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Integração de sistemas: 5 passos para colocar em prática

Por Zendesk

Última atualização em 5 janeiro 2024

Sua empresa provavelmente usa diversas soluções tecnológicas para áreas como controle de estoque, atendimento ao cliente e pagamento. Mas vocês já se preocuparam em pensar sobre a integração de sistemas para otimizar o trabalho das suas equipes e melhorar o atendimento ao cliente?

A tecnologia com certeza é uma das grandes aliadas das empresas hoje em dia, mas com tantos sistemas necessários para fazer o trabalho fluir da melhor maneira, é possível que exista um descompasso entre as equipes e setores internos, por não haver a comunicação entre esses sistemas.

É aí que entra a necessidade da integração de sistemas. A importância de colocá-la em prática na sua empresa se dá porque ela é fundamental para manter dados organizados, evitar retrabalho, otimizar seus recursos financeiros e humanos e continuar competitivo no mercado.

Neste post, você vai aprender tudo que precisa saber para colocar a integração dos sistemas em prática e melhorar ainda mais os resultados da sua empresa: o que é a integração de sistemas, quais são os tipos existentes, o passo-a-passo de como fazer isso na prática e os benefícios da integração.

Resumo
  • A integração de sistemas possibilita a unificação de diferentes processos, ferramentas e iniciativas em um só diretório.

  • Para saber se é o momento de integrar sistemas na sua empresa, responda a perguntas como: Precisa aumentar a produtividade do time? Quer melhorar a qualidade do seu atendimento? Precisa inserir as mesmas informações em plataformas diferentes?

  • Após a definição e a escolha do melhor tipo de integração, é hora de desenvolver o projeto. Avalie e prepare seus dados e treine a equipe nos novos processos.

  • Se estiver em busca de um software que integre diferentes canais de atendimento ao cliente, nossa dica é o Zendesk Service.

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Neste artigo, você aprenderá

O que é integração de sistemas?

A integração dos sistemas é a união de distintos sistemas e softwares que a sua empresa já usa, seja para gestão de estoque, pagamentos, atendimento ao cliente, etc, de uma maneira automatizada, centralizando dados que irão circular de maneira mais rápida e eficiente entre os setores.

Colocando a integração dos sistemas em prática, uma equipe da sua empresa vai inserir informações em um determinado software e imediatamente ela poderá estar disponível para outro setor, que também necessite daquele dado.

Integrando todos os sistemas que a sua empresa usa, você estará otimizando o tempo, evitando retrabalho de inserir a mesma informação em várias plataformas e integrando todos os dados essenciais em um só lugar. Em resumo, essa integração de sistemas vai permitir que a sua empresa:

Com a necessidade de ter as informações disponíveis de maneira prática e instantânea, de preferência em meios digitais, a procura por soluções tecnológicas para problemas diversos cresceu. Mas a utilização deles de maneira separada, sem que haja uma conexão, pode trazer prejuízos e retrabalho para a sua empresa e colaboradores.

Como avaliar então se a sua empresa precisa realizar a integração de sistemas? Responda as perguntas abaixo. A sua empresa:

  1. Precisa aumentar a produtividade do time?
  2. Quer melhorar a qualidade do atendimento ao cliente?
  3. Deseja melhorar a reputação no mercado?
  4. Precisa atualizar, trocar ou adquirir novas tecnologias e sistemas?
  5. Usa sistemas que não estão conectados entre si?
  6. Precisa inserir as mesmas informações em plataformas diferentes?

Se você respondeu sim para ao menos duas dessas perguntas, a integração de sistemas é uma necessidade para a sua empresa.

A Zendesk tem planos adaptados à realidade da sua empresa, seja ela grande ou pequena.

Quais são os tipos de integração de sistemas?

Existem três tipos básicos de integração de sistemas, do mais simples ao mais moderno:

  • Banco a banco
  • Trocas e compartilhamento de dados eletrônicos
  • API

Banco a banco

Essa é uma solução mais simples de integração de sistemas. Aqui, isso é feito por meio do compartilhamento de um mesmo banco de dados entre sistemas diferentes, usando um software de extração de dados.

