Guia completo sobre Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM), é um método de gerenciamento de processos de negócios usado para aprimorar os negócios, sejam eles pequenos ou grandes.

Trata-se de um processo ponta-a-ponta, que acompanha todos os dados dos setores de uma empresa, auxiliando na integração de informações entre departamentos, facilitando o alcance de metas e melhorando principalmente o atendimento ao cliente.

Uma metodologia fundamental para empresas que querem gerir seus negócios sem perder tempo e dinheiro, o Business Process Management é uma ferramenta decisiva para os resultados de uma organização.

Pensando nisso, preparamos esse guia, onde você aprenderá o que é Business Process Management, como esse processo funciona, quais as suas vantagens e muito mais.

Boa leitura!

BPM Business Process Management: o que é?

Traduzindo literalmente o termo para o português, Business Process Management, ou BPM, significa “Gerenciamento de Processos de Negócios”. 

Trata-se de uma linha de gestão flexível, com práticas focadas na melhoria dos processos e da capacidade de organização de operações corporativas dentro de uma empresa, com o auxílio da automação desses processos.

O método de BPM nas empresas, estrutura os sistemas produtivos de vendas, compras, dados e recursos humanos, sempre se pautando nas necessidades dos clientes.

Um processo digital, que vem crescendo muito através da tecnologia da informação, o Business Process Management tem ajudado para que as empresas se tornem mais competitivas, acompanhando as rápidas mudanças do cenário econômico.

Leia também: Tecnologia da Informação nas empresas: o que é, qual a importância e 4 tendências que merecem sua atenção.

Como o BPM funciona? 

Como um sistema de gestão essencial, o BPM nas empresas ajuda na organização e no alcance dos objetivos, por meio da análise das informações e aplicação de melhorias nos processos.

O Business Process Management unifica o gerenciamento de qualidade e a tecnologia da informação, levando excelência notória às questões ligadas à administração de um negócio, elevando a qualidade dos processos empresariais.

Uma ferramenta ideal para coletar informações sobre tarefas, possibilitando a análise dessas informações, e a visualização do que está bom e o que pode ser melhorado, o BPM não torna só uma empresa produtiva, mas também torna toda uma equipe produtiva.

Através da utilização do BPM nas empresas, o controle de vários processos passa a ser mais eficiente dentro do RH, do setor financeiro e de muitos outros, e isso demonstra a eficiência e vantagens BPM.

Principais eixos e aplicações do BPM nas empresas

Apesar de ser um método aparentemente positivo para uma empresa, refletindo positivamente na relação com os clientes, para que o Business Process Management possua fluidez, é preciso organização.

Para que a implementação do BPM em uma empresa alcance sucesso, cada passo deve ser pensado, para que o caminho seja trilhado de forma correta, e as necessidades sejam supridas.

Pensando nisso, saber em que o BPM será aplicado dentro de uma organização, ajuda na conquista dos resultados. Dentro disso, separamos 4 aplicações onde o BPM pode ocorrer dentro de uma empresa:

1. Mapeamento dos processos

Para a realização de um bom gerenciamento de processos de negócios, é fundamental saber todos os detalhes ligados ao negócio. Por isso, o primeiro passo necessário para a implementação do BPM nas empresas, é a realização de uma varredura na forma de trabalhar do negócio.

Através do BPM é possível transformar todos os dados mapeados, em um processo documentado dar informações, e esse processo passa pelas seguintes etapas:

• Descrição dos processos atuais da empresa;
• Integração e treinamento das equipes que participarão da transformação;
• Levantamento das falhas do negócio;
• Apontamento das possíveis melhorias;
• Determinação das prioridades;
• Seleção das atividades que serão automatizadas pelo BPM;
• Acompanhamento de todos o processo.

Ao mapear os processos, uma empresa consegue prever gastos, entender a necessidade de recursos, e acompanhar o desempenho de uma equipe.

2. Padronização dos processos

A determinação de um padrão de processos é necessária para que todos dentro de uma empresa tenham um direcionamento básico para seguir.

A padronização não significa que só existirá um caminho, mas se existirá um guia de referência, que levará aos resultados desejados pela empresa.

Algumas vantagens desse direcionamento são:

• A possibilidade da empresa se prevenir, com base em erros passados;
• A redução de erros e instabilidade do sistema;
• A atribuição de tarefas para cada departamento, tornando cada equipe produtiva em seu nicho;
• Melhoria nos resultados.

