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Cronograma de projeto: 6 passos para fazer o seu + exemplos

Por Zendesk

Última atualização em 15 março 2023

A aplicação de metodologias ágeis de gestão nas empresas vem, aos poucos, deixando de ser uma opção para se tornar um movimento imperativo. Em especial quando falamos sobre rotinas dinâmicas e complexas envolvendo a força de vendas, ter um cronograma de projetos pode ser crucial para assegurar o cumprimento de metas e a motivação dos times. 

Cientes desta necessidade, gestores e lideranças têm apostado em sistemas e ferramentas que auxiliem neste processo. E o reflexo dessa valorização é facilmente percebido.]

A expectativa é de que o mercado de sistemas de gestão de projetos cresça mais de 10% até 2025. 

E você? Já incorporou metodologias ágeis na rotina da equipe? Sabe como fazer um cronograma de projetos? Este é o tema do artigo que você lê agora. 

O que é cronograma de projeto? 

Cronograma de projeto é o nome dado ao documento que sistematiza, organiza e orienta as etapas de realização de uma iniciativa. Ele deve fazer parte do plano de ação, indicando datas de início e fim das etapas, grau de priorização de cada fase e recursos (humanos e materiais) necessários para a sua execução.

Por que você deve dedicar seu tempo à criação de um cronograma de projeto? 

Ter uma equipe orientada para o resultado é o objetivo de toda empresa. Com o cronograma de projeto, é possível alinhar, de forma visual, as equipes rumo a um objetivo comum. 

Além disso, um plano de ação faseado e bem definido impactam o sentimento de confiança do time, levando a tomadas de decisão melhor embasadas e no aumento do engajamento com o projeto. 

E não acaba aí! Reunimos algumas estatísticas que mostram por que você deve dedicar seu tempo ao desenvolvimento de um bom cronograma de projeto. 

  • Em pesquisa, a Monday descobriu que 54% dos colaboradores gastam 5 ou mais horas por semana em tarefas entediantes que requerem pouca ou nenhuma criatividade. Para 16%, são 10 ou mais horas
  • organizações ágeis têm aproximadamente 70% mais chance de cumprir suas metas e se destacar em resultados; 
  • metodologias ágeis podem aumentar as chances de sucesso de um projeto em até 64%;
  • segundo o Gartner, 85% das organizações já adotam ou pretendem adotar uma estratégia centrada no produto e pautada em gerenciamento de projetos
  • Cerca de 66% das empresas que usam ferramentas de software de gerenciamento de projetos mantêm seus projetos dentro do orçamento.

Viu só como os benefícios da adoção de um cronograma de projetos atrelado a processos de gerenciamento trazem benefícios transversais às empresas? 

A seguir, vamos partir para a prática e te mostrar como fazer um cronograma de projeto utilizando diferentes ferramentas de apoio. 

Como fazer um cronograma de projeto?

 Para entender como fazer um cronograma de projeto é necessário, sobretudo, levar em consideração as características da empresa e as capacidades do time envolvido. A partir daí, será possível adaptar e incorporar o passo a passo a seguir à realidade do negócio e à demanda do projeto em questão. 

Etapas essenciais do cronograma de projeto

1. Definição de escopo

A etapa inicial do cronograma de projetos (essa se aplica a empresas com quaisquer tipos de processos comerciais ou orientações internas de gestão) diz respeito à definição do escopo de tarefas. 

Para isso, aqui está um checklist prático para te ajudar a garantir que nada passe despercebido neste momento: 

2. Elabore a EAP e priorize tarefas 

EAP é a abreviação para Estrutura Analítica do Projeto. Para elaborar este “esqueleto” e conduzir o cronograma de projeto com maior precisão, é preciso aprofundar a lista de tarefas rascunhada na etapa 1. 

Avalie detalhadamente cada um dos itens listados, organize-os cronologicamente e condicionalmente: a tarefa Y deve ser iniciada após a conclusão da tarefa X, ou o procedimento W é necessário antes da execução de Z. 

Com esta visão, será possível priorizar tarefas de acordo com a urgência na execução, ou seja, as tarefas mais importantes e fundamentais para o bom andamento do cronograma de projeto. 

Neste momento, além da priorização, é importante determinar um prazo desejado para o cumprimento de cada etapa, assegurando que o deadline de fechamento do projeto seja cumprido. 

Leia mais sobre diferentes metodologias de gerenciamento de projetos

3. Projete os recursos necessários

Neste momento, é necessário avaliar cada uma das etapas do projeto e atribuir, a cada uma delas, os custos projetados para a sua realização. Coloque no papel os valores atrelados a: 

  • contratação de mão de obra;
  • contratação de ferramentas (no caso destas duas variáveis, também é importante refletir sobre o impacto de cada uma no cronograma temporal. Provisione cada uma delas como uma etapa a parte para o projeto);
  • facilities (mão de obra especializada aplicada na empresa);
  • compra de insumos e equipamentos;
  • eventuais pagamentos de horas extras. 

4. Atribua as tarefas a períodos de tempo

Para que seu documento comece a parecer, de fato, um cronograma de projeto, é preciso trabalhar a variável temporal nas tarefas pré-determinadas. 

Agora que já estão ordenadas em ordem cronológica, encaixe-as no calendário e ordene-as de acordo com a sequência desejada. Esta é a etapa-chave de todo o processo. 

O calendário deve ser tão detalhado quanto possível: com definição em dias, semanas ou meses (dependendo da complexidade do projeto).

Na hora de projetar os eventos no calendário, não se esqueça de considerar finais de semana e feriados. Qualquer engano no projeto pode gerar impactos no orçamento planejado na etapa anterior. 

