Artigo

Integração na empresa: entenda a importância e veja 5 maneiras de melhorar esse processo

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 1 Setembro 2020
Última atualização em 1 Setembro 2020

O processo de integração na empresa, também chamado de onboarding, visa inserir o funcionário recém-contratado ao ambiente de trabalho.

Quem nunca começou em um emprego novo e se sentiu totalmente perdido nos primeiros dias? É exatamente essa sensação que a integração busca minimizar.

Além disso, quando o processo de inserção e de adaptação do colaborador é feito de maneira adequada, impacta diretamente no engajamento do novo e dos antigos funcionários, no clima organizacional, na produtividade, e em diversos outros pontos.

No entanto, não basta dar as boas-vindas e dizer o nome de cada colega de trabalho. É preciso ir além disso!

Sendo assim, qual seria a forma mais indicada de fazer um processo de integração na empresa que beneficie a todos os envolvidos?

A importância do processo de integração na empresa

A integração na empresa é uma atividade que tem por objetivo inserir o novo funcionário na companhia.

Infelizmente, muitas empresas ainda negligenciam essa tarefa, o que pode afetar toda a trajetória desse colaborador.

O que estamos querendo dizer é que não basta fazer uma apresentação de PowerPoint com informações rasas sobre a organização e, em seguida, encaminhar o profissional para a sua área de atuação.

Um processo de integração realizado da forma certa gera benefícios para a empresa como um todo, incluindo o funcionário novo e também os antigos, em diversos aspectos.

Vantagens de uma integração na empresa bem realizada

Como vantagens de uma integração de equipes feita da maneira certa podemos destacar:

  • Manutenção do clima organizacional;
  • Possibilidade maior de reter talentos, reduzindo a rotatividade;
  • Redução do absenteísmo;
  • Formação de times mais estruturados;
  • Produtividade e engajamento maior desde os primeiros dias;
  • Promoção de uma comunicação mais eficaz e sem ruídos;
  • Melhora da imagem da empresa, tanto interna quanto externa;
  • Melhor desenvolvimento e evolução do novo profissional;
  • Visão mais apurada da missão e dos objetivos da empresa.

Como promover uma integração na empresa de resultado

Parece fácil reunir os novos funcionários em uma sala, falar sobre a empresa e quais funções irão exercer, certo?

Teoricamente, o processo de integração na empresa é simples. Porém, para que traga os benefícios que acabamos de citar, é preciso se atentar a alguns pontos, tais como:

  1. Anuncie a chegada do novo membro à equipe que o receberá
  2. Crie um manual de integração completo
  3. Fale sobre a expectativa da empresa com sua chegada
  4. Apresente toda a empresa ao colaborador, e não apenas o setor de trabalho
  5. Dê espaço para que o novo funcionário tire suas dúvidas

Anuncie a chegada do novo membro à equipe que o receberá

Um dos primeiros passo para uma integração que traga bons resultados é comunicar o time que um novo membro passará a atuar com eles.

Dependendo do tamanho da empresa, esse comunicado pode ser feito pelo RH ou pelo líder direto. Porém, é fundamental informar a todos os envolvidos sobre a chegada do novo colaborador. 

Isso evita que os demais profissionais sejam pegos de surpresa, o que pode levar, inclusive, a uma interpretação errada sobre a contratação.

Assim, para evitar atritos desnecessários e garantir que o funcionário que está chegando seja bem recebido, converse com os colaboradores antigos sobre qual será o seu papel na equipe, a quem irá responder, quais responsabilidades terá, entre outros detalhes esperados com a sua atuação.

Crie um manual de integração completo

A criação de um manual de integração consiste em um material de apoio que ajuda o colaborador não apenas no primeiro dia, mas também para esclarecer dúvidas futuras.

Por isso, esse guia deve conter informações como:

  • História da empresa;
  • Missão, valores e visão;
  • Organograma da organização;
  • Principais desafios e melhores resultados já alcançados;
  • Expectativas futuras (metas gerais a serem atingidas);
  • Descrição do cargo a ser exercido pelo novo funcionário com as principais atribuições;
  • Orientações burocráticas, tais como controle de ponto, benefícios corporativos, convênios, número do contato do RH e de outros departamentos etc.

