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Você conhece o plano de ação 5w2h? Descubra o que é e como aplicar em 3 passos

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 2 Outubro 2020
Última atualização em 2 Outubro 2020

O plano de ação 5w2h é uma ferramenta de qualidade capaz de orientar tomadas de decisão e o desenvolvimento de projetos com 7 perguntas-chave (em inglês, what, when, where, who, why, how e how much, e, em português, o quê, quando, onde, quem, como e quanto custa). 

A execução da metodologia contribui com diversos aspectos nas empresas, mas, sobretudo, ajudam a turbinar a produtividade com ações direcionadas e objetivas. E a produtividade, como bem sabemos, é um dos principais gaps nas empresas. 

Para você ter uma ideia, de acordo com o estudo State of the Local Workplace da Gallup, 85% dos funcionários não estão engajados ou estão ativamente desligados do trabalho. O número expressivo reflete nos resultados também de forma impactante: são US$ 7 trilhões gastos pelas empresas em perda de produtividade.

Para te ajudar a contornar essa estatística, preparamos este artigo. Continue a leitura para entender, com detalhes, o que é o plano de ação 5w2h, suas vantagens e como desenvolver o seu em 3 passos! 

O que é 5w2h?

5w2h é uma ferramenta de qualidade, muito utilizada para mapear processos e identificar necessidades de ação. O conceito de 5w2h diz muito sobre sua essência. Ao dissecarmos esta sigla, que parece complexa, nos deparamos com sete diretrizes que orientam a formação de um checklist administrativo de atividades detalhado para as equipes: 

5w:

  • What (O que)
  • When (Quando)
  • Where (Onde)
  • Who (Quem)
  • Why (Por que)

2h:

  • How (Quem)
  • How much (Custo)

Qualquer empresa pode usar o plano de ação 5w2h? 

A resposta é simples: sim! independentemente do porte da organização ou área de atuação, qualquer empresa pode lançar mão da 5w2h como metodologia orientativa. É importante ter em mente apenas que sua efetividade está atrelada ao realismo do objetivo. 

Portanto, se você atua em uma organização de grande porte, será mais estratégico criar matrizes segmentadas, que ajudem a realizar o plano de ação em etapas menores. 

Assim, fica mais fácil gerir os processos, detalhar as atividades e garantir que cada setor envolvido trabalhe com clareza e entendimento sobre sua função no todo. 

O que sua empresa ganha com o plano de ação 5w2h?

Objetividade, organização, clareza. Estes são três dos atributos positivos do plano de ação 5w2h nas empresas. 

Se você gerencia setores com alto dinamismo (como os setores de vendas e atendimento ao cliente), entende o quão valiosa pode ser uma matriz de atividades que orienta o time de forma clara e objetiva. Em meio a uma rotina desafiadora, conseguir enxergar os objetivos e visualizar o caminho necessário para percorrê-lo pode fazer toda a diferença. 

Além disso, empresas que adotam o plano de ação 5w2h como metodologia de trabalho também ganham em outros aspectos. A seguir, você confere 5 deles. 

Produtividade

Com a metodologia 5w2h, equipes e empresas ganham em produtividade. Isso porque o plano de ação explicativo e detalhado ajuda as equipes a enxergarem suas metas e caminhos com clareza. 

Controle sobre os processos

Um plano de ação 5w2h bem desenhado disseca com detalhes, cada atividade executada. Isso possibilita o acompanhamento detalhado dos processos por gestores, líderes e outros membros da equipe que também estão envolvidos no desenvolvimento do projeto. 

Fluidez na gestão de equipes

Líderes interessados em gerir seus times com acurácia e fluidez podem — e devem — lançar mão do plano de ação 5w2h em sua rotina. Isso porque a ferramenta ajuda a acompanhar passo a passo da execução de tarefas, tornando o acompanhamento de rotinas mais efetivo para a gestão de equipes remotas ou presenciais. 

Economia de tempo e recursos

Um dos principais desafios de organizações e equipes dinâmicas é saber definir, com precisão, como empregar tempo e recursos nas atividades de forma assertiva. 

Respondendo às 7 questões-chave do 5w2h, a resposta surge de forma natural. Afinal, ao enxergar de forma segmentada os esforços necessários para realizar uma tarefa, fica mais 

Sinergia entre equipes de trabalho

Ter equipes colaborativas, que se ajudam e integram seus processos é um sonho, especialmente para empresas que trabalham com foco na experiência do cliente

Afinal, um dos fatores fundamentais para uma boa experiência, pontuado no Relatório Zendesk de Tendências pelos próprios consumidores, é a capacidade de integração de informações, o que faz com que o consumidor não tenha que repetir seu problema a cada novo direcionamento de atendimento

A metodologia 5w2h é, além de tudo o que já pontuamos acima, uma aliada para alcançar este objetivo. Isso porque, ao delimitar tarefas e ações essenciais para alcançar um resultado, o plano de ação cria uma rede de agentes envolvidos no sucesso do negócio. 

A partir desta rede, os envolvidos tendem a encontrar as melhores maneiras de executar colaborativamente suas ações. 

Como fazer 5w2h na prática? Passo a passo

Entender como fazer 5w2h vai te ajudar a compreender, de quebra, o quão simples e prática pode ser a metodologia. Separamos a construção do plano de ação em passos práticos para te ajudar a aplicar no seu negócio. 

Passo 1: defina o foco do plano de ação 5w2h

Por ser uma metodologia de qualidade pautada na objetividade, é fundamental que, antes de dissecar o modelo, seus criadores delimitem seu campo de atuação. 

Qual é o objetivo do plano de ação 5w2h? Orientar um ramp up na empresa? Guiar a aplicação de uma nova estratégia? Indicar caminhos para a execução de um projeto? 

Seja qual for este objetivo, ele deve ser clarificado antes mesmo da montagem da matriz 5w2h. 

Passo 2: estruture sua matriz 5w2h

Na etapa 2, é hora de dissecar as 7 perguntas-chave da metodologia 5w2h. Nossa sugestão é montar uma planilha ou matriz que possa ser acessada e atualizada com o status de cada etapa. A matriz pode ser montada, por exemplo, em uma ferramenta de gestão de tarefas, como o Trello.

Passo 3: preencha a matriz 

No passo final da montagem do plano de ação 5w2h, é preciso responder às perguntas-chave da metodologia. Lembre-se de que quanto mais específicas forem as respostas dadas, mais orientativa e facilmente alcançável será a planilha.   

A seguir, você vai ver um exemplo do plano de ação 5w2h para entender, definitivamente, como aplicá-lo em seu negócio. 

Alie seu plano de ação 5w2h a ferramentas inteligentes 

Apesar de ajudar bastante no entendimento da complexidade de projetos e processos, a metodologia 5w2h não é uma garantia automática de dinamismo e assertividade para o seu negócio. 

Para que o caminho rumo à excelência de processos seja mais curto, você pode aliar o plano de ação 5w2h a ferramentas automatizadas, como o software de CRM, que ajuda a integrar processos, controlar atividades e gerenciar dados — o que o torna um recurso-chave para mensurar a efetividade do seu plano de ação. 

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