Dashboard de vendas: o que é e como montar o seu?

Um dashboard de vendas se torna ainda mais importante nas empresas após Clive Humby, um matemático londrino, especializado em ciência de dados, afirmar que: “Data is the new oil”, em tradução livre para o português, significa – “Dados são o novo petróleo”. 

Essa expressão, que tem sido utilizada com bastante frequência no mercado, defende o argumento que os dados são tão essenciais quanto o petróleo. 

Nesse cenário, as empresas que sabem aproveitar as informações com qualidade, podem garantir um diferencial competitivo, uma vez que terão insumos suficientes para criar ações e estratégias mais assertivas. 

Mas, como o dashboard de vendas entra nessa situação? 

Bem, ele é uma ferramenta visual que mostra vários dados e métricas que podem ajudar a sua empresa a tomar decisões. 

A partir daí, as estratégias são feitas com base em kpi de vendas, e não em opiniões próprias, que nem sempre geram resultados positivos para as companhias. 

Os números apresentados nessas ferramentas podem exibir detalhes importantes, como: desempenho, conversão, produtividade dos colaboradores, performance de produtos e painel de clientes com melhor desempenho. 

Mas, como montar dashboard? 

O que fazer para colocá-lo em prática na minha empresa e obter essas informações valiosas? 

É isso que discutiremos a partir de agora.

Boa leitura!  

Leia mais também em: inteligência de Mercado: o que é e como implementar nos negócios?

O que é dashboard de vendas? 

Trata-se de uma ferramenta visual que fornece diversos kpi de vendas que são essenciais para a tomada de decisão em uma empresa. 

O diferencial do dashboard de vendas é que ele permite organizar as informações para que todos os envolvidos no projeto possam avaliar com clareza quais são os pontos positivos e quais são aqueles que precisam ser ajustados. 

Em grande parte dos casos, a tecnologia mostra dados, como: quantidade de vendas, métricas do marketing digital, entre outras questões. 

Você pode monitorar os KPIs em tempo real, por meio dos gráficos. Isto é: a sua equipe tem mais praticidade para analisar o que ocorre na empresa e tomar as decisões com agilidade. 

Quais são os modelos de dashboard de vendas? 

Na rotina de uma empresa, é possível encontrar vários modelos de dashboard de vendas. Eles ajudam a coletar dados importantes e direcionam a sua marca para o sucesso. 

Veja abaixo quais são os tipos de dashboard mais comuns em um time comercial. 

• Desempenho: exibe métricas gerais, entre as quais: receita, margem de lucro, fluxo de vendas e taxas de fechamento;
• Conversão: gráficos que mostram várias taxas de conversão para cada etapa do pipeline de vendas. Você também pode adicionar informações referentes a proporção de leads e número de oportunidades reais;
• Ciclo de vendas: é um dos formatos mais básicos. O ciclo de vendas exibe quanto tempo, em média, uma empresa demora para completar uma venda e qual é a progressão atingida por uma determinada campanha na companhia;
• Produtividade de vendas: informa como cada um de seus colaboradores têm utilizado o tempo durante o expediente de trabalho. Dessa forma, você entenderá o comportamento dos colaboradores de acordo com o tipo de tarefas e leads por status. Isso ajuda a compreender se as atividades de vendas são concluídas dentro do prazo ou não; 
• Desempenho de produtos: indicado para equipes de vendas que comercializam vários tipos de produtos, como linhas de roupas e empresas de alimentos. Você pode incluir o custo das mercadorias por produto, vendas incrementais por campanha e vendas de produtos por campanha. Esses dados ajudam a descobrir qual produto ou campanha o seu time deve concentrar as energias para atingir a meta de vendas; 
• Painel de clientes com melhor desempenho: esse relatório ajuda a descobrir quais são os clientes e contas que geraram mais receita ou novos negócios em um determinado período. É possível incluir informações, como: número de negócios fechados, contas com melhor performance e receita dos principais clientes.

Por que o dashboard de vendas é importante? 

O dashboard de vendas é uma ferramenta muito importante para a rotina de gestores e vendedores. Por meio dessa tecnologia, eles conseguem ter uma visão completa dos indicadores da empresa. 