3. Melhoria dos processos

A melhoria dos processos, também conhecida como “ Business Process Improvement (BPI)”, auxilia nos reparos necessários em cada operação, para que o resultado final, desejado pela empresa, seja alcançado.

Para isso, é necessário que:

• todo processo que precisa ser mudado seja analisado;
• todos os pontos do processo que precisam ser alterados sejam pontuados;
• seja criada uma ordem lógica para as mudanças e a realização dos novos processos;
• a equipe seja preparada para realizar as mudanças;
• seja estipulado um tempo para que os bons resultados comecem a surgir;
• as melhorias sejam notadas e documentadas.

Para que essas melhorias sejam realizadas, é preciso que a empresa tenha uma equipe de infraestrutura preparada, profissionais bem treinados, além de líderes atentos, para que nada atrapalhe o fluxo de trabalho e a conquista de melhores resultados.

4. Otimização dos processos

Inegavelmente, o Business Process Management é um processo de automação positivo e rentável para as empresas, principalmente se pensarmos que o negócio será ampliado, de forma segura e eficiente, com nível de excelência elevado, e ainda sem custar muito.

Os resultados positivos do BPM nas empresas são inúmeros, e dos benefícios da otimização dos processos, será notório:

• A redução de gastos com mão de obra;
• A queda de erros e inconformidades;
• O aumento de atendimentos qualificados;
• O aumento de vendas realizadas;
• O crescimento da inovação no ambiente de trabalho; 
• A elevação da confiança e autoestima dos profissionais.

9 Vantagens do Business Process Management

Uma empresa organização tem vários reflexos positivos em seus processos. A empresa que aplica o BPM corretamente em seus processos ganha: equipe produtiva, motivação, agilidade, e muito mais vantagens. Algumas dessas nós descrevemos aqui:

1. Aumento de produtividade

Quando o Business Process Management cria processos capazes de eliminar barreiras entre setores, estipular um caminho a seguir, melhorando o fluxo de trabalho e a agilidade das equipes, o aumento de produtividade é um reflexo esperado, já que a comunicação interna e externa se torna muito mais eficiente.

2. Automação

As vantagens da automação de processos em empresas já não são segredos para ninguém. Ao utilizar o BPM não é diferente. Um sistema que torna os processos mais organizados, reduz a perda de tempo com atividades burocráticas, tudo de forma muito ágil, mostra que optar pela automação desse gerenciamento é uma grande vantagem.

3. Controle

O BPM trabalha em conjunto com os indicadores de desempenho, que ajudam as empresas a acompanhar seus índices de performances. Isso é uma ótima maneira de saber tudo o que acontece na empresa, a fim de se precaver na hora de tomar decisões.

4. Eficácia

Uma empresa que abusa da tecnologia da informação e seus recursos, torna seus processos mais ágeis e eficazes, e não só os processos, mas também as equipes de sua empresa, isso reflete na eficiência do negócio para lidar com as adversidades do mercado.

5. Transparência nos processos

Ao utilizar um sistema de BPM, os processos de comunicação se tornam muito mais eficientes, pois os dados ficam disponíveis para todos da empresa. Todos os funcionários têm conhecimento dos processos, independente do nível em que atua, isso melhora a comunicação interna, além de desenvolver uma cultura empática nos colaboradores, que se sentem todos importantes e capazes de resolver questões. 

6. Resultados rápidos

Através do Business Process Management, os fluxos de trabalho se tornam mais fluidos, refletindo em mais agilidade. Empresas que apostam em BPM conseguem entregar mais em menos tempo, aumentando a satisfação e gerando valor para os clientes.

7. Redução de custos

Processos eficientes significam mais produtividade, menos erros, ou seja, menos custos com retrabalho. Quanto mais se conhece seus processos, menos tempo se gasta para realizá-los, além do mais, outros insights são criados a partir da redução de custos, refletindo automaticamente em mais lucro.

8. Satisfação do cliente

Quando se gasta menos tempo com tarefas burocráticas, mais tempo sobra para lidar com os clientes. Além disso, o BPM possibilita que a empresa visualize melhor as informações, isso ajuda a diminuir erros e automaticamente se investe mais tempo em realizar tarefas ligadas ao cliente. Quanto maior a dedicação ao cliente, maior a satisfação dele.

