O que é Power BI? Por que usar essa ferramenta? 3 tipos + vantagens

Com a transformação digital e o crescente armazenamento de dados, organizar e analisar todas essas informações tornou-se um desafio para muitas empresas. Pensando nisso, entender o que é Power BI pode ser uma diferença para os negócios.

Segundo uma pesquisa, mais dados foram gerados nos últimos dois anos do que em toda a história humana antes disso. Não à toa, o processamento de dados em grande escala (Big Data) tem se tornado uma realidade para inúmeras organizações.

Por que isso é importante? Mesmo coletando inúmeras informações diariamente, esses números sozinhos não dizem muito, a não ser que seja feita uma boa análise. 

Então, é necessário ter ferramentas que possam interpretá-los e, a partir disso, é possível tomar decisões mais assertivas, uma vez que se tem uma visão mais ampla da realidade.

Contudo, existem inúmeras ferramentas no mercado, o que pode tornar um desafio escolher entre tantas. Uma das principais, atualmente, é o Power BI. 

Desenvolvida pela Microsoft, é um recurso que ajuda as empresas a conhecerem o próprio negócio, o mercado em que está inserida e definir as melhores decisões a se tomar para crescer e ganhar competitividade. 

Quer saber mais sobre o que é Power BI, que tipo de companhia deve usar e as vantagens dessa ferramenta? Então prepare-se, pois esse é um guia completo sobre o assunto. 

Aqui, você irá ver:

• O que é Power BI? Para que serve?
• Por que usar Power BI?
• Quem deve usar Power BI?
• Quais as vantagens do Power BI?
• Como adquirir a ferramenta?

E mais. Boa leitura!

O que é Power BI? Para que serve?

O Power BI é um grupo de ferramentas que executa a análise de dados e ajuda a extrair insights baseados nos resultados das atividades da empresa ou de dados externos. 

Ou seja, é uma coleção de serviços de software, aplicativos e conectores. Quando todo esse conjunto trabalha em sincronia, consegue transformar uma grande quantidade de dados em informações coerentes, tornando mais fácil o estudo e a compreensão pelos gestores.

Pensando dessa maneira, já dá para entender um pouco mais sobre o que é Power BI. Contudo, também vale ressaltar o que essa sigla significa para desvendar em detalhes esse conceito.

BI vem de Business Intelligence ou, em português, Inteligência do Negócio. Basicamente, é um processo que tem como objetivo a coleta de dados gerados por um negócio. 

Assim, é possível organizá-los e fazer uma profunda análise, a fim de gerar informações reais e concretas que servirão como base para as tomadas de decisão.

Foi exatamente para auxiliar o processo de BI nas empresas que a Microsoft criou a ferramenta Power BI. 

Dessa maneira, é possível aproveitar ao máximo os investimentos em Big Data, conectando-se a todas as fontes de dados. Mais do que isso, conta com o potencial necessário para analisar, compartilhar e promover insights.

Além disso, compreendendo a fundo o que é Power BI, é possível utilizar a ferramenta de maneira estratégica em diferentes áreas da empresa. Não é apenas o gestor que pode gerar relatórios, mas é possível aproveitar esse serviço para as vendas ou, até mesmo, para o atendimento ao cliente.

Basicamente, é para isso que serve o Power BI: transformar as fontes de dados em informações, dashboards e relatórios com informações coerentes que podem ser facilmente analisados. 

Por que usar Power BI?

Imagine ter uma pasta lotada de arquivos acumulados durante anos. Mais do que isso, os materiais reunidos ali não são apenas seus, mas correspondem a informações de centenas – talvez milhares – de pessoas.

Parece muito fácil se perder nessa bagunça, não é mesmo? Sempre ouvimos falar que o armazenamento e coleta de dados é essencial para o sucesso das estratégias empresariais. 

Contudo, quando isso não é feito de maneira ordenada e com um bom planejamento estratégico, pode se tornar mais uma dor de cabeça do que um benefício.

Além disso, uma das principais vantagens de ter essas informações sobre os clientes em suas mãos é a possibilidade de tomar decisões mais assertivas, baseada em dados. Mas, se você não conseguir organizar esses materiais, não tem como garantir que o veredito definido seja o melhor, certo?

Ou seja, ao invés de estar aproveitando ao máximo essa coleta de dados, a falta de uma ferramenta especializada pode fazer com que a organização não se torne competitiva para o mercado.

Apenas essas razões já são suficientes para acreditar que a compreensão sobre o que é Power BI e, principalmente, a utilização dessa ferramenta tem o potencial de transformar o futuro do negócio.

Até mesmo porque, uma das principais vantagens é que os relatórios e dashboards gerados são visualmente envolventes e interativos. Ou seja, são personalizáveis, o que potencializa a experiência do usuário (UX) no Power BI. 