Em apenas um único lugar, a sua equipe analisa as informações de maior relevância na empresa, que vão ajudá-lo a tomar as decisões com menos burocracia. 

O diretor de receita da ServiceNow, Kevin Haverty, em entrevista à Forbes, destaca o quanto a conexão entre dados e vendas é importante para a rotina da empresa.

“Bem, vendas é um jogo de números — sempre foi, desde que o primeiro homem das cavernas estava vendendo a primeira roda. A análise nos ajuda a gerenciar esses números, e a capacidade de tomar decisões com base no que esses números nos dizem tem sido um grande benefício para a liderança de vendas.”, explica. 

Kevin Haverty ainda mostra como a liderança de vendas utiliza os dados no dia a dia. 

“De muitas maneiras, honestamente. Podemos ver se o pipeline é grande o suficiente; o que está acontecendo com este produto versus aquele produto; o que está acontecendo nesta geografia versus aquela geografia; quais empresas devemos segmentar; onde devemos construir o pipeline. 

Mais importante ainda, nos permite saber se estamos entregando valor aos nossos clientes. Isso nos dá insights para pular sobre os problemas antes que eles se tornem problemas, bem como a capacidade de ver o que está por vir com tempo suficiente para realmente mudar o comportamento a fim de resolvê-lo. Para uma organização obcecada pelo cliente como a nossa, isso faz toda a diferença.”, destaca. 

Para Haverty, o maior divisor de águas é ter os dados ao seu alcance o tempo todo. 

“Os números e as análises e todas essas coisas existem há muito tempo, mas ter tudo automatizado e em um painel agradável e fácil de consumir é incrivelmente poderoso. O painel usa dados para contar a história visualmente sem precisar olhar dentro de uma célula em uma planilha. Isso meio que salta para você, e isso foi uma grande, grande melhoria.”, completa. 

Monitoramento de dados: o combustível que aumenta a receita

Kevin Haverty explica na entrevista de que forma a análise de dados ajudou a aumentar a receita do seu negócio. 

“O painel tem um preditor de negócios que nos diz qual a porcentagem de chance de um negócio ser fechado e nos alerta se estiver baixo. O aprendizado de máquina pode prever se não vamos fechar o negócio – e é preciso 75-80% das vezes. Isso permite que nossos gerentes de vendas analisem mais profundamente para que possamos tomar decisões que aumentem nossas chances. O resultado é que aumentamos nossa taxa de fechamento, o que significa mais receita para a empresa .

O mesmo acontece com renovações que estão em risco. É como um indicador precoce ou luz de aviso que atrai sua atenção e fornece essa informação quando você ainda tem tempo para responder. Isso nos ajuda a fazer o trabalho para ter certeza de que nossos clientes estão satisfeitos. Eu acho que é uma das razões pelas quais temos a maior taxa de renovação no negócio, você sabe 98-99% de entrada e saída de trimestre.”, detalha. 

Percebeu os impactos que o dashboard de vendas pode trazer para o seu negócio? 

Que tal implementá-lo em sua empresa? Veja no próximo tópico como tirar a ideia do papel. 

Onde criar o dashboard de vendas? 

A ferramenta pode ser desenvolvida de várias formas. Veja algumas possibilidades abaixo! 

• Planilhas: indicadas para as organizações que estão no início do projeto e não têm muitos dados ou receita disponível para investir em ferramentas. As planilhas de vendas são gratuitas e podem ser personalizadas de acordo com a realidade da empresa; 
• BI: recomendado para empresas que contém várias ferramentas em cada fase de venda. O BI ajuda a unificar as informações para que os dados sejam interpretados com mais facilidade. O lado negativo é que a ferramenta é mais complexa, sendo necessário um processo de aprendizado mais longo para utilizar as funcionalidades; 
• CRM: grande parte dos CRMs disponíveis no mercado contém uma funcionalidade para que as empresas criem os seus dashboards em poucos minutos. A única responsabilidade do líder da área é analisar os dados;
• Softwares específicos: existem vários tipos de layouts nessas ferramentas. Porém, independente da sua escolha, elas oferecem uma visualização de dados mais eficiente. Um dos principais benefícios dos softwares é que eles oferecem integração com várias fontes de informação.  

Leia mais em: o que é gestão de informação, porque e como adotar na sua empresa?

