Como lidar com pais e alunos: 12 dicas para melhorar o atendimento

Saber como lidar com pais de alunos é, sem dúvida, uma das tarefas mais desafiadoras enfrentadas por professores e gestores educacionais.

É inegável o fato de que pais e responsáveis são atores-chave no processo de aprendizagem dos estudantes. Além disso, é deles que vem a receita que mantém a escola funcionando.

Portanto, é imprescindível dedicar esforços com foco em estreitar a relação pais e escola de modo a fortalecer o vínculo entre as partes.

Tendo isso em vista, elaboramos aqui um guia completo e definitivo com 12 dicas para pais de alunos e escola se darem melhor e, juntos, contribuírem para o sucesso dos estudantes.

Qual a importância de atender bem pais de alunos?

Antes de apresentarmos nossas recomendações de como lidar com pais de alunos, vale a pena fazermos alguns apontamentos sobre a importância de um bom atendimento e de fortalecer a relação com a família dos estudantes.

Em primeiro lugar, a instituição de ensino pode obter melhor desempenho tanto na captação e retenção de alunos como no desempenho dos estudantes quando se dedica esforços para integrar os pais no processo de aprendizagem e ensino, estreitando o relacionamento entre eles e a escola.

Promover o atendimento empático e a escuta ativa ao lidar com reclamações é indispensável para que pais e alunos se sintam mais acolhidos pela instituição e passem a enxergar mais valor nela.

Dessa forma, a reputação da escola também é impactada positivamente, pois os pais vão falar bem da instituição e recomendá-la para outros pais e responsáveis.

Saber como lidar com pais de alunos a partir de um bom atendimento também favorece a identificação de oportunidades para potencializar o rendimento dos estudantes e propor soluções mais efetivas para o processo de aprendizagem e ensino.

Como lidar com pais de alunos? 12 dicas valiosas

Como você pôde conferir no tópico anterior, não faltam razões para buscar fortalecer a relação pais e escola.

Sem perder isso de vista, é hora de conferir 12 dicas indispensáveis de como lidar com pais de alunos de modo a aproximá-los da instituição e mantê-los satisfeitos.

1 – Disponibilize diferentes canais de atendimento

Para lidar melhor com os pais de alunos, é necessário facilitar o contato deles com a instituição. E uma boa forma de fazer isso é disponibilizar diferentes canais de atendimento.

Quando um pai, uma mãe ou um responsável encontra dificuldades para contatar a escola – seja para esclarecer dúvidas ou efetuar uma reclamação -, isso tende a desgastar o relacionamento entre as partes e tornar os pais mais insatisfeitos.

Na pior das hipóteses, eles podem levar essa insatisfação para as redes sociais. Assim, um problema que poderia ser facilmente solucionado ganha proporções maiores na internet, ampliando o seu potencial de dados para a imagem e reputação da escola.

Portanto, é indispensável diversificar os canais de comunicação e atendimento da sua instituição.

Veja também: Canais de atendimento: 6 opções para implementar na sua empresa e atender as demandas dos seus clientes

2 – Oriente os atendentes a praticarem a escuta ativa

Quando os pais fazem alguma reclamação no atendimento, é muito importante que os profissionais responsáveis por receber e solucionar esse tipo de demanda saibam praticar a escuta ativa.

Essa é uma prática que consiste em ouvir verdadeiramente o que aquele pai ou responsável tem a dizer e os motivos por trás de sua insatisfação com a escola.

A partir da escuta ativa, é possível compreender o problema apresentado e propor soluções mais eficazes. Além disso, saber escutar é também um ato de acolhimento e que aproxima os pais da escola em vez de afastá-los.

3 – Promova um atendimento empático

Não há como lidar com pais de alunos de forma bem sucedida sem praticar a empatia.

Essa é uma habilidade em que o atendente tenta se colocar no lugar do pai ou responsável quando este procura a escola em busca de informações ou de soluções para determinados problemas.

A empatia é necessária não apenas para obter maior clareza sobre a questão apresentada, mas também para gerar identificação, estabelecer uma relação de confiança e transmitir segurança para a outra pessoa.