Para colocá-la em prática, é preciso ter um profissional chamado database administrator (DBA), que irá executar o serviço. Por conta da necessidade desse profissional, a segurança é um aspecto fundamental a ser levado em consideração, já que a sua empresa terá que conceder um acesso a informações sensíveis, não só para o DBA, como para outros sistemas.

Por ser uma opção mais simples, irá depender dos objetivos do seu negócio com a integração.

Trocas e compartilhamento de dados eletrônicos

Esse segundo tipo de integração de sistemas é um pouco mais complexo que o primeiro e requer uma plataforma ou software que irá funcionar como uma espécie de tradutor universal.

O sucesso do uso desse tipo de integração irá depender de uma boa gestão do mecanismo de integração, que tanto importa quanto exporta dados de um sistema para o outro.

Isso significa que esse software irá traduzir as mensagens de cada ferramenta integrada e repassar ela para a outra solução em um fluxo contínuo e padronizado de dados entre os sistemas.

O software escolhido para fazer essa integração irá ajudar a que todos os sistemas integrados entendam as mensagens recebidas.

API

Essa última solução é a mais moderna e também a mais utilizada atualmente. A sigla API significa application programming interface, ou seja, interface de programação de aplicações.

A solução por API apresenta um ótimo desempenho na comunicação entre os sistemas integrados, velocidade e troca de informações importantes. Isso acontece porque a API permite que as informações circulem de um software para o outro em tempo real, ou seja, ela funciona como uma ponte, conectando as aplicações.

Isso torna o processo de busca entre os sistemas muito mais fácil. Essa solução também permite criptografar os dados gerados, o que ajuda muito na segurança dos seus sistemas. Os dados que a sua empresa possui são extremamente sensíveis e os seus clientes estão confiando no seu negócio para lidar com eles. Por isso, todo cuidado é pouco.

A API também permite organizar os dados com base em sigilo, outro ponto extra para a segurança da informação.

5 passos para fazer a integração de sistemas na sua empresa

1 – Definir objetivos

Estabelecer um foco inicial é fundamental para conseguir avaliar o sucesso da integração de sistemas na sua empresa. O objetivo primordial é economizar tempo? Melhorar processos? Economizar dinheiro?

Claro que todas essas opções são possíveis, conforme a integração vai sendo bem-sucedida. Porém é importante começar com um foco inicial para definir as expectativas da empresa e da equipe.

Dessa forma, todos estarão aproveitando ao máximo a integração dos sistemas.

2 – Fazer configurações personalizadas

Essa etapa irá depender dos sistemas que a sua empresa já utiliza e das informações que já estão agregadas.

Com os dados em mãos, a sua empresa deverá fazer configurações personalizadas, a partir do tipo de integração escolhida, e fazer configurações personalizadas com base nos objetivos definidos anteriormente.

É importante que a equipe de TI acompanhe de perto esse processo e indique as configurações necessárias para a sua empresa.

3 – Definir o tipo de integração

Como já explicamos, existem três tipos de integração: banco a banco, trocas e compartilhamento de dados eletrônicos e API. O tipo de solução escolhida deve estar alinhado aos objetivos e sistemas que já existem na sua empresa.

4 – Avaliar e preparar os dados da empresa

O cuidado com os dados que a sua empresa possui é um dos principais fatores a serem levados em consideração.

Além do cuidado, é primordial organizá-los e disponibilizá-los no formato correto para então sincronizar as informações entre os sistemas.

A partir dos dados que a sua empresa compilou ao longo dos anos, é possível avaliar, mensurar e pensar em novas estratégias de melhoramento da sua marca.

Os dados são os principais bens da sua empresa e um dos principais motivos pelo qual é necessário realizar uma integração de sistemas.

Então é importante pensar se os dados poderão ser sincronizados sob demanda no sistema escolhido e com que frequência isso será feito.

5 – Preparar as pessoas para a transição

As pessoas são parte fundamental do processo de integração dos sistemas, afinal, boa parte dos dados inseridos ali e do manuseio será feito por essas pessoas.

É importante pensar se os funcionários precisarão fazer algo diferente em seu trabalho diário e então informá-los sobre essas mudanças.

Esse é um processo que resulta em muitas transformações internas e mexe com a rotina já estabelecida. Então é necessário reservar um tempo de adaptação para os funcionários.

