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Conheça as 7 melhores ferramentas de colaboração online para aprimorar o desempenho das suas equipes

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 8 junho 2021
Última atualização em 8 junho 2021

Os diferentes setores da sua empresa estão alinhados? A comunicação interna está fluindo? Todas as pessoas têm acesso aos principais documentos, dados, métricas e informações necessárias para realizar o trabalho da melhor maneira?

Se a sua empresa está preocupada com essas questões, ela pode encontrar nas ferramentas de colaboração online uma maneira efetiva de melhorar o desempenho e a comunicação das suas equipes internas.

O que são ferramentas de colaboração?

As ferramentas de colaboração online são plataformas ou softwares que podem ser hospedados na nuvem, com fácil acesso online e offline (normalmente em versões pagas ou de aplicativos para desktop), que permitem que as diferentes equipes da sua empresa:

  • troquem informações em tempo real de maneira ágil;
  • organizem das demandas do trabalho;
  • gerenciem o fluxo de trabalho;
  • estipulem prazos e demandas mais importantes;
  • estudem as métricas e indicadores mais relevantes para a sua organização;
  • alinhem o trabalho internamente, evitando o retrabalho.

Elas auxiliam a trazer uma maior eficiência, desempenho e organização para os times internos.

Além disso, o uso eficaz dessas ferramentas faz parte dos desafios da transformação digital dentro de qualquer empresa.

As 7 melhores ferramentas de colaboração para trabalhar online

Os três principais tipos de ferramenta de colaboração online, que vão auxiliar na eficiência do gerenciamento de projetos e integração entre os processos da sua empresa são:

  1. ferramentas de compartilhamento de arquivos;
  2. ferramentas de comunicação interna;
  3. ferramentas de gestão de equipe e de projetos.

Conheça melhor cada uma delas abaixo.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos

Esse tipo de ferramenta básica e simples é utilizada para o compartilhamento, produção e edição de textos, planilhas, apresentações, entre outros. Entre as principais plataformas deste tipo estão:

1 – Google Drive

Dentro do Google Drive a sua empresa pode ter documentos, planilhas, apresentações e formulários, com recursos de edição e acesso simultâneo para todos os membros da equipe, que poderão fazer comentários e acessar online e offline.

Além disso, o Google Drive permite uma grande quantidade de armazenamento de dados (15 GB gratuitamente) e é prático e intuitivo de se usar.

2 – Dropbox

Assim como o Google Drive, o Dropbox permite o armazenamento e compartilhamento de arquivos, por meio de um serviço baseado na nuvem.

É possível armazenar e sincronizar os arquivos de forma segura, manter arquivos confidenciais com proteção e gerenciar atualizações de arquivos. Além disso, ele permite a integração com outras ferramentas como Slack, Zoom e Canva.

O armazenamento gratuito é de 2GB, com a possibilidade de aumento nos planos pagos.

Ferramentas de comunicação interna

Para que haja uma comunicação interna direta, ágil, eficaz e pessoal é possível investir em duas ferramentas de colaboração:

3 – Google Meet

O Google Meet é ideal para as reuniões corporativas remotas em vídeo, que se tornaram ainda mais frequentes nestes últimos tempos.

Por meio da plataforma é possível ter conversas pontuais ou mais longas, incluir diversas pessoas da equipe e compartilhar telas. Tudo isso vai permitir uma comunicação mais integrada, ágil e a tomada de decisões de maneira mais eficiente e pontual. Atualmente, o aplicativo tem uso gratuito.

4 – Slack

Se a sua empresa busca alguma ferramenta de colaboração no estilo bate-papo, o aplicativo Slack é uma ótima escolha.

Ele se tornou muito popular no universo das empresas digitais, pelas suas diversas possibilidades de criação de canais, compartilhamento de arquivos, imagens, vídeos, áudios, organização de mensagens e personalização das notificações.

Isso tudo auxilia muito nas demandas pontuais do dia a dia, facilitando e melhorando a comunicação interna da empresa instantaneamente.

Ferramentas de gestão de equipe e de projetos

Por fim, as ferramentas de gestão de equipes e de projetos são essenciais para manter o gerenciamento do fluxo de trabalho e para que todas as pessoas saibam quais são as demandas e trabalhos mais importantes do momento.

5 – Asana

A plataforma Asana permite a criação de painéis com listas de tarefas, auxiliando no acompanhamento de projetos e na delimitação das responsabilidades de cada colaborador.

Além disso, ela permite a criação de múltiplos ambientes de trabalho. É possível ainda adicionar e atribuir tarefas, assim as equipes saberão o que precisa ser feito, os prazos e as tarefas prioritárias.

Por meio da plataforma, a sua empresa define cada etapa dos projetos e permite que as equipes foquem nas tarefas mais importantes do momento.

A versão gratuita da plataforma permite até 15 membros.

6 – Monday

Outra plataforma muito utilizada de gerenciamento de projetos é a Monday. Por meio dela, é possível gerenciar projetos, enviar mensagens instantâneas e criar painéis de tarefas.

A interface permite a criação de um fluxo de trabalho dos projetos, a personalização dos campos de atividades e a automação de tarefas recorrentes. A Monday disponibiliza centenas de templates para a criação de projetos, mas é possível criar o seu próprio design.

Assim como outras ferramentas de colaboração online, ela permite integrações com aplicações como Gmail, Slack e Google Calendar.

Além disso, é possível emitir relatórios e pensar em insights a partir dos dados coletados pela plataforma.

7 – TickTick

A última opção é a plataforma TickTick, uma solução para organização e gerenciamento de projetos que permite listar as atividades em colaboração com outros membros, atribuir tarefas, marcar níveis de prioridade, definir lembretes, rastrear o tempo das atividades e gerar estatísticas de eficiência do trabalho.

Além dessas funcionalidades, ela ainda conta com um timer da técnica pomodoro, que consiste em 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso, para melhor gerenciar o tempo de atividades dos membros das equipes.

Conclusão

O objetivo final do uso dessas ferramentas de colaboração é tornar as suas equipes internas ainda mais colaborativas, alinhadas, engajadas e informadas.

Essas soluções tecnológicas auxiliam muito as empresas nos novos cenários que se apresentam a cada dia.

A sua empresa tem usado as melhores ferramentas de colaboração? Outra solução interessante é o uso de um software de CRM de vendas. Por meio dele é possível integrar a sua equipe de vendas e suporte, acompanhar as principais métricas necessárias para o sucesso da sua estratégia e melhorar a produtividade no trabalho dos seus colaboradores.

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