interagir com seu canal,
  • configurar mensagens personalizadas para diferentes situações,
  • criar mensagem de boas-vindas
  • fazer substituições em respostas padrões personalizando informações como nome do cliente ou do atendente, 
  • definir o horário para envio das mensagens automatizadas. 

WhatsAuto

O app permite que você escolha sempre para quem deseja enviar uma resposta automática, além de oferecer facilidade na configuração e ativação desses conteúdos.

Também é possível definir respostas simples e automáticas para certas situações. 

Para uso do app você vai precisar lidar com anúncios, o que pode prejudicar bastante a sua experiência. Para se livrar deles será necessário contratar a versão paga do sistema. 

Auto Reply for WhatsApp

Esta ferramenta permite que você crie padrões personalizados de mensagens de resposta com correspondência exata, além de facilitar a programação do dia e hora específicos que os conteúdos programados devem ser ativados automaticamente.

É possível ainda criar diversas regras para as respostas e acessar o aplicativo pelo desktop.

Observe que se você fizer uso do WhatsApp Business poderá usar todos esses recursos de automação gratuitamente, sem precisar de ferramentas externas. 

API do WhatsApp Business para automação

Por último, mas não menos importante, o WhatsApp Business oferece a opção do WhastApp API para o uso de chatbots dentro da plataforma, levando a sua estratégia de automação para outro nível. 

A interface de programação de WhatsApp (API) é ideal para médias e grandes empresas ou mesmo pequenos negócios que precisam gerenciar muitos chamados, como geralmente ocorre em e-commerces. 

Estamos falando de um passo além do WhastApp Business, ideal para empresa que precisam de mais do que já é oferecido pela plataforma 

A API é um recurso oficial do WhatsApp e é ideal para a expansão do suporte feito pela plataforma.

Ela permite que seja feita a integração do aplicativo com ferramentas de conversas como os chatbots de inteligência artificial

A tecnologia de chatbot funciona por meio de canais de mensagens, entre eles o WhatsApp, mas também o Facebook Messenger e o chat que fica no seu site. 

Por meio de um chatbot é possível automatizar todo o atendimento, isso porque a tecnologia por trás dele permite a interação entre bot e cliente.

Os bots são capazes de compreender as perguntas feitas pelos usuários e responder a elas sem que haja necessidade de um atendente humano intermediar a conversa, em qualquer ponto.

A tecnologia é ideal para atender a demandas simples e comuns dentro de uma empresa, oferecendo um atendimento rápido, de qualidade, 24 horas por dia nos 7 dias de semana. 

Existem diferentes opções de chatbots para empresas e sem dúvida eles são um excelente caminho para quem deseja enviar mensagem automática no WhatsApp com uma eficiência sem precedentes. 

Como enviar mensagem automática no whatsapp por chatbot? 

 

Para usar o chatbot no WhatsApp e enviar mensagem automática o passo a passo é:

  1. Solicite a API WhatsApp Business. Para isso, será necessário contatar um provedor oficial, entre eles a Zendesk;
  2. O WhatsApp avalia diversos critérios para deliberar sobre a permissão da API;
  3. Após liberado seu uso, construa os diálogos do seu chatbot;
  4. Configure sua aplicação;
  5. Comece a usar a ferramenta.

Explicamos o que fazer em cada uma dessas etapas no artigo, “Chatbot para WhatsApp: otimize o atendimento com essa ferramenta”. 

Com a API, as empresas ainda podem integrar o WhatsApp a um software de CRM e suporte ao cliente, como o Zendesk, para rastrear, priorizar e responder às solicitações dos clientes em grande escala. 

Agora sim você estará pronto para introduzir as mensagens automáticas em seu atendimento e melhorar a experiência de seus clientes com o suporte da sua empresa.

Por que aprender como enviar mensagem automática no Whatsapp?

 Automatizar mensagens é fundamental para uma estratégia de vendas no Whatsapp, principalmente quando elas são utilizadas de forma consciente, segmentada e personalizada de acordo com as características e perfil de consumo do cliente.

Elas contribuem para o engajamento no longo prazo e ainda como uma fonte de informação sobre novidades, promoções e detalhes do processo de compra do consumidor.

Um aplicativo de mensagens automáticas no Whatsapp pode mostrar detalhes do status de compra de um produto no e-commerce. Veja como:

  1. Quando uma compra é fechada, o consumidor já recebe a confirmação automática via Whatsapp. 
  2. Em seguida, uma nova mensagem é enviada para sinalizar que o produto já está em posse da transportadora.
  3. Quando o produto já se encontra em rota de entrega, uma nova notificação surge para alertar o cliente do recebimento eminente.
  4. Por fim, a mensagem de confirmação da entrega é enviada!

Esse mecanismo é excelente para tornar o consumidor a par de cada etapa do processo de entrega. 

Esse é apenas um simples exemplo, dentre vários outros, que mostra como mandar mensagem automática no Whatsapp Business pode fazer toda a diferença no sucesso e engajamento do cliente com a marca!

Conheça ferramenta de atendimento automatizado da Zendesk

Para tornar sua estratégia ainda mais eficiente, te convidamos a conhecer o software de suporte ao cliente da Zendesk. 

A Zendesk, além de ser um provedor oficial do WhatsApp para a criação de APIs e chatbots, também oferece um sistema completo para atendimento ao cliente

O software de suporte ao cliente da Zendesk é fácil de usar e ajuda sua empresa a oferecer uma experiência mais completa aos consumidores da sua marca, contribuindo para um atendimento mais ágil, assertivo e personalizado. 

Para aproveitar tudo isso, entre em contato com a Zendesk e descubra o que podemos fazer para te ajudar a melhorar a experiência do cliente por meio de um atendimento ágil. Que tal fazer uma avaliação grátis?

Tirou todas as suas dúvidas sobre como enviar mensagem automática no Whatsapp? Para mais dicas incríveis que nem essa, continue acompanhando o blog da Zendesk! Até a próxima!

Histórias relacionadas

Artigo
15 min read

Três pilares da excelência no atendimento: como adotá-los?

Conheça os três pilares da excelência no atendimento, como eles afetam as interações com seus clientes e como a tecnologia ajuda a melhorar estas bases.

Artigo
10 min read

Administração do tempo: 7 técnicas de gestão e produtividade

Veja as 7 melhores técnicas de administração do tempo, como elas ajudam a deixar você e seu time mais produtivos, e qual tecnologia usar.

Artigo
5 min read

Como dar feedback para o chefe? Guia prático em 7 passos

Aprenda como dar feedback para o chefe, entenda a importância dessa prática e o que você precisa saber para fazer uma avaliação profissional na prática.

Artigo
16 min read

Canal de comunicação interna: 9 opções, como e quando usar cada um?

Entenda por que é importante ter um canal de comunicação interna e confira as principais tendências e canais para implementar na sua empresa.