8 dicas para um bom atendimento ao cliente e 3 motivos para você melhorar esse serviço sempre!

Melhorar o serviço de atendimento é algo que toda empresa deve buscar sempre. Por isso, trouxemos 8 dicas para um bom atendimento ao cliente que podem mudar a relação entre o seu público e a sua marca.

Mas, por que prestar um atendimento de excelência é tão importante para um negócio? 

Bem, podemos começar destacando que o aprimoramento desse serviço pode influenciar diretamente a imagem da sua marca, tanto de maneira positiva quanto de maneira negativa (tudo depende de como ele é oferecido).

Com isso, o impacto também poderá ser sentido nas suas taxas de fidelização, de atração, no volume de vendas e, claro, no seu faturamento.

Seguir as dicas de bom atendimento que daremos agora vai lhe ajudar a oferecer um serviço muito mais humanizado, ágil e de qualidade. 

Para começarmos, vamos descrever alguns dos principais motivos pelos quais você deve melhorar o seu atendimento ao público constantemente!

3 motivos valiosos para melhorar o atendimento continuamente

1. Oportunidade

Seu cliente está ligando — ou usando outro meio eletrônico de comunicação, tal como e-mail, chat ou mesmo WhatsApp —, pois ele quer falar com você. 

Quebre o paradigma! Quem disse que ele vai reclamar de algo? Pode ser a oportunidade de fidelizar esse consumidor. Quem sabe?

Por isso, as dicas para um bom atendimento ao cliente são tão importantes. Elas ajudam o seu time a acabar com o medo de atender aos clientes, bem como a identificar chances de negócio nessas chamadas.

2. Encantar o cliente

Buscar encantar o cliente é sempre um bom motivo para melhorar constantemente o seu serviço de atendimento. Esse encantamento deve ser feito todo dia e a toda hora! 

É muito importante que seus atendentes sejam gentis e educados, que consigam fazer o seu cliente enxergar um sorriso sem ver os seus rostos. 

Mesmo que ele tenha ligado insatisfeito, é preciso transmitir a sensação de que o seu contato é realmente importante e, com isso, prestar-lhe o melhor atendimento possível!

3. Surpreender o cliente

Surpreender é quando você encontra a oportunidade de encantar o cliente e consegue! É a soma dos motivos anteriores para melhorar o atendimento sempre. 

Você vai surpreender o seu cliente quando ele entrar em contato com a sua empresa — seja para reclamar, elogiar, comprar, solicitar uma chamada técnica, pedir ajuda ou até mesmo se ligar no número errado — e você agarrar essa oportunidade para resolver o problema apresentando, tornando o dia e a vida dele muito melhores e mais agradáveis. 

Isso, sim, vai deixá-lo surpreso!

8 dicas para um bom atendimento ao cliente

Bom, agora que falamos os principais motivos para ter uma política contínua de melhoria desse serviço, nada melhor do que partirmos para as dicas para um bom atendimento ao cliente.

Na nossa lista, os pontos que se destacam para alcançar essa excelência são:

1. Treinamento
2. Seleção
3. Antecipação
4. Usar a tecnologia a seu favor
5. Dar retorno passo a passo
6. Pedir feedback
7. Analisar os dados
8. Educação

1. Treinamento

Parece óbvio, mas nem sempre o treinamento para equipe de atendimento ao cliente está presente em todas as empresas. 

Além disso, é preciso lembrar também que melhorar o atendimento significa treinamento contínuo, reciclagem, motivação e estímulos ao desenvolvimento profissional e da carreira. 

Um bom manual de atendimento ao cliente pode ser um bom começo. Você tem? Caso ainda não, seria bem interessante desenvolver um.

Somado a isso, uma boa base de conhecimento pode dar aos seus agentes mais segurança na hora de atender o seu público.

Trata-se de uma solução que centraliza em um único ambiente todas as informações sobre os produtos e serviços da sua empresa. 

Essa ferramenta também pode ser usada como um importante apoio no treinamento dos seus atendentes, bem como para trazer mais conhecimento a eles no dia a dia.

