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7 dicas para a sua integração remota de novos funcionários

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 28 setembro 2021
Última atualização em 6 outubro 2021

Tempos depois que a pandemia do novo coronavírus começou, a integração remota passou a fazer parte de inúmeras empresas, dos mais variados segmentos.

Isso se fez necessário, pois, conforme se notou que a fase de necessidade de isolamento social perduraria por um período indeterminado, as companhias precisaram encontrar meios de se adaptarem para continuar com as suas atividades.

Mas indo além dessa época mais crítica, o fato é que muitas organizações adotaram o home office definitivamente, o que tornou a integração a distância parte da sua estratégia de contratação de novos funcionários.

Uma matéria do blog da Universidade Presbiteriana Mackenzie, por exemplo, listou 10 empresas que afirmam que continuarão com o trabalho remoto ao término da pandemia.

Alguns dos nomes citados são Twitter, LafargeHolcim, uma multinacional suíça, e Petrobrás, que estuda a adoção de um formato híbrido. 

Os motivos para manter os funcionários trabalhando de suas casas são os mais diversos: menos custos operacionais, benefícios para a saúde dos profissionais, percepção do aumento da produtividade etc.

Mas como fazer quando novos colaboradores precisam ser contratados e já iniciarem as suas atividades em home office? É justamente neste ponto que entra a integração remota.

Se a sua empresa pretende adotar essa forma de atuação, mas ainda não sabe como integrar novos profissionais virtualmente, confira, neste artigo, 7 dicas que vão ajudar bastante nesse processo! 

O que é integração no trabalho e qual a importância desse processo?

Mas para começarmos a falar sobre integração remota, o primeiro passo é definirmos o que é integração no trabalho, concorda?

O processo de integração na empresa consiste em inserir um colaborador recém-contratado no seu novo ambiente de trabalho.

Isso envolve muito mais do que apenas apresentá-lo ao seu superior imediato, ou fazer uma apresentação em Power Point descrevendo informações básicas sobre a companhia e seus direitos e deveres como trabalhador.

Na verdade, o processo de integração, também chamado de onboarding, deve fazer parte da cultura da empresa e apresentá-la, bem como garantir que o profissional se sinta acolhido, respeitado e bem orientado.

A verdade é que essa etapa da jornada do funcionário também pode influenciar na sua permanência na empresa e no seu nível de produtividade.

O estudo “The Definitive Virtual Onboarding Guide for Distributed Teams” (em inglês), da Udemy Business, revelou que experiências positivas de integração podem aumentar a retenção de novos contratados em 82% e a produtividade em mais de 70%.

Ou seja, esse processo traz resultados satisfatórios tanto para a companhia quanto para o funcionário.

Porém, fazer isso remotamente requer alguns ajustes e cuidados, os quais falaremos a seguir.

Dica de leitura: “Como trabalhamos: a reinvenção da experiência do funcionário

Como fazer uma boa integração remota de novos funcionários?

Para fazer uma boa integração remota, as nossas dicas são: 

  • Tenha um bom planejamento
  • Defina claramente cargos e funções
  • Adapte as apresentações para o formato on-line
  • Comece a integração virtual antes do primeiro dia de trabalho
  • Garanta um primeiro dia rico em experiências e impacto positivos
  • Não deixe o novo profissional muito tempo sozinho
  • Promova uma integração contínua

Tenha um bom planejamento

Como todos os processos empresariais que serão iniciados, a integração a distância também requer um bom planejamento.

Essa etapa deve ser utilizada para definir, por exemplo:

  • quais materiais e recursos serão usados para apresentar a empresa ao novo colaborador;
  • se ele receberá um kit de boas-vindas ou não;
  • detalhes operacionais, como a certeza que seu acesso aos sistemas que utilizará no dia a dia esteja liberado logo no seu início, entre outros pontos relacionados.

É bastante interessante, e indicado, incluir o gestor que receberá o colaborador nessa fase, visto que ele pode ajudar a destacar pontos que serão importantes na rotina desse novo membro da equipe e que já podem ser trabalhados no onboarding.

