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Cadência de Prospecção: o que é e como fazer?

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 16 março 2022
Última atualização em 18 Abril 2022

Como anda a sua prospecção de clientes? Não muito boa? Um dos principais motivos que podem estar derrubando o número de negociações convertidas em vendas na sua empresa é a má gestão do seu fluxo de cadência de prospecção. 

Sabemos que é raro encontrarmos um cliente disposto a fechar negócio logo nos primeiros contatos, ainda mais considerando o cenário mercadológico atual em que a concorrência está cada vez maior. Então é importante ter em mente que grande parte das vendas fechadas exigiram cerca de quatro a cinco contatos do vendedor para com o cliente. 

Aí você se pergunta: se sabemos que as vendas são fechadas depois de cinco contatos, porque não trabalhar baseado nisso e aumentar as vendas? Por dois motivos simples, primeiro que cada caso é um caso, e existem clientes que ficam meses em negociação até se sentirem seguros para fechar negócio e segundo, o vendedor pode ser o problema.

Muitos vendedores acabam desistindo da negociação após uma única tentativa frustrada de negócio, esses funcionários acabam diminuindo suas chances de fecharem vendas e, consequentemente, tiram o poder de venda da sua empresa.

Então é exatamente por essa recusa em fazer todos os follow ups necessários, que os vendedores desistem de ampliar sua cartela de clientes e ficam investindo sempre nos chamados “leads quentes”. E é nesse momento que entram os fluxos de cadência bem montados e executados.

No artigo de hoje, vamos dar algumas dicas sobre como montar um fluxo de cadência ideal para a sua empresa, explicar como ele funciona, mostrar alguns exemplos práticos e muito mais. Confira!

O que é um fluxo de cadência de prospecção?

É a primeira etapa padrão do processo comercial B2B, é basicamente uma sequência de interações, na maioria das vezes por e-mail, que tem como objetivo principal conseguir o mais rápido possível a resposta de um remetente. Trata-se de um plano sistematizado que aumenta as chances do que era apenas um contato, se tornar um cliente real.

Ou seja, esse método de vendas organiza e executa o seu plano de acordo com um ritmo pré-definido que diminua as tentativas de contato e agilizem o fechamento de negócio.

Entretanto, é importante destacar que o fluxo de cadência precisa seguir um padrão, ou seja, não são todos os casos que podem ser encaixados nesse método. O cliente precisa ter potencial e já ter demonstrado interesse no fechamento do negócio, seja marcando uma reunião, aceitando demonstrações ou até fazendo simulações de compra.

Qual é o objetivo final da cadência de prospecção? 

Bem, como mencionamos há pouco o principal objetivo de manter um fluxo de cadência bem organizado e ativo é fazer com que o destinatário responda o seu conteúdo de maneira assertiva e rápida, avançando para a próxima etapa do processo comercial que pode ser a efetivação de compra ou o cancelamento oficial da negociação.

Ou seja, a meta da cadência de prospecção não necessariamente envolve a efetivação da venda, que é uma etapa ligada ao comercial da empresa. O real objetivo é a interação entre empresa e usuário, fazendo com que esse cliente passe por todas as etapas do processo, tendo um final positivo comercialmente falando ou não.

Agora vamos falar sobre os três propósitos principais desse processo:

Organização da demanda de cada vendedor

É muito comum que o setor comercial  trabalhe com horários específicos durante o seu dia para fazer contato com uma agenda de 20, 30, 40 pessoas de uma vez só. Quando o contato não é bem sucedido logo de início, inicia-se o processo de cadência de prospecção.

Esse contato é incluído em uma listagem específica de leads que precisarão ser trabalhados por mais tempo, com paciência e atenção, já que não queremos perdê-lo para uma empresa concorrente. Certo? Então, chegamos ao próximo item.

Maximizar o aproveitamento desses leads

As chances de contato bem sucedido com os leads da sua agenda são maiores quando o seu fluxo de cadência é bem organizado. Com isso, temos uma melhora considerável na prospecção e leads ativos.

Conquistar clientes

Por último, mas não menos importante, temos a real conquista do seu cliente. Quanto mais pessoas você fala, maiores são as oportunidades de captar novos clientes para a sua empresa.

Tipos de fluxo de cadência

Antes de qualquer coisa, precisamos entender que existem dois grupos específicos de cadência de prospecção: manual ou semiautomatizado e automatizado. O tipo manual é quando nenhuma ferramenta de automação é utilizada para agilizar o processo de envio, nos lembretes, nas demandas e organização de leads.

E é neste caso que aparecem a maioria dos problemas relacionados à baixa produção e conversão de prospects em vendas efetivas. Por outro lado, temos a prospecção automática que é feita com o auxílio de ferramentas como as listas de transmissão, por exemplo, que impulsionam publicações, enviam e-mails de forma automática, etc.

Além desses problemas com o trabalho semiautomatizado, podemos ter uma série de fatores que influenciam negativamente nesse processo, como:

  • Desperdício de tempo: onde o vendedor precisa, além de ter uma agenda extremamente organizada para se lembrar de todos os afazeres, escrever o mesmo e-mail diversas vezes, pela falta da automação de mensagens;
  • Atrasos e falhas na comunicação: algo comum quando é o vendedor que precisa se lembrar de todos os contatos que deve fazer naquele dia, os horários e para quais clientes ligar. 

Agora vamos falar sobre dois tipos de fluxo de cadência que são utilizados hoje no setor comercial das empresas.