Com empatia, até as situações mais complexas podem ser solucionadas sem promover maiores desgastes na relação entre pais e a instituição de ensino.

Leia também: O que é mapa de empatia: conceito + vantagens + dicas [GUIA]

4 – Reconheça falhas e assuma a responsabilidade

Muitas vezes, as reclamações dos pais e responsáveis são completamente legítimas. Nesses casos, em que a instituição está errada, é necessário saber reconhecer as falhas e assumir total responsabilidade.

Essa é uma atitude considerada nobre por clientes de empresas em geral, e em uma escola não seria diferente. O simples fato de a instituição assumir que errou e chamar para si a responsabilidade do erro já é suficiente para “acalmar” os ânimos dos pais e convencê-los a dar uma chance para que as correções possam ser implementadas o quanto antes.

5 – Seja claro ao determinar os prazos para solucionar os problemas

Ao lidar com os problemas de pais e alunos, você precisa estabelecer prazos realistas para que tudo seja solucionado.

Deixar o cliente sem uma previsão de quando suas demandas serão resolvidas só vai contribuir para que ele fique ainda mais ansioso e irritado com a instituição.

Determinar uma data para dar uma resposta mais definitiva ou apresentar uma solução eficaz demonstra profissionalismo por parte da escola. Isso ajuda a reduzir possíveis danos à imagem da instituição e ao relacionamento com os pais e responsáveis.

6 – Promova reuniões internas entre professores, gestores e times de atendimento

Para conseguir lidar da melhor maneira possível com pais de alunos, é fundamental que haja um alinhamento entre todas as equipes da escola. Isso compreende professores, gestores educacionais, atendimento, secretaria, direção, coordenação pedagógica, entre outras áreas.

Tendo isso em vista, a realização de reuniões periódicas se torna indispensável para que manter todos sempre na mesma página em relação a assuntos como:

• desempenho dos alunos;
• calendário escolar;
• procedimentos internos;
• divisão de tarefas e responsabilidades;
• fluxo de trabalho, etc.

A partir desse alinhamento, fica mais fácil apontar falhas com potencial de gerar insatisfação nos pais de alunos e corrigi-las o quanto antes. Além disso, será possível dar respostas mais rápidas e assertivas para eventuais dúvidas apresentadas por pais e responsáveis.

7 – Incentive os pais a participarem mais da comunidade escolar

Outra dica valiosa de como lidar com pais de alunos consiste em trazê-los mais para perto, integrando-os à comunidade escolar.

Realize eventos e atividades durante o ano voltados para a família e incentive a participação dos pais no ambiente da escola.

Feiras, exposições dos trabalhos dos alunos e festas em datas comemorativas do ano são alguns exemplos de eventos que você pode organizar para promover a integração dos pais, permitir que eles conheçam melhor os professores e o corpo pedagógico e fortalecer o relacionamento entre eles e a instituição de ensino.

8 – Comunique com clareza o método de ensino da sua escola

Essa é uma recomendação que ajuda a reduzir significativamente as dúvidas dos pais e responsáveis e que contribui para mantê-los alinhados à instituição.

É muito importante comunicar de forma clara qual é a metodologia de ensino adotada pela sua escola. Além disso, é interessante também que você compartilhe com os pais e responsáveis o plano pedagógico e os métodos utilizados para avaliar o desempenho dos alunos.

Ao fazer isso, os pais saberão o que eles podem cobrar da instituição, além de estarem mais a par dos conteúdos que são ensinados para os filhos deles em sala de aula.

Com uma metodologia e um plano de ensino mais claros, os pais se sentem mais seguros de que seus filhos estão “em boas mãos” e terão uma formação de qualidade.

Além do mais, isso evita que eles procurem a escola com dúvidas sobre esse assunto, uma vez que as respostas estarão prontamente disponíveis no site da instituição ou em uma plataforma fechada exclusiva para uso de alunos, pais e professores.

9 – Seja transparente em relação aos investimentos feitos na escola

Não importa se estamos falando de uma escola pública ou particular: é indispensável prezar pela transparência no que se refere ao uso de recursos financeiros.