Agora você entende a importância de ter uma ferramenta de business intelligence para ajudar a transformar números em informações relevantes. Mas pode se perguntar: já que existem outras ferramentas, por que usar o Power BI? 

Segundo relatório, o Gartner Group reconheceu a Microsoft como a líder em soluções analíticas e business intelligence. Mais do que isso, a ferramenta Power BI não só está na liderança, como também se distanciou de seus principais concorrentes.

Mas além de ser referência no mercado, as vantagens do Power BI incluem um bom custo-benefício, integração com diversas fontes e tudo isso conectado à nuvem, entre outros pontos relevantes. Falaremos em detalhes sobre isso adiante. 

O essencial, neste momento, é entender que o Power BI não é apenas um local de armazenamento de dados. Pelo contrário, sua principal função está no cruzamento dessas informações, fazendo com que o trabalho de análise seja otimizado, mais produtivo e feito em menor tempo.

Quem deve usar Power BI?

Por conta da versatilidade que a ferramenta oferece, qualquer empresa, independentemente do tamanho, pode usar o Power BI para ter mais assertividade nas suas estratégias.

Contudo, as vantagens podem ser percebidas ainda mais pelas organizações que mantêm um grande volume de dados, exatamente por trabalhar com big data. 

Afinal, quanto maior a quantidade de informações, mais complexo se torna organizar esses materiais. Por isso, o uso de uma ferramenta de inteligência de negócios faz toda a diferença.

Como dito anteriormente, diferentes áreas do negócio podem se privilegiar do conhecimento sobre o que é Power BI e, principalmente, como usá-lo. 

Sendo assim, o Power BI pode ser uma estratégia interessante para:

• exibir relatórios e dashboards;
• criação de relatórios empresariais com cálculos numéricos complexos;
• uso do aplicativo para telefone para monitorar o progresso das cotações de vendas e analisar detalhes sobre novas vendas potenciais;
• acompanhamento de métricas e KPIs no call center;
• inserir relatórios e dashboards em seus próprios aplicativos personalizados. 

Esses são apenas alguns dos exemplos de uso do Power BI que podem ser implementados na organização. Quanto mais se conhece da ferramenta e se entende como usar o Power BI, maiores são as possibilidades.

Afinal, as empresas que não têm um conhecimento prático e insights poderosos sobre os seus dados estão sujeitas a riscos maiores. Ao mesmo tempo, aquelas que têm acesso facilitado e otimizado a essas informações, acabam ganhando uma vantagem competitiva importante.

Indicação de leitura: BI em vendas: como funciona + exemplos

Quais as vantagens do Power BI? Conheça 9

Para quem ainda tem dúvidas se deve, ou não, investir na ferramenta de Power BI para a empresa, confira neste infográfico os nove principais benefícios do seu uso:

9 vantagens do Power BI que você precisa conhecer

1. Melhor custo-benefício: é possível usar a plataforma gratuitamente
2. Versatilidade: desktop, serviço na nuvem ou mobile
3. Self-service para análises específicas: mais autonomia para os colaboradores
4. Incentivo à colaboração: compartilhe e elabore relatórios com os colegas
5. Criação de dashboards personalizáveis: conte histórias por meio de visualizações
6. Integração com várias fontes: Excel, Google Analytics, Mailchimp e muito mais;
7. Mais assertividade no processo decisório: tomada de decisões com base em dados;
8. Suporte integral da Microsoft: segurança de dados, atualizações contínuas e canais para tirar dúvidas;
9. Visão 360º do negócio: gerencie e acompanhe as métricas mais importantes para o negócio em tempo real

1. Melhor custo-benefício

Ao contrário do que muitos que desconhecem o que é Power BI podem imaginar, essa é uma das ferramentas mais acessíveis que as empresas podem encontrar para análise de dados, quando comparada a outras alternativas.

Inclusive, uma de suas modalidades, o Power BI Desktop é um aplicativo gratuito que pode ser instalado no computador local. Ele possibilita a conexão com várias fontes de dados diferentes, podendo combiná-las de forma personalizada.

2. Versatilidade

Quando falamos sobre o que é Power BI, devemos entendê-lo como um conjunto de elementos que trabalham juntos. Por conta disso, a ferramenta se adapta facilmente de acordo com as necessidades das pessoas.  

As três principais opções que o Power BI oferece são:

• Power BI Desktop: aplicativo de desktop do Windows (que pode ser acessado gratuitamente);

• Serviço do Power BI: um serviço SaaS (Software as a Service), soluções tecnológicas alocadas na nuvem, que funcionam como um serviço que pode ser contratado;

• Power BI Mobile: para dispositivos móveis com sistema operacional Windows, iOS e Android.

