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Inteligência artificial na automação de tarefas: GUIA COMPLETO

Por Zendesk

Última atualização em 18 fevereiro 2024

A cada dia que passa o uso da inteligência artificial na automação de tarefas deixa de ser mais uma ferramenta disponível e passa a ser uma necessidade para qualquer empresa que deseja se manter viva e crescendo em um mercado extremamente competitivo.

Nesse cenário, a inteligência artificial (IA) e a automação de tarefas vem para poupar tempo, dinheiro e trazer mais precisão para as operações diárias. Tudo isso sem precisar sobrecarregar os colaboradores com tarefas repetitivas e enfadonhas.

Ficou curioso para entender a aplicação dessa tecnologia na vida real? Então, siga a leitura!

Resumo

    • Os recursos de inteligência artificial permitem que máquinas identifiquem padrões e possam agir “por conta própria” para otimizar a execução das atividades, de forma automatizada, via RPA (Robotic Process Automation).
    • Os principais benefícios da automação de processos robóticos envolvem: otimização de tempo, redução de riscos, aumento da produtividade, diminuição de custos e melhoria da experiência do cliente.
    • A inteligência artificial na automação de tarefas pode ser usada para: coleta e análise de dados, criação de relatórios de vendas, gestão de pessoas, atendimento ao cliente, previsões de venda e assim por diante.

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Neste artigo, você aprenderá

Primeiramente, o que é inteligência artificial?

A inteligência artificial é o nome dado às capacidades que as máquinas têm de agir semelhantemente aos seres humanos. Ou seja, elas conseguem aprender a executar tarefas de maneira independente ao analisar a base de dados adicionadas a sua programação. Isso é, sem estímulos externos, por isso, são consideradas inteligentes.

Esse campo da ciência da computação se tornou bastante popular há alguns anos e é responsável por estudar e desenvolver máquinas capazes de “aprender”.

Na verdade, os sistemas são programados para identificar certos padrões e agir conforme o esperado para cada estímulo.

Por exemplo, criar um sistema que identifique a palavra-chave de uma pergunta, procure a melhor resposta — considerando interações com outros usuários — e passar isso de maneira semelhante à fala humana é um bom exemplo da aplicação da inteligência artificial.

Outro caso bem comum é quando você usa uma assistente virtual, como a Alexa, e pede para ela dizer as notícias do dia. A resposta é dada como se fosse uma pessoa real falando, sendo baseada em uma busca pelos principais canais disponíveis na internet. Ficou claro?

>>>> Veja também: inteligência artificial para negócios — o que é e como ela impacta uma empresa?

O que é automação de tarefas?

Automação de tarefas é o processo de programar um sistema — ou software — para executar tarefas repetitivas. Em outros termos, é o uso de máquinas para desempenhar funções, desde que elas não dependam diretamente da ação humana.

Só para exemplificar, registrar as vendas de uma companhia no sistema de controle é uma tarefa que pode ser otimizada. Isso acontece porque os dados que devem ser inseridos seguem uma ordem preestabelecida.

Logo, com o comando correto, uma máquina pode ser programada para executá-las sem qualquer intervenção externa.

O que são robôs de RPA?

RPA é a sigla para o termo em inglês Robotic Process Automation — ou processo de automação robótica, em português. Basicamente eles são softwares programados exclusivamente para a automação de tarefas.

Os robôs de RPA — como também são conhecidos — são capazes de processar uma quantidade imensa de dados simultaneamente. Com isso, agiliza o processamento das informações e entrega resultados mais rápidos e precisos.

Qual o papel da inteligência artificial na automação de tarefas?

Não dá para falar em automação de tarefas sem citar a inteligência artificial. Isso acontece porque os sistemas precisam ser capazes de identificar padrões e agir “por conta própria” para conseguir otimizar a execução das atividades.

Afinal, como garantir que as ações são feitas na ordem e com os dados corretos, se a máquina não puder entender o que está fazendo, concorda? Sendo assim, o papel da inteligência artificial na automação de tarefas é insubstituível.

Nesse cenário, os robôs de RPA são essenciais para qualquer organização que deseje investir e aproveitar todos os benefícios que a automação de processos proporciona.

>>>> Você pode se interessar: Automação e inteligência artificial a favor dos negócios — como usá-las?

Quais os benefícios da automação de processos robóticos?