É direito dos pais de alunos saber os investimentos que têm sido feitos na instituição com o dinheiro das mensalidades (no caso de escolas da rede privada) ou dos impostos (no caso de escolas da rede pública).

Procure comunicar de forma clara quanto, quando e onde esse dinheiro será aplicado. Se, por exemplo, for feita uma reforma na quadra de esportes, você precisa detalhar quanto foi investido e quanto tempo a obra deve durar.

Crie um portal da transparência no site da escola para que essas informações possam ser facilmente consultadas.

10 – Oriente a equipe pedagógica a prestar atendimento aos pais e responsáveis

Professores, coordenadores pedagógicos, supervisores e diretores são os principais atores aos quais os pais de alunos recorrem quando querem esclarecer determinados pontos sobre a escola e sobre o desempenho de seus filhos.

Nesse sentido, eles precisam estar devidamente preparados para tratar desses assuntos diretamente com os pais e responsáveis.

Essa comunicação mais direta costuma ser a forma preferida de muitas pessoas. Por isso, é necessário investir em treinamentos para que esses profissionais saibam o que responder e como se comportar diante de certas situações.

Veja também: Atendimento escolar: guia completo para preparar sua equipe

11 – Adote a política de portas abertas

Esta dica de como lidar com pais de alunos tem muito a ver com que acabamos de falar.

Um bom atendimento precisa ir além do que oferecer diferentes canais tecnológicos de interação. Quando o assunto é a educação de crianças e jovens, não se deve abrir mão do diálogo “cara a cara”.

Dessa forma, é muito importante que a sua instituição adote uma política de portas abertas. Os pais precisam saber que eles são muito bem vindos para conhecer melhor a escola, conversar com a direção, sugerir melhorias, esclarecer questões específicas sobre o seu filho, etc.

12 – Mostre para os pais que eles também são responsáveis pela formação dos alunos

Não é incomum que professores, gestores, coordenadores pedagógicos e outros profissionais de educação encontrem pais que depositam a responsabilidade pela formação e desenvolvimento dos alunos inteiramente na instituição.

De fato, a escola é o lugar em que o jovem mais passa parte do seu tempo. No entanto, é necessário que haja um trabalho conjunto entre os pais e a instituição.

Portanto, você precisa mostrar para os pais e responsáveis qual é o papel deles na educação de seus filhos e ajude-os nessa tarefa.

Esse tema pode ser abordado em reuniões, palestras e entrega de boletim. Mas a conscientização deve ser um trabalho constante.

CRM educacional: lidando melhor com pais de alunos

Neste conteúdo, trouxemos 12 dicas essenciais de como lidar com pais de alunos. Ao longo dos parágrafos anteriores, expressamos a importância de encarar a educação de crianças, adolescentes e jovens adultos como um processo que ocorre a partir da parceria entre a instituição de ensino e os pais e responsáveis.

Manter uma comunicação aberta e promover a integração dos pais no ambiente escolar é extremamente valioso para estreitar o relacionamento e obter mais sucesso na formação dos estudantes.

Nesse sentido, uma ferramenta de CRM voltada para a educação pode ser bastante útil para escolas que buscam lidar melhor com pais de alunos e solucionar diferentes tipos de reclamação no atendimento com mais eficiência.

Um CRM educacional é uma plataforma que centraliza os dados e informações de todos os alunos e que possui recursos de automação que permitem gerar escalabilidade nos atendimentos e responder às demandas com agilidade.

Todas as interações podem ser monitoradas em um CRM. A ferramenta também gera relatórios que favorecem a geração de insights valiosos sobre melhorias que podem ser implementadas na instituição.

Toda a vida estudantil dos alunos fica armazenada no CRM. Essas informações servem de munição para o estabelecimento de estratégias de relacionamento mais eficazes, com foco na conversão e na fidelização dos estudantes.

Se quiser entender mais sobre como um CRM educacional pode ser um verdadeiro aliado da sua gestão educacional e no relacionamento com pais e alunos, dê uma conferida no seguinte artigo: Qual é o impacto do CRM para as universidades? Conheça 10 benefícios