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Como escrever e-mail formal para um cliente e convertê-lo? Guia

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Última atualização em 18 setembro 2023

Saber como escrever um e-mail formal para um cliente é fundamental para garantir que você oferecerá uma boa experiência para os consumidores. Afinal, pesquisas como a apresentada pela Enghouse Interactive mostram que o e-mail é o meio favorito de 46% dos consumidores.

Já um relatório da LivePerson apresenta que para, 61% dos consumidores de vários países do mundo, o telefone ganha em termos de preferência, deixando o atendimento ao cliente por e-mail em segundo lugar.

Bom, estando em primeiro ou em segundo lugar da preferência de consumidores, fato é que o e–mail é importante no plano de comunicação das empresas, correto?

Nesse contexto, algumas medidas devem ser aplicadas, e uma delas é aprender como escrever um e-mail formal para um cliente.

Para saber mais sobre o tema, descobrir como elaborar um bom e-mail de apresentação para o cliente, conhecer dicas para cobrar retorno por e-mail e outros exemplos, basta ler este post até o fim. 

Boa leitura! 

Como escrever um e-mail para o cliente?

Para escrever um e-mail para o cliente, algumas dicas são importantes:

  • Comece com uma saudação
  • Agradeça a atenção
  • Apresente-se brevemente
  • Ofereça informações relevantes da empresa
  • Explique o objetivo do contato
  • Personalize o conteúdo com algo relacionado à empresa do lead
  • Finalize com um call to action
  • Despeça-se 

A seguir, explicamos com mais detalhes o que você deve fazer em cada etapa para escrever um e-mail corretamente.

1. Comece com uma saudação

Inicie seu e-mail com uma saudação apropriada ao tipo de empresa para o qual você está enviando a mensagem. 

Algumas opções mais comuns incluem termos como “Prezado(a)”, “Caro(a)” ou “Bom dia”.

Em seguida, inclua o nome da pessoa com a qual você deseja falar. Sim, essa parte é fundamental para aumentar as chances de ter o seu e-mail lido. 

Se o objetivo for falar com o gerente de marketing da empresa, descubra seu nome e inclua no e-mail. 

Hoje em dia, com as redes sociais, é mais fácil encontrar esse tipo de dado. O LinkedIn, por exemplo, é um grande aliado nesse trabalho. 

Faça uma breve pesquisa dentro do perfil da empresa e direcione a sua mensagem de maneira mais personalizada, e menos genérica. 

2. Agradeça a atenção

Em uma linha, agradeça ao contato por estar lendo seu material. Por exemplo, “Obrigado pela oportunidade de apresentar a nossa solução. Você não vai se arrepender de ter aberto esse e-mail”.                                              

Aqui o objetivo é ser cortês e agradecer ao cliente pelo tempo e pela oportunidade de se comunicar com ele, ao mesmo tempo, em que já começa a introduzir o assunto principal do e-mail. 

3. Apresente-se brevemente

Não gaste muitas linhas se apresentando. Seja o mais direto possível, apenas falando sobre o seu cargo, o nome da empresa e o que vocês fazem.

Aproveite para incluir algum argumento de venda relevante, como:

  • número de clientes que você atende;
  • tempo de empresa;
  • resultados alcançados.

Por exemplo, “Meu nome é Joyce e estou representando a empresa Horta, responsável por instalar equipamentos de energia solar em empresas do Brasil todo, ajudando-as a reduzir mais de 35% da conta de luz”. 

Perceba que você se apresenta, fala o nome da empresa, o que ela faz e qual é o benefício oferecido. Tudo isso em três linhas. 

Atenção: sempre que tiver dados, opte por incluí-los em sua apresentação!

4. Ofereça informações relevantes da empresa

Seguindo a dica anterior sobre como escrever e-mail formal para um cliente, caso tenha mais dados relevantes sobre a empresa, é importante inserir aqui. 

Entre as informações que podem interessar aos prospects estão:

  • empresas para as quais você trabalha ou já trabalhou;
  • setores que mais se beneficiam do tipo de serviço ou produto que você está vendendo;
  • tempo de mercado;
  • diferencial (como uma tecnologia exclusiva, tempo de instalação, e mais) e mais.

5. Explique o objetivo do contato

Deixe claro desde o início qual é o objetivo do e-mail e o que você espera alcançar. 

Nesse sentido, você pode escrever algo como: “Estou entrando em contato para te apresentar a nossa solução e te ajudar a alcançar uma economia financeira que vai impactar o seu fluxo de caixa de maneira positiva, aumentando a lucratividade e reduzindo custos.”

