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Como fazer um plano de ação? Guia para superar desafios e orientar a empresa para resultados

Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM

Publicado 21 Outubro 2020
Última atualização em 12 November 2020

Entender como fazer um plano de ação vai além da habilidade de organização de perspectivas. Na verdade, empresas que dominam a técnica entendem como contornar desafios e preparar seus negócios para atuar assertivamente mesmo em situações adversas. 

Ao longo do artigo de hoje, você vai descobrir tudo o que precisa para entender como montar um plano de ação, como mensurar sua efetividade e como espelhar seu desempenho no de empresas que se destacaram com planos de ação efetivos e funcionais em meio à recente crise do coronavírus. 

Para entender como fazer um plano de ação, você vai ler sobre: 

1. O que é plano de ação?  

Um plano de ação é um planejamento orientativo que organiza metas e objetivos e dá, a seus executores, diretrizes para alcançá-los. 

Por ser um documento-guia, o plano de ação deve detalhar ações, datas, responsáveis, recursos disponíveis e modos de fazer que demandem atitudes específicas. 

Utilizando a metáfora de tesouro, podemos dizer que o plano de ação representa o mapa que leva ao baú do tesouro. Ele aponta direções, sinaliza obstáculos e fornece pistas valiosas para chegar ao objetivo final. 

2. Por que planos de ação são estratégicos para as empresas? 

Além de ser um importante guia para unificar objetivos e nortear ações, o plano de ação tem outros papéis estratégicos. Um dos principais é transformar ideias e abstrações em realidades tangíveis e alcançáveis. 

Ray Silverstein, presidente da President’s Resource, fala sobre o valor estratégico dos planos de ação para a revista virtual Entrepreneur. Ele menciona que estabelecer metas é fundamental para cruzar tempos difíceis e manter a equipe orientada para resultados. 

No artigo, Silverstein também menciona que “a melhor, talvez a única, maneira de transformar um objetivo abstrato em uma realidade alcançável é criar um plano de ação; um plano de ação minucioso e prático”, o que reforça nosso ponto. 

Silverstein ainda atribui ao entendimento de como fazer um plano de ação o sucesso no alcance de objetivos. Ele diz que alcançar metas e grandes objetivos depende mais da soma entre um plano de ação detalhista, determinação e tenacidade, do que de brilhanteza e talento. 

3. O que um bom plano de ação pode fazer por um negócio?

Saber como fazer um plano de ação efetivo pode trazer impactos para os negócios que vão além do alcance de metas e objetivos. 

A verdade é que um trabalho que integra times em um mesmo propósito e orienta a equipe para resultados oferece benefícios duradouros à empresa também sob a perspectiva da gestão da força de vendas e dos colaboradores internos. 

Veja alguns deles a seguir. 

Equipes mais engajadas

Um bom plano de ação tem, como característica, a clareza sobre o papel de cada colaborador dentro da organização. Para um time de vendas, por exemplo, saber de que forma seu trabalho impacta no cumprimento de um objetivo macro é uma forma de engajar e estimular a colaboração entre a equipe. 

Rotinas mais fluidas

Como dissemos, o plano de ação funciona como um mapa que conduz a um objetivo final. Por isso, ele desempenha um importante papel na organização das rotinas. 

Quando falamos em equipes de vendas, precisamos adicionar dinamismo, pressão e muitas tomadas de decisão diárias à equação, o que, naturalmente, é um estímulo às rotinas atropeladas e atribuladas.

Equipes que trabalham orientadas por um plano de ação tendem a contornar esses desafios. já que conseguem organizar suas rotinas para caminhar em direção aos objetivos pré-determinados. 

Estrutura completa e preparada para alcançar resultados

O benefício macro de um plano de ação é justamente esse: fornecer uma estrutura completa para garantir o alcance de bons resultados. 

Quer ver um exemplo prático de como isso funciona? 

Suponhamos que o plano de ação da sua empresa tenha, como objetivo final, aumentar as vendas em 50% ao fim de 6 meses de trabalho. 