9. Segurança

A automação de processos garante mais segurança às informações. A tecnologia da informação se preocupa verdadeiramente com a segurança de dados, e a proteção e a criptografia de dados são cada dia mais eficientes, garantindo segurança aos processos de BPM.

Como utilizar um BPM para vendas?

Ao utilizar um BPM para vendas, várias são as vantagens que uma empresa pode conquistar, como:

• Aumentar as vendas
• Diminuiu processos manuais;
• Padronizar um processo de vendas;
• Ter uma equipe produtiva.

Pode parecer ultrapassado, mas muitas empresas ainda fazem o uso de planilhas para registrar suas vendas, ou utilizam e-mail para processar pedidos, ou realizar a interação com os clientes. 

A automatização de processos tem facilitado muito a vida dos pequenos e grandes negócios, com estratégias de atendimento, BPM CRM e muito mais, sempre a fim de melhorar a performance das equipes, principalmente na área de vendas.

Empresas que utilizam o Business Process Management em suas vendas, geram muito mais autonomia e agilidade para os processos.

Otimização das vendas

O BPM para vendas permite que os vendedores tenham mais controle dos seus processos de vendas, através de informações fundamentais para o fechamento de negócios, como: margens de descontos, melhores prazos, previsão de entrega de um produto, e muito mais.

Os processos de vendas podem ser acompanhados de perto, desde a compra até o transporte de entrega, tudo através de um sistema integrado. 

Agilidade

Além de potencializar a otimização das vendas, o gerenciamento de processos de negócios possibilita que além de uma equipe produtiva, se ganhe uma equipe ágil, gestora de bons negócios. 

Informação é poder, e através do sistema BPM as equipes de vendas podem criar promoções, estratégias de vendas e marketing, agendar contatos, e até criar vendas personalizadas, e essas são apenas algumas das vantagens BPM.

Quais as vantagens de unir o BPM ao CRM?

Já sabemos que o BPM nas empresas torna os processos mais ágeis, e também sabemos que o CRM é a melhor ferramenta para melhorar o relacionamento com o cliente. Mas por qual razão as ferramentas BPM, CRM devem se tornar complementares? 

Tanto pessoas como a tecnologia evoluem, ao integrar o sistema de BPM ao CRM, a troca de informações internas se torna muito mais rápida e eficiente, auxiliando a interação entre os setores de uma empresa. 

Veja quais vantagens podem ser notadas ao combinar BPM e CRM:

Adaptabilidade

Com mais dados fluindo no sistema da empresa, de forma uniforme, mais rápido é o processo de adaptação a novos cenários e tendências de mercado.

Igualdade na distribuição de informações

Combinando o CRM ao BPM, todas as equipes passam a receber informações uniformes, isso garante que todos os setores tenham informações sempre atualizadas. Isso é muito importante, principalmente para o setor de vendas, que sempre precisa informar os clientes dos passos de seus pedidos.

Mais consistência

A integração do BPM e CRM auxiliam a medição de KPIs, a consolidação de processos, e o cumprimento de regras e legislações, tornando as informações armazenadas mais consistentes. 

Mais insights sobre lucros e perdas

As vantagens BPM integrado ao CRM são muitas, dentre elas está a possibilidade de criar mais estratégias para lidar com os clientes, gerar mais leads e fechar mais negócios.

Melhor experiência do cliente

Ao unificar dados BPM CRM, a empresa se torna mais eficiente, em reflexo, a experiência oferecida aos clientes se torna melhor, pois mais dados ficam a disposição das equipes, que cumprem com mais rigorosidade dos prazos , e oferecem um atendimento de maior qualidade.

Depois de entender a fundo o que é BPM, como ele funciona e quais as suas vantagens, é chegada a hora da sua empresa pensar em investir em um sistema de gerenciamento de processos de negócios, a fim de potencializar suas vendas, não é mesmo?

Que tal conhecer um pouco mais sobre o a solução de CRM de vendas da Zendesk? Um software de CRM de vendas, projetado para facilitar a atualização de oportunidades para a sua equipe de vendas, onde se pode acessar, analisar e colaborar com dados relevantes para o fechamento de vendas.

Não deixe de conferir como essa ferramenta funciona, uma grande oportunidade de interligar o BPM e CRM da sua empresa.