Compreendeu a importância da inteligência artificial na automação de tarefas? Pois saiba que esse tema não está apenas em alta, ele é fundamental para o crescimento de qualquer empresa que deseja se manter no mercado atual.

Para deixar isso ainda mais claro para você, separamos a seguir 5 benefícios que a  benefícios da automação de processos robóticos proporciona para as organizações.

1. Otimização de tempo

O primeiro benefício é, sem sombra de dúvidas, a otimização do tempo gasto nos processos operacionais. Para compreender melhor, imagine o seguinte cenário.

Uma empresa tem uma base com centenas de clientes cadastrados na sua newsletter e precisa enviar os e-mails uma vez por semana, sempre no mesmo horário. Para complicar, existem três mensagens diferentes, uma para cada estágio do funil.

Fazer isso manualmente é uma tarefa praticamente impossível, concorda? Nesse caso, a automação de tarefas serve para não apenas agendar o envio das mensagens, mas também segmentar por tipos.

Ou seja, enviar mais de um e-mail para clientes de perfis diferentes, conforme o estágio do funil de vendas que eles se encontram e seus interesses pessoais.

2. Redução dos riscos

O uso da inteligência artificial na automação de tarefas também reduz os erros na execução das atividades. Voltemos ao exemplo do tópico anterior, dá para imaginar que a taxa de erro ao enviar centenas de e-mails manualmente fica nas alturas, certo?

Afinal, sempre podemos esquecer de colocar uma letra no destinatário e colocar o trabalho a perder. E isso é completamente normal, já que somos humanos.

Mas a boa notícia é que temos a automação de processos para nos ajudar. Com o sistema correto, é preciso apenas inserir a mensagem e os endereços para envio, programar a data e pronto. Tudo se desenrola tranquilamente.

3. Aumento da produtividade

Outro benefício da inteligência artificial na automação de tarefas é o aumento da produtividade da equipe. Até porque, essa ferramenta veio para auxiliar as empresas e não substituir completamente os colaboradores.

Portanto, essa tecnologia faz com que sua equipe foque nas tarefas que realmente importa e que depende da ação humana. O resultado é que atividades complexas são finalizadas mais rápido e com maior qualidade.

4. Redução de custos

A automação inteligente — que é basicamente o uso da inteligência artificial na automação de tarefas — reduz os custos da empresa. Primeiro, porque há menos erros. Consequentemente, menos atividades precisam ser refeitas.

Em segundo, essa estratégia possibilita trabalhar com uma equipe reduzida, uma vez que uma única pessoa é capaz de acompanhar e programar as atividades.

5. Melhoria da experiência do cliente

Sabia que 73% dos consumidores acreditam que a inteligência artificial melhora a qualidade do atendimento e que 74% acham que essa tecnologia aumenta a eficiência desse processo? Foi isso que mostrou o relatório de tendências em CX da Zendesk.

Mas por que isso é possível? Bem, a automação de tarefas agiliza o atendimento, melhora a segmentação e a personalização. O resultado é clientes satisfeitos e dispostos a fazer negócio com sua empresa no futuro.

A inteligência artificial é apenas uma das ferramentas para melhorar a experiência do cliente. No vídeo abaixo você confere outras 4 apostas para isso. Não deixe de assistir!

Como usar a inteligência artificial na automação de tarefas? 5 opções

Ficou claro os benefícios da inteligência artificial na automação de tarefas e quer adotar ferramentas do tipo no seu negócio? Então siga com a leitura para ver as atividades que podem ser otimizadas com o auxílio da tecnologia!

1. Coleta e análise de dados

Uma das possíveis aplicações da inteligência artificial na automação de tarefas é na coleta e análise de dados. Até porque, reunir e estudar informações sobre clientes, vendas, campanhas de marketing etc. é um trabalho cansativo.

Caso tenha uma empresa de grande porte, a situação fica ainda mais complicada. Junte tudo isso com a sensibilidade desses dados, visto que um pequeno erro pode levar tudo a perder ou pior, acarretar prejuízos.

Os sistemas de automação vêm para acabar com isso. Com eles, os dados não apenas são coletados automaticamente, mas a máquina também analisa todos eles para encontrar padrões e criar um relatório fácil de entender.

Assim, suas decisões se tornam mais assertivas, principalmente por serem baseadas em dados confiáveis e terem pouca interferência humana, como visões de mundo e preconceitos.