Enquanto você fala sobre o seu objetivo, que é apresentar a sua solução, também reforça os benefícios que o lead terá ao aceitar dar continuidade a essa conversa. 

6. Personalize o conteúdo com algo relacionado à empresa do lead

Se possível, personalize o e-mail conforme as necessidades e interesses específicos de cada prospect.

Isso mostra que você se importa com suas preocupações individuais da empresa e que pesquisou sobre ela.

Em um processo de prospecção, a pesquisa é essencial para começar a entender se o lead tem perfil de cliente e se você pode, realmente, ajudá-lo.

Continuando com o exemplo da companhia de instalação de sistema de energia solar, é indicado personalizar o e-mail falando sobre o tamanho da empresa do seu lead e fazendo uma previsão do quanto ela poderá economizar com a sua solução, com base em clientes antigos.

Por exemplo, “Em uma breve pesquisa, identifiquei que a sua matriz tem 300 m², correto? De acordo com nossa experiência, empresas desse porte, podem economizar até 25% de energia elétrica com a instalação do nosso equipamento. Isso significa que você recupera todo o valor investido na instalação em apenas 2 anos!”. 

Leia também: Prospecção B2B: o que é e como fazer? Passo a passo!

7. Finalize com um call to action

O call to action é a chamada para ação. É aqui que você convida o lead a tomar uma atitude. 

A mais comum é direcioná-lo a responder ao e-mail para que possam agendar uma reunião de apresentação. 

Nela, você deve dar mais detalhes sobre a solução e entender as demandas específicas do lead, para então mostrar uma proposta e orçamento. 

Na prática, a mensagem pode continuar assim: “Quero te convidar para um bate papo, em que vou apresentar mais detalhes do nosso trabalho e entender o que melhor encaixa nas características da sua empresa. Podemos agendar na próxima sexta-feira, às 14h? O contato pode ser presencial ou online, como for melhor para você”

8. Despeça-se 

Pronto! Agora é hora de dizer adeus e encerrar a mensagem apropriadamente. 

Algo como; “Atenciosamente” ou “Grato pela atenção”, são opções tradicionais e seguras.

Finalize com o seu nome e sobrenome, telefone e com o site da empresa. 

Contudo, mesmo que o seu e-mail de apresentação para o cliente tenha sido espetacular, é provável que você não obtenha respostas imediatas e, então, precise mandar novas mensagens. 

De fato, um estudo conduzido pela Meetime mostra que apenas 19% dos leads são ganhos no primeiro contato, mas o percentual salta para 93% de respostas quando o representante comercial faz até 7 tentativas de contato com um lead antes de desistir.

Ou seja, é sim importante insistir em seu fluxo de cadência de prospecção, assim como é importante saber quando desistir. 

Leia mais em: Como montar um fluxo de cadência passo a passo?

Como escrever um e-mail formal para um cliente? Pontos de atenção 

Outros cuidados que você precisa ter ao aprender como escrever email formal para um cliente incluem: 

  • evite erros gramaticais e ortográficos
  • crie um assunto da mensagem atrativo
  • organize a estrutura do conteúdo
  • adeque a linguagem 

Evitar erros gramaticais e ortográficos

Erros gramaticais geram uma imagem de falta de profissionalismo e não despertam confiança.

Por isso, a cada envio de e-mail profissional, revise a mensagem cuidadosamente para garantir que não haja erros que prejudiquem a credibilidade.

Crie um assunto da mensagem atrativo

O assunto deve apresentar objetividade e despertar a curiosidade. Nesse sentido, é crucial que não seja muito longo.

Há alguns gatilhos mentais que seu time pode utilizar na hora de escrever o assunto, como:

  • utilizar a expressão “saiba mais””;
  • aplicar o termo “dicas”;
  • fazer perguntas;
  • usar números;
  • mostrar resultados (ex: estudo mostra que essa estratégia gera lucro de mais de 200%);
  • apresentar entre 50 e 60 caracteres;
  • não utilizar somente palavras em caixa alta;
  • evitar termos como “presente” e “desconto”.

Organize a estrutura do conteúdo

É bastante comum que as pessoas associem comprimento com dedicação e respeito. Ledo engano! 

Isso porque um conteúdo muito longo pode distrair o leitor que, ao observar a extensão da mensagem, desiste de ler. 

Sendo assim, é muito mais importante focar na produção de um conteúdo relevante e que faça sentido para o lead, do que se preocupar em elaborar um e-mail longo. 

