Artigo

O que é gestão de mudanças: definição, importância e como fazer em 8 passos

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 11 Fevereiro 2021
Última atualização em 11 Fevereiro 2021

Gestão de mudanças organizacionais são as práticas que as empresas adotam para que os colaboradores se adaptem às mudanças que estão ocorrendo em sua forma de operar e de lidar com o mercado. O objetivo é evitar a queda de produtividade e promover um clima organizacional positivo, gerando mais engajamento das equipes na efetivação dessas mudanças.

Mas a sua empresa possui um processo de gestão de mudanças bem desenhado?

Nenhum modelo de negócio que queira se manter competitivo está imune a mudanças.

Seja em relação ao mercado, aos processos internos, à implementação de novas tecnologias e à forma com que as tarefas diárias são executadas, toda empresa (mais cedo ou mais tarde) precisará passar por um processo de mudanças.

Empresas que relutam em mudar determinados aspectos do negócio enfrentam grandes dificuldades em evoluir e acabam não aproveitando seu verdadeiro potencial de crescimento.

Mas, mesmo reconhecendo que não se deve manter um modelo de negócio estático, não é difícil observar empresas que temem as mudanças ou que simplesmente não sabem de que maneira conduzi-las com segurança.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para explicar o que é gestão de mudanças e sua verdadeira importância para os negócios.

Além disso, convidamos você a continuar a leitura para conferir também 3 dicas essenciais de como fazer gestão de mudanças:

  1. Faça um planejamento detalhado;
  2. Promova uma comunicação transparente;
  3. Invista em treinamentos.

Além de um passo a passo em 8 etapas:

  1. Criar um senso de urgência;
  2. Formar as coalizões necessárias;
  3. Estabelecer uma visão;
  4. Comunicar a visão;
  5. Empoderar os funcionários;
  6. Gerar resultados de curto prazo;
  7. Consolidar conquistas;
  8. Implantar mudanças na cultura organizacional.

Leia também: A nova onda digital e as mudanças que ela já causou

O que é gestão de mudanças?

No contexto corporativo, podemos definir o que é gestão de mudanças como um conjunto de ações que são tomadas na intenção de conduzir da melhor maneira possível as transformações pelas quais a empresa está passando.

A gestão de mudanças busca organizar e estruturar o processo de transição que vai levar a empresa de um estado “A” para um estado “B” em determinado aspecto.

A gestão de mudanças é aplicada, por exemplo, quando:

  • Há troca de lideranças; 
  • Adoção de novas ferramentas e equipamentos; 
  • Fusão com outra empresa; 
  • Contratação de novos colaboradores; 
  • Mudança de posicionamento etc.

Basicamente, a gestão de mudanças serve para garantir que as transformações ocorram sem gerar impactos negativos para a empresa.

Saiba mais: O que é o processo de gestão de mudanças? Qual a importância?

Qual a importância da gestão de mudança organizacional?

A implementação da gestão de mudanças é importante porque ajuda a empresa em diferentes aspectos.

Em primeiro lugar, ela contribui para reduzir os atritos que uma transição pode causar, principalmente entre aqueles que estão acostumados com o status quo e apresentam certa resistência para aderir às mudanças.

Além disso, a gestão de mudanças é importante também por garantir que seja feita uma avaliação dos impactos que as mudanças podem gerar na empresa. Assim, consegue-se reduzir os riscos de coisas ruins acontecerem nessa transição.

A gestão de mudanças é importante, ainda, para conscientizar os envolvidos de que as transformações pelas quais a empresa está passando serão benéficas para o coletivo. Isso ajuda a melhorar o engajamento das equipes durante o processo de mudança.

Com esse tipo de gestão, as mudanças são feitas com mais agilidade, otimizando o tempo de transição e a produtividade dos envolvidos. Além disso, é possível também antecipar cenários e se preparar melhor para enfrentar os desafios que envolvem as mudanças.

Leia mais: Insights para o Explore: um guia de gestão de mudanças

Quais fatores podem ajudar uma empresa a ter sucesso na mudança organizacional?

A melhor forma de saber o que realmente importa na hora de gerenciar uma mudança organizacional é por meio de dados de pesquisa.

E foi exatamente isso que fomos buscar para você.

Uma pesquisa global da McKinsey trouxe vários dados sobre empresas que obtiveram sucesso na mudança organizacional

Veja a porcentagem de empresas bem-sucedidas em uma mudança organizacional que concordam com as seguintes afirmações:

  • Gerenciamento de performance: para 51% das empresas, a organização monitorou de perto os indicadores-chave de desempenho para se assegurar que a implementação da mudança estava surtindo os efeitos desejados;
  • Treinamento: em 44% dos casos de sucesso a organização realizou sessões de treinamento dedicadas para ensinar os funcionários a usar a nova solução em sua unidade de negócios;
  • Capacidade operacional: em 49% das organizações, depois dos testes preliminares, havia um processo claro para entregar a solução completa à unidade de negócios.

A mesma pesquisa mostrou que quando a mudança organizacional está relacionada à transformação digital, outros três pontos principais podem ajudar sua empresa na hora de tocar o processo de mudança:

  1. Comunicação;
  2. Priorização;
  3. Expertise.

Dê uma olhada na porcentagem de empresas que passaram por um processo de mudança organizacional de sucesso, referente a transformação digital,e  que concordam com as afirmações abaixo:

  • Para 46%, o resultado desejado da organização para a solução digital foi claramente comunicado antes de seu lançamento;
  • Em 46% delas, os aspectos do negócio que deveriam ser digitalizados foram claramente priorizados antes de sua implementação;
  • Em 47% dos sucessos, as pessoas que desenvolveram a solução digital eram especialistas no assunto.