Acima de tudo, é importante que os funcionários da equipe estejam engajados nessa transição, para fazer com que ela funcione de maneira eficiente.

Para isso, a sua empresa deve manter o processo de maneira transparente, explicando os benefícios para os funcionários e ressaltando que isso é necessário para gerenciar os dados de maneira mais atualizada e confiável.

Os 5 principais benefícios de colocar a integração de sistemas em prática

1 – Maior integração entre os setores

Um dos principais benefícios da integração de sistemas é a consequente integração maior entre setores distintos.

Sem a conexão de sistemas diferentes, informações valiosas para um setor poderiam ser perdidas ou não entregues, por conta das demandas do dia a dia.

A integração dos sistemas auxilia a uma maior interação entre os setores e faz com que eles consigam atender melhor às demandas dos consumidores.

Os setores passam a ter um alinhamento cada vez mais estratégico e eficaz e o fluxo de trabalho se torna mais unificado.

2 – Aumentar a produtividade das equipes

Outra consequência, que se dá também pela melhor interação entre os times, é o aumento da produtividade da sua empresa como um todo.

Por meio da integração dos sistemas, os gargalos da comunicação são eliminados. Agora, a sua equipe terá mais tempo de se dedicar às outras funções, pois haverá um sistema interligando todos os dados e pendências.

O retrabalho também é evitado, já que não há necessidade de colocar a mesma informação em sistemas distintos, o que evita também possíveis falhas, como por exemplo, alguém esquecer de colocar uma informação valiosa em um sistema porque já colocou em outro.

3 – Diminuir a quantidade de erros

O número de erros cai drasticamente, pois o sistema central irá compartilhar todos os dados necessários para concluir processos.

As informações que seriam duplicadas e conflitantes entre si são eliminadas e fica mais fácil da sua equipe perceber quais são as corretas.

4 – Reduzir custos e otimizar processos

O aumento da produtividade dos colaboradores, a diminuição dos erros e a maior integração das equipes traz como consequência a redução dos custos para a sua empresa.

Diminuindo o tempo dos funcionários com o trabalho mecânico e repetitivo que pode ser realizado por softwares faz com que sobre mais tempo para as suas equipes focarem em planejamento e avaliação dos processos.

Com isso, é possível melhorar os processos em andamento e, consequentemente, as suas vendas.

5 – Ser um diferencial competitivo no mercado

A integração de sistemas pode ajudar a transformar a marca da sua empresa e a ter um diferencial competitivo no mercado.

É possível utilizar isso a seu favor mostrando que a sua empresa usa a tecnologia para melhorar processos, qualidade de trabalho da equipe e atendimento ao consumidor, sempre destacando que os dados são tratados da maneira mais segura possível.

Isso faz com que as pessoas aumentem a confiança na sua marca e que ela seja ainda mais valorizada, consequentemente.

Conclusão

A tecnologia está em constante evolução e o mercado também. Por conta disso, sistemas que faziam sentido no passado, talvez já não façam hoje em dia.

A integração dos sistemas já é uma tendência no mercado. Prova disso é um estudo que indica que o mercado global de integração de sistemas espera atingir cerca de $530 bilhões em 2025. Isso representa o dobro do que o mercado representava em 2015, $234 bilhões.

Por isso, é importante que a sua empresa esteja atenta para se manter competitiva e inovar constantemente.

Entre os principais desafios para colocar a integração do sistema em prática estão:

  1. Não ser um projeto dentro da empresa
  2. Resistência de colaboradores
  3. Encontrar um parceiro confiável para colocar em prática

Para a integração de sistemas dar certo é fundamental manter em foco as suas equipes e os seus clientes, além de encontrar um parceiro confiável. 

A Zendesk oferece uma solução de atendimento ao cliente, que mantém sua equipe em sincronia e proporciona a integração com os seus sistemas. 

Além disso, oferece um complemento de inteligência artificial que fala a língua do atendimento ao cliente, permitindo que você aproveite o potencial do suporte personalizado desde o primeiro dia, sem nenhum trabalho extra.

Agende uma demonstração da ferramenta e faça um teste gratuito!

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