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Sistema de abertura de chamados: conheça os benefícios e saia na frente da concorrência

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 15 Maio 2020
Última modificação 15 Maio 2020

Para ganhar vantagem competitiva e escalabilidade, uma empresa deve apresentar diferenciais relevantes para seus clientes. Nesse contexto, um bom sistema de abertura de chamados pode fazer toda a diferença. Afinal, o consumidor moderno, além de muito bem-informado, é exigente.

Só para você ter uma ideia, de acordo com pesquisa da Accenture, os Estados Unidos perdem US $ 1,6 trilhão por ano por não oferecerem um bom atendimento a seus clientes.

Oferecer uma excelente experiência faz com que os clientes se tornem embaixadores de uma marca, como mostram as palavras de Tony Hsieh, Fundador e CEO da Zappos:

“Grande parte do dinheiro que investiríamos em publicidade foi direcionado para a experiência ao cliente. Assim, nossos clientes fizeram nosso marketing”.

Para saber como a sua empresa pode valorizar essa questão, entender em que se baseia um sistema de abertura de chamados e conhecer seus benefícios, basta continuar lendo!

O que é um sistema de abertura de chamados?

Um sistema de abertura de chamados é uma plataforma que centraliza todas as dúvidas, pedidos e problemas dos clientes.

Essas demandas são enviadas por profissionais da empresa para o departamento de responsável, que gerencia essas solicitações, avaliando-as e priorizando-as de acordo com o grau de importância e os prazos. Vale destacar que essa etapa também pode ser feita por meio de filtros em ferramentas.

Contar com um sistema desse tipo beneficia tanto os clientes internos como os externos. Isso porque ele centraliza todas as informações, facilitando a gestão e a organização das demandas pelos profissionais de TI.

Para os clientes, o atendimento se torna mais ágil. De acordo com o Relatório Zendesk de Tendências da Experiência do Cliente, a agilidade é o aspecto mais valorizado por clientes na hora de julgar a qualidade do atendimento prestado.

Aspectos mais importantes no atendimento ao cliente

Vale destacar que a eficiência desse sistema está totalmente atrelada à tecnologia. Isso porque as solicitações acontecem por meio de um software para abertura de chamados, que automatiza esses processos e, logo, reduz a incidência de erros cometidos manualmente.

Esse software para abertura de chamados técnicos captura, administra e também rastreia os chamados.

Quais são os benefícios de um sistema de abertura de chamados?

Um sistema de abertura de chamados conta com benefícios relevantes, como os abordados a seguir.

1. Promove a produtividade

Todas as interações que acontecem em um software de abertura de chamados são armazenadas e salvas. Sendo assim, esses dados são registrados em um histórico e, logo, podem ser verificados, com rapidez, para consultar o status, confirmar informações ou resolver qualquer outro tipo de problema.

Nesse sentido, é essencial enfatizar que um sistema desse gênero promove a organização das informações, um aspecto fundamental para elevar a produtividade de um time.

2. Melhora a satisfação dos clientessatisfação entre eles aumenta.

3. Diminui os custos

Além do fato desse sistema poder ser implementado facilmente sem custos extras com manutenção, o trabalho do seu time é otimizado e o retrabalho diminui, o que contribui para a redução de gastos.

Além disso, por tudo ser centralizado em um só sistema, o custo com telefonia também pode decrescer.

Mais vantagens de adotar um software para abertura de chamados técnicos

Confira outras vantagens relevantes de realizar um gerenciamento de chamados por meio de um software:

    • Padroniza as respostas;
    • Melhora a comunicação;
    • Diminui o uso de e-mails;
    • Proporciona mais fluidez às operações;
    • Dá embasamento para as tomadas de decisões.

Quer realmente valorizar a experiência de seus clientes? Para isso, é preciso saber o que eles querem! Descubra essa e outras respostas assistindo ao TED abaixo (legendas disponíveis em portugês):

Como escolher um bom sistema de abertura de chamados?

Para escolher um bom sistema de abertura de chamados, é recomendável avaliar algumas funcionalidades. Antes de mais nada, é preciso verificar se a ferramenta é intuitiva e se sua usabilidade é descomplicada.

Nesse contexto, também é importante saber se, em caso de dúvidas, a empresa que disponibiliza esse recurso conta com um bom suporte em português.

Outros pontos relevantes a se considerar são:

    • Se o software para abertura de chamados pode ser integrado a outros sistemas usados pelo time de atendimento;
    • Se a ferramenta pode ser acessada remotamente;
    • Se é comprovadamente seguro;
    • Se há algum custo de implementação;
    • Se apresenta uma interface amigável;
    • Se o sistema pode escalar facilmente, a medida que a demanda e empresa crescem;

Soluções como o Zendesk Support podem ser uma boa pedida. Confira alguns dos recursos oferecidos:

    Integração de canais: permite que os agentes de atendimento recebam em um único lugar demandas enviadas por diferentes canais, como chat, telefone e mídias sociais;
    Campos de ticket condicionais e personalizados: cada empresa tem necessidades específicas na hora de receber um ticket de suporte, por isso, o Zendesk Support permite que os formulários para criação de tickets tenham campos totalmente personalizáveis;
    Monitoramento da satisfação do cliente: o Zendesk Support oferece recursos que você descubra a opinião do seu cliente e monitore sua satisfação continuamente;
    Relatórios personalizados: crie relatórios personalizados para entender melhor seus clientes, medir a eficiência operacional e melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe.

Para saber se esse recurso se alinha com suas expectativas, de fato, você pode solicitar uma avaliação grátis agora mesmo.