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Como gerenciar uma equipe home office? 7 dicas práticas e eficientes!

Publicado 9 julho 2014
Última atualização em 15 julho 2021

Para aprender como gerenciar uma equipe home office é preciso, primeiro, estar ciente de que há desafios, mas também oportunidades, diferentes do gerenciamento de um time que está presencialmente na empresa.

Muita confiança e boa comunicação são fundamentais entre líderes e colaboradores que não se veem regularmente. 

Além disso, é preciso dar autonomia a esses profissionais. Dessa forma, os gestores podem se concentrar na criação de um ambiente no qual a sua equipe virtual não irá apenas funcionar, mas também prosperar.

O termo virtual, nesse caso, significa trabalhar de casa, em regime home office ou teletrabalho

Pode, também, fazer referência a uma equipe "distribuída", ou seja, um time cujos membros estão divididos em vários escritórios. 

De qualquer modo, saber como gerenciar uma equipe home office é uma habilidade que pode ser aprendida, ou mesmo aprimorada.

Prezar pela boa comunicação, colocar em prática ideias para manter o trabalho divertido e dinâmico, e usar as ferramentas certas que promovam a eficiência e a transparência são alguns exemplos do que pode ser feito nesse tipo de gestão.

Como gerenciar equipe home office

A forma de trabalhar mudou muito este ano. As empresas que não mantinham times distribuídos em diferentes locais, ou que não tinham a cultura do teletrabalho, precisaram aprender como gerenciar uma equipe home office em pouco tempo.

Porém, ao que tudo indica, esse modelo de trabalho veio para ficar — quando não totalmente, pelo menos em parte.

Em estudo realizado em 17 países, incluindo o Brasil, mostrou que 30% das empresas participantes pretendem continuar com o trabalho remoto mesmo após o término da pandemia.

Outra pesquisa, essa realizada exclusivamente com empresas brasileiras de grande, médio e pequeno porte, apontou que 94% dessas organizações aprovam o home office. Porém, 70% pretende manter apenas 25% do quadro de funcionários trabalhando de casa.

O percentual pode parecer baixo, mas, ainda assim, é preciso considerar que haverá colaboradores trabalhando remotamente que precisarão de uma boa gestão de equipe a distância.

Assim, independentemente de ser um time composto por 100 ou por 5 funcionários, saber como gerenciar uma equipe home office é essencial para trazer bons resultados para a empresa, para os colaboradores e, claro, para os clientes.

Não deixe de ler “Atendimento ao cliente home office: proteção contra o coronavírus e mais produtividade

Por isso, seja qual for a abordagem da sua empresa, veja 7 dicas de como gerenciar equipe home office de uma maneira prática e bastante eficiente.

1. Deixe claros os objetivos e as expectativas

Para alguns, trabalhar de casa pode dar a (falsa) impressão de que as metas, prazos e propósitos a serem cumpridos são diferentes de quando se está fisicamente na empresa. No entanto, é bem importante explicar que nada mudou, exceto o local de trabalho.

Assim, um dos primeiros passos quando se está descobrindo como gerenciar uma equipe home office é deixar claro aos colaboradores que os objetivos continuam os mesmos.

Além de garantir bons resultados da empresa, salientar o que se espera de cada funcionário é também uma maneira de motivá-los e engajá-los a continuarem dando o seu melhor, mesmo a distância.

Sua empresa trabalha com vendas? Então não deixe de ler o artigo “Como estabelecer metas de vendas possíveis de serem alcançadas? Veja em 5 passos!

2. Defina as regras e as normas de trabalho

Outro ponto bem importante para saber como gerenciar uma equipe home office com eficiência é definir as regras e as normas que vão reger esse modelo de trabalho.

Obviamente, tudo depende da cultura da sua empresa. Por exemplo, alguns setores podem trabalhar com volume de produção. Assim, não importa o horário que o colaborador trabalhe, o importante é que entregue as suas demandas dentro do prazo estabelecido.