Isso traz muito mais flexibilidade para as pessoas que utilizam a ferramenta. Afinal, quando estiverem no escritório, podem realizar o seu trabalho com mais praticidade no desktop. Caso precisem sair, podem acessar todas as informações rapidamente pelo celular ou tablet, uma vez que os dados estão salvos na nuvem.

3. Self-service para análises específicas

Além da versatilidade levantada logo acima, o Power BI oferece a possibilidade de fazer análises tanto corporativas quanto self-service. Ou seja, é adequada para colaboradores de qualquer área operacional.

Afinal, promove mais autonomia para os funcionários, uma vez que é possível personalizar o acompanhamento de dados e indicadores mais importantes para cada usuário.

Essa solução surgiu para fornecer uma espécie de autoatendimento, como o próprio nome sugere. Assim, permite que as empresas consigam obter respostas de forma rápida, sem a necessidade de ser um especialista em TI, por exemplo. 

4. Incentivo à colaboração 

Tanto os elementos visuais quanto os dados e os dashboards no Power BI podem ser facilmente compartilhados entre os colegas. Isso permite que o documento se torne interativo, com a colaboração de outras pessoas para a elaboração do relatório.

Contudo, as colaborações controladas por dados podem ser feitas apenas com as licenças do Power BI Pro ou Premium. O tipo de licença que um usuário necessita é determinado:

• pelo local em que o conteúdo é armazenado;
• pelo modo como ele interage com esse conteúdo;
• pelo uso ou não de recursos Premium pelo conteúdo. 

5. Criação de painéis e dashboards personalizáveis

Um dashboard do Power BI, geralmente chamado de tela, conta uma história por meio de visualizações. Por ser limitado a uma única página, um dashboard bem projetado contém apenas os elementos mais importantes da história. 

Isso porque o mais importante é a capacidade de personalização que os dashboards do Power BI têm. Essa é uma maneira eficiente de monitorar e apresentar os resultados, avaliando as métricas mais interessantes. Além disso, por ser interativo, os blocos são atualizados conforme os dados mudam.

Os dashboards são um recurso do serviço do Power BI apenas, ou seja, não estão disponíveis no Power BI Desktop. E, apesar de não ser possível criar esse tipo de tela nos dispositivos móveis, você pode exibir e compartilhar por lá.

Confira um exemplo básico de dashboard no Power BI:

Fonte: Microsoft

6. Integração com variedade de fontes

Existe a possibilidade de integração com inúmeras fontes, incluindo bancos de dados locais, pastas de trabalho do Excel e serviços de nuvem. Alguns dos principais exemplos são:

• Google Analytics;
• Mailchimp;
• Oracle;
• SQL Service;
• IBM DB2;
• páginas da internet e muitos outros. 

Isso é imprescindível para que seja feita uma boa análise das informações. Afinal, mesmo com essa variedade, as informações coletadas de fontes diferentes podem ser organizadas e combinadas de forma inteligente. 

E com o uso de dashboards e relatórios, mesmos os dados mais complexos podem ser simplificados e traduzidos de maneira mais eficiente. O que nos leva ao próximo ponto.

7. Mais assertividade no processo decisório

Além da integração de dados, uma das principais vantagens do Power BI é acabar de vez com os achismos, presente em inúmeras instituições, mesmo no momento de tomar decisões importantes.

Afinal, ao pensar no sucesso do negócio, não deve optar entre duas alternativas de olhos fechados. A análise e compreensão dos dados oferece essa luz que é tão necessária para aumentar o número de decisões acertadas.

Ninguém quer que os líderes e gestores errem em decisões estratégicas. Exatamente por isso, a decisão dessas pessoas deve ser feita com base em dados. 

Com os dashboards interativos e representação gráfica das informações, essa comunicação fica mais acessível e transparente, com acesso a respostas rápidas por meio da combinação de dados. Isso contribui para que as decisões sejam tomadas com mais confiança e segurança.

8. Suporte integral da Microsoft

Outro benefício é que o Power BI tem um ciclo de atualização contínuo. Isso significa que nas diferentes modalidades oferecidas (serviço, mobile ou desktop), há uma periodicidade mensal nas atualizações com melhorias. 

Isso mostra que a Microsoft está comprometida a deixar essa ferramenta cada vez mais poderosa, corrigindo erros e inclusive implementando sugestões da comunidade.

Além disso, possui um controle de acesso e segurança robusto e assim como as outras soluções da Microsoft, é possível controlar o nível de acesso a informações de cada usuário.

O suporte oferecido pela Microsoft também deve ser ressaltado. As dúvidas podem ser esclarecidas via chat ou até mesmo telefone. Inclusive, no blog da ferramenta é possível acompanhar novos lançamentos, updates e recursos que são adicionados. Contudo, os conteúdos são disponibilizados apenas em inglês.

