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Produtividade 4.0: o que é e como ser mais produtivo com a tecnologia

Por Zendesk

Última atualização em 21 fevereiro 2023

Buscada constantemente pelas organizações, a produtividade é basicamente a capacidade que os colaboradores têm de realizar mais entregas utilizando o mínimo de recursos possíveis – sejam eles financeiros ou de tempo.

Considerando o contexto atual de novas tecnologias, automação, inovações e mudanças comportamentais nesta que é considerada a Quarta Revolução Industrial, o conceito de produtividade ganha uma nova roupagem: a produtividade 4.0.

Pautada no uso de ferramentas, na busca pelo aprendizado constante e na incorporação de aparatos tecnológicos no dia a dia das operações, a produtividade 4.0 caminha lado a lado com as transformações digitais que temos observado em diferentes esferas da sociedade, inclusive nas dinâmicas corporativas.

Para você ter uma ideia, uma pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) revelou que os investimentos das organizações na área de Tecnologia da Informação aumentaram nos anos de 2021 e 2022. Hoje, eles representam 8,7% da receita das empresas.

Analisando historicamente, esses investimentos em TI nunca haviam passado de 6% ao ano nos últimos 34 anos.

Tendo isso em vista, trouxemos aqui um guia com tudo o que você precisa saber sobre produtividade e gestão do tempo na Era 4.0.

Nos parágrafos a seguir, vamos explicar o que é produtividade 4.0 e sua relação com o mundo VUCA, seus três pilares e algumas dicas de como usar a tecnologia e a digitalização para aumentar sua produtividade em vendas e em outras áreas da vida profissional e pessoal.

Produtividade 4.0: o que é?

A produtividade 4.0 significa fazer mais e melhor na Era da digitalização e automação, alinhando ferramentas, aprendizado e tecnologia.

Vivemos hoje a Quarta Revolução Industrial, que tem justamente como foco tornar os processos mais eficientes e potencializar a capacidade produtiva por meio de sistemas tecnológicos avançados.

Dentro desse contexto, a produtividade assume uma nova faceta que se ampara na evolução digital e na busca por uma qualificação profissional constante.

Na produtividade 4.0, a intenção é poder contar com um time de profissionais altamente qualificados, que saiba fazer o melhor uso possível das ferramentas de trabalho e que consigam incorporar as novas tecnologias visando potencializar sua eficiência produtiva.

Para serem mais produtivos, os colaboradores precisam estar dispostos a desenvolver novas habilidades que dialoguem com as transformações tecnológicas inerentes à Indústria 4.0.

Além disso, o conceito 4.0 de produtividade compreende maior autonomia aos profissionais, os quais têm maior controle sobre suas entregas e fazem a própria gestão de tempo.

Essa valorização da autogestão, a adaptação da rotina de trabalho às novas ferramentas tecnológicas e a cultura do aprendizado integram o modelo de produtividade 4.0.

O mundo VUCA e sua relação com a produtividade 4.0 

Mundo VUCA é uma expressão utilizada para descrever o mundo em que vivemos hoje, marcado por quatro características-chave:

  • volatility (volatilidade),
  • uncertainty (incerteza),
  • complexity (complexidade),
  • ambiguity (ambiguidade).

O conceito de mundo VUCA data do período pós-Guerra Fria – no final da década de 1980 e início dos anos 1990. Neste momento, a humanidade experimentava muitas incertezas no campo geopolítico e econômico.

Com o passar dos anos, o termo VUCA foi incorporado pelas organizações na intenção de compreender com mais objetividade o impacto da globalização no mundo dos negócios e os avanços no campo tecnológico.

Volatilidade

As transformações no mundo VUCA acontecem com mais agilidade – não só do ponto de vista da tecnologia, mas também comportamental. As necessidades de hoje podem não ser as mesmas amanhã.

Incerteza

É cada vez mais difícil prever cenários no mundo VUCA. O futuro se torna cada vez mais incerto.

Complexidade

As teias que dão forma às relações pessoais, organizacionais e geopolíticas estão mais emaranhadas e complexas. Pequenas mudanças ou decisões podem gerar um efeito em cadeia nessa rede.

Ambiguidade

Mais do que nunca, tudo tem dois lados (ou mais). Nem as pessoas nem as situações são unidimensionais. Tudo é passível de contradição e a interpretações que dependem do ponto de vista.