Porém, pode haver segmentos nos quais é preciso cumprir um determinado horário, por exemplo, telemarketing e call center, no qual o colaborador precisa estar disponível em um período definido.

Assim, é bem importante destacar para os colaboradores quais regras devem ser cumpridas, quando precisam estar online, qual tempo de resposta deve ser atendido em cada solicitação etc.

3. Oriente os colaboradores a desenvolverem uma rotina de trabalho

Para muitas pessoas, trabalhar de casa é um verdadeiro desafio. Já para outras, essa dinâmica funciona muito bem.

Porém, quando se descobre como gerenciar uma equipe home office, entende-se que, para o time funcionar, é fundamental que todos estejam confortáveis com o seu dia a dia de trabalho.

Por isso, nossa dica para uma boa gestão a distância é orientar os colaboradores a criarem uma rotina de trabalho. 

Sugerir e incentivar que definam os seus horários de início da jornada, de almoço e de término, por exemplo, é um bom caminho para mantê-los motivados, ajudar a separar os compromissos pessoais dos de trabalho e, com isso, entregar os melhores resultados.

4. Se mantenha perto da equipe, mesmo a distância

Ainda que esteja distante, o gestor precisa se fazer presente para dar segurança aos profissionais. Aqui, não estamos falando de ficar o dia inteiro conectado aos colaboradores cobrando resultados,bem ao contrário disso.

Como dissemos no início deste artigo, confiança e autonomia são dois pontos fundamentais para o trabalho home office dê certo.

Por isso, quando falamos em “se manter perto da equipe mesmo a distância”, estamos nos referindo  a estar disponível para o time sempre que esse precisar do seu auxílio — claro, dentro da jornada de trabalho pré-estabelecida.

5. Estabeleça uma boa comunicação com o seu time

Uma maneira de atender ao quesito anterior e, ao mesmo tempo, manter a boa comunicação com a equipe e a estreitar os laços, é promovendo reuniões virtuais frequentes.

Você pode aproveitar esses encontros para esclarecer dúvidas comuns do time, fornecer feedbacks, apresentar os resultados alcançados pela empresa etc.

Além disso, é bem importante que sejam definidos e utilizados diferentes canais de comunicação, a serem usados de acordo com a necessidade.

Por exemplo, dependendo do que precisa ser tratado, vocês podem conversar por e-mail, aplicativos de mensagem como o WhatsApp ou plataformas como o Slack

O mais importante é definir quais são os canais de comunicação oficiais da empresa, quando usar cada um e deixar isso claro a todos os colaboradores remotos.

Aproveite e leia também: “Gestão de equipe de Customer Success no trabalho remoto: 7 dicas para bons resultados

6. Forneça a infraestrutura necessária para execução das tarefas

A fim de garantir o bem-estar e a produtividade dos colaboradores, algumas empresas oferecem aos funcionários que estão em home office equipamentos e mobiliários para que possam trabalhar.

No entanto, isso não é uma regra, e a oferta de uma infraestrutura adequada pode ser atendida com a instalação e a liberação de acesso aos softwares necessários no dia a dia, atualização de sistemas, entre outros pontos.

Tudo vai depender do porte da sua empresa e do que é preciso para que os profissionais executem suas tarefas. 

7. Disponibilize boas ferramentas e softwares

Por fim, não podíamos deixar de ressaltar a importância de disponibilizar boas ferramentas online e os softwares certos.

Aqui, é preciso considerar que tudo será feito remotamente, via internet. Por isso, contar com soluções leves, mas ao mesmo tempo completas, fará toda a diferença nos resultados apresentados pela equipe.

A Zendesk cria softwares de suporte, vendas e engajamento do cliente que ajudam a otimizar as tarefas do seu time e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência dos seus clientes.

Com o Zendesk Chat, por exemplo, seus agentes interagem com os seus consumidores por mensagens de texto, em tempo real.

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