Como automatizar tarefas repetitivas e ter mais ganho de produtividade?

No ambiente corporativo as tarefas repetitivas desempenham um papel significativo em muitos processos empresariais. Ainda que, por vezes necessárias, elas também podem se tornar uma fonte de ineficiência, principalmente quando realizadas manualmente.

De acordo com a pesquisa CX Trends 2023 da Zendesk, uma proporção considerável de tempo dos funcionários é dedicada a elas, muitas das quais poderiam ser automatizadas ou otimizadas para melhorar a eficiência e a produtividade.

A pesquisa revela ainda que tarefas redundantes e processos morosos não apenas sobrecarregam os colaboradores, mas também têm um impacto direto na experiência do cliente.

Mais de 50% dos entrevistados acreditam que a rapidez e eficiência no atendimento são fundamentais para uma boa experiência, atributos que podem ser significativamente prejudicados por processos internos burocráticos e repetitivos.

Neste contexto, fica evidente a importância de minimizar tarefas repetitivas nos processos de negócios, liberando tempo valioso para os colaboradores se concentrarem em tarefas mais estratégicas e significativas.

Neste artigo vamos falar um pouco mais sobre o que são as tarefas repetitivas, quais delas podem ser automatizadas, e como a automatização melhora a eficiência da sua empresa. Boa leitura!

O que são tarefas repetitivas no trabalho?

As tarefas repetitivas são atividades realizadas de maneira contínua e consistente, muitas vezes diariamente, e que normalmente envolvem um conjunto de procedimentos pré-definidos. Elas podem ser simples, como preencher planilhas e responder a e-mails, ou complexas, como revisar relatórios ou realizar avaliações de desempenho.

Compreender a natureza delas é fundamental para identificar oportunidades de melhoria. Enquanto algumas podem ser necessárias para a operação do negócio, outras são indícios de processos desatualizados ou ineficientes.

Frequentemente, estas últimas podem ser melhoradas através da implementação de novas tecnologias ou práticas de trabalho. No entanto, ao falar sobre tarefas repetitivas, é importante não confundi-las com tarefas rotineiras.

Embora pareçam semelhantes à primeira vista, há uma distinção importante a ser feita. As tarefas rotineiras são aquelas que fazem parte da função essencial de um cargo e mesmo que ocorram regularmente, elas exigem uma dose de pensamento crítico e habilidade.

As tarefas repetitivas, por outro lado, são aquelas que independente da frequência, requerem pouco ou nenhum julgamento ou habilidade para serem realizadas.

Quais os benefícios da automatização de processos?

A automatização de processos, especialmente aqueles que envolvem tarefas repetitivas, oferece uma série de benefícios para as organizações. Entre os mais notáveis estão a redução de erros e retrabalhos, ganho de produtividade e melhor gerenciamento de tarefas. Vamos explorar cada um deles abaixo.

Redução de erros e retrabalhos

Quando as tarefas são realizadas manualmente, especialmente aquelas que são repetitivas por natureza, a margem de erro tende a ser maior. Isso se deve principalmente à fadiga e ao desinteresse que podem se instalar com o tempo.

Automatizar esses processos elimina o erro humano, garantindo que as atividades sejam realizadas corretamente todas as vezes, reduzindo a necessidade de retrabalho e garantindo uma qualidade consistente do serviço.

Ganho de produtividade

A automatização libera os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e menos monótonas, o que não apenas aumenta a satisfação deles, mas também leva a um aumento na produtividade.

Ao liberar recursos humanos de tarefas repetitivas e de baixo valor, a empresa permite que esses recursos sejam melhor aproveitados em áreas que requerem pensamento crítico e criatividade.

Melhor gerenciamento de tarefas

A automatização de processos também ajuda no gerenciamento de tarefas. Com a tecnologia adequada, é possível ter um controle mais preciso sobre o que está sendo feito, quando está sendo feito e por quem.

O resultado é um melhor planejamento, visto que as tarefas são programadas e monitoradas de forma eficiente. Além de que, é possível identificar gargalos no processo, possibilitando correções rápidas e aumentando a eficácia geral.

Como lidar com atividades repetitivas?

Lidar com atividades repetitivas requer uma combinação de estratégias de gestão eficazes, adoção de tecnologia e engajamento da equipe. O primeiro passo é identificá-las dentro da organização e, a seguir, avaliar se elas são realmente necessárias ou se existem maneiras de otimizá-las ou automatizá-las.