Materiais assim servem para o colaborador se orientar durante a apresentação, bem como para consultar em outras ocasiões. Também por isso, lembre-se de atualizá-lo constantemente.

Fale sobre a expectativa da empresa com sua chegada

Após falar sobre a empresa, é indicado relatar ao novo funcionário o que esperam dele, mas de forma construtiva e sem pressão.

A ideia é dizer quanto sua chegada é importante e será um agregador ao crescimento da empresa. 

Para isso, fale um pouco mais detalhadamente sobre o setor no qual ele vai atuar, o que esse departamento gera para empresa, o que é esperado da sua participação etc.

Por exemplo, se o funcionário for atuar na área de atendimento, é interessante reforçar quanto esse local influencia no progresso da organização e que parte disso diz respeito à atuação desse profissional.

Apresente toda a empresa ao colaborador, e não apenas o seu setor

Não é raro um novo funcionário chegar a uma empresa, fazer a integração e ser encaminhado diretamente para o setor no qual vai trabalhar.

Porém, é importante lembrar que, para um negócio funcionar bem, todos os departamentos precisam conversar entre si. Assim, nada mais adequado do que apresentar as demais áreas ao colaborador.

Isso ajuda para que ele se sinta mais confortável, caso precise interagir com outros setores nos próximos dias. 

Além disso, lhe dará mais segurança, pois, ao saber exatamente onde fica cada departamento, conseguirá transitar pela empresa sem receios.

Dê espaço para que o novo funcionário tire suas dúvidas

São várias as informações que precisam ser transmitidas na integração, concorda? Por isso, é bem importante, ao final da apresentação, abrir espaço para que o novo funcionário esclareça suas dúvidas.

Como é comum no primeiro dia sentir certa intimidação para questionar algo, é interessante que quem está direcionando a apresentação incentive para que sejam feitas perguntas.

Uma dúvida que pode parecer banal para o colaborador, talvez gere uma importante fonte de esclarecimento, que vai beneficiar na sua atuação na empresa nos demais dias.

O papel do gestor no processo de integração de equipes

Mesmo se o processo de integração na empresa for realizado pelo RH, é bastante indicado que o gestor (líder direto) participe desde os primeiros momentos.

Quando isso acontece, é possível estabelecer uma relação de empatia e de confiança mais estreita com o novo funcionário, o que pode refletir diretamente no relacionamento futuro.

Sabemos que os gestores têm diversas atribuições durante o dia, mas ainda assim é possível se dedicar à integração de um, ou mais, colaboradores.

Para isso, é indicado:

  • anunciar a chegada do novo membro aos demais integrantes da equipe;
  • recebê-lo no departamento e apresentar a todos que ali trabalham;
  • promover uma pequena recepção no local, como um café da manhã;
  • circular com o colaborador nos demais setores da empresa;
  • mostrar onde ficam áreas de uso comum, como copa, banheiros etc;
  • se oferecer para auxiliar em questões burocráticas junto ao RH;
  • se disponibilizar para esclarecer alguma dúvida que tenha ficado sobre a cultura da empresa, costumes, entre outros pontos;
  • mostrar seu local exato de trabalho e garantir que tenha todos os equipamentos e ferramentas necessárias para exercer sua função.

Por falar em ferramentas, utilizar um bom software de CRM pode ajudar na produtividade do novo e dos antigos colaboradores.

E se você cuida da gestão de uma equipe de vendas, então, sabe quanto soluções assim são importantes para alcançar bons resultados, concorda?

Nesse ponto o Zendesk Sell pode lhe ajudar. Trata-se de um software de CRM voltado para vendas que integra em um único ambiente todas as informações dos leads e clientes da sua empresa.

Com isso, sua equipe tem muito mais dados para trabalhar, tornando o processo de vendas muito mais dinâmico, rápido e eficiente.

Conheça mais sobre o Zendesk Sell e veja como essa solução pode ajudar a sua empresa.