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Como escrever um e-mail formal para um cliente: dicas estratégicas e exemplos

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 6 Agosto 2020
Última modificação 6 Agosto 2020

Saber como escrever um e-mail formal para um cliente é fundamental para garantir uma boa experiência para os consumidores. Afinal, o e-mail configura um dos canais preferidos das pessoas. Este fato pode ser comprado por meio de pesquisas, como a da Enghouse Interactive, que entrevistou mais de 2000 pessoas no Reino Unido e que revelou que o e-mail é o meio favorito de 46% delas

Já um relatório da LivePerson mostrou que para 61% dos consumidores de vários países do mundo o telefone ganha em termos de preferência, mas o atendimento ao cliente por e-mail fica em segundo lugar, como você pode observar na imagem abaixo.

Diante desses dados, é possível concluir que priorizar esse canal é uma tática importante, certo? Nesse contexto, algumas medidas devem ser aplicadas. Saber como escrever um e-mail formal para um cliente, certamente, é uma delas.

Para saber mais sobre o tema, descobrir como elaborar um bom e-mail de apresentação para o cliente, conhecer dicas para cobrar retorno do cliente por e-mail e outros exemplos, basta ler este post até o fim. Boa leitura! 

Como escrever um e-mail formal para um cliente: pontos de atenção 

Antes de conhecer dicas sobre conteúdo de e-mail, é essencial que você preste atenção a alguns pontos. 

Em um primeiro momento, eles podem até parecer óbvios, mas não se engane, exatamente por isso muitas empresas não dão a eles o devido destaque e, assim, acabam manchando a sua reputação no mercado sem necessidade.  

Sendo assim, para que isso não ocorra com seu negócio, é imprescindível que você se foque nos pontos a seguir. 

1. Assunto da mensagem

O assunto deve apresentar objetividade e despertar a curiosidade. Nesse sentido, é crucial também que ele não seja muito longo e que, é claro, não apresente erros de português (o que vale para todo o conteúdo). 

Há alguns gatilhos que seu time pode utilizar na hora de escrever o assunto, como:

  • Utilizar a expressão “saiba mais””;
  • Aplicar o termo “dicas”;
  • Fazer perguntas;
  • Usar números;
  • Mostrar resultados (ex: estudo mostra que essa estratégia gera lucro de mais de 200%);
  • Apresentar entre 50 e 60 caracteres;
  • Não utilizar somente palavras em caixa alta;
  • Evitar termos como “presente” e “desconto”.

2. Estrutura do conteúdo

É bastante comum que as pessoas associam comprimento com dedicação e respeito. Ledo engano! Isso porque um conteúdo muito longo pode distrair o leitor que, ao observar a extensão do e-mail pode, simplesmente, optar por não lê-lo. 

Sendo assim, é muito mais importante se focar na produção de uma mensagem relevante e que faça sentido do que se preocupar em elaborar um e-mail comprido. 

Contudo, caso haja necessidade de criar um conteúdo mais extenso, é preciso quebrá-lo com: 

  • Parágafos enxutos;
  • Imagens;
  • Bullets points;
  • Cores diferentes e negrito (com moderação para manter o profissionalismo). 

3. Linguagem 

Um ponto importante para saber como escrever um e-mail formal para um cliente é exatamente o seu grau de formalidade. Isso porque é natural que haja confusão entre esse termo e o uso de palavras difíceis. 

Trata-se de um erro. Afinal, a formalidade tem muito mais a ver com respeito e o oferecimento de um conteúdo que agregue do que com expressões complexas. 

Porém, é claro que a linguagem importa. Nesse quadro, alguns usos devem ser descartados, como:

  • Gírias;
  • Termos muito coloquiais;
  • Exclamações em excesso;
  • Expressões apelativas e sensacionalistas como “ganhe muito dinheiro em 1 dia”. 

Como escrever um e-mail formal para um cliente: a importancia do timing 

De nada adiantará utilizar a linguagem certa, se focar em mensagens relevantes e não muito longas e abolir alguns termos se você se esquecer do timing. 

O que isso quer dizer? Que é preciso enviar a mensagem certa na hora correta da jornada do consumidor. Para entender melhor, basta conferir os exemplos abaixo. 

1. Email de apresentação para o cliente

O consumidor demonstrou interesse por alguma solução de sua companhia? Então, este é o momento adequado para enviar um e-mail de apresentação para ele.  

Nessa hora, é fundamental se apresentar para que a mensagem fique mais pessoal e gere conexão e identificação, assim como apresentar a sua empresa. 

Como se trata de uma abordagem inicial, é importante não se alongar muito e nem descrever de modo muito comercial as vantagens de seus produtos e serviços. Capriche, mas vá com calma! 

2. Conteúdo de fechamento de negócio 

Se depois da apresentação, o consumidor decidir realizar a compra, este é o momento de enviar uma mensagem para fechar o negócio. 

Agora sim você deve destacar os benefícios de seus produtos ou serviços. 

Aqui, você pode, também, exibir cases de sucesso, depoimentos e também mostrar que está aberto para responder a todos os tipos de perguntas. Essa atitude expressará que sua companhia está preocupada em realizar um atendimento ao cliente por e-mail de primeira linha

3. Mensagem para cobrar retorno do cliente por e-mail

Um e-mail de cobrança de retorno do cliente é delicado, mas essencial, principalmente se houver pagamento em aberto e outros tipos de atraso. Logo, tato, empatia e assertividade são elementos cruciais na abordagem. 

Nesse sentido, além da formalidade na saudação, como “Prezado fulano”, é importante ser direto, gentil e cordial. No fim da mensagem, é preciso demonstrar firmeza e que está aberto para uma eventual negociação. 

Nesse texto, você ficou sabendo como escrever um e-mail formal para um cliente. Ficou alguma dúvida a respeito? Divida sua opinião com a gente!

Aliás, caso tenha gostado desse conteúdo, não deixe de compartilhá-lo em suas redes sociais e, assim, ajudar seus parceiros. 

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