Ao identificá-las, os gestores devem analisá-las a partir de uma perspectiva crítica. São essenciais para o funcionamento do negócio? Existem formas de torná-las mais eficientes?

Em muitos casos, elas podem ser automatizadas com a ajuda de tecnologias, como software de automação de processos de negócios (Business Process Automation, BPA) ou Robotic Process Automation (RPA).

A implementação de tecnologia também é um componente crucial. Softwares e ferramentas podem realizar muitas das tarefas que consomem tempo.

Vale destacar que é importante envolver a equipe nesse processo. O feedback dos funcionários pode ser extremamente valioso para identificar quais tarefas são consideradas repetitivas e como elas podem ser otimizadas.

Quais tarefas podem ser automatizadas?

Há uma variedade de tarefas que podem ser automatizadas, e a escolha depende de vários fatores, como o tipo de negócio, o setor, a estrutura da organização e as metas. Vamos ver quais são as principais delas.

Entrada de dados

Tarefas que envolvem a inserção manual de dados em sistemas podem ser facilmente automatizadas, incluindo a entrada de dados de vendas, pedidos de clientes ou informações financeiras.

Atendimento ao cliente

As consultas frequentes dos clientes podem ser automatizadas usando chatbots baseados em IA, que podem responder a perguntas comuns, agendar compromissos ou encaminhar questões mais complexas para um representante humano.

Processamento de transações

Emissão de faturas, processamento de pagamentos e conciliação bancária são tarefas repetitivas que se automatizadas melhoram a eficiência e reduzem erros.

Geração de relatórios

A criação de relatórios regulares, seja para fins de conformidade, financeiros ou de desempenho de vendas é outra tarefa que pode ser automatizada, liberando tempo para a equipe se concentrar na análise e interpretação dos dados.

Gerenciamento de e-mails e redes sociais

As respostas a e-mails comuns e o agendamento de postagens em redes sociais são outras tarefas que podem ser automatizadas, liberando os profissionais de marketing para atuarem em estratégias mais complexas.

Tarefas de RH

Processos de recrutamento, como triagem de currículos, programação de entrevistas e envio de comunicações padronizadas para candidatos são facilmente automatizados.

Esses são apenas alguns exemplos, lembrando que cada organização tem suas peculiaridades e por isso é necessário fazer uma triagem para encontrar quais atividades podem ser automatizadas.

Como automatizar tarefas repetitivas para ter mais otimização de rotina de trabalho?

Ainda que pareça uma missão difícil, automatizar as tarefas repetitivas não é nenhum bicho de sete cabeças, para isso basta seguir algumas etapas, como:

• classificar as tarefas;
• definir as etapas de automação;
• fazer a programação das etapas;
• definir os recursos necessários;
• escolher um programa;
• elencar os indicadores para acompanhamento.

Para facilitar ainda mais o entendimento, vamos falar um pouco mais profundamente sobre cada uma dessas etapas logo abaixo.

1. Classifique as tarefas

A primeira etapa para a automação é a classificação das tarefas. Identifique quais delas são repetitivas e analise seu impacto na produtividade geral.

Dê uma atenção especial para aquelas que consomem muito tempo e têm baixo valor estratégico. A classificação facilita a priorização daquelas que mais se beneficiarão da automação.

2. Defina as etapas para automação

Depois de identificar as tarefas a serem automatizadas, você precisa mapear as etapas envolvidas em cada uma delas. Isto é, compreender completamente como a atividade é realizada para poder automatizá-la adequadamente.

Este processo também contribui para identificar possíveis melhorias na forma como a atividade é feita, além de garantir que nada seja deixado de fora na hora da automação.

Lembre-se de identificar todas as ações que precisam ser executadas para concluir a tarefa, descrevê-las em detalhes e depois organizá-las em uma sequência lógica.

3. Faça a programação dessas etapas

Com as etapas definidas, o próximo passo é programar a automação. Isso consiste em fazer um cronograma configurando a execução, testagem da automação e a implementação de uma nova tecnologia.

Não se esqueça que no cronograma é preciso considerar o tempo hábil para o treinamento dos funcionários que vão operar esse novo sistema. Inclusive, essa é uma ocasião para ter um maior feedback da sua equipe.

4. Defina os recursos necessários

A automação pode exigir recursos adicionais, como hardware, software ou serviços de terceiros. Identificá-los com antecedência evita atrasos ou problemas durante a implementação.