No contexto de Indústria 4.0, os profissionais precisam levar esses aspectos em consideração caso queiram se tornar mais produtivos em um mundo tão volátil, complexo, incerto e cheio de ambiguidades. Saiba mais no vídeo abaixo:

Quais são os pilares da produtividade 4.0?

A produtividade da Era Industrial 4.0 firma-se em 3 pilares:

  • Ferramentas que estimulam a produtividade;
  • Cultura do aprendizado;
  • Tecnologia como aliada.

Abaixo nós explicamos cada um desses pilares.

Ferramentas para incentivo à produtividade

Na produtividade 4.0, deve-se fazer uso de ferramentas e metodologias de trabalho que favoreçam a capacidade de aumentar as entregas sem precisar elevar também o tempo e os recursos empregados para tal.

Cronogramas bem estruturados, fluxos de trabalho claramente definidos e instrumentos para estabelecer prioridades são exemplos de ferramentas aliadas da produtividade.

Além disso, há métodos muito úteis para organizar a rotina de trabalho e se tornar mais produtivo, como o kanban e o pomodoro. O primeiro torna o fluxo de trabalho mais ágil e otimizado, enquanto o segundo auxilia os colaboradores a manterem o foco em suas atividades com pequenas pausas programadas. Falaremos mais sobre eles nas dicas a seguir.

As metodologias ágeis, que a princípio eram vistas quase que exclusivamente em empresas de tecnologia e startups, hoje fazem parte dos mais diversos tipos de organizações, ajudando empresas de diferentes nichos a se tornarem mais produtivas. Entenda melhor no vídeo abaixo:

Cultura do aprendizado 

Outro pilar importante da produtividade 4.0 é a cultura do aprendizado. Para que suas equipes se tornem mais produtivas e entreguem melhores resultados, é imprescindível que a busca por novos conhecimento e o aprimoramento de habilidade e técnicas sejam constantes.

O foco no aprendizado permite que os colaboradores tenham uma visão mais crítica sobre a própria atuação e procurem sempre melhorar. Quanto mais qualificado for o seu time, mais desafiadoras poderão ser as metas e objetivos do negócio.

Assim, com profissionais empenhados em adquirir novos conhecimentos e desenvolver competências, você criará um time imbatível para alcançar resultados de alto nível e fortalecer a competitividade da sua empresa.

No vídeo abaixo, você confere uma vídeo aula sobre como criar uma cultura de aprendizado em uma organização:

Tecnologia como aliada

Por fim, o terceiro pilar da produtividade na Era 4.0 é a tecnologia e as inúmeras possibilidades que ela oferece para favorecer a execução de tarefas cotidianas e otimizar o tempo dedicado a cada uma delas.

Aplicativos de gestão de tempo e tarefas para celular, softwares especializados em gerenciamento financeiros, vendas e relacionamento com o cliente, ferramentas com Inteligência Artificial, dispositivos e objetos conectados pela internet, análises automáticas de grandes volumes de dados. Esses são só alguns exemplos de como a tecnologia pode ser utilizada a favor da produtividade.

Os processos tendem a ficar mais ágeis e eficientes, reduzindo o tempo dedicado a certas atividades e procedimentos rotineiros. Adicionalmente, o foco fica mais voltado para os clientes e a garantia das melhores experiências para eles.

Produtividade 4.0: 5 dicas de como ser mais produtivo

Ferramentas, aprendizado e tecnologia. Você já sabe que essa é a tríade que sustenta a produtividade 4.0.

Sem perder isso de vista, separamos aqui 5 dicas valiosas para que você e sua equipe de vendas consigam ser mais produtivos e alcançar resultados de alta performance.

1 – O seu celular é o seu maior parceiro

Não é segredo para ninguém que muitas tarefas podem ser feitas pelo celular. Os smartphones de hoje em dia são ferramentas tecnológicas bem completas, com recursos e aplicativos que podem ajudar você e sua equipe a controlarem melhor a produtividade.

Apps como o Trello e o Google Agenda, por exemplo, permitem organizar as suas tarefas diárias e os seus compromissos para a semana. Além de não se perder nos seus afazeres, essas aplicações para mobile emitem alarmes para que você não se esqueça de nada e cumpra todos os seus prazos.

Mas tome cuidado para que as redes sociais instaladas no seu celular não sejam uma distração que comprometa sua produtividade. Para isso, a nossa dica é desativar as notificações.

