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O que escrever na mensagem automática do WhatsApp Business? 5 modelos

Por Zendesk

Última atualização em 2 janeiro 2024

Você sabe o que escrever na mensagem automática do WhatsApp Business? Realmente, essa é uma funcionalidade incrível da ferramenta de chat em grupo, mas nem sempre temos ideia de como usar e do que escrever para obter os melhores resultados.

Mais de 5 milhões de empresas no mundo inteiro já fazem uso do WhatsApp Business. A versão corporativa do popular aplicativo para troca de mensagens instantâneas foi lançada em 2018 e vem sendo utilizada por diferentes modelos de negócio como um canal de comunicação e relacionamento com os clientes.

De acordo com o Panorama Mobile Time/ Opinion Box, cerca de 76% dos brasileiros que possuem uma conta no WhatsApp já utilizaram a ferramenta para se comunicar com uma empresa, seja para esclarecer dúvidas, solicitar suporte técnico ou realizar a compra de algum produto.

Dentre as funcionalidades que o WhatsApp Business oferece aos usuários está a possibilidade de utilizar essa ferramenta para enviar mensagens automáticas. Dessa forma, não é necessário dispor de um atendente humano 24/7 para responder às demandas dos clientes.

Mas que mensagem para WhatsApp empresa você pode cadastrar para responder automaticamente seus clientes?

Para te ajudar, separamos aqui 5 modelos de textos para você se inspirar:

Continue a leitura e saiba o que escrever na mensagem automática do WhatsApp Business:

  1. Mensagem automática de saudação;
  2. Mensagem de ausência Whatsapp Business;
  3. Mensagem automática de férias coletiva ou recesso;
  4. Mensagem para abordagem comercial;
  5. Mensagem para lembrar compromissos agendados.
Resumo
  • Mensagens automáticas são informações programadas para transmissão em ferramentas como e-mail, WhatsApp e demais canais de conversação síncrona ou assíncrona.

  • Trabalhar o recurso de mensagens automáticas no WhatsApp Business traz benefícios como praticidade, disponibilidade, agilidade, personalização, humanização, dinamismo, segurança, escalabilidade, centralização, acesso a métricas e, consequentemente, aumento das vendas.

  • Você pode usar o recurso para programar mensagens automáticas de saudação, ausência, férias, abordagem comercial (prospecção) ou lembretes de compromissos agendados ou vencimentos.

  • O processo de programação da mensagem automática é feito inteiramente na plataforma, mas você pode otimizar o uso da ferramenta integrando complementos de IA à experiência conversacional, poupando seus agentes e estreitando o relacionamento com o cliente.

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Neste artigo, você aprenderá

Mensagem automática no WhatsApp: por que é importante fazer?

Programar mensagem para WhatsApp empresa é uma prática importante para otimizar a operação de atendimento ao cliente – permitindo que demandas menos complexas possam ser solucionadas com mais agilidade e autonomia.

Antes de pontuarmos o que escrever na mensagem automática do WhatsApp, vale a pena você conferir os benefícios que esse recurso tem a oferecer. 

1 – Praticidade

O WhatsApp já é uma ferramenta que os clientes estão acostumados a utilizar no dia a dia para se comunicar. Disponibilizar esse canal é oferecer praticidade na hora de interagir com a marca. 

2 – Agilidade

Com respostas automáticas via mensagens instantâneas, o atendimento se torna mais ágil. Em poucos minutos, o cliente pode ter a resposta de que precisa sobre o produto ou serviço, o preço, promoções, dúvidas  sobre suporte, etc.

3 – Personalização

É possível personalizar as interações com os clientes. Além de se dirigir a ele pelo nome, dá para oferecer soluções específicas para cada necessidade e perfil de cliente. Isso gera maior aproximação e identificação com a marca.

4 – Humanização

Mesmo que a mensagem seja enviada por um robô, as interações podem ser humanizadas – com empatia e foco em oferecer as melhores soluções para os clientes.

Leia também: O que é atendimento humanizado: será que vale a pena abraçar essa estratégia?

5 – Diferentes formatos 

Pelo WhatsApp, o cliente pode mandar mensagens de diferentes formatos além do texto escrito. É possível também enviar arquivos de imagem, áudio, vídeo, documentos em PDF, entre outros.

6 – Segurança

As mensagens trocadas entre a empresa e seus clientes são protegidas com criptografia de ponta a ponta. Isso oferece maior segurança durante as interações.

7 – Disponibilidade 

Outra vantagem de oferecer atendimento por mensagem automática via WhatsApp é a disponibilidade 24/7. A qualquer hora do dia, o cliente pode enviar uma mensagem para a empresa para esclarecer dúvidas e solicitar suporte.

