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Integração na empresa: qual é a importância e como melhorar o processo?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 1 setembro 2020
Última atualização em 1 Abril 2022

O processo de integração na empresa, também chamado de onboarding, visa inserir o funcionário recém-contratado ao ambiente de trabalho.

Quem nunca começou em um emprego novo e se sentiu totalmente perdido nos primeiros dias? É exatamente essa sensação que a integração de equipes busca minimizar.

Além disso, quando o processo de inserção e de adaptação do colaborador é feito de maneira adequada, impacta diretamente em áreas como o:

  • engajamento do novo e dos antigos funcionário,
  • clima organizacional, 
  • produtividade, e em diversos outros pontos.

No entanto, no processo de como funciona a integração na empresa, não basta dar as boas-vindas e dizer o nome de cada colega de trabalho. É preciso ir além disso!

Sendo assim, qual seria a forma mais indicada de manter a qualidade das etapas de recrutamento e seleção e fazer um processo de integração na empresa que beneficie a todos os envolvidos? É exatamente sobre isso que vamos falar neste artigo. Confira a seguir!

O que é integração na empresa?

Integração na empresa é um conjunto de boas práticas aplicadas para a inserção de um novo profissional recém contratado, dentro da equipe e da dinâmica da organização

O objetivo é contribuir para que esse profissional se sinta parte da organização, acelerar sua adaptação ao novo cargo e iniciar a participação dele no time. 

A integração é um processo que deve ser vivido por toda empresa, em especial pelo setor em que o novo colaborador irá se adaptar. Isso acontece porque toda a estrutura precisa se adaptar a esse novo membro, compreendendo quais são as suas funções e objetivos. 

Logo, a integração na equipe funciona para que o novo colaborador se adapte ao seu cargo, bem como para a empresa se adaptar ao colaborador. 

Por último, mas não menos importante, a integração de equipe funciona para que expectativas sejam alinhadas, garantindo que a equipe saiba o que esperar do colaborador e que ele entenda qual é o seu papel dentro da empresa.

A importância do processo de integração na empresa

A integração na empresa é uma atividade que tem por objetivo inserir o novo funcionário na companhia.

Infelizmente, muitas empresas ainda negligenciam essa tarefa, o que pode afetar toda a trajetória desse colaborador e da relação entre ele e toda a equipe.

O que estamos querendo dizer é que não basta fazer uma apresentação de PowerPoint com informações rasas sobre a organização e, em seguida, encaminhar o profissional para a sua área de atuação.

Um processo de integração realizado da forma certa gera benefícios para a empresa como um todo, incluindo o funcionário novo e também os antigos, em diversos aspectos.

Vantagens de uma integração na empresa bem realizada

Como vantagens do processo de integração na empresa feita da maneira certa podemos destacar:

  • manutenção do clima organizacional;
  • possibilidade maior de reter talentos, reduzindo a rotatividade;
  • redução do absenteísmo;
  • formação de times mais estruturados;
  • melhora nos indicadores de produtividade e engajamento maior desde os primeiros dias;
  • promoção de uma comunicação mais eficaz e sem ruídos;
  • melhora da imagem da empresa, tanto interna quanto externa;
  • melhor desenvolvimento e evolução do novo profissional;
  • visão mais apurada da missão e dos objetivos da empresa.

Como promover a integração na empresa de resultado?

Parece fácil reunir os novos funcionários em uma sala, falar sobre a empresa e quais funções irão exercer, certo?

Teoricamente, o processo de integração na empresa é simples. Porém, para que traga os benefícios que acabamos de citar, é preciso se atentar a alguns pontos, tais como:

  1. Anuncie a chegada do novo membro à equipe que o receberá
  2. Crie um manual de integração completo
  3. Fale sobre a expectativa da empresa com sua chegada
  4. Apresente toda a empresa ao colaborador, e não apenas o setor de trabalho
  5. Dê espaço para que o novo funcionário tire suas dúvidas
  6. Crie uma política de treinamentos constantes
  7. Defina e compartilhe as formas de avaliação de desempenho

Entenda cada uma dessas etapas de como funciona a integração na empresa, a seguir. 

1. Anuncie a chegada do novo membro à equipe que o receberá

Um dos primeiros passos para uma integração que traga bons resultados é comunicar o time que um novo membro passará a atuar com eles.

