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Como priorizar tarefas? 5 ferramentas + 7 dicas infalíveis para uma melhor gestão

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 16 novembro 2021
Última atualização em 26 novembro 2021

Saber como priorizar tarefas é uma excelente maneira de aumentar a produtividade, entregar mais e melhores resultados, e até de evitar retrabalho, estresse, desentendimentos entre colaboradores e desgastes físicos e mentais.

Qual gestor não precisa lidar com inúmeros assuntos durante o dia? Que equipe não sente que tem vários “incêndios” para apagar ao longo da jornada de trabalho? 

Pois bem, essas são situações normais (e até esperadas) em um ambiente corporativo. A questão é quando não se sabe lidar com elas, o que pode resultar em uma verdadeira “bola de neve” de problemas.

Por conta disso, descobrir como priorizar tarefas é tão importante para estabelecer um bom fluxo de trabalho. 

Com a metodologia certa é possível identificar mais claramente o que é importante e o que é urgente — sim, há diferença entre esses dois critérios.

Mas a dúvida que muitos profissionais têm é: como priorizar tarefas de maneira eficiente e que traga os resultados pretendidos? Uma das formas mais indicadas é utilizando uma matriz de priorização.

A matriz de priorização é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a organizá-los, e também a ordenar processos, chamados e qualquer outra atividade de uma empresa que precisa ser reorganizada para ser feita de maneira mais eficiente.

Para ajudar você a escolher a melhor matriz de priorização para o seu time, neste artigo, trouxemos uma lista com cinco sugestões dessa ferramenta. 

Além disso, aqui, você também vai descobrir porque é tão importante saber como priorizar tarefas, quais os benefícios gerados com essa estratégia e como tornar tudo isso uma realidade na sua empresa.

Por isso, continue a leitura e confira!

Como priorizar tarefas? 5 ferramentas

Saber como priorizar tarefas deve fazer parte da gestão estratégia de toda companhia. Os principais motivos para definir a ordem do que precisa ser realizado é que isso ajuda a aumentar a produtividade e a otimizar o dia a dia dos profissionais.

Como dissemos, a adoção de uma matriz de priorização é um excelente caminho para alcançar esses resultados. Entre as que podem ser utilizadas para melhorar a sua performance e a do seu time estão:

  • Matriz GUT
  • Matriz RICE
  • Matriz BASICO
  • Matriz 4x4
  • Matriz de Eisenhower

Matriz GUT

GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência. Assim, é possível dizer que a matriz GUT consiste em um método de priorização de tarefas que permite relacionar esses três conceitos e, com isso, definir a ordem de execução de atividades e processos.

Criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resoluções de problemas empresariais, essa matriz de priorização atribui uma nota (de 1 a 5) a cada conceito, relacionado a cada tarefa, da seguinte forma:

  • Gravidade: avalia o impacto e/ou a intensidade que uma situação pode gerar para a empresa: 
    • Pontuação 1: sem gravidade;
    • Pontuação 2: pouca gravidade;
    • Pontuação 3: grave;
    • Pontuação 4: muito grave;
    • Pontuação 5: extremamente grave.

  • Urgência: relacionada ao tempo, considera questões com prazo de atendimento e a pressão para solucionar o problema:
    • Pontuação 1: é possível esperar;
    • Pontuação 2: pouco urgente;
    • Pontuação 3: apresentar urgência e requer atenção em curto prazo;
    • Pontuação 4: muito urgente;
    • Pontuação 5: exige atenção imediata.

  • Tendência: ajuda a identificar se a questão a ser resolvida tende a se manter estável ou se pode evoluir para pior rapidamente:
    • Pontuação 1: nada mudará;
    • Pontuação 2: tende a piorar em longo prazo;
    • Pontuação 3: tende a piorar em médio prazo;
    • Pontuação 4: tende a piorar em curto prazo;
    • Pontuação 5: indicativo de que vai piorar rapidamente.

Para saber como priorizar tarefas utilizando a matriz GUT você deve:

  • Listar quais problemas precisam ser resolvidos, ou quais tarefas estão aguardando para serem realizadas;
  • Atribuir uma pontuação para cada critério — gravidade, urgência e tendência — considerando os três pontos de análise para cada atividade ou processo;
  • Multiplicar as notas atribuídas a G, U e T e colocar como prioridade a situação que tiver a maior nota no final.

Matriz RICE

Entre as maneiras de como priorizar tarefas está o uso da matriz RICE, que é o acrônimo para as palavras Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço).

Trata-se de uma ferramenta mais analítica e menos intuitiva, que funciona de forma similar à matriz GUT no que diz respeito a categorizar os seus critérios de acordo com a necessidade de priorização:

  • Reach: estima o percentual de alcance de um projeto, ou atividade, em um determinado período;
  • Impact: aponta o impacto da ação. Uma das maneiras de fazer isso é aplicando uma escala como essa: 
    • Pontuação 3: impacto muito grande;
    • Pontuação 2: impacto grande;
    • Pontuação 1: impacto médio;
    • Pontuação 0.5 = impacto pequeno;
    • Pontuação 0.25 = impacto mínimo.
  • Confidence: critério utilizado para identificar quais projetos e tarefas requerem mais empenho, tendo como ponto de visto o entusiasmo e a confiança:
    • Pontuação 100%: alta confiança;
    • Pontuação 80%: média confiança;
    • Pontuação 50%: baixa confiança.
  • Effort: estima o esforço a ser empregado por cada profissional envolvido na atividade ou projeto, considerando o tempo necessário para a sua execução. A medida usada nesse critério chama-se “pessoa-mês”, ou seja, quanto de trabalho cada membro da equipe pode realizar e entregar em um mês.