2 – Utilize a técnica do pomodoro 

Você já ouviu falar na técnica de produtividade pomodoro? Conforme pontuamos em linhas anteriores, ela é muito utilizada para ajudar as pessoas a se manterem focadas em determinadas tarefas do dia a dia e, assim, serem mais produtivas.

Basicamente, o pomodoro consiste em definir ciclos de foco total. Cada ciclo dura 25 minutos. Concluído esse tempo, você terá 5 minutos para descansar, se distrair, tomar uma água, etc. Depois, inicia-se mais um ciclo de 25 minutos.

Após completar 4 ciclos, você poderá fazer uma pausa maior de 10 minutos. Repita todo esse processo se achar necessário para concluir uma ou mais tarefas durante o dia.

3 – Adote hábitos mais saudáveis 

Até agora a gente só falou de dicas relacionadas a tecnologia e ferramentas de produtividades. Mas sabia que os hábitos saudáveis também podem te ajudar a ser mais produtivo?

Se, por exemplo, você não tem uma boa qualidade de sono, isso com certeza vai impactar negativamente o seu desempenho durante o dia. Assim, você estará cansado demais para entregar o seu máximo e produzir melhor.

Portanto, não negligencie a sua saúde. Alimente-se bem, reserve momentos de lazer, pratique exercícios físicos regularmente. Tudo isso vai contribuir muito para a sua produtividade na Era da Indústria 4.0.

4 – Automatize tudo o que for possível

A automatização é uma das maiores aliadas da produtividade 4.0. Softwares com recursos que permitem executar tarefas repetitivas e aparentemente de pouco valor devem ficar no seu radar.

Imagine, por exemplo, quanto tempo você e sua equipe comercial poderiam economizar se os leads captados em landing pages de conteúdos ricos no blog da empresa fossem inseridos automaticamente no seu funil de vendas.

Ou então se você pudesse contar com um chatbot de Inteligência Artificial para responder às dúvidas mais comuns e de baixa complexidade que os seus clientes costumam apresentar sobre seu produto ou empresa.

Investir em automação é reduzir a burocracia e manter o foco em gerar valor para os seus clientes.

Veja também: O que é chatbot: guia definitivo e completo sobre essa novidade tecnológica

5 – Promova treinamentos frequentes

Lembra que um dos pilares da produtividade 4.0 é a cultura de aprendizado? Pois bem. É muito importante que você promova treinamentos frequentes para os seus colaboradores.

A intenção é fazer com que eles ampliem o repertório de técnicas, estratégias e metodologias de trabalho que serão muito úteis para torná-los mais produtivos.

Invista na capacitação dos seus talentos. Todo o conhecimento adquirido será convertido em melhores resultados no dia a dia da operação e no alcance dos objetivos da organização.

Mapeie as necessidades de treinamento do seu time e identifique quais podem ser os temas abordados.

Como a tecnologia e a digitalização podem ajudar na produtividade e gestão do tempo?

Como bem vimos ao longo deste conteúdo, a tecnologia e a digitalização são um dos pilares da produtividade 4.0.

Nesse sentido, o que não faltam são ferramentas que prometem melhorar a produtividade e gestão de tempo das equipes, organizar melhor os dados, promover a integração entre departamentos e colaboradores, centralizar informações sobre clientes e oportunidades em andamento e, talvez o mais importante, permitem automatizar uma infinidade de tarefas manuais que costumam tomar muito tempo.

A automatização proposta por ferramentas tecnológicas de gestão é uma grande aliada para que os times se tornem mais produtivos. Isso porque, mais do que economizar tempo automatizando tarefas manuais e repetitivas, esses sistemas ajudam a reduzir as falhas e os retrabalhos – o que, por sua vez, consome tempo e energia dos colaboradores.

Falando especificamente sobre produtividade em vendas, um software de CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, possui recursos de automação que permitem que os vendedores se concentrem em outras tarefas de maior valor, como prospecção e qualificação de leads e elaboração de um pitch de vendas poderoso.

Ou seja, cada colaborador consegue realizar mais entregas, fazendo o melhor uso possível do tempo disponível.

Se você pensa em investir em uma ferramenta tecnológica para tornar o seu time comercial mais produtivo, que tal conhecer o Zendesk Sell? A nossa plataforma de CRM é bastante completa e oferece os melhores recursos para que você e a sua equipe possam trabalhar em sintonia, monitorar o desempenho por métricas e fechar mais negócios sem muita burocracia.

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