8 – Escalabilidade

Escalar a operação de atendimento significa, em linhas gerais, aumentar a capacidade do setor em sem precisar aumentar também a quantidade de agentes ou os investimentos em infraestrutura. Com a mensagem automática no WhatsApp, a empresa consegue atender mais clientes e ao mesmo tempo.

9 – Centralização

Todas as informações trocadas com os clientes durante as interações ficam armazenadas de forma centralizada. Isso facilita análises e consultas futuras sobre comportamento, preferências e histórico de atendimento.

10 – Acesso a métricas

Existe a possibilidade de fazer o monitoramento da mensagem automática. Por meio de métricas, você consegue acompanhar o desempenho do atendimento feito por esse canal e identificar oportunidades de melhoria.

11 – Aumento das vendas 

A partir das interações estabelecidas pelo WhatsApp, fica mais fácil conhecer as preferências, necessidades e expectativas dos clientes. Dessa maneira, consegue-se fazer propostas comerciais inteligentes, personalizadas e com mais chances de resultar em vendas.

EXTRA: potencialize a disponibilidade, a agilidade e a humanização do atendimento da sua empresa habilitando um complemento de IA, como o da Zendesk, em seus canais conversacionais! 

Graças à sua capacidade de aprendizado, a máquina entende a experiência do cliente, ou seja, você aproveita o potencial do suporte personalizado desde o primeiro dia, sem nenhum trabalho extra.

Veja mais: [Guia] O que é conta comercial no WhatsApp? Aprenda tudo sobre esse aplicativo de mensagens e veja por que considerar o uso na sua empresa 

O que escrever na mensagem automática do WhatsApp?

Desde a criação da versão Business do WhatsApp, o aplicativo para troca de mensagens instantâneas vem sendo utilizado por cada vez mais empresas para interagir com seus clientes.

Para otimizar o atendimento nessa plataforma, é possível cadastrar respostas automáticas que serão enviadas aos clientes que entrarem em contato.

Veja a seguir 5 modelos de mensagem para WhatsApp empresarial para se inspirar.

1. Mensagem automática de saudação

Você pode cadastrar uma mensagem automática para saudar os clientes que entrarem em contato com a sua empresa pela primeira vez. 

A intenção neste primeiro modelo de mensagem para WhatsApp da empresa é que você apresente o nome da empresa e se mostre disposto a solucionar as questões que o cliente comunicar.

Olá! Como vai?

Seja bem-vindo e obrigado por entrar em contato com a [nome da empresa]! Em que podemos te ajudar?

2. Mensagem de ausência Whatsapp Business

Outra dica sobre o que escrever na mensagem automática do WhatsApp Business se refere ao horário de funcionamento da empresa.

Por se tratar de um aplicativo de mensagens instantâneas assíncronas, pode acontecer de os clientes quererem contatar a empresa fora do horário comercial. Nesse caso, é necessário cadastrar uma mensagem de ausência.

O texto pode ser algo mais ou menos assim:

Olá! Agradecemos o seu contato.

No entanto, não estamos disponíveis no momento. Nosso horário de funcionamento é das XXh às YYh, de segunda à sexta-feira.

Escreva abaixo a sua solicitação e retornaremos assim que possível dentro do nosso horário comercial.

Obrigado!

3. Mensagem automática de férias coletiva ou recesso

Pode ser que a sua empresa dê férias coletivas para os seus colaboradores ou entre em período de recesso para festividades de fim de ano ou para o Carnaval.

Em ocasiões como essas, é importante avisar os clientes que entrarem em contato pelo WhatsApp Business em busca de atendimento. Assim, o cliente não se sentirá abandonado pela empresa e terá um canal de comunicação para buscar as respostas de que necessita.

A mensagem para WhatsApp empresa a ser enviada nesse caso pode ser algo parecido com essa:

Prezado cliente,

A partir da data [informe a data], estaremos de recesso de Natal [ou qualquer outro motivo] e não poderemos atendê-los até o dia [informe a data]. Voltaremos às atividades normalmente no dia [data].

Agradecemos sua compreensão!

4. Mensagem para abordagem comercial

Você também pode cadastrar mensagens automáticas para os leads que você conseguir capturar, com o objetivo de fazer um primeiro contato comercial. Por exemplo:

Olá!

Vimos que você baixou nosso conteúdo sobre [tema]. Gostaria de apresentar uma solução que pode te interessar.

5. Mensagem para lembrar compromissos agendados

Há também a possibilidade de cadastrar uma mensagem que será enviada para o cliente quando a data de algum compromisso agendado estiver se aproximando.