Contudo, caso haja necessidade de criar um conteúdo mais extenso, é preciso quebrá-lo com: 

  • parágrafos enxutos;
  • imagens;
  • bullets points;
  • cores diferentes e negrito (com moderação para manter o profissionalismo). 

Adeque a linguagem 

Um ponto importante sobre como escrever um e-mail formal para um cliente é exatamente o seu grau de formalidade. Isso porque é natural haver confusão entre esse termo e o uso de palavras difíceis. Não confunda as coisas!

Afinal, escrever e-mail corretamente tem muito mais a ver com respeito e o oferecimento de um conteúdo que agregue valor, do que com expressões complexas. 

Porém, é claro que a linguagem importa. Nesse quadro, alguns elementos devem ser descartados, como:

  • gírias;
  • termos muito coloquiais;
  • exclamações em excesso;
  • expressões apelativas e sensacionalistas como “ganhe muito dinheiro em 1 dia”. 

Tipos de e-mail profissional 

Existem diferentes tipos de e-mails profissionais que podem ser enviados a um lead. Cada modelo atende melhor a uma etapa específica da jornada do consumidor. A seguir, apresentamos cada uma dessas opções. Confira!

1. E-mail de apresentação para o cliente

O e-mail de apresentação para o cliente pode ser enviado em diferentes momentos, seja por meio de ações de outbound sales ou inbound sales

Ou seja, se o consumidor demonstrou interesse por alguma solução de sua companhia, se transformando em lead a partir de alguma plataforma de conversão, esse é o momento adequado para enviar um e-mail de apresentação para ele.  

Nessa hora, é fundamental se apresentar para a mensagem ficar mais pessoal, gerar conexão e identificação, assim como apresentar a sua empresa. 

Para isso, você pode seguir as dicas que apresentamos acima, sobre como escrever e-mail formal para um cliente.

Como se trata de uma abordagem inicial, é importante não se alongar muito e nem descrever de modo muito comercial as vantagens de seus produtos e serviços. 

Capriche, mas vá com calma! 

2. E-mail de follow-up

O atendimento ao cliente por e-mail acontece a partir do follow up, que é um tipo de mensagem de acompanhamento. 

Em um e-mail de follow up de vendas você pode mandar ao cliente a proposta comercial ou perguntar sobre a resposta ao orçamento já enviado.

Para entender mais detalhadamente como e quando enviar um e-mail eficiente, para cumprir essa etapa, indicamos que leia o artigo, “5 e-mails de follow up para fazer de maneira correta”. 

3. Conteúdo de fechamento de negócio 

Se, depois do e-mail de apresentação para cliente, o consumidor decidir realizar a compra, este é o momento de enviar uma mensagem para fechar o negócio. 

Para garantir a venda, compartilhe cases de sucesso, depoimentos de clientes anteriores e mostre que está aberto para responder a todos os tipos de perguntas e dúvidas. 

Essa atitude expressará que sua companhia está preocupada em realizar um atendimento ao cliente por e-mail de primeira linha. 

4. Mensagem para cobrar retorno do cliente por e-mail

Enviar uma mensagem para cobrar retorno do cliente por e-mail é delicado, mas essencial, principalmente se houver pagamento em aberto e outros tipos de atraso. 

Logo, tato, empatia e assertividade são elementos cruciais na abordagem. 

Nesse sentido, além da formalidade na saudação, como “Prezado fulano”, é importante ser direto, gentil e cordial. 

No fim da mensagem, demonstre firmeza e informe que está aberto para uma eventual negociação. 

Agora, sim, você sabe como escrever e-mail formal para um cliente e tem em mãos, as dicas que precisa para aumentar as chances de sucesso, desde o primeiro contato. 

Entretanto, um fluxo comercial exige mais do que a criação de um e-mail eficaz, e parte essencial desse trabalho inclui acompanhar cada etapa da jornada do lead, desde o primeiro contato até o pós-venda. 

Para fazer isso de maneira eficiente, o CRM de vendas é uma ferramenta indispensável, em uma gestão de alta performance, que visa grandes resultados. 

Se você não sabe o que é ou nunca viu na prática como o software funciona, te convidamos a assistir a uma demonstração do CRM de vendas da Zendesk. O programa é completo e ideal para todos os tipos e portes de negócio. Entenda como podemos te ajudar a alavancar suas vendas e otimizar seus processos.

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A Support Suite é uma solução de atendimento moderna que reúne um conjunto de ferramentas para melhorar o relacionamento com seus clientes.

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