Para isso, a estratégia precisará abarcar diferentes etapas do processo, atribuindo metas setoriais e pessoais a todos os envolvidos. Para ser efetivo, o plano de ação deve abarcar: 

4. Como fazer um plano de ação? Passo a passo para orientar processos 

Como fazer um plano de ação

Até aqui, você leu sobre a definição e as principais vantagens de dedicar tempo e atenção à elaboração de um plano de ação. 

Agora, chegou o momento de darmos um passo adiante, rumo à parte prática do tema. Por isso, a seguir, você vai entender como montar um plano de ação em 7 passos. 

1. Planejar, prever, projetar

O primeiro passo para entender como fazer um plano de ação é dar atenção aos 3 Ps da gestão de projetos: planejamento, previsão e projeto. 

Para isso, o primeiro movimento necessário é seguir a linha do planejamento estratégico da organização. A ideia é que este planejamento ajude a extrair os objetivos da empresa para orientar as atitudes cotidianas. 

A análise do planejamento estratégico também ajuda a calcular (ou prever) resultados possíveis para o negócio. Como resultados possíveis, entendemos a relação entre aquilo que a empresa deseja e aquilo que ela é capaz de alcançar. 

Por fim, a soma entre o planejamento e a previsão deve resultar em um projeto, ou seja, uma perspectiva de alcance dos objetivos. 

2. Segmentar o projeto em metas menores e alcançáveis

Se você passou pela etapa 1 com sucesso, já deve ser capaz de entender qual é o objetivo principal do plano de ação, ou o que a empresa espera alcançar enquanto organização. 

O próximo passo é segmentar este objetivo em metas menores e segmentadas. Isso ajudará a entender o papel de cada setor no todo, ajudando equipes a se concentrarem naquilo que realmente importa e impacta no resultado final. 

Dica para elaborar metas pertinentes: assista ao vídeo abaixo e entenda como elaborar metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e temporais).

3. Especificar as tarefas a serem executadas 

Todo bom plano de ação é composto por diversos recursos e metodologias ágeis que auxiliam na organização de tarefas e na operacionalização do objetivo. 

Por isso, além de criar metas com a ajuda da metodologia SMART, também recomendamos utilizar o checklist como ferramenta para atribuir funções e especificar tarefas. 

O objetivo desta etapa do desenho de um plano de ação é tornar o percurso rumo ao objetivo final compreensível e acessível a todos os envolvidos.

4. Estimular o gerenciamento inteligente de tarefas

Além de saber como fazer um plano de ação, saber como executá-lo pode ser um diferencial competitivo importante para as organizações. Um dos segredos para tornar isso possível é apostar em um gerenciamento inteligente de tarefas.

O livro Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash your Team’s Productive Power, de Michael Mankins e Eric Garton, estudou a divisão do tempo de um gerente de empresa, com o objetivo de avaliar sua capacidade de gerir tarefas e o próprio tempo de forma otimizada. 

Como resultado, a pesquisa descobriu que os gestores gastam cerca de 16 horas em atividades que poderiam ser evitadas, que não precisam existir ou que não necessitavam da sua atenção.

Isso diz muito sobre a importância de incluir, no plano de ação, um estímulo à gestão inteligente de tempo e tarefas para toda a equipe envolvida, independente da hierarquia. 

Na prática, isso pode ser feito com: 

  1. avaliação da complexidade das metas e priorização das metas mais simples;
  2. subdivisão das metas complexas em outras, menores e mais gerenciáveis.

5. Criar um cronograma para cada item do checklist

Estabelecer metas, distribuir tarefas, diluir atividades complexas em outras mais simples. Todos esses itens são partes essenciais de um plano de ação. 

Entretanto, para garantir que cada um deles seja cumprido de forma satisfatória, é importante que venham acompanhados de uma projeção temporal de conclusão. 

Do contrário, a tendência é que algumas atividades caiam no esquecimento ou permaneçam sem endereçamento por tanto tempo que perderão sua validade estratégica. 

6. Disponibilizar o plano de ação para a consulta de todos 

Com o documento finalizado, o 6º passo para entender como fazer um plano de ação é entender a importância de disponibilizá-lo para consultas de toda a equipe. 