Entenda mais no artigo: “O que é base de conhecimento, como funciona, vantagens e o case de sucesso da Gympass”

2. Seleção

Falamos de treinamento, mas talvez devêssemos ter falado primeiro de seleção. Por isso, a nossa pergunta é: como você estrutura sua equipe de atendimento? 

Invista em uma boa equipe de Recursos Humanos para contratar profissionais com o perfil correto para ocupar a posição de encantar os clientes. Com o tempo, você vai sentir o atendimento melhorar.

Dica de leitura: “Gerente de atendimento ao cliente: rotina, habilidades, salários”

3. Antecipação

Com toda tecnologia e bases de dados disponíveis já é possível se antecipar a algumas reclamações. 

Por exemplo, se um número razoável de clientes ligou reclamando de algum produto em curto período, antecipe-se ao contato de outros clientes e faça uma sondagem. 

Nesse momento, pergunte se está tudo bem, se gostou do produto e/ou serviço, se está tendo dificuldade em utilizar, entre outros pontos relevantes.

Essa é uma das dicas para um bom atendimento ao cliente que vai mostrar ao seu público o compromisso da sua empresa com a satisfação deles, melhorando ainda mais a imagem da sua marca.

Não deixe de ler “Telemarketing e Call Center ativo e receptivo: diferenças, usos e vantagens de cada um deles”

4. Usar a tecnologia a seu favor

Da mesma forma que no exemplo acima, é possível saber quando o cliente vai precisar de um refil de tinta para impressora, ou trocar o óleo do carro, ou mesmo fazer a troca de seu laptop. 

Esses são apenas alguns exemplos de como surpreender seu cliente e tornar o atendimento melhor a cada dia.

O caminho para chegar a essas respostas é com uma boa análise e interpretação dos dados que são gerados diariamente na sua empresa.

Eles darão insights importantes como aprimorar o atendimento ao seu cliente e, dessa forma, estreitar o relacionamento que ele tem com a sua empresa.

5. Dar retorno passo a passo

Caso tenha que tomar alguma providência que demore mais para atender a solicitação do seu cliente, por exemplo, verificar um erro na liberação de crédito, na emissão de uma passagem ou mesmo providenciar a troca de um produto, mantenha-o informado do andamento do processo. 

Isso quer dizer que, além de deixá-lo ciente do passo a passo do que está sendo providenciado, é fundamental que qualquer atraso mínimo nos prazos prometidos seja comunicado.

E mesmo quando tudo estiver correndo no cronograma, não deixe de avisá-lo. Clientes não gostam de ser “deixados no escuro”.

6. Pedir feedback

Ao final de um contato ou de um processo, pedir uma avaliação para se certificar se as providências tomadas foram satisfatórias é uma das dicas para um bom atendimento ao cliente que garante a continuidade desse aprimoramento.

Muitas empresas ainda têm receio de receber feedback dos seus clientes, ou não sabem o que fazer com essas devolutivas, especialmente quando são negativas.

Porém, é preciso ver esses apontamentos como forma de melhoria dos seus processos e como a oportunidade de melhorar os seus serviços, evitando que outras reclamações semelhantes aconteçam no futuro.

7. Analisar os dados

Esteja sempre atento a quantos clientes estão satisfeitos, quantos elogiam, quais produtos ou serviços estão dando mais problemas, quais são as reclamações ou elogios mais comuns etc.

Se basear em dados concretos é uma das nossas dicas para um bom atendimento ao cliente que vai ajudar a sua empresa a melhorar esse serviço de uma forma sistemática e constante.

Sobre isso, não deixe de ler o artigo “Como os dados ajudam a melhorar a experiência do cliente”

8. Educação

Manter a educação. Só isso já é um ótimo passo para melhorar seu atendimento. Dentro desse conceito estão:

• Falar menos e ouvir mais o cliente 
• Respeitar o seu posicionamento
• Saber agradecer
• Saber pedir desculpas quando necessário
• Dizer bom dia, boa tarde e boa noite
• Ser paciente com pessoas que estão aflitas e nervosas
• Se despedir cordialmente no final das conversas

 

Coisas triviais que deveríamos fazer sempre em nosso dia a dia e não apenas pensando em melhorar o atendimento ao cliente, mas também em viver em um mundo mais legal, divertido, bacana, gentil. Em outras palavras: em um mundo mais educado!