Cold mail

Nesse tipo de cadência temos três vantagens principais:

  • É mensurável, gera métricas que otimizam o trabalho;
  • É escalável, podendo enviar milhares de cold mails por dia;
  • É previsível, ou seja, é capaz de determinar quantos prospects o vendedor precisa abordar para que ao final um número específico de vendas seja realizada.

Em contrapartida temos as desvantagens desse método, que são:

  • A necessidade de se ter o endereço de e-mail dos prospects, o que nem sempre é possível;
  • E que seu público utilize e-mail, donos de pequenos empreendimentos, por exemplo, podem não utilizar, o que compromete a eficiência desse tipo de abordagem.

Cadência Mista

Em algumas situações o uso da cadência de prospecção mista é a melhor opção, já que ele trabalha com outras formas de comunicação além do e-mail, como por exemplo, o telefone, as redes sociais, aplicativos específicos, etc. 

Esse tipo de cadência geralmente é usado em 3 prospecções: com inbound leads, outbound leads ou mercados analógicos.

Suas principais vantagens são:

  • Aumento na taxa de retornos, já que por telefone, por exemplo, é um retorno imediato, seja ele positivo ou negativo.
  • Atinge outros públicos, como os que não usam e-mail.

Como montar um fluxo de cadência?

Apesar de parecer uma tarefa difícil, montar um fluxo de cadência é até simples, o real desafio é adaptá-lo à realidade da sua empresa e fazer com que toda a sua equipe de venda trabalhe com ele da maneira que foi planejado.

Pensando em algo mais padronizado, montamos um fluxo com 5 etapas básicas para que você tenha uma base de como fazer e quais ações implementar. Vamos lá?

  • Passo 1: No caso desse planejamento, vamos trabalhar com cadência mista. Então, incentive seus vendedores a alternar a forma de contato com o cliente, seja ela por e-mail, ligações, redes sociais, etc.
  • Passo 2: Trabalhe com ferramentas de captação de informação, como o CRM por exemplo, para personalizar os seus e-mails e ter ainda mais chance de atrair os seus leads;
  • Passo 3: Ainda com essas informações, procure fazer contato por meio que o prospect mais usa. Se ele passa o dia todo olhando as redes sociais, é lá que você estará. Se ele olha sua caixa de e-mail regularmente, foque nesse meio e assim por diante.
  • Passo 4: As ligações são ações mais agressivas que os e-mails, já que o tempo de resposta do cliente é imediato. Então, escolha bem para quais leads você ligará, como deverá iniciar esse diálogo e, se de fato valer a pena, invista nesse meio de contato.
  • Passo 5: Por fim, avalie quantas tentativas de contato cada lead merece ter baseado no ticket médio que esse cliente em potencial pode gerar para a sua empresa. Traçando uma média de 6 toques para tickets abaixo de R$300 e 11 toques para os tickets acima de R$2.000.

Como avaliar a sua eficiência?

Partindo do pressuposto de que, o objetivo principal de um fluxo de cadência é trazer respostas dos leads para a sua empresa, podemos concluir que em casos que esse número de retornos não chegar ao esperado, você precisa rever esse indicador e trabalhar de outras formas. Algumas explicações para esse desfalque nos feedbacks podem ser: 

  • O tempo de resposta da sua empresa está muito longo;
  • O intervalo entre um contato e outro com o cliente está distante demais;
  • Seus e-mails não estão atrativos o suficiente para serem lidos ou abertos;
  • Você fez uma análise ruim do perfil daquele lead e o direcionou para o próximo passo cedo demais.
  • Seus contatos são excessivos e invasivos. Faça o teste diminuindo um pouco o fluxo de contato com o cliente ou mude a forma de falar com ele. Por exemplo, se antes essa interação era via e-mail, teste falar com ele por alguma rede social. Pode funcionar!

O que pode fazer sua estratégia fracassar?

Agora que você entendeu como montar um fluxo de cadência, quais são os tipos, as vantagens e os métodos de aplicação, vamos te explicar alguns erros que podem ser cometidos na hora de implementar essa ferramenta no dia a dia de seus vendedores.

É indiscutível que o sucesso para a sua prospecção é a insistência, mas é importante não confundir esse termo com impertinência e inconveniência. Trabalhar ativamente e, até agressivamente, em um lead, significa mostrar o potencial que a sua empresa tem, negociar os seus diferenciais diante dos concorrentes até conseguir um “sim ou não”.

Os vendedores que fracassam em suas prospecções geralmente fazem menos follow-ups do que precisava por medo de ser inconveniente e incomodar ao invés de atrair o cliente ou até mesmo por uma falta de tempo, devido à quantidade de atividades extras que esse colaborador precisa fazer dentro do contexto industrial.

Muitos profissionais que deveriam estar focados na prospecção de clientes, acabam tendo suas funções desviadas e precisam gerenciar cadastros, atender clientes presenciais, entre várias outras funções que acabam tirando o seu foco. Por isso que, equipes de vendas precisam ser separadas para atender prospects e clientes presenciais ativos.

Um outro erro que infelizmente é muito comum é atirar para todos os lados e não focar seus esforços no público-alvo da empresa. Essa estratégia é de extremo risco e, geralmente não traz bons resultados para a empresa, ou seja, o vendedor focou todos os seus esforços em leads que não valiam a pena ao invés de focar no nicho correto para prospecção

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