Dependendo do tamanho da empresa, esse comunicado pode ser feito pelo RH ou pelo líder direto. Porém, é fundamental informar a todos os envolvidos sobre a chegada do novo colaborador. 

Isso evita que os demais profissionais sejam pegos de surpresa, o que pode levar, inclusive, a uma interpretação errada sobre a contratação.

Assim, para evitar atritos desnecessários e garantir que o funcionário que está chegando seja bem recebido, converse com os colaboradores antigos sobre:

  • qual será o seu papel na equipe, 
  • a quem irá responder, 
  • quais responsabilidades terá, entre outros detalhes esperados com a sua atuação.

2. Crie um manual de integração completo

A criação de um manual de integração consiste em um material de apoio que ajuda o colaborador não apenas no primeiro dia, mas também para esclarecer dúvidas futuras.

Por isso, esse guia deve conter informações como:

  • história da empresa;
  • missão, valores e visão;
  • organograma da organização;
  • principais desafios e melhores resultados já alcançados;
  • expectativas futuras (metas gerais a serem atingidas);
  • descrição do cargo a ser exercido pelo novo funcionário com as principais atribuições;
  • orientações burocráticas, tais como controle de ponto, benefícios corporativos, convênios, número do contato do RH e de outros departamentos etc.

Materiais assim servem para o colaborador se orientar durante a apresentação, bem como para consultar em outras ocasiões. Também por isso, lembre-se de atualizá-lo constantemente.

3. Fale sobre a expectativa da empresa com sua chegada

Após falar sobre a empresa, é indicado relatar ao novo funcionário o que esperam dele, mas de forma construtiva e sem pressão.

A ideia é dizer quanto sua chegada é importante e será um agregador ao crescimento da empresa. 

Para isso, o compartilhamento de alguns conteúdos e informações é importante, entre eles:

  • fale um pouco mais detalhadamente sobre o setor no qual ele vai atuar, 
  • o que esse departamento gera para empresa, 
  • o que é esperado da sua participação etc.

Por exemplo, se o funcionário for atuar na área de atendimento ao cliente, é interessante reforçar quanto esse local influencia no progresso da organização e que parte disso diz respeito à atuação desse profissional.

4. Apresente toda a empresa ao colaborador, e não apenas o seu setor

Não é raro um novo funcionário chegar a uma empresa, fazer a integração e ser encaminhado diretamente para o setor no qual vai trabalhar.

Porém, é importante lembrar que, para um negócio funcionar bem, todos os departamentos precisam conversar entre si. Assim, nada mais adequado do que apresentar as demais áreas ao colaborador.

Isso ajuda para que ele se sinta mais confortável, caso precise interagir com outros setores nos próximos dias. 

Além disso, lhe dará mais segurança, pois, ao saber exatamente onde fica cada departamento, conseguirá transitar pela empresa sem receios.

5. Dê espaço para que o novo funcionário tire suas dúvidas

São várias as informações que precisam ser transmitidas na integração de funcionários, concorda? Por isso, é bem importante, ao final da apresentação, abrir espaço para que o novo funcionário esclareça suas dúvidas.

Como é comum no primeiro dia sentir certa intimidação para questionar algo, é interessante que quem está direcionando a apresentação incentive para que sejam feitas perguntas.

Uma dúvida que pode parecer banal para o colaborador, talvez gere uma importante fonte de esclarecimento, que vai beneficiar a sua atuação na empresa nos demais dias.

6. Crie uma política de treinamentos constantes

A realização de treinamentos dentro da empresa deve ser uma prática contínua e não apenas voltada para quem está chegando, ou seja, para novos colaboradores. 

Entretanto, sem dúvida, nesse momento a necessidade de ter contato com um volume maior de informação, para que o funcionário domine os processos, técnicas e fluxos de trabalho da empresa, exige um programa mais sistemático de capacitação e treinamento.

Uma das formas de medir essa aprendizagem, sanar dúvidas e reduzir a curva de aprendizagem do colaborador é introduzir um processo de coaching ou mentoring.

Ter um profissional mais experiente contribuindo para o desenvolvimento de um colaborador recém chegado vai ajudar para que esse profissional se sinta parte da empresa mais rapidamente, tenha um suporte para tirar suas dúvidas com segurança e aprenda mais rapidamente. 