Como montar dashboard? 

A partir de agora, mostraremos diversas dicas para que você aprenda como montar um dashboard em sua empresa. Acompanhe! 

Defina as métricas que serão acompanhadas 

O primeiro passo é definir quais são as métricas mais importantes para monitorar em sua empresa. 

Precisamos ser sinceros, caro leitor: não é possível monitorar todos os dados. Por isso, é fundamental compreender quais são os indicadores que podem ajudá-lo a alcançar os seus objetivos. 

Leia mais em: metas de vendas: o que são, como estabelecê-las e como mensurá-las?

Escolha a ferramenta que o dashboard ficará hospedado

Agora, é o momento de escolher a ferramenta que será utilizada para criar o dashboard. É necessário levar em consideração a necessidade da companhia, complexidade da operação e orçamento que a sua empresa tem disponível neste momento. 

No início, você pode começar os trabalhos por meio de uma planilha. No entanto, quanto mais cedo você investir em um CRM, mais fácil será para os colaboradores organizar as informações nessa tecnologia. 

Acrescente os dados 

O mais indicado é ter grande parte dos dados reunidos em somente uma plataforma ou um software que permite fazer uma integração de todas as ferramentas da sua empresa. Dessa forma, você não terá um trabalho manual. 

Se esse não é o seu cenário, será necessário coletar todos os dados. Então, registre as plataformas que as informações estão armazenadas. Em seguida, exporte os dados para a tecnologia de sua preferência. 

Tenha cuidado com o visual 

Engana-se quem pensa que é necessário ter conhecimento avançado de designer para criar um dashboard de vendas. Pelo contrário, basta ter algumas ideias em mente para alcançar o seu objetivo. 

A principal meta é focar somente no que é essencial. Evite adicionar dados que não vão influenciar em sua tomada de decisões naquele momento. 

Outra dica interessante é ter organização. Em todas as páginas, procure padronizar os nomes, siglas, ícones, formatação de datas e cores. Assim, será mais fácil compreender os dados e impedir que os colaboradores tenham problemas com a interpretação dos números. 

Você pode utilizar gráficos em barras, linhas e tabelas para apresentar as informações de forma prática e eficiente. 

Crie relatórios

O papel de um dashboard é trazer uma visão mais completa da área comercial, o que é essencial para os líderes das empresas. 

Já em reuniões e apresentações, apenas alguns dados podem ser mais importantes para analisar e trazer insights que impactam nos resultados do negócio. 

Nesses casos, faça um relatório de vendas. Quando você tem um dashboard atualizado, o documento é construído com mais facilidade e não ocupa muito tempo da sua agenda. 

Um dashboard de vendas pode auxiliar a sua empresa a ter um monitoramento mais próximo da performance da sua equipe. As informações são mais visuais e ficam reunidas em um único lugar, aumentando a produtividade de todas as pessoas que estão envolvidas no projeto. 

O CRM de vendas da Zendesk é uma ótima alternativa para maximizar a produtividade, a visibilidade do pipeline e a receita das equipes de vendas.

Com essa tecnologia, a sua empresa não é surpreendida no final do semestre, uma vez que é mais fácil fazer previsões corretas e gerenciar o pipeline em tempo real. 

Você terá uma visibilidade completa do pipeline para fazer o planejamento, monitorar os dados, gerenciar as informações e analisar o processo de vendas. 

Tudo isso pode ser feito com painéis pré-criados ou com seus próprios relatórios personalizando todos os detalhes sem burocracia, com apenas alguns toques. 

Quer mais? Veja abaixo outras funcionalidades do CRM de vendas.

• Ferramentas integradas que exibem o contexto completo da conta do cliente em um sistema centralizado; 
• Criar e gerenciar um pipeline que esteja alinhado aos seus negócios, para que seus representantes possam priorizar os clientes atuais e em potencial;
• Listas inteligentes ajudam a segmentar e filtrar leads e oportunidades em tempo real, de modo que você pode manter o foco nas melhores oportunidades;
• APIs abertas avançadas para integrar seu portfólio de TI com facilidade.

Nunca foi tão fácil criar um dashboard de vendas em sua empresa. Conheça o Sell e veja como esse CRM pode transformar os resultados do seu negócio.