Aproveite e leia também: “Team building: o que é e como aplicar com sua equipe?

Defina claramente cargos e funções

Seguindo essa linha de planejamento, é bem importante que a definição de cargos e funções esteja clara, especialmente em uma integração remota, 

É fundamental que o novo funcionário tenha boa compreensão de qual é o seu papel na empresa, quais são as suas atribuições e responsabilidades, até onde deve atuar, a quem se reportar etc.

Adapte as apresentações para o formato on-line

Lembra dos materiais para apresentação que falamos anteriormente? Pois bem, eles precisam ser compatíveis com os meios digitais que serão utilizados.

Se a sua empresa já contava com algum material impresso que era usado no processo de onboarding presencial, esse pode ser ajustado para ser usado no formato on-line.

Mas seja reaproveitando conteúdos físicos, seja criando novos, é preciso ter em mente que esses recursos devem ser dinâmicos, de fácil compreensão, e que permitam uma espécie de autoaprendizado.

Não deixe de prestar atenção também na linguagem utilizada e no tamanho do material, considerando que grandes volumes de informação podem comprometer o entendimento da mensagem que deseja transmitir.

Comece a integração virtual antes do primeiro dia de trabalho

Uma matéria da Forbes revelou alguns segredos da integração remota, ditos por especialistas e líderes em contratação.

Um ponto que se destacou foi iniciar o processo de onboarding antes mesmo do primeiro dia do funcionário na empresa. 

De acordo com um dos gestores participantes da entrevista, três semanas antes a companhia já envia e-mails para o funcionário, a fim de aproximá-lo da sua cultura organizacional.

Outras ações similares são utilizadas, tais como fazer uma apresentação pessoal do novo membro no Slack. A ideia com abordagens como essa é contribuir para que o novo profissional se alinhe, com antecedência, à dinâmica da companhia e se inspire para começar a atuar.

Garanta um primeiro dia rico em experiências e impacto positivos

Logo no início deste artigo dissemos que uma boa experiência de integração pode contribuir para a permanência do funcionário na empresa, se lembra?

Uma forma de contribuir para isso é buscar entregar-lhe um primeiro dia rico de impactos positivos.

Algumas abordagens para chegar a esse resultado envolve cuidar que os recursos on-line que serão utilizados funcionem corretamente, que sejam atrativos e com informações que realmente façam diferença na jornada do colaborador.

Outra dica é, se possível, solicitar a participação de outros membros da equipe, além da chefia imediata, para que todos possam se conhecer e “dar rostos aos nomes” com os quais se relacionarão no dia a dia.

Não deixe o novo profissional muito tempo sozinho

O processo de onboarding não dura um único dia. Dependendo do cargo, essa fase pode demorar semanas ou mesmo meses.

Sabemos que é essencial dar autonomia aos profissionais, porém, especialmente nesse momento inicial, é bem importante prestar-lhe um bom acompanhamento.

No caso, o gestor pode definir horários para conversar com o colaborador, destacando assim a importância do feedback também nos seus primeiros dias de atuação.

Outra possibilidade é designar um funcionário mais antigo para acompanhar o recém-contratado mais pontualmente.

Promova uma integração contínua

A adaptação a um novo ambiente de trabalho ocorre diariamente. Por isso, é interessante acompanhar o funcionário que chegou recentemente à empresa por um período.

Isso é importante porque, várias vezes, é comum que dúvidas sobre regras e dinâmica da organização só surjam com o passar dos dias.

Além disso, é uma forma de mensurar se o colaborador realmente se adequou ao time, e se há pontos que podem ser melhorados para a sua permanência.

Uma vez integrado, seu próximo passo como líder de um time que trabalha a distância é fazer um bom gerenciamento desses profissionais, concorda?

Por esse motivo, fecharemos este conteúdo sugerindo que você leia o artigo: “Como gerenciar equipes remotas? 9 dicas para os melhores resultados”.

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