Essa é uma forma de lembrá-lo do compromisso e, se for o caso, dar a oportunidade de reagendar. Evita também que você reserve esse horário na agenda e acabe deixando de lado tarefas importantes para só descobrir depois que o cliente esqueceu de aparecer.

Olá! Como vai?

Gostaria de lembrá-lo da nossa reunião para tratarmos sobre [insira o assunto]. A data agenda é [informe a data].

Abraços!

Veja também: Atendimento call center via WhatsApp: como funciona?

Cuidar dos seus clientes não precisa ser caro. Conheça os planos do Zendesk.

Como fazer uma mensagem de saudação no WhatsApp?

Para criar uma mensagem automática de saudação no WhatsApp Business, você precisa fazer o seguinte passo a passo:

  1. Abra o aplicativo WhatsApp Business;
  2. Toque nos três pontinhos de “Mais opções”;
  3. Selecione a opção “Ferramentas comercial” e depois “Mensagem de saudação”;
  4. Ative a opção “Enviar mensagem de saudação”;
  5. Toque em “Mensagem de saudação” e escreva um texto de sua preferência;
  6. Ao finalizar, toque em “OK”;
  7. Vá em “Destinatários” e selecione uma das seguintes opções:
  8. Todos: qualquer usuário que enviar mensagem
  9. Todos, exceto meus contatos: apenas para os usuário que não estão salvos nos seus contatos
  10. Todos, exceto: para todos, exceto os contatos que você selecionar
  11. Somente: apenas para os contatos que você selecionar.
  12. Toque em “Salvar”.

Pronto. O vídeo abaixo ilustra esse passo a passo:

8 dicas para configurar mensagem automática no WhatsApp

Depois das sugestões sobre o que escrever na mensagem automática do WhatsApp, que tal conferir 8 dicas valiosas para aproveitar melhor essa ferramenta de comunicação? Veja!

1 – Personalize as interações

É extremamente importante que o cliente se sinta único e especial para a marca. Mesmo que ele saiba que está conversando com um chatbot, ele precisa ter a sensação de que aquela mensagem foi pensada exclusivamente para ele. Portanto, personalize essas interações chamando o cliente pelo nome, sugerindo soluções específicas para o problema apresentado, etc.

Veja também: 8 dicas de como fazer um atendimento personalizado

2 – Forneça informações úteis

As informações oferecidas no chat automático do WhatsApp precisam ser úteis e relevantes para o cliente. O foco deve ser ajudá-lo a ter sucesso no atendimento e resolver seu problema.

3 – Programe respostas automáticas para perguntas frequentes

Horários, preços, catálogo, prazos. Esses são alguns exemplos de tópicos comumente levantados pelos clientes ao solicitarem atendimento. Para essas dúvidas frequentes, programe respostas automáticas. Assim, evita-se ter que responder, manualmente, sempre as mesmas perguntas e perder tempo.

4 – Atente-se a erros de ortografia e gramática

Na hora de programar as respostas automáticas, fique atento a erros de ortografia e gramaticais. Esse tipo de falha na escrita pega muito mal para a marca e faz com que ela perca credibilidade perante os clientes.

5 – Crie botão de ação na mensagem automática

Você pode configurar botão de ação na mensagem automática para, por exemplo, direcionar o usuário para o site da empresa ou para conteúdos que expliquem melhor a dúvida apresentada.

6 – Faça o monitoramento da mensagem automática

Não deixe de monitorar o atendimento feito automaticamente pelo WhatsApp. Verifique se não há nenhum “bug” e utilize métricas para acompanhar o nível de satisfação dos clientes.

7 – Incentive a interação

Incentive os seus clientes a interagir com a empresa pelo WhatsApp. Promova esse canal de interação de modo a “desafogar” o time de atendimento que está focado em resolver demandas mais complexas.

8 – Agradecimento

Seja cordial e não deixe de agradecer o cliente após o contato. Configura uma mensagem de agradecimento, mostrando que a empresa está à disposição para ajudar o cliente no que for preciso.

Bom, o que achou das nossas dicas sobre o que escrever na mensagem automática do WhatsApp Business?

O atendimento automático por chat é uma das principais tendências em Customer Experience. 

Segundo o relatório CX Trends, elaborado pela Zendesk, 60% dos líderes planejam implementar atendimento conversacional. Além disso, 64% dos clientes esperam que os bots forneçam o mesmo nível de serviços que os atendentes humanos.

Para acessar o relatório completo e ficar por dentro de todas as tendências em CX para este ano, clique no banner abaixo:

Relatório da Zendesk – CX Trends

Usar vários canais de contato com o cliente é importante, mas como integrá-los? Veja neste vídeo:

A Zendesk tem soluções de atendimento ao cliente em diversos canais integrados, inclusive por meio do WhatsApp.

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