2. Criação de relatórios de vendas

A inteligência artificial na automação de tarefas também pode ser aplicada na criação de relatórios de vendas. Ou seja, a documentação dos registros das interações finalizadas com os clientes.

Vale lembrar que estes dados são fundamentais para monitorar o desempenho da equipe comercial e a eficácia das ações de marketing e estratégias de vendas. Entretanto, manter o controle desse relatório manualmente é trabalhoso e arriscado.

Basta uma pessoa errar uma entrada ou esquecer de adicionar uma informação e pronto, o trabalho precisa ser refeito até que a divergência seja encontrada.

Com uma boa ferramenta de automação de tarefas, é preciso apenas finalizar a venda que ela vai automaticamente para o relatório. Aliás, é possível programar quais informações você deseja ver e até separar por período, para facilitar a análise futura.

3. Gestão de pessoas

Sim, a inteligência artificial na automação de tarefas também melhora o processo de gestão de pessoas. Aqui, estão incluídos tanto os colaboradores quanto os clientes da companhia.

No caso dos colaboradores, isso acontece porque é possível segmentar a análise por departamento. Assim, pode-se, por exemplo, monitorar o desempenho do time de vendas, obtendo informações como quanto cada vendedor vendeu e se todos alcançaram as metas.

No caso dos clientes, essa gestão é feita utilizando um software de CRM. Com ele, você registra os clientes, analisa o perfil de compra do consumidor e ainda encontra oportunidades para criação de leads qualificados.

No mais, a inteligência artificial na automação de tarefas para gestão de pessoas facilita o acompanhamento de metas e aumenta a colaboração entre os funcionários.

4. Atendimento ao cliente

Outro uso para essa tecnologia é no atendimento ao cliente. Como já falamos, o relatório de CX da Zendesk mostrou que os consumidores não só concordam com o uso, mas esperam ter interações com sistemas de IA durante o atendimento.

E aqui as possibilidades são inúmeras. Por exemplo, é possível usar um chatbot para entregar atendimento 24 horas por dia, ou um CRM para coletar e analisar os dados que eles entregam na hora da compra.

Também dá para usar a inteligência artificial na automação de tarefas para otimizar o atendimento omnichannel — em vários canais — ao colocar a máquina para pegar e enviar os dados para os demais pontos de contato.

Para finalizar, a tecnologia possibilita integrar tudo isso. Ou seja, as informações ficam armazenadas em um único lugar. Inclusive, ela pode utilizar dados de várias fontes para criar um relatório único e completo, viu?

>>>> Veja também: inteligência artificial no atendimento ao cliente — o que é, como usar e qual impacto para a empresa?

5. Previsões de venda

Por último, essa tecnologia possibilita a criação de previsões de venda. Isso são estimativas de quando a empresa pode vender em um período, baseando-se em dados de anos anteriores.

Aqui, o motivo é simples: ela analisa as informações e encontra padrões nos hábitos de consumo dos clientes, que poderiam passar despercebidos ao olho humano.

Desse modo, é possível ter uma pequena ideia do que esperar para o futuro e se preparar para aproveitar as tendências ou sobreviver a uma possível crise.

Quer aprender mais sobre o impacto da transformação digital nas empresas? Então aperte o PLAY e confira no vídeo abaixo:

Quais os principais desafios do uso da inteligência artificial na automação de tarefas?

Deu para perceber que o uso da inteligência artificial na automação de tarefas é um assunto que “dá pano pra manga” e é importante para o hoje.

Contudo, ainda há alguns desafios que as empresas costumam enfrentar na hora de aderir a essa tecnologia. Os principais são:

  • alto custo das soluções (mas essa situação vem mudando conforme a tecnologia avança);
  • questões éticas, como substituição de funcionários humanos por máquinas;
  • medo de investir em algo novo;
  • falta de conhecimento sobre as possibilidades de uso dessas soluções;
  • relutância em aceitar mudanças;
  • receio de ser vítima de vazamento de dados sensíveis.

Os desafios são muitos. Porém, os benefícios e aplicações superam todos eles. Logo, vale muito a pena investir nas ferramentas certas de IA.

E aí, gostou de aprender mais sobre inteligência artificial na automação de tarefas? Então, aproveite para fazer uma avaliação gratuita para conhecer todos os recursos de IA do software de atendimento Zendesk Service! Depois, basta escolher seu plano!

 

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