Outra pesquisa mostrou quais são os fatores considerados mais importantes pelos executivos que se envolvem em um processo de mudança organizacional.

Fatores críticos para o sucesso da mudança organizacional:

  • 65%: comunicação diária e frequente;
  • 16%: gestão de expectativas;
  • 9%: definição dos objetivos;
  • 9%: eficiente delegação de tarefas.

O mesmo estudo também revelou em que fases do processo de mudança organizacional as empresa costumam falhar com mais frequência:

  • 46%: na execução;
  • 23%: após a implementação;
  • 20%: na pré-implementação;
  • 10%: no desenvolvimento da estratégia.

Portanto, parece claro que as empresas procuram fazer um bom planejamento da mudança, mas na hora de implementar, falham principalmente por não se comunicarem adequadamente com as equipes.

Quer algumas dicas de como promover uma melhor comunicação interna e evitar esse erro? Então, confira em nosso blog:

Mudar, transformar a empresa, é um desafio. Veja algumas dicas sobre transformação de negócios nesta palestra exclusiva da Zendesk:

3 dicas de como fazer gestão de mudanças e desenvolvimento organizacional

Agora que você já sabe o que é gestão de mudanças e por que ela é importante, confira agora 3 dicas essenciais de como fazer gestão de mudanças na sua empresa de forma eficaz.

1 - Faça um planejamento detalhado

Para que a gestão de mudanças seja bem sucedida, é importante contar com um planejamento bem detalhado sobre as etapas de transição, as responsabilidades de cada envolvido e os resultados que se espera alcançar.

2 - Promova uma comunicação transparente

Toda mudança está sujeita a um certo nível de resistência por parte dos colaboradores envolvidos.

Portanto, é extremamente importante estabelecer uma comunicação clara e eficiente com eles a fim de esclarecer quaisquer dúvidas, passar feedbacks e garantir a cooperação e o engajamento dos funcionários.

Além disso, o gestor precisa se manter de portas abertas para ouvir o que os colaboradores têm a dizer, como sugestões e críticas.

3 - Invista em treinamentos

Dependendo do tipo de mudança que será implementada na sua empresa, pode ser necessário efetuar treinamentos com as equipes para que elas possam estar devidamente capacitados para as novidades que passarão a fazer parte do seu dia a dia.

Veja também: Dominando a gestão de mudanças

Os 8 passos da gestão da mudança

O professor de Harvard, John Kotter, afirma que 70% dos planos de mudança organizacional são falhos e, por isso, criou uma metodologia em 8 passos que você deve seguir.

Conheça cada um desses passos e aplique na sua empresa na hora de executar um processo de mudança organizacional.

1 - Criar um senso de urgência

É importante que todos os colaboradores da empresa, incluindo cada um dos níveis hierárquicos, percebam que a mudança não pode demorar a ser implementada.

Isso não significa agir sem planejamento, mas demonstrar que existe um prazo limite para que ela ocorra e que, caso falhe, as consequência não serão positivas para a empresa.  

2 - Formar as coalizões necessárias

Toda mudança enfrenta resistências. Isso é normal porque muitas pessoas não querem sair de sua área de conforto, ou não acreditam que os efeitos da mudança serão positivos.

Por isso é importante angariar uma rede de aliados na empresa e fora dela, incluindo diversos stakeholders

Assim, o gestor da mudança deve envolver diretamente no projeto alguns líderes da empresa, colaboradores de nível intermediário e operacional, clientes, fornecedores e também sócios, se necessário.

 3 - Estabelecer uma visão

A visão é mais do que um objetivo, é um novo estado de coisas que se instalará na empresa após a mudança.

Assim, ela é muito mais envolvente e enganadora do que uma mera relação de objetivos e KPIs. A visão da mudança se refere a valores e até o posicionamento da empresa.

Ela será a grande motivadora do processo.

4 - Comunicar a visão

Bem, de nada adianta criar uma linda visão das conquistas que a empresa obterá ao concretizar as mudanças se essa visão não for passada aos colaboradores.

Use as ferramentas de comunicação interna e faça um lançamento do processo de mudança, quando a visão da mudança será claramente explicitada para todas as equipes. 

5 - Empoderar os funcionários

É fundamental que os colaboradores envolvidos no processo de mudança sintam que têm realmente o poder de fazer acontecer.

Por isso, forneça todos os recursos necessários, como softwares, hardwares, treinamento e principalmente tempo livre para se dedicarem às tarefas de mudança.

Esse tempo, inevitavelmente, será retirado do tempo que eles dedicariam às outras atividades de seu dia a dia na empresa.

6 - Gerar resultados de curto prazo

Se as mudanças forem gerando pequenas vitórias, mesmo antes do resultado final, isso empolga e motiva os colaboradores.

Crie marcos em seu cronograma para sinalizar esse progresso.

7 - Consolidar conquistas

Conforme essas conquistas acontecem, é importante divulgá-las e até comemorar as vitórias. Essa é uma forma de tangibilizar os ganhos da mudança passo a passo.

8 - Implantar mudanças na cultura organizacional

Ao se alcançar a visão de mudança, com o fim da parte de implantação, é fundamental que a cultura da empresa absorva os novos valores e comportamentos conquistados.

Caso contrário, todos os esforços poderão ser desperdiçados, mantendo-se as coisas como eram antes.

E aí? Ficou claro o que é gestão de mudanças?

Promova esse tipo de gestão na sua empresa e mantenha o seu modelo de negócio competitivo.

Na hora de promover mudanças em sua empresa, a comunicação é fundamental, assim como dar suporte a eventuais dúvidas de clientes internos e externos, no caso das mudanças serem tecnológicas. E com o Zendesk você terá tudo que precisa para isso, com chat, software de central telefônica e base de conhecimento, tudo integrado para promover um atendimento omnichannel.