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Como a IA pode aumentar a produtividade dos funcionários?

Por Zendesk

Última atualização em 24 novembro 2023

Na busca por otimizar e impulsionar resultados, é comum que as lideranças empresariais questionem como a inteligência artificial (IA) pode aumentar a produtividade dos funcionários.

Afinal, a produtividade é um dos pilares fundamentais de qualquer organização bem-sucedida. Ela está intrinsecamente ligada à eficiência e à inovação. 

Segundo o relatório da GoTo, baseado nas pesquisas da Statista sobre o impacto da IA no desenvolvimento do mercado, as empresas que implementarem o uso da tecnologia em seus processos podem incrementar a lucratividade em 38% até 2035.

Logo, é de se esperar que a previsão de um cenário positivo para o crescimento dos negócios estimule o desenvolvimento e a aplicação de ferramentas baseadas em IA nos mais diversos setores.

Contudo, para muito além da automação de tarefas, o uso da IA contribui para o aumento da produtividade ao proporcionar formas de melhorar a experiência do funcionário dentro das organizações.

Este é o foco do artigo de hoje. Nesta leitura, você vai encontrar:

  • como medir a produtividade;
  • como a experiência do funcionário afeta a produtividade;
  • como a IA aumenta a produtividade dos funcionários.

Acompanhe.

Como medir a produtividade dos colaboradores?

Medir a produtividade não é uma tarefa simples. Tradicionalmente, as empresas recorrem a métodos simplistas, como contagem de horas trabalhadas ou produção por unidade de tempo. 

No entanto, essas métricas não capturam a complexidade das atividades no local de trabalho, que frequentemente envolvem tarefas multifacetadas e integradas a diversos setores, como é o caso do atendimento ao cliente.

Além disso, tais indicadores não consideram a qualidade do trabalho realizado, que é um fator crucial para a produtividade. Afinal, quantidade sem qualidade torna um trabalho bastante questionável, concorda?

Isso tudo sem considerar a falta de recursos para indicar a eficiência e a capacidade de adaptação dos funcionários a um ambiente de trabalho em constante mudança, especialmente no cenário de transformação digital que estamos vivendo.

No entanto, existem indicadores de produtividade que consideram a evolução de diferentes processos e setores de um negócio, e muitos deles incluem a avaliação das equipes de colaboradores. Confira.

Principais indicadores de produtividade

Os KPIs mais utilizados para medir a produtividade são:

  • excelência operacional: mede a eficiência dos processos operacionais da organização, buscando otimizar recursos e reduzir custos;
  • turnover: refere-se à taxa de rotatividade de funcionários na empresa, indicando o quantos funcionários deixam a empresa em um determinado período;
  • investimento em qualificação: avalia o montante financeiro destinado à formação e desenvolvimento de competências dos colaboradores;
  • qualidade: mede a excelência e a conformidade dos produtos ou serviços da empresa, garantindo que atendam ou superem as expectativas dos clientes,
  • capacidade de inovação: avalia a habilidade da empresa para gerar novas ideias, produtos ou processos, mantendo-se competitiva no mercado;
  • produção sustentável: avalia o grau em que a organização adota práticas ecologicamente sustentáveis na produção de bens ou serviços;
  • índice de flexibilidade: mede a capacidade da organização de se adaptar a mudanças no mercado, processos ou tecnologias;
  • estratégia: avalia a eficácia da estratégia de negócios da organização para atingir suas metas e objetivos;
  • competitividade: mede a capacidade da empresa de competir efetivamente em seu segmento e se destacar em relação à concorrência.

Embora alguns KPIs tenham relação com a employee experience (EX) — a experiência do funcionário —, nenhum deles considera diretamente o efeito dela no desempenho do colaborador dentro da empresa

Ainda assim, esse fator precisa ser observado quando se fala em como aumentar a produtividade do funcionário.

Como a experiência do funcionário afeta a produtividade?

A experiência do funcionário é o conjunto de estratégias e práticas voltadas para aprimorar a satisfação e identificação dos colaboradores com a cultura empresarial e missão da empresa

Uma pesquisa da McKinsey aponta que um colaborador com experiência positiva na empresa tem um nível de engajamento 16 vezes maior que os que têm uma experiência negativa.

Neste contexto, o foco no bem-estar físico e mental desempenha um papel crucial na qualidade do trabalho e na produtividade dos profissionais.