Em paralelo, a definição de recursos possibilita a criação de um orçamento e um cronograma para a implementação da automação. Entenda que o mercado de soluções é bem amplo, e por isso é necessário avaliar todas as possibilidades antes da escolha.

5. Escolha um programa

Agora chegamos ao momento de escolher o sistema. Existem muitos programas e ferramentas disponíveis, desde software de automação de processos de negócios (BPA) a ferramentas de Robotic Process Automation (RPA).

A escolha certa depende da natureza da tarefa a ser automatizada, dos recursos disponíveis e das habilidades da equipe. Pesquise diferentes opções, avalie as funcionalidades de cada uma e escolha a que melhor atende às suas necessidades.

6. Defina indicadores para o acompanhamento

Por fim, após a escolha do sistema é importante definir indicadores para monitorar o sucesso da automação. Eles podem incluir coisas como tempo economizado, redução de erros, aumento na satisfação dos funcionários e melhoria na qualidade do trabalho.

Acompanhá-los ao longo do tempo contribui para identificar onde a automação está funcionando bem e onde pode ser necessário um ajuste ou melhoria.

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Ferramentas de automação para otimizar tarefas repetitivas

Conforme vimos no decorrer deste artigo, a automação é uma estratégia essencial para otimizar tarefas repetitivas e melhorar a eficiência geral de uma empresa. Felizmente, existem várias ferramentas disponíveis no mercado projetadas para ajudar as organizações nessa jornada. Vamos falar sobre elas.

1. Automação de Processos Robóticos (RPA)

A Automação de Processos Robóticos é uma tecnologia que usa robôs de software ou “bots” para imitar as ações humanas na execução de tarefas. Eles interagem com sistemas digitais e softwares da mesma forma que um humano faria.

O RPA é especialmente eficaz na automação de atividades que são altamente repetitivas e baseadas em regras, abarcando entrada de dados, processamento de transações e resposta a consultas simples.

2. Automação de Processos de Negócios (BPA)

A Automação de Processos de Negócios vai além da automatização de tarefas individuais. Ela se concentra na melhoria de processos de negócios completos.

Isso envolve a reestruturação de todo o processo de trabalho, a eliminação de etapas desnecessárias, a integração de diferentes sistemas e aplicativos, e o uso de software para automatizar tarefas.

Ao usar BPA, as empresas podem melhorar a eficiência de seus processos, reduzir gargalos e ampliar a consistência e a qualidade de seus produtos ou serviços.

3. Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML)

Inteligência Artificial e Machine Learning são tecnologias avançadas que podem ser usadas para automatizar tarefas que exigem algum grau de tomada de decisão ou análise.

A IA usa algoritmos para imitar o pensamento humano, enquanto o ML é um subcampo da IA que usa dados para aprender e melhorar ao longo do tempo sem ser explicitamente programado.

Essas tecnologias podem ser usadas para automatizar uma variedade de tarefas, desde o atendimento ao cliente (por meio de chatbots, por exemplo) até a análise de grandes volumes de dados.

4. Automação de fluxo de trabalho

A automação de fluxo de trabalho é uma tecnologia que automatiza processos de negócios onde a informação ou os documentos precisam ser passados de uma pessoa para outra de acordo com um conjunto de regras de processo.

Ela ajuda a garantir que as tarefas sejam realizadas de forma consistente e eficiente, e que a informação certa chegue à pessoa certa no momento certo. Ela pode ser usada em uma variedade de áreas, desde a aprovação de faturas até o gerenciamento de projetos.

5. Automação de TI (ITA)

Essa é uma tecnologia que automatiza tarefas relacionadas à infraestrutura de TI de uma organização, incluindo a instalação e atualização de software, a gestão de patches, a monitorização e gestão de redes, a gestão de sistemas e servidores, etc.

Ela contribui para a redução do tempo e esforço necessários para manter sua infraestrutura, melhorar a segurança e a conformidade, e aumentar a eficiência de suas operações.

Conforme vimos neste artigo existem várias tarefas repetitivas que podem ser automatizadas com o uso de sistemas, e se você busca um software para te ajudar nessa empreitada, não deixe de conhecer o Zendesk Service.

Com ele você poderá automatizar diversos processos relacionados a vendas e marketing e assim fazer com que seu time se dedique às questões mais relevantes para o negócio. Solicite uma demonstração grátis.