5. Faça alinhamentos com as partes envolvidas

Alguns projetos podem ser executados apenas com a mão de obra interna. Outros demandam o apoio de parceiros e fornecedores. Para garantir que o cronograma do projeto seja cumprido, é importante alinhar as tarefas e necessidades com todas as partes envolvidas. 

Faça uma conversa preliminar com cada um deles e entenda o momento em que estão: é possível cumprir o cronograma de entregas? A agilidade nas entregas faz parte das prioridades de todos? Ou estão passando por uma situação particular e necessitam mais tempo? Levante os dados, avalie o impacto nas datas previstas e ajuste, se necessário. 

6. Acompanhe e revise o cronograma ao longo de todo o projeto

Cronograma feito, equipes alinhadas? Ótimo! Mas saiba que o trabalho do gestor de cronograma é contínuo.

Cabe a ele acompanhar o cumprimento de cada etapa, parametrizar os índices de cumprimento das metas e atrasos e ajustar o calendário de forma estratégica. O objetivo deve ser impactar o mínimo possível no prazo final de entrega dos resultados. 

Ferramentas-chave para um bom cronograma 

Se seu cronograma de projeto está estruturado, é hora de buscar ferramentas que ajudem em seu gerenciamento. Felizmente, existem diversas opções disponíveis no mercado.

A seguir, listamos algumas delas.  

Cronograma de Projeto no Excel

A elaboração de um cronograma de projetos no Excel tem, como base, a metodologia do Gráfico de Gantt. 

Este gráfico, também conhecido como Diagrama de Gantt, possibilita ao gestor a segmentação do projeto por etapas. Além do faseamento, o Gráfico de Gantt também ajuda a sistematizar as etapas em ordem cronológica, indicando temporalmente qual será o intervalo necessário para a execução de cada fase.

Para construir seu gráfico de Gantt no Excel, é importante ter em mente as datas de início e fim do projeto, juntamente com sua segmentação em fases. A partir daí, basta buscar pelos modelos pré-prontos de Cronogramas na ferramenta e personalizar os campos conforme as necessidades.

Cronograma de Projeto no Trello

Enquanto no Excel o cronograma de projeto é criado com base no gráfico de Gantt, no Trello (e em ferramentas semelhantes de gestão de tarefas), a base é o Kanban, uma metodologia visual para a gestão de processos que usa quadros com listas e cartões com tarefas. 

No entanto, há, na plataforma, a funcionalidade “Visualização de cronograma”, que converte as tarefas dispostas nos quadros em uma linha do tempo organizada por prioridade. 

Veja na imagem abaixo como funciona: 

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Exemplo de cronograma de projeto: inspire-se!

Agora você já sabe como operacionalizar um cronograma de projeto utilizando ferramentas de gestão. Mas que tal tornar esta explicação ainda mais visual? A seguir, você confere variações de um modelo de cronograma de projeto. Observe de que maneira foram aplicados os passos pontuados nos tópicos anteriores e faça o teste tomando, como base, uma demanda da sua empresa. 

Alguns exemplos de projetos que podem ser organizados em cronogramas:

Além do cronograma: dicas de ouro para gerenciar projetos

Ter em mãos um cronograma de projeto bem desenhado é, sem dúvidas, um trunfo para qualquer time. Porém, quando falamos em equipes comerciais, há, ainda, algumas dicas que podem potencializar o impacto dos resultados na gestão de tarefas e, principalmente, na relação cliente-empresa

Veja a seguir algumas delas.

Conduza os projetos com um olhar sistêmico

Enxergar o impacto de uma ação no âmbito interno e externo da empresa pode ajudar a criar um plano realista. 

Por exemplo: se seu time comercial tem um tempo de resposta curto, não elabore o cronograma de projeto pensando apenas em que atividades internas podem solucionar a demanda. Vá até os clientes e pergunte o que pode ser feito para solucionar o gap, ou consulte pesquisas e relatórios de tendências, como este, lançado pela Zendesk em 2022, que indiquem as expectativas dos consumidores. 

Parametrize os resultados

Utilize métricas e KPI (Key Performance Indicators) que ajudem a parametrizar os resultados em cada fase do projeto. Isso ajuda a prever atrasos futuros e minimizar os impactos ao longo da trajetória do plano de ação.

Além disso, ter parâmetros bem definidos e dados comparativos auxilia na construção de novos cronogramas de projeto — mais realistas e adequados às capacidades do time e da empresa. 

Disponibilize relatórios para toda a equipe

Após a conclusão dos cronogramas, reúna informações relevantes sobre o andamento do projeto e apresente à equipe. A ideia é que o encontro desperte, nos envolvidos, a consciência sobre pontos nos quais a performance foi exemplar — e deve, portanto, ser replicada e espelhada — e outros em que há a necessidade de melhorias. 

Se for possível, inclua os relatórios na base de conhecimento da equipe e estimule sua leitura e consulta sempre que necessário.

Utilize ferramentas que cooperem com o cronograma de projeto 

Ter ferramentas de suporte à rotina pode ser um fator de diferenciação quando o assunto é o cumprimento do cronograma de projeto. Afinal, com sistemas robustos e bem construídos, os colaboradores tendem a operar com maior conhecimento sobre seus processos, acesso facilitado a dados e análises de resultados preliminares e liberdade para colocar em prática novos posicionamentos e direcionamentos. 

Na equipe de vendas, por exemplo, o software de CRM cumpre este papel. Ele integra todo o funil de vendas e possibilita aos agentes que acompanhem a jornada do consumidor de forma completa, emitindo alertas e relatórios sempre que necessário. 

O Zendesk Sell é o CRM de vendas da Zendesk. Seu objetivo é maximizar a produtividade, a visibilidade do pipeline e a receita das equipes de vendas.

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