Em outras palavras, um funcionário engajado e valorizado tende a ser mais eficiente e produzir mais — e melhor. 

Logo, fomentar um senso de pertencimento e valorização é fundamental para estimular o desempenho máximo dos seus colaboradores.

A negligência desses aspectos pode resultar em impactos negativos na experiência do funcionário e, além da queda na produtividade, a empresa corre o risco de perder profissionais qualificados. 

O Relatório Employee Experience Trends aponta que, para 41% dos profissionais de EX, a experiência negativa do colaborador levou a um aumento do turnover ao longo de 2022.

Ou seja, um ambiente funcional e humanizado é uma das melhores estratégias para promover ganho de produtividade e o sucesso em longo prazo.

Como aprimorar a experiência do funcionário para aumentar a produtividade?

Confira como melhorar a experiência do funcionário para conseguir resultados mais expressivos para a sua empresa.

Clareza e disponibilidade na comunicação

Quando os funcionários estão bem informados e envolvidos nas atividades da empresa, é mais provável que se sintam conectados e motivados. 

Uma comunicação transparente é facilitada por meio de reuniões regulares, newsletters e e-mails informativos.

Também é importante criar canais de comunicação interna onde os colaboradores se sintam à vontade para manifestar suas insatisfações e preocupações de forma honesta, sem medo de sofrer punições. 

A confidencialidade e a gestão cuidadosa das informações recebidas são cruciais para preservar a confiança dos funcionários nas lideranças da empresa.

Essas estratégias criam um ambiente em que os funcionários se sentem valorizados, respeitados e, principalmente, parte integrante do processo de tomada de decisão da organização.

Reconhecimento do trabalho individual

A valorização do funcionário passa pelo reconhecimento de suas habilidades e da qualidade do trabalho. 

Existem diversas maneiras de demonstrar que a empresa reconhece o empenho dos colaboradores, de elogios e feedbacks positivos a oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional.

Além de estimular o engajamento e a produtividade, as demonstrações de apreço pelo trabalho dos colaboradores podem ajudar a reter os bons profissionais por mais tempo.

Leia também: Como reter talentos na sua empresa? Confira 5 estratégias matadoras!

Flexibilidade no trabalho

Muitos colaboradores valorizam a possibilidade de equilibrar suas responsabilidades profissionais com compromissos pessoais. 

Outros modelos de trabalho (remoto, home office ou híbrido), horários flexíveis e carga horária reduzida (semana de quatro dias), por exemplo, podem ser medidas eficazes para melhorar a experiência do funcionário. 

São maneiras de a empresa mostrar que se importa com as necessidades particulares de seus colaboradores, inclusive no que diz respeito à saúde física e mental.

Cultura empresarial ética e humanizada

Diversidade, inclusão e representatividade são valores que fazem parte de muitas empresas que procuram se alinhar às demandas sociais do mercado. 

Porém, é necessário que essas propostas se apliquem também internamente e sejam incorporadas à cultura organizacional da empresa.

Quando os funcionários percebem que são vistos, ouvidos e considerados em suas particularidades, sendo tratados com igualdade e respeito, ficam mais inclinados a se dedicarem ao sucesso da empresa.

Investimento em tecnologia

Fornecer ferramentas e recursos de qualidade para que os funcionários realizem suas tarefas com facilidade é fundamental para impulsionar o engajamento e a produtividade. 

Nesse cenário, a utilização de inteligência artificial (IA) ganha destaque por simplificar tarefas e otimizar processos, tornando o trabalho dos colaboradores muito mais eficiente.

Para entender melhor como a IA pode aumentar a produtividade dos funcionários, é essencial explorar as diversas formas de como ela vem revolucionando o ambiente de trabalho e proporcionando melhorias significativas. 

A  seguir, você vai entender as possibilidades de aplicação da IA para otimizar as operações e aumentar a produtividade do funcionário — e, consequentemente, melhorar a eficiência da empresa.

Como a IA pode aumentar a produtividade do funcionário?

A IA é um campo multidisciplinar que engloba uma variedade de tecnologias: machine learning, processamento de linguagem natural, visão computacional e outras mais. A partir delas, é possível criar ferramentas de automação, análise de dados e comunicação que otimizam o trabalho, aumentando a satisfação dos funcionários e sua produtividade.