Uma boa forma de fazer isso é utilizando ferramentas colaborativas, como o Trello ou um software de CRM, como o Zendesk Sell, que permite a criação de cronogramas de vendas no pipeline de negócios. 

7. Monitorar e acompanhar

Neste momento, você já tem tudo o que precisa para entender como fazer um plano de ação. Entretanto, a etapa de monitoramento e acompanhamento não deve ser deixada de fora do passo a passo.

Isso porque trata-se de uma organização complexa de tarefas, que, se não forem bem geridas, podem sofrer desvios ou alterações que prejudicarão o resultado final. 

Dessa forma, uma boa solução para acompanhar o andamento do plano de ação é combinar entregas de relatórios e agendar sessões periódicas de alinhamento e feedback para mensurar a evolução do plano de ação e contornar eventuais dificuldades.  

5. Como avaliar os resultados de um plano de ação? 

Para que um plano de ação seja avaliado, é necessário que as atividades propostas em cada etapa tenham sido implementadas e que tenham, de fato, contribuído para o alcance dos objetivos planejados.

A partir daí, é preciso confrontar os objetivos esperados (determinados nas etapas 1 e 2 do plano de ação) com os resultados encontrados. 

Além disso, é recomendado fazer mais de uma avaliação de eficácia por plano de ação. Isso porque, os resultados são diferentes com o passar do tempo, e uma análise encontrada logo após a finalização do plano de ação pode indicar um resultado diferente daquele encontrado após 6 meses. 

6. Modelos de plano de ação: contornando a crise do novo coronavírus

Recentemente, a pandemia do novo coronavírus colocou holofotes na importância de saber como fazer um plano de ação. Isso porque o novo vírus impôs condições de trabalho e consumo nunca antes vistas, ou até então longe de alcançarem sua potencialidade máxima (como o teletrabalho e as compras online). 

Diante de circunstâncias inimaginadas, empresas de diversos segmentos e portes foram levadas a repensar suas estratégias. Diante de um contexto tão turbulento, as organizações que souberam como fazer um plano de ação adequado às novas demandas saíram na frente. 

A seguir, você conhece 2 empresas modelo de plano ação em meio à crise. Continue a leitura e inspire-se! 

Magazine Luiza 

Mesmo antes da crise causada pelo novo coronavírus, o Magalu já vinha despertando interesse de pesquisadores e interessados no segmento de vendas a varejo. Isso porque a empresa despontava como um dos principais expoentes do customer focus, ou o foco na experiência do cliente

Para isso, o Magalu já havia fechado uma parceria com a Zendesk para otimizar tickets e atender em múltiplos canais. Mas, com a chegada da covid-19, precisou ir além. 

Uma das mais notáveis estratégias pensadas pelo Magazine Luiza para suportar a crise e ajudar a garantir o funcionamento de pequenas empresas foi a criação da rede Parceiro Magalu, que permite a micro e pequenos varejistas e profissionais autônomos a cadastrarem e comercializarem seus produtos via plataforma da Magazine Luiza em troca de uma taxa sobre venda realizada. 

iFood

O iFood, assim como o Magazine Luiza, integra o ranking de Marcas Transformadoras, realizado pela HSR Specialist Researchers

O objetivo da pesquisa foi elencar as empresas que melhor se adaptaram à condição de crise e souberam entender o novo comportamento do consumidor

É natural pensar em como uma empresa de transporte de alimentos se beneficiaria com uma crise que impõe, acima de tudo, o isolamento social. 

Porém, o iFood foi além, e desenvolveu novas normas e tecnologias que permitiram o transporte e a entrega segura, como a modalidade “Entrega Contactless”, autorizada pelo usuário, e que viabiliza uma logística de recebimento de mercadorias sem contato físico — benefício para o entregador e para o cliente. 

Saber como fazer um plano de ação pode trazer à empresa a segurança necessária para conduzir mudanças e embarcar toda a equipe rumo a processos e rotinas mais funcionais e modernizados.