9. Visão 360º do negócio

Por fim, esse benefício do Power BI não poderia ser deixado de lado. Uma vez que você pode analisar e conectar dados de diferentes áreas da empresa, há um maior potencial de se ter uma visão macro dos negócios.

Afinal, é possível gerenciar e acompanhar as métricas mais importantes em um só lugar, fazendo o monitoramento dos dados ao vivo a partir de qualquer dispositivo. Tudo isso com atualizações em tempo real.

Como adquirir o Power BI?

Como mencionado, o Power BI tem diferentes tipos de licenças, com recursos que se diferenciam em cada um. Confira mais sobre as suas particularidades para entender qual a melhor opção para sua empresa.

Power BI Desktop

Essa é a opção gratuita da plataforma. Na página da Microsoft Store, você consegue fazer o download. Essa modalidade permite:

• Limite de armazenamento de 10 GB por usuário;
• Conectar-se a dados, incluindo várias fontes;
• Formatar os dados com consultas que criam modelos atraentes e repletos de insights;
• Usar modelos de dados para criar visualizações e relatórios;
• Compartilhar seus arquivos de relatório para que outras pessoas aproveitem, criem com base neles e compartilhem.

Contudo, o único método de compartilhamento no Desktop é por meio de um relatório aberto para usuários, que é publicado na web. Então, apesar de ser uma boa maneira de dividir os insights com outros, por ficar disponível publicamente é necessário ter atenção aos dados compartilhados.

Basicamente, essa solução vale a pena para empresas pequenas, que possuem poucos dados para analisar ou que não possuem o budget para investir em ferramentas de BI. Também pode ser uma boa alternativa para os estudantes e analistas de dados. 

Power BI Pro

Uma das principais diferenças entre o Power BI Desktop e o Pro, além do preço, é a oportunidade de compartilhar os dashboards e relatórios sem ser de maneira pública, além da possibilidade de colaborar com outros grupos. Além disso, possui:

• Limite de tamanho de modelo de 1 GB;
• Acesso a aplicativos móveis;
• Conexão a mais de 100 fontes de dados;
• Possibilidade de inserir APIs e controles;
• Segurança e criptografia de dados;
• Possibilidade de fazer 8 atualizações automáticas por dia, com um mínimo de 30 minutos entre elas;
• Armazenamento máximo de 10 GB por usuário.

A licença do Power BI Pro é cobrada por usuário. Contudo, normalmente as empresas conseguem comprar como um complemento ao Office 365.

Essa licença é mais viável para empresas de médio e grande porte, organizações que utilizam big data ou que trabalham com diversos setores.

Power BI Premium

Dentro dessa categoria ainda há duas modalidades: o Power BI Premium por usuário (PPU), que é uma nova atualização, e o Premium por capacidade.

Além dos recursos anteriores, essa solução também inclui:

• Limite de tamanho de modelo de 100 GB (PPU) e 400 GB (Premium por capacidade);
• Maior escala e melhor desempenho para seus relatórios do Power BI;
• Os melhores recursos para visualização de dados e extração de insights, como análise orientada por IA, fluxos de dados compostos e reutilizáveis e relatórios paginados;
• Unificação de autoatendimento e BI corporativo com uma série de recursos somente Premium que dão suporte a cargas de trabalho mais pesadas e que exigem escala empresarial
• Possibilidade de fazer 48 atualizações automáticas por dia;
• Armazenamento máximo de 100 TB.

A principal diferença com o Power BI Premium por capacidade é que, além do valor, é possível compartilhar o conteúdo do Power BI com qualquer pessoa (até mesmo fora da organização) sem comprar uma licença por usuário.

Qual a relação do Power BI com o atendimento ao cliente?

Uma das principais vantagens do Power BI é a oportunidade de integração com softwares de atendimento ao cliente. Com a combinação das duas ferramentas, é possível elevar a qualidade do suporte oferecido.

Afinal, os softwares de atendimento fazem o registro de cada interação, chamado e ticket aberto e fechado. Como o Power BI permite a integração dos dados, essas informações podem ser analisadas pela ferramenta de forma rápida e otimizada.

Isso pode gerar bons insights ao gestor, uma vez que permite monitorar performances, os principais motivos de reclamação, os problemas que mais são solucionados e, até mesmo, aqueles que precisam de atenção.

Ou seja, é possível fazer o acompanhamento de todos os dados relevantes para o suporte ao cliente e, por conta disso, implementar melhorias significativas.

Agora que você já sabe o que é Power BI e como isso pode agregar para o sucesso do negócio, conte também com soluções de atendimento que otimizam a experiência do cliente.

A Zendesk oferece uma solução de atendimento ao cliente completa e fácil de usar que acompanha o crescimento da sua empresa. Além disso, é possível analisar, monitorar e atuar com base nas necessidades dos seus clientes, com experiências personalizadas em toda a jornada.

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