Isso porque essas ferramentas com a integração de IA economizam tempo com atividades rotineiras e liberam os colaboradores para tarefas mais estratégicas.

Entenda como isso tudo é possível.

Automação de tarefas rotineiras

Muitos colaboradores dedicam grande parte do seu tempo a tarefas corriqueiras e repetitivas, como coleta de dados, procura de informações, triagem de tickets de suporte, atualizações de banco de dados etc. 

O EX Trends aponta que lidar com essas tarefas ocupa 58% do tempo dos funcionários, de acordo com uma pesquisa do Asana.

A automação dessas tarefas rotineiras não reflete apenas na economia de tempo, mas também na redução de erros. 

Ninguém está livre de cometer erros. No entanto, não se pode negar que alguns deles podem ter impactos significativos em termos de tempo e recursos empregados na correção. 

A IA, por sua vez, pode realizar essas tarefas com precisão e consistência, garantindo que a qualidade do trabalho seja mantida em níveis elevados.

Análise de dados avançada

Outra maneira pela qual a IA aumenta a produtividade é fornecendo análise de dados avançada. A tecnologia é capaz de processar grandes volumes de informações, identificar padrões, tendências e insights que podem não ser imediatamente aparentes para o agente humano. 

Como você pode imaginar, esse tipo de uso da IA é particularmente valioso para a tomada de decisões estratégicas para a gestão da empresa.

Melhoria do atendimento interno

Além de interagir com clientes, a IA também aprimora o suporte interno nas empresas. Ainda mais quando cerca de 30% dos colaboradores não sabem como entrar em contato com as equipes internas de diversos setores da empresa, segundo o EX Trends.

Logo, ferramentas integradas com IA — como chatbots corporativos — permitem que os funcionários acessem informações e recursos de maneira mais eficiente. 

Essas ferramentas podem responder a perguntas comuns dos funcionários, fornecer informações sobre políticas internas e até mesmo auxiliar no processo de onboarding

Essas funcionalidades economizam tempo, diminuem a sobrecarga de trabalho no atendimento interno e mantém todos os funcionários atualizados sobre as políticas e procedimentos da empresa.

Autonomia para trabalhadores remotos

Ainda segundo o EX Trends, 84% dos profissionais de EX concordam que melhorar a capacidade de oferecer suporte a todos os modelos de emprego deve ser uma prioridade para as empresas.

Além do suporte interno, a tecnologia de IA traz a flexibilidade necessária ao trabalho remoto, que vem ganhando cada vez mais espaço nas corporações e nas intenções dos profissionais.

Afinal, as plataformas corporativas e as soluções de atendimento ao cliente podem ser acessadas remotamente e eliminam a necessidade de estar dentro da empresa para a execução do trabalho.

Mais eficiência no atendimento ao cliente

O resultado de todas as possibilidades anteriores de como a IA aumenta a produtividade dos funcionários é o ganho de eficiência no atendimento ao cliente — e, consequentemente, na melhoria da experiência do cliente.

O Relatório CX Trends, que aponta as tendências de customer experience, 60% dos consumidores baseiam suas decisões de compra no atendimento que esperam receber das empresas. 

Além disso, o mesmo percentual de clientes dizem ter padrões mais elevados de atendimento. Em contrapartida, 70% dos agentes não se sentem capacitados para fazer seu trabalho.

Portanto, a preocupação deve ser desenvolver maneiras de entregar um atendimento ágil, eficiente e personalizado, que garanta satisfação para clientes e funcionários.

Aqui, entram em cena as ferramentas que inauguram uma nova era de produtividade dos agentes de atendimento.

É o caso dos recursos avançados da IA da Zendesk, como:

  • chatbots com IA generativa;
  • triagem inteligente;
  • inteligência no painel de contexto;
  • dicas de conteúdos para melhorar a base de conhecimento;
  • sugestões de macro para os administradores.

A Zendesk utiliza o próprio banco de dados e todo o conhecimento agregado da marca em todos os recursos inteligentes. 

A proposta é tornar a IA acessível para pequenas e grandes empresas que desejam aumentar a produtividade do funcionário sem descuidar da sua experiência dentro do ambiente organizacional.

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O software de suporte ao cliente da Zendesk é fácil de usar e oferece uma melhor experiência de atendimento.

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