Independente do modelo de treinamento, garanta que os profissionais recém chegados, bem como os mais experientes, receberão treinamentos constantes para melhorarem seus resultados. 

Leia também: 6 maneiras de treinar equipes de atendimento e suporte

7. Defina e compartilhe as formas de avaliação de desempenho

Feedbacks e avaliações de desempenho da equipe devem fazer parte do dia a dia de todas as empresas, preferencialmente, de maneira formal e sistemática. 

Se esse for o caso da sua empresa, garanta que todos os colaboradores entendam quais são os critérios avaliados pelos gestores e por toda a equipe. 

Alguns setores, como os de vendas e atendimento, ainda possuem metas coletivas e individuais para cada profissional. Garanta que o novo funcionário saiba qual é a meta, é que ela seja desenvolvida pensando na etapa em que o colaborador ainda está dentro da empresa. 

Profissionais que acabam de chegar não devem ter metas cheias como os mais experientes. Crie um processo de ramp-up justo e ajude o colaborador a se desenvolver. 

Sobre esse assunto indicamos que acesse nosso material exclusivo e gratuito, Modelo de avaliação de desempenho de vendedores: planilha com 4 metodologias para aplicar gratuitamente”. 

O papel do gestor no processo de integração de equipes

Mesmo se o processo de integração na empresa for realizado pelo RH, é bastante indicado que o gestor (líder direto) participe desde os primeiros momentos.

Quando isso acontece, é possível estabelecer uma relação de empatia e de confiança mais estreita com o novo funcionário, o que pode refletir diretamente no relacionamento futuro.

Sabemos que os gestores têm diversas atribuições durante o dia, mas ainda assim é possível se dedicar à integração de um, ou mais, colaboradores.

Para isso, é indicado:

  • anunciar a chegada do novo membro aos demais integrantes da equipe;
  • recebê-lo no departamento e apresentar a todos que ali trabalham;
  • promover uma pequena recepção no local, como um café da manhã;
  • circular com o colaborador nos demais setores da empresa;
  • mostrar onde ficam áreas de uso comum, como copa, banheiros etc;
  • se oferecer para auxiliar em questões burocráticas junto ao RH;
  • se disponibilizar para esclarecer alguma dúvida que tenha ficado sobre a cultura da empresa, costumes, entre outros pontos;
  • mostrar seu local exato de trabalho e garantir que tenha todos os equipamentos e ferramentas necessárias para exercer sua função.

Por falar em ferramentas, utilizar um bom software de CRM pode ajudar na produtividade do novo e dos antigos colaboradores.

E se você cuida da gestão de uma equipe de vendas, então, sabe quanto soluções assim são importantes para alcançar bons resultados, concorda?

Nesse ponto o Zendesk pode lhe ajudar. Entre as ferramentas que a empresa oferece está um software de CRM voltado para vendas que integra em um único ambiente todas as informações dos leads e clientes da sua empresa.

Com isso, sua equipe tem muito mais dados para trabalhar, tornando o processo de vendas muito mais dinâmico, rápido e eficiente.

Uma plataforma de Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, ou CRM permite:

  • centralizar todos os dados, interações e o histórico dos clientes;
  • visualizar o pipeline de vendas de forma eficiente,
  • automatizar o envio de e-mails para personalizar as comunicações, 
  • otimizar o fluxo de informações fornecidas;
  • registrar instantaneamente todas as chamadas feitas ou recebidas
  • integrar diferentes departamentos, por exemplo, vendas, marketing e atendimento;
  • identificar novas oportunidades de venda rapidamente,
  • acessar relatórios prontos para o uso que analisam métricas importantes

Estamos falando de uma plataforma de CRM de vendas que ajuda a:

  • aumentar a produtividade da sua equipe, 
  • ampliar o nível de satisfação dos seus clientes,
  • otimizar os processos e etapas de vendas, 
  • visualizar o pipeline de vendas
  • analisar dados para melhoria e otimização das suas estratégias. 

Outra solução, o software de atendimento ao cliente, oferece funcionalidades para análise, monitoramento e definição de ações com base nas necessidades de seus clientes, além de dezenas de outros recursos, para otimizar os resultados do setor. 

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O Zendesk Sell é um software de CRM para vendas que melhora a produtividade, os processos e a visibilidade do fluxo de trabalho de equipes de vendas

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