Sugestão de leitura: “Matriz BCG: o que é, como funciona e como criar a sua

Matriz BASICO

Mais uma maneira de saber como priorizar tarefas é conhecendo a matriz BASICO, sigla que significa benefícios, abrangência, satisfação, investimentos, cliente externo e operacionalização.

  • Benefícios para a empresa: avalia o retorno que a companhia terá com o projeto em questão ou atividade a ser desempenhada;
  • Abrangência dos resultados: visa identificar a quantidade de funcionários que se beneficiarão com a tarefa que está sendo criterizada;
  • Satisfação dos colaboradores: aponta o nível de satisfação do cliente interno, ou seja, dos profissionais que trabalham na empresa;
  • Investimentos necessários: quanto de recurso financeiro é preciso para o projeto ou atividade que precisa ser executada;
  • Cliente externo: avalia o impacto de melhoria no relacionamento e na experiência do cliente externo da empresa;
  • Operacionalização: ajuda a mensurar como será a execução, bem como fatores de impedimento como dificuldades de implementação, domínio da tecnologia etc.

Aproveite e leia também: “Tipos de clientes externos: conheça os 12 principais e saiba como lidar com cada um deles

Matriz 4x4

A matriz 4x4 é baseada na análise de dois critérios principais para o negócio. Nesse formato de como priorizar tarefas, de modo geral, são considerados e utilizados pontos como custo-benefício, esforço e impacto, urgência e importância.

Para cada critério escolhido é atribuída uma nota, que vai de 1 a 4 — sendo 1 muito baixo e 4 muito alto.

Com base nas notas é possível criar quadrantes de definição de prioridade ou mesmo gráficos cartesianos, como no exemplo abaixo:

Fonte: Euax Consulting

Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é voltada para o aumento da produtividade, utilizando, para isso, a priorização de tarefas.

Essa metodologia, que foi criada por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, que atuou entre 1953 e 1961, considera quatro quadrantes de prioridade para as atividades, separados por dois eixos:

  • Importante e urgente: deve ser executada imediatamente;
  • Importante, porém não urgente: pode ser realizada em médio ou longo prazo;
  • Urgente, porém não importante: pode ser executada posteriormente, ou mesmo delegada;
  • Não urgente, não importante: atividades que podem esperar para serem feitas, ou mesmo eliminadas.

Entre as vantagens da matriz de Eisenhower estão:

  • Conseguir definir de forma mais fácil e otimizada o que precisa ser realizado primeiro
  • Direcionar atenção e empenho apenas nas atividades e tarefas que demandam de atendimento breve
  • Diminuição do estresse e da sensação de ansiedade, comumente sentidos quando o profissional tem muitos pontos a serem resolvidos no seu dia de trabalho.

Não deixe de ler: “Matriz de responsabilidade: o que é e por que usar em seus projetos?

Por que é tão importante saber como priorizar tarefas? Benefícios e possíveis resultados

Saber como priorizar tarefas é importante visto que ajuda a definir o que precisa ser realizado primeiro em um dia de trabalho ou durante o desenvolvimento de um projeto.

Ao identificar com clareza o que deve ser executado, e em qual ordem, os funcionários conseguem realmente se dedicarem à tarefa em questão, pois sabem que é sobre aquilo que precisam se empenhar naquele momento.

Dessa forma, é possível produzir mais em menos tempo, pois a sua atenção estará totalmente voltada para a atividade em questão.

Ter uma tabela de prioridades também contribui muito para melhorar a experiência do cliente. A razão principal é que a empresa consegue identificar o que o seu público precisa receber primeiro e, com isso, direcionar os seus esforços para essa entrega.

Por exemplo, vamos supor que a sua empresa fez uma pesquisa de satisfação e descobriu que o seu público sente falta de diferentes canais de atendimento.

Para atender a essa necessidade é preciso definir um plano de ação, que vai abranger questões como quais canais podem ser implementados, quais os custos dessa ação, quais setores da empresa estarão envolvidos etc.

Ao saber como priorizar tarefas, se tem a chance de definir as etapas desse projeto que precisam ser executadas primeiro, de modo que contribua para disponibilizar os novos meios de contato para o público o mais breve possível.

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Em resumo, podemos dizer que os principais benefícios quando se descobre como priorizar tarefas são:

  • Definição da ordem de execução de tarefas diárias, etapas de um processo, ou atividades necessárias para resolver um problema
  • Aumento da produtividade dos profissionais
  • Melhora da experiência do cliente

Como melhorar a sua gestão priorizando tarefas? 7 dicas

Obviamente, ao descobrir como priorizar tarefas, a sua gestão também será melhorada. Para alcançar mais esse resultado, as nossas dicas são que você:

  • Faça uma lista de que precisa ser organizado, podendo ser atribuições diárias dos membros da sua equipe, etapas de processos internos, de processos gerenciais, ou mesmo as suas responsabilidades enquanto profissional
  • Escolha uma matriz de priorização e a aplique sobre o que precisa ser ordenado — teste diferentes matrizes até encontrar uma que esteja de acordo com a sua necessidade
  • Se considerar interessante, utilize recursos que permitam a organização visual para as tarefas, considerando a ordem de prioridade definida anteriormente
  • Distribua as atividades que precisam ser realizadas, caso esteja definindo ações para os seus colaboradores
  • Revise os critérios de prioridade utilizados de tempos em tempos, ou sempre que considerar que os resultados obtidos já não estão mais satisfatórios
  • Ouça os envolvidos na execução das tarefas na hora de redefinir a sua estratégia, pois eles podem ter bons insights que valem a pena ser aplicados
  • Use boas ferramentas de trabalho que acompanhem o novo ritmo de produtividade.

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