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Como fazer um bom atendimento via WhatsApp?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 1 Fevereiro 2021
Última atualização em 1 Fevereiro 2021

O atendimento via WhatsApp é a utilização desse aplicativo de mensagem como canal de comunicação entre a sua empresa e os seus clientes.

O atendimento via WhatsApp pode ser integrado ao Help Desk, ao chatbot, ao call center, ser utilizado para alavancar as vendas e muito mais. 

O que é o atendimento via WhatsApp?

O atendimento via WhatsApp consiste em utilizar esse aplicativo de troca de mensagens para atender aos clientes da sua empresa no que diz respeito a solicitações, esclarecimento de dúvidas, serviços de suporte, vendas e muito mais.

Ou seja, é transformar o WhatsApp em mais um canal de comunicação que o cliente pode usar para falar com o seu negócio.

O que é chatbot para WhatsApp?

O chatbot para WhatsApp consiste na integração desse aplicativo de mensagens à ferramentas de automatização de conversas.

Essa solução contribui para prestar atendimentos muito mais rápidos aos clientes e para manter esse canal de comunicação ativo 24 horas por dia, 7 dias da semana, elevando o nível de satisfação do seu público.

O que escrever na mensagem automática do WhatsApp? 

Uma mensagem automática do WhatsApp pode ser configurada para ser enviada ao cliente quando não houver atendente disponível naquele momento. Ela também pode estar integrada a um chatbot e dar início ao atendimento automatizado.

Também é possível criar uma mensagem de saudação, para informar o tempo de espera do atendimento, solicitando nome e número de protocolo para continuar o atendimento, entre diversas outras possibilidades.

Seja qual for o motivo, todas as opções ajudam a otimizar o seu atendimento via WhatsApp.

Porém, para alcançar esse objetivo é bem importante saber o que escrever na mensagem automática do WhatsApp. 

Para isso é bastante indicado:

  • Conhecer bem a sua persona
  • Definir a linguagem adequada para se comunicar com os seus leads e clientes
  • Relacionar ao setor que está sendo procurado pelo consumidor à mensagem entregue

Como colocar mensagem de boas-vindas no WhatsApp?

O atendimento via WhatsApp também ajuda a otimizar a atuação do seu time, pois o próprio WhatsApp Business permite inserir mensagens de boas-vindas (mensagem de saudação), mas também mensagens de ausência e respostas rápidas.

Para cadastrar essas mensagens você deve:

  • Abrir o WhatsApp Business e clicar no Menu (ícone dos “três pontinhos”)
  • Em seguida, clique em “Configurações” e em “Configurações da Empresa”
  • Na parte “Ferramentas de Mensagens” vão aparecer as opções “Mensagem de ausência”; “Mensagem de saudação” e “Respostas rápidas”. Clique sobre a que deseja configurar
  • Se for “Mensagem de ausência”, por exemplo, faça a ativação e, em seguida, toque no ícone do lápis para inserir o seu texto
  • Salve a mensagem digitada clicando no ok e depois em “Salvar” no canto superior 
  • Você também pode definir o horário que essa mensagem deve ser enviada e se todos os destinatários irão recebê-la
  • O mesmo processo vale para a “Mensagem de saudação”.

As “Respostas rápidas” não são automáticas, mas são bastante válidas para otimizar o atendimento, especialmente para responder perguntas recorrentes.

Para fazer a configuração dessas mensagens é preciso:

  • Clicar em “Respostas rápidas” dentro das “Configuração da empresa”
  • Em seguida, clicar sobre a mensagem padrão que já consta no aplicativo e editá-la
  • Depois, é preciso editar o atalho que enviará cada resposta rápida. Você também pode configurar palavras-chave para facilitar esse processo
  • Inclua quantas respostas rápidas quiser clicando no sinal de + (mais).

O que colocar na descrição do WhatsApp Business?

Um ponto importante do atendimento via WhatsApp é facilitar a vida do cliente. Por isso, é fundamental dar atenção especial na descrição do seu WhatsApp Business.

Neste ponto, quanto mais informações relevantes tiver, maiores as chances de aprimorar o atendimento prestado.

Por isso, é indicado inserir na descrição dados como:

  • Horário de funcionamento da empresa
  • Horário de atendimento ao público
  • Endereço do site
  • Localização física, caso tenha
  • Principais atividades da sua empresa

Como personalizar o WhatsApp Business?

Você pode personalizar o seu atendimento via WhatsApp Business utilizando as mensagens de saudação e ausência citadas anteriormente, bem como focando na linguagem que está sendo usada para se comunicar com o cliente.

De modo geral, o atendimento via WhatsApp tende a ser um pouco menos formal do que o prestado em canais como e-mail e telefone, por exemplo.

No entanto, isso não é uma regra. O mais importante é considerar o perfil do seu público e o produto e/ou serviço que está sendo comercializado para oferecer um atendimento personalizado e de excelência.

Quais as vantagens do Whatsapp Business?

O atendimento via WhatsApp Business traz diversas vantagens tanto para a sua empresa quanto para os seus clientes.

As que mais se destacam por ter uma conta comercial no WhatsApp são:

  • Melhora a imagem da sua empresa e eleva o seu poder competitivo
  • Aumenta o leque de canais de atendimento oferecidos ao público
  • Aproxima os consumidores da sua marca
  • Contribui para tornar o atendimento mais rápido e eficiente
  • Oferece mais comodidade ao cliente
  • Ajuda a aumentar o volume de vendas por ser mais dinâmico

Como usar WhatsApp Business para múltiplos usuários?

A melhor maneira de utilizar o WhatsApp Business para múltiplos usuários é integrando-o a um sistema de atendimento, como as soluções da Zendesk para atendimento ao cliente.

Nossa solução permite a integração de diferentes canais de atendimento, transformando todas as interações realizadas com os clientes em tickets, independentemente da sua origem.

Com isso, a sua equipe atua de maneira mais dinâmica e aumenta a produtividade, pois consegue facilmente monitorar, priorizar e resolver todos os tickets da sua empresa. 

Para conhecer todas as funcionalidades, assista a uma demonstração ou, se